Microsoft® Dynamics CRM w Polpharma SA

Rozwiązanie - przegląd Profil klienta Polpharma SA to jeden z liderów branży farmaceutycznej w Polsce. Specjalnością firmy są preparaty stosowane w kardiologii, gastroenterologii i neurologii. Znaczącą część portfolio firmy stanowią także leki dostępne bez recepty (OTC). Sytuacja Zakład posiada wieloletnią tradycję i od ponad 70 lat cieszy się zaufaniem pacjentów, lekarzy oraz partnerów biznesowych. Spółka jest obecnie największym polskim producentem leków generycznych oraz substancji farmaceutycznych, a swoje produkty sprzedaje w ponad 50 krajach. Głównym rynkiem dystrybucji i sprzedaży leków Polpharmy jest Europa Środkowa i Wschodnia, natomiast substancje farmaceutyczne trafiają głównie do Ameryki Północnej oraz krajów Unii Europejskiej. Sprzedaż prowadzona jest poprzez bezpośrednie kontakty biznesowe oraz za pośrednictwem agentów handlowych. Rozwiązanie Dla Jednostki Biznesowej Chemia, produkującej substancje farmaceutyczne Firma wybrała aplikację Microsoft Dynamics CRM. System zintegrowanego z aplikacjami Oracle EBS i Microsoft Excel. Rozwiązanie Microsoft Dynamics CRM wspomaga spółkę w zarządzaniu relacjami handlowymi, kontaktami z klientami oraz planowaniu i kontroli procesów sprzedazy. W efekcie wdrożenia bardziej efektywna i zdecydowanie prostsza stała się nie tylko bieżąca analiza sprzedaży, ale przede wszystkim prognozowanie wielkości zamówień. Wdrożenie aplikacji powierzono firmie DC S.A Grupa Computer Plus, będącej Złotym Partnerem Microsoft, o wieloletnim doświadczeniu i niezbędnych kompetencjach. Korzyści • Poprawa wewnętrznej komunikacji w firmie • Przeciwdziałanie utracie danych związanych z klientem • Dostarczenie wszystkim uczestnikom biorącym udział w szeroko pojętej obsłudze klienta, danych niezbędnych do jej prowadzenia. • Śledzenia historii sprzedaży produktu • Bieżące analiza sprzedaży w porównanu z przewidywaniami. • Określenie szans sprzedaży substancji na danym rynku w oparciu o rzetelne dane • Optymalizacja planowania i kontroli wszystkich działań związanych z projektami sprzedaży Oprogramowanie i usługi • Produkty • Microsoft Dynamics CRM

Informacje o firmie

Polpharma SA to jeden z liderów branży farmaceutycznej w Polsce. Zakład posiada wieloletnią tradycję i od ponad 70 lat cieszy się zaufaniem pacjentów, lekarzy oraz partnerów biznesowych. Polpharma łączy wieloletnie doświadczenie z nowoczesnymi technologiami i najwyższymi standardami zarządzania.

Spółka jest obecnie największym polskim producentem leków generycznych oraz substancji farmaceutycznych, a swoje produkty sprzedaje do ponad 50 krajów.
Specjalnością firmy są preparaty stosowane w kardiologii, gastroenterologii i neurologii. Znaczącą część oferty firmy stanowią także leki dostępne bez recepty (OTC).
Głównym rynkiem dystrybucji i sprzedaży leków Polpharmy jest Europa Środkowa i Wschodnia, natomiast substancje farmaceutyczne trafiają głównie do Ameryki Północnej oraz krajów Unii Europejskiej. Sprzedaż prowadzona jest poprzez bezpośrednie kontakty biznesowe oraz za pośrednictwem agentów handlowych.

Wyzwanie

Głównym celem implementacji zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie relacjami z klientami było stworzenie rozwiązania umożliwiającego utrzymanie silnej pozycji i zdobycie większościowego udziału w rynku substancji chemicznych wykorzystywanych do produkcji leków generycznych. W związku z tym postanowiono zastosować rozwiązania informatyczne umożliwiające precyzyjne określanie szans sprzedaży produktu w danym czasie i miejscu, jak również porównywanie prognoz ze sprzedażą zrealizowaną.

W zajmującej się substancjami farmaceutycznymi Jednostce Biznesowej Chemia, brak było odpowiedniego narzędzia informatycznego wspomagającego operacyjne i strategiczne działania związane z marketingiem oraz sprzedażą. Wykorzystywane dotychczas oprogramowanie Oracle E- Business Suite i Microsoft Enterprise Project Management nie odpowiadało wymaganiom Jednostki. Także program Microsoft Excel, stosowany do zarządzania sprzedażą i sporządzania analiz, nie zapewniał wystarczającej funkcjonalności. Zarządzanie relacjami z ponad 200 firmami wymagało lepszego narzędzia.
Decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu do zarządzania była także poparta koniecznością archiwizowania danych spółki w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
Ponieważ projekty sprzedaży są rozłożone w czasie i bardzo skomplikowane, wymagają optymalnego systemu planowania i kontroli. Natomiast brak wspólnej bazy danych projektów stwarza zagrożenie utraty informacji w przypadku odejścia kluczowych pracowników.

Rozwiązanie

Ostatecznie kierownictwo firmy podjęło decyzję o wdrożeniu systemu firmy Microsoft - Microsoft Dynamics CRM zintegrowanego z aplikacjami Oracle EBS i Microsoft Excel.
Na potrzeby realizacji planowanej sprzedaży i planów biznesowych stworzono spójną bazę danych, gdzie gromadzone są informacje dotyczące potencjalnych klientów, obecnych kontrahentów, jak też produktów i projektów sprzedaży.
Dostęp do danych umożliwiono wszystkim osobom uczestniczącym w szeroko pojętej obsłudze klienta.
Dla celów sprzedażowych zbudowano ponadto bazę produktów zintegrowaną z bazą systemu Oracle EBS.

Celem wdrożenia nowego oprogramowania wspomagającego zarządzanie procesem sprzedaży, było usprawnienie obsługi klienta, a w rezultacie zwiększenie udziału w rynku substancji farmaceutycznych. Theodore Iliopoulos, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor ds. Operacyjnych Polpharma SA

W systemie Microsoft Dynamics CRM rejestrowany i kontrolowany jest przebieg wszystkich prowadzonych projektów sprzedaży i poszczególnych ich etapów. Gromadzone są również kluczowe dane i dokumenty. Rozwiązanie umożliwia bieżące porównywanie prognoz sprzedaży poszczególnych towarów ze sprzedażą zrealizowaną, z podziałem na poszczególne rynki. Badany jest ponadto udział produktu w rynku i konkurencja.

Jak to działa?
Instalacja
Integracja systemu Microsoft Dynamics CRM z pozostałymi systemami wdrożonymi w Zakładach Farmaceutycznych Polpharma została realizowana przy wykorzystaniu protokołu SOAP (Simple Object Access Protocol) określającego format i sposób dostępu do danych obiektów pomiędzy systemami w sieci, opartego o rozwiązania WebServices i WSDL.
Otrzymane wartości są wpisywane i pobierane z bazy CRM.

Rolę firmowego serwera usługowego SOA pełni serwer SRV-SOA.

Cele i zadania
Cele sprzedaży są wyznaczane rocznie. Obejmują takie elementy jak zadania sprzedaży produktu z podziałem na rynki, zadania dla sprzedawców (Area Sales Mangers) oraz zadania dla całej jednostki.

Klienci
Baza klientów zintegrowana została z bazą Oracle EBS. Synchronizowane są wszystkie dane, które wpływają na prowadzenie sprzedaży, czyli dane teleadresowe, ustalenia produktowe czy limity kredytowe.
W odniesieniu do poszczególnych kontrahentów gromadzone są informacje dotyczące historii sprzedaży, ustaleń z klientem jak i przewidywany wolumen sprzedaży.
W bazie zapisywane są również dane innych osób, z którymi utrzymywane są relacje handlowe.

Produkty
Baza danych dotycząca produktów została do celów sprzedażowych zintegrowana z bazą Oracle EBS.
Dla każdego produktu zapisywane są informacje o nazwach produktów alternatywnych. Tworzone są listy konkurentów i patentów.

Projekty sprzedaży
W odniesieniu do szans sprzedaży produktu danemu klientowi, tworzony jest projekt sprzedaży, który odpowiednio definiuje fazy i prawdopodobieństwa przeprowadzenia transakcji.
By umożliwić planowanie i kontrolę poszczególnego projektu sprzedaży, w systemie CRM zaimplementowano funkcję przebieg pracy – Workflow.
Dzięki temu w systemie CRM rejestrowane i kontrolowane są wszystkie działania sprzedażowe przeprowadzane podczas projektu.
Dodatkowo oprócz faz Workflow w projekcie rejestrowane są informacje o budżecie i prognozach sprzedażowych z podziałem na poszczególne miesiące i rok . Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest dokładne przeprowadzenie analiz budżetów, prognoz i rzeczywistej sprzedaży (informacje te zawiera raport Sales Summary Report).
Z uwagi na międzynarodową działalność firmy i kontakty z wieloma krajami, w aplikacji CRM 3.0 wprowadzono wielowalutowość. Pozwoliło to na rejestrowanie procesów sprzedaży (prognozy i budżety) w kilku walutach (m.in. PLN, EURO, USD).

Raporty i Analizy
System umożliwia pracownikom spółki w łatwy sposób generować raportów i analiz, które wcześniej wymagały dużego nakładu pracy i czasu. Przykładem mogą być tu Product Summary Report ( Sumaryczny raport o produkcie) i Sales Summary Report ( Sumaryczny raport o sprzedaży).

Korzyści biznesowe

Referencje
„Microsoft Dynamics CRM jest znakomitym systemem dla firm prowadzących jednocześnie wiele długich i skomplikowanych procesów sprzedaży. – Anna Gruszczyńska, Kierownik Działu S&M JB Chemia, odpowiedzialna za wdrożenie systemu CRM – „Aplikacja pomogła nam lepiej planować i kontrolować sprzedaż oraz zoptymalizować obsługę klienta. Przyczyniło się to do poprawy relacji z klientami, pozyskania nowych partnerów biznesowych, a tym samym zwiększenia sprzedaży, przy jednoczesnym obniżeniu jej kosztów.” – dodaje.

Do początku strony