Rolnicza Spółdzielnia Mleczarska Rolmlecz z Radomia wdrożyła rozwiązanie do zarządzania dystrybucją artykułów spożywczych oparte na Microsoft Dynamics AX.

Rozwiązanie - przegląd Profil klienta RSM Rolmlecz to największa spółdzielnia mleczarska w woj. mazowieckim. Ponad 130 typów produktów mleczarskich trafia z 7 zakładów przetwórczych do magazynu centralnego w Radomiu, a stamtąd do 22 własnych hurtowo-detalicznych centrów handlowych. Sytuacja W ciągu ostatnich kilku lat RSM Rolmlecz zwiększył obroty ponad 10-krotnie. Budowa własnej sieci dystrybucyjnej pozwoliła firmie utrzymać rentowność i zapewniła finansowanie dalszego rozwoju. Wymagała jednak zwiększenia szybkości wymiany informacji, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania logistyką i kontroli nad należnościami i płatnościami. Rozwiązanie RSM Rolmlecz zdecydowała się wdrożyć opracowane przez Zeto Łódź rozwiązanie dedykowane dla dystrybucji artykułów spożywczych oparte na Microsoft Dynamics AX. Korzyści • Efektywne zarządzanie logistyką Oprogramowanie i usługi • Produkty • Microsoft Dynamics AX • Microsoft® Windows Server 2000 • Windows XP Professional • Partner • Centrum Komputerowe ZETO Łódź Sp. z o.o.

Informacje o firmie

RSM Rolmlecz to największa spółdzielnia mleczarska w województwie mazowieckim. Spółdzielnia zrzesza ponad 10 tys. rolników, skupując od nich rocznie ponad 80 mln litrów mleka. W należących do firmy 7 zakładach przetwórczych produkowane jest ponad 130 wyrobów mleczarskich. Taką skalę firma osiągnęła przejmując w ciągu ostatnich kilku lat 12 innych spółdzielni w regionie. Szybki wzrost dotyczył w ostatnich latach niemal każdego aspektu działalności RSM Rolmlecz. Same tylko obroty wzrosły ponad 10-krotnie. W zakładach przetwórczych należących do spółdzielni zatrudnionych jest obecnie łącznie ponad 500 osób.

Stwierdziliśmy, że musimy wdrożyć nowe rozwiązanie, które pozwoli nam samodzielne definiować raporty w dowolnych przekrojach – to stało się pilne zwłaszcza wtedy, gdy zaczęło nam szybko przybywać nowych asortymentów. Chodziło też o czas – przy tej skali, jeśli informacja ma być użyteczna do podejmowania decyzji, musi być dostępna natychmiast. Zofia Zięć główna księgowa RSM Rolmlecz

Wyzwanie

Z zakładów przetwórczych produkty RSM Rolmlecz trafiają do centralnego magazynu wysokiego składowania w Radomiu, a stamtąd do prowadzonych przez spółdzielnię 22 centrów handlowych. Część z nich, oprócz sprzedaży hurtowej oraz półhurtowego dowozu towaru do sklepów, realizuje także sprzedaż detaliczną na miejscu. „To nie jest typowy model działania firm z branży, ale nasze dotychczasowe doświadczenia potwierdzają jego słuszność. Sprzedaż detaliczna to obecnie prawie 20% naszych obrotów” – mówi Stanisław Wójcik, wiceprezes zarządu RSM Rolmlecz w Radomiu.

W związku z szybkim – zaledwie w ciągu kilku lat – przekształceniem się lokalnej spółdzielni w wielozakładową firmę o zasięgu regionalnym, RSM Rolmlecz zaczął borykać się z problemami naturalnymi dla dużej skali działalności. Problemy skali objawiły się zwłaszcza w dziedzinie dystrybucji.

„Wraz ze wzrostem skali sieci dystrybucyjnej pojawiły się problemy z dostępem do aktualnej informacji. Wraz ze wzrostem zasięgu terytorialnego wzrosła także liczba klientów. W tej sytuacji poważnym problemem stało się śledzenie rozliczeń z kontrahentami i zarządzanie płynnością finansową” – mówi Stanisław Wójcik.

Kolejnym wyzwaniem dla RSM Rolmlecz było efektywne wykorzystanie informacji już zgromadzonej. Wdrożony przez RSM Rolmlecz w latach 1999-2000 r. – a więc jeszcze na początku ekspansji terytorialnej – system XAL służył przede wszystkim do rejestracji transakcji. Wbudowane raporty standardowe oraz raporty stworzone specjalnie na potrzeby RSM Rolmlecz przez dostawcę systemu nie zaspokajały wciąż rosnących potrzeb informacyjnych zarządu. Szybki wzrost skali firmy, a zwłaszcza rozrost działalności dystrybucyjnej stworzył zupełnie nowe potrzeby w dziedzinie raportowania finansowego.

„Stwierdziliśmy, że musimy wdrożyć nowe rozwiązanie, które pozwoli nam samodzielne definiować raporty w dowolnych przekrojach – to stało się pilne zwłaszcza wtedy, gdy zaczęło nam szybko przybywać nowych asortymentów. Chodziło też o czas – przy tej skali, jeśli informacja ma być użyteczna do podejmowania decyzji, musi być dostępna natychmiast” – wyjaśnia Zofia Zięć, główna księgowa w RSM Rolmlecz.

Decyzję o zmianie systemu przez RSM Rolmlecz przypieczętowała budowa w Radomiu centralnego magazynu dystrybucyjnego obejmującego magazyn wysokiego składowania. RSM Rolmlecz nie chciał wdrażać w tym celu samodzielnego „dużego” rozwiązania do zarządzania magazynem do wysokiego składowania. Koszt jego nabycia byłby dla firmy zbyt wysoki, a dodatkowo firma musiałaby ponieść niemały koszt jego integracji z podstawowym systemem biznesowym.

„Po obejrzeniu kilku systemów zbudowanych wokół zagadnienia magazynu wysokiego składowania, doszliśmy do wniosku, że nie całkiem o to nam chodzi. Ustaliliśmy, że powinniśmy raczej wdrożyć system najlepiej odpowiadający naszym podstawowym wymaganiom w dziedzinie dystrybucji, do którego firma wdrożeniowa dopisze moduł magazynu wysokiego składowania” – mówi Stanisław Wójcik.

Rozwiązanie

Znalezienie rozwiązania odpowiadającego nowym potrzebom RSM Rolmlecz w dziedzinie dystrybucji, ale jednocześnie niezaniedbującego kwestii rozliczeń produkcyjnych okazało się trudniejsze, niż początkowo sądzono. Ostatecznie postanowiono, że nowy system zostanie zbudowany wokół systemu Microsoft Dynamics AX.

Jednym z ważniejszych powodów takiej decyzji był fakt, że firma przez 5 lat wykorzystywała system XAL, którego następcą technologicznym jest właśnie Microsoft Dynamics AX. Nowy system został oparty na nowoczesnych rozwiązaniach technicznych umożliwiających łatwą rozbudowę i skalowanie (platforma Microsoft® Windows Server 2003, graficzny interfejs użytkownika, serwer baz danych Microsoft® SQL Server 2000), a jednocześnie zachował podstawową filozofię działania swojego poprzednika. Ale nie tylko – system posiadał także gotowy mechanizm do samodzielnego tworzenia raportów, zawierał hurtownię danych i narzędzia analityczne.

Na bazie wybranego przez RSM Rolmlecz systemu Zeto Łódź stworzyło rozwiązanie dedykowane na potrzeby dystrybucji artykułów spożywczych. Pracy było sporo, ponieważ RSM Rolmlecz chciał, by jeden system obsługiwał całą firmę maksymalnie kompleksowo i by nie trzeba było integrować kilku specjalizowanych rozwiązań.

„Bardzo nam zależało, aby była to spójna całość: produkcja oraz dystrybucja. Jednocześnie chcieliśmy, aby w konkretnych obszarach działalności operacyjnej system zaspokajał wszystkie potrzeby użytkowników możliwie kompleksowo” – mówi Stanisław Wójcik.

Tak też się stało. Funkcjonujący dziś w RSM Rolmlecz system zintegrowany obejmuje cały ruch towaru od wejścia surowca na produkcję, poprzez wszystkie etapy magazynowania, przeładunku i transportu, aż po sprzedaż wyrobów gotowych w centrach handlowych RSM Rolmlecz. Równolegle system zarządza aspektami finansowymi działalności firmy oraz udostępnia zarządowi narzędzia raportowe wspomagające podejmowanie decyzji.

„Okazało się, że wdrożenie rozwiązania opartego na Microsoft Dynamics AX było wyjściem najlepszym z możliwych. Pod względem zarządzania produkcją to kontynuacja dotychczasowej funkcjonalności, ale z większą szczegółowością informacji. W dziedzinie dystrybucji to zupełnie nowa funkcjonalność stworzona na nasze potrzeby, choć z zachowaniem dotychczasowej filozofii pracy. Do tego, w obu dziedzinach dostępne jest raportowanie w czasie rzeczywistym, a wkrótce będziemy mieć także analizy wielowymiarowe” – mówi Stanisław Wójcik.

Analizy wielowymiarowe w przypadku dystrybucji wieloasortymentowej, zwłaszcza w mleczarstwie, to absolutna konieczność. Dzięki analizom OLAP na bieżąco wiemy, jakie jest pokrycie geograficzne asortymentem, jakie asortymenty sprzedają się dobrze, a jakie zalegają. To pozwala nam dostosować dostawy i ceny, a także na bieżąco sterować produkcją, by wytwarzane były asortymenty najszybciej rotujące. Stanisław Wójcik wiceprezes zarządu RSM Rolmlecz

Korzyści biznesowe

Magazynowanie

Rozwiązanie dystrybucyjne dla branży spożywczej stworzone przez Zeto Łódź to w pierwszym rzędzie kompleksowy system zarządzania magazynami. System obsługuje magazyny z miejscami magazynowymi ułatwiając RSM Rolmlecz zachowanie zasady FIFO w ruchu towaru. Wsparciem dla zarządzania magazynem według zasady FIFO – kluczowego ze względu na krótkie terminy przeznaczenia do spożycia – jest obsługa w systemie kodów kreskowych. W RSM Rolmlecz kody umieszczane są na opakowaniach zbiorczych w magazynie wyrobów gotowych tuż po zejściu z produkcji.

System zachowuje zasadę FIFO bez względu na architekturę i ograniczenia fizyczne w magazynie. Obsługuje magazyny wysokiego składowania, a nawet magazyny wjazdowe – takie, w których towar do pobrania nie jest dostępny bezpośrednio, lecz by go pobrać, trzeba przesunąć inne towary. RSM Rolmlecz wykorzystuje taki magazyn – ograniczeniem jest tu kubatura magazynu, w której można efektywnie utrzymać stałą, niską temperaturę.

„Pomimo utrudnienia związanego z magazynem wjazdowym, Microsoft Dynamics AX zachowuje zasadę FIFO w wydawaniu towaru do dystrybucji” – potwierdza Stanisław Wójcik.

Skrzynie ładunkowe samochodów dostawczych system traktuje jako magazyny, wydanie towaru do dystrybucji jest więc niczym innym, jak przesunięciem międzymagazynowym. Microsoft Dynamics AX umożliwia podział miejsca magazynowego, co można wykorzystać na kilka sposobów (patrz niżej).

Kompletacja zamówień

System pozwala na elastyczną kompletację zamówień. Magazynier otrzymuje z systemu wydruk z listą towarów do pobrania. Pozycje na liście uszeregowane są według kolejności odpowiadającej przewidywanej trasie przejazdu i rozładunku. Chodzi o to, aby towar, który ma być rozładowany wcześniej znalazł się jak najbliżej rampy, zaś towar, który ma być rozładowany później, znalazł się w głębi skrzyni ładunkowej.

Moduł magazynowy Microsoft Dynamics AX umożliwia logiczny podział miejsca magazynowania. Dzięki temu RSM Rolmlecz może w łatwy sposób kompletować mieszanki produktów. „W różnych lokalizacjach popyt na poszczególne asortymenty kształtuje się bardzo różnie, dlatego nie możemy pozwolić sobie na przewożenie palet, które w całości zapełnione są jednolitym asortymentem. Najmniejszą jednostką magazynową, a więc i ładunkową, w systemie jest nie paleta, ale warstwa na palecie” – wyjaśnia Stanisław Wójcik.

Teraz, jeśli zdarzy się zmiana w popycie, kosztach produkcji czy warunkach dystrybucji, wiemy to natychmiast i możemy reagować. Przed wdrożeniem takiej możliwości nie mieliśmy – obieg informacji był zbyt wolny. Stanisław Wójcik wiceprezes zarządu RSM Rolmlecz

Dystrybucja

Microsoft Dynamics AX wspiera przyjęty przez RSM Rolmlecz model dystrybucji, w którym towar z siedmiu różnych zakładów przetwórczych przewożony jest do centralnego magazynu wysokiego składowania w Radomiu.

„Każdy zakład ma pewną specjalizację produktową. Dzięki magazynowi centralnemu jesteśmy w stanie skomasować wszystkie asortymenty w jednym miejscu. To zaś pozwala nam realizować zamówienia w sposób optymalny pod względem ich kompletności, ale i kosztów” – tłumaczy Stanisław Wójcik.

System pozwala optymalizować trasy przejazdu w oparciu o wprowadzone wcześniej parametry dotyczące odległości i kosztów. System dzieli zamówienia na pule odpowiadające ładowności samochodów oraz przydziela towar do poszczególnych palet kierując się zasadą uwzględnienia jak największej liczby asortymentów dla każdego centrum handlowego, by klienci zawsze mieli jak największy wybór towarów.

Regionalne centra handlowe RSM Rolmlecz spełniają trojaką rolę. Są magazynami dystrybucyjnymi dla odbiorców hurtowych, magazynami przeładunkowymi dla realizowanego przez Rolmlecz dowozu towaru do sklepów, a także centrami sprzedaży detalicznej dla konsumentów. System umożliwia efektywną obsługę wszystkich trzech funkcji w ramach jednego, spójnego rozwiązania.

W najbliższym czasie RSM Rolmlecz zamierza rozbudować swój system o hurtownię danych i narzędzia do wykonywania analiz OLAP. „Analizy wielowymiarowe w przypadku dystrybucji wieloasortymentowej, zwłaszcza w mleczarstwie, to absolutna konieczność. Dzięki analizom OLAP na bieżąco wiemy, jakie jest pokrycie geograficzne asortymentem, jakie asortymenty sprzedają się dobrze, a jakie zalegają. To pozwala nam dostosować dostawy i ceny, a także na bieżąco sterować produkcją, by wytwarzane były asortymenty najszybciej rotujące” – mówi Stanisław Wójcik.

Analizy OLAP będą docelowo obejmować każdy aspekt działania firmy. W dziedzinie logistyki i dystrybucji będzie to m.in. analiza kosztów transportu, optymalizacji tras, odsetka zamówień zrealizowanych w 100%, uszkodzeń towaru w transporcie i wiele innych.

Finanse

W obszarze zarządzania finansami system Microsoft Dynamics AX RSM Rolmlecz uzyskała to, co dotychczas nie było możliwe, a więc pełne spojrzenie na finanse firmy oparte na danych bieżących, a nie sprzed kilku dni. „Teraz, jeśli zdarzy się zmiana w popycie, kosztach produkcji czy warunkach dystrybucji, wiemy to natychmiast i możemy reagować. Przed wdrożeniem takiej możliwości nie mieliśmy – obieg informacji był zbyt wolny” – mówi Stanisław Wójcik.

Szczególnie bacznie śledzonym obszarem finansów jest obieg pieniądza w firmie. Microsoft Dynamics AX pozwala spółdzielni kontrolować bieżące rozliczenia z kontrahentami: unikać zbyt szczodrobliwego udzielania kredytu kupieckiego, przede wszystkim pod kątem terminów, oraz śledzić rzeczywiste płatności. W ten sposób RSM Rolmlecz jest w stanie skutecznie chronić się przed zaburzeniami w płynności finansowej.

Rachunek przepływów gotówkowych metodą bezpośrednią. „Niewiele firm decyduje się na taką metodę liczenia, ponieważ jest trudniejsza do realizacji w praktyce. Jednak tylko dzięki niej możemy być pewni, ile środków płynnych mamy rzeczywiście, a nie w teorii. Na szczęście Microsoft Dynamics AX bardzo dobrze nas w tym wspiera” – mówi Zofia Zięć.

Microsoft Dynamics AX obsługuje także obrót gotówkowy, który wiąże się ze sprzedażą detaliczną oraz półhurtowym dowozem towaru do sklepów. W tym ostatnim przypadku system nadzoruje konwojentów, by na bieżąco rozliczali się z gotówki odebranej od klientów.

Do początku strony