Centrum Językowe IDEA zastąpiło kilka oddzielnych rozwiązań open source jedną, zintegrowaną platformą do komunikacji i zarządzania informacją – Microsoft® Small Business Server 2003.

Informacje o firmie

Centrum Językowe IDEA jest liderem na rynku kompleksowych usług językowych, obejmujących naukę języków obcych oraz tłumaczenia. Firma istnieje od 1998 r. i obsługuje klientów korporacyjnych, instytucjonalnych oraz indywidualnych.

„Współpraca z renomowanymi klientami unaoczniła nam, że informatyka nie jest wyłącznie dziedziną techniczną, ale że może być także przewidywalnym narzędziem biznesowym. Postanowiliśmy iść w tym kierunku – wykorzystać gotowe rozwiązania, oferujące bogatą funkcjonalność, ale nie zmuszające do prowadzenia projektów wdrożeniowych czy integracyjnych” - Amadeusz Czajor, dyrektor zarządzający Centrum Językowego IDEA Sp. z o.o. w Poznaniu.

Usługi szkoleniowe i tłumaczeniowe to biznes w dużej mierze lokalny. Centrum Językowe IDEA pokazało, że również w tej dziedzinie możliwe jest wypracowanie modelu działalności umożliwiającego skalowanie. Rolę katalizatora odegrała informatyka i Internet, dzięki którym CJ IDEA mogło stworzyć ogólnopolską sieć współpracowników, oraz centralnie organizować i nadzorować ich pracę.

Początkowo wystarczył serwer plików, później współdzielone skrzynki pocztowe – wszystko oparte na technologiach open source. Z biegiem czasu stało się jednak jasne, że mieszanka technologii i dostawców nie wychodzi firmie na dobre, i że potrzebne jest przemyślenie wsparcia informatycznego działalności jako całości. „Współpraca z renomowanymi klientami unaoczniła nam, że informatyka nie jest wyłącznie dziedziną techniczną, ale że może być także przewidywalnym narzędziem biznesowym. Postanowiliśmy iść w tym kierunku – wykorzystać gotowe rozwiązania, oferujące bogatą funkcjonalność, ale nie zmuszające do prowadzenia projektów wdrożeniowych czy integracyjnych” – wspomina Amadeusz Czajor, dyrektor zarządzający Centrum Językowego IDEA Sp. z o.o. w Poznaniu.

I stało się. Zmiana potrzeb i oczekiwań doprowadziła najpierw do zmiany dostawcy usług informatycznych, a wkrótce później do uruchomienia zintegrowanej platformy serwerowej Microsoft® Small Business Server (SBS) 2003. Współdzielone skrzynki u dostawcy Internetu zostały zastąpione folderami publicznymi Microsoft® Exchange Server 2003, które pozwalają na precyzyjne określanie praw dostępu. Firma wykorzystuje także inne udogodnienia dla pracy grupowej.

„Na co dzień wykorzystujemy bardzo wiele standardowych funkcji Small Business Server. Oprócz poczty i folderów publicznych są to współdzielone kalendarze, grafiki spotkań i zajęć, formularze ankiet, a także zarządzanie zasobami firmowymi. Z punktu widzenia współpracowników oraz osób z firmy pracujących w podróży, zdalny dostęp do poczty przez Outlook Web Access stał się niezbędnikiem. Cenimy też sobie możliwość łatwego publikowania wybranych informacji z aplikacji wewnętrznych na publicznej witrynie WWW. Od kiedy wdrożyliśmy SBS, bieżąca praca z informacją i komunikacja stały się znacznie bardziej komfortowe” – mówi Amadeusz Czajor.
Centrum Językowe IDEA wykorzystuje automatyczny, scentralizowany backup wszystkich danych i przymierza się do scentralizowanego zarządzania konfiguracją komputerów pracowników.

Sytuacja i cele wdrożenia

Centrum Językowe IDEA jest liderem na rynku usług językowych, obejmujących naukę języków obcych i tłumaczenia. Firma istnieje od 1998 r. i obsługuje klientów korporacyjnych, instytucjonalnych oraz indywidualnych na terenie Poznania, a także w innych częściach kraju.

Działalność tłumaczeniowa opiera się na sieci współpracowników rozsianych po całym kraju i zwykle pracujących w domu. To dzięki scentralizowanemu zarządzaniu ich pracą: rozdzielaniu zleceń, weryfikacji efektów i bieżącej komunikacji, Centrum Językowe IDEA stała się lokalnym liderem.

Prowadzona równolegle działalność szkoleniowa również okazała się sukcesem. W dużej mierze dlatego, że firma postawiła na kursy dedykowane dla pracowników firm. Dzięki temu zdobyła długoterminowe zlecenia i stabilność finansową.

Przyjęty przez CJ IDEA model działania na rynku tłumaczeń wymagał zapewnienia sprawnej komunikacji między pracownikami firmy i jej współpracownikami. Internet oraz proste rozwiązania open source zaspokoiły podstawowe potrzeby firmy.

Jak wiele małych firm, CJ IDEA wykorzystywała do tej pory kilka rozwiązań opartych na technologiach open source. Wśród nich była m.in. aplikacja intranetowa do zarządzania działalnością szkoleniową, stworzona przez firmę zewnętrzną oraz niezależna od niej aplikacja działającą na publicznej witrynie WWW. Firma korzystała także z serwera plików i drukarek, a także z usług poczty elektronicznej od dostawcy Internetu. Wszystkie wewnętrzne rozwiązania serwerowe działały na platformach Linux.

Wraz ze wzrostem liczby zleceń i skali działania, zarząd firmy zaczął przyglądać się, jak wsparcie informatyczne komunikacji i wymiany danych wygląda u obsługiwanych przez firmę klientów biznesowych.

„Współpraca z renomowanymi klientami unaoczniła nam, że informatyka nie jest wyłącznie dziedziną techniczną, ale że może być także przewidywalnym narzędziem biznesowym. Postanowiliśmy iść w tym kierunku – wykorzystać gotowe rozwiązania, oferujące bogatą funkcjonalność, ale nie zmuszające do prowadzenia projektów wdrożeniowych czy integracyjnych” – wspomina Amadeusz Czajor, dyrektor zarządzający Centrum Językowego IDEA Sp. z o.o. w Poznaniu.

Rozwiązanie

Zmiana potrzeb i oczekiwań wobec informatyki szybko doprowadziły do pożegnania się z dotychczasowym dostawcą usług informatycznych.

„Przeszliśmy pewien etap myślenia i oczekiwaliśmy, że dostawca będzie skłonny wykonać tę transformację razem z nami. Okazało się, że nie był tym zainteresowany. Naszym nowym dostawcą została firma LANservice – i tak zaczął się dla nas całkiem nowy etap w dziedzinie informatyki” – mówi Amadeusz Czajor.

LANservice zaproponował CJ IDEA kompleksowe rozwiązanie, obejmujące komunikację, współpracę online, zarządzanie informacją i dostępem do niej, a także narzędzia do ochrony danych i komunikacji w sieci.

„Klient potrzebował uporządkowania sfery zarządzania informacją i dostępem do niej, a także komunikacją. Przy okazji wyszły także inne potrzeby, jak choćby zarządzanie komputerami pracowników. Do tej pory nikt o tym nie myślał, ponieważ nie było spójnej koncepcji i wiedzy, jak to zrobić bez wielkich inwestycji, a jednocześnie solidnie. To właśnie była rola dla nas” – mówi Jacek Jabłonka, prezes LANservice z Poznania.

LANservice przedstawił CJ IDEA platformę, której możliwości znacznie przekraczały oczekiwania firmy. Z drugiej jednak strony oczywiste było, że z zbiegiem czasu potrzeby będą rosnąć.

Small Business Server 2003 oferował naprawdę wiele możliwości: platformę serwerową umożliwiającą współdzielenie plików i drukarek, serwer pocztowy z funkcjami pracy grupowej, a także serwer intranetowy i internetowy. W ramach tego samego produktu dostępne były też narzędzia do automatycznego wykonywania kopii danych z serwera i komputerów pracowników.

„Zanim zdążyliśmy poznać wszystkie możliwości Small Business Server 2003, wiedzieliśmy już, że to jest rozwiązanie dla nas” – wspomina Amadeusz Czajor.

Korzyści

Wdrożenie odbyło się bardzo szybko i po kilku tygodniach CJ IDEA mogło działać w całkiem nowych warunkach. Pracownicy szczególnie dobrze przyjęli Exchange Server

„Z narzędzi do pracy grupowej wszyscy korzystamy bardzo intensywnie. Każdy projekt ma własny folder publiczny, do którego dostęp mają wyłącznie osoby, które biorą w nim udział. Zespoły wymieniają się informacjami i dokumentami, współdzielą kontakty, gromadzą wiedzę, do której można łatwo wrócić dzięki funkcji wyszukiwania” – mówi Amadeusz Czajor.

Absolutnym hitem okazał się także Outlook Web Access.
„Outlook Web Access stał się podstawowym narzędziem pracy dla współpracowników zewnętrznych. Nie muszą nic instalować i konfigurować, co w praktyce jest bardzo ważne. Ponadto, dzięki OWA możemy udostępniać wybranym osobom tylko określone zasoby i mieć pewność, że zachowujemy poufność pozostałych danych” – wyjaśnia Amadeusz Czajor.

CJ IDEA nie zrezygnowało całkowicie z usług pocztowych dostawcy Internetu. Obecnie przez dostawcę przechodzi poczta przychodząca z zewnątrz, co pozwala filtrować spam i wirusy zanim dotrą do firmowego serwera.

W ramach tej samej platformy CJ IDEA gromadzi dane aplikacji i dokumenty. Serwer plików i drukarek wbudowany w Small Business Server 2003 działa niezawodnie. Wszystkie dane są zabezpieczane.

„Po raz pierwszy możemy spać spokojnie, ponieważ wiemy, że backup rzeczywiście jest wykonywany każdego wieczora. Na razie kopiowane są dane z serwera, ale rozważamy też regularne kopiowanie danych z komputerów” – mówi Amadeusz Czajor.

Dane ogólne

Kraj: Polska
Sektor: usługi szkoleniowe

Informacje o firmie

Centrum Językowe IDEA jest liderem na rynku kompleksowych usług językowych, obejmujących naukę języków obcych oraz tłumaczenia. Firma istnieje od 1998 r. i obsługuje klientów korporacyjnych, instytucjonalnych oraz indywidualnych.

Sytuacja

Pozycję lidera na lokalnym, a później także ogólnokrajowym rynku usług językowych Centrum Językowe IDEA osiągnęło dzięki przywiązaniu do jakości i terminowości (obecnie firma posiada certyfikat ISO 9001 i EN 15038). Wzrost skali skłonił firmę do inwestycji w rozwiązania IT, początkowo oparte na technologiach open source. Po kilku latach firma wiedziała już, że informatyzacja powinna wyglądać inaczej: obniżać koszty, automatyzować żmudne czynności i oferować przewidywalność.

Rozwiązanie

W 2007 r. Centrum Językowe IDEA zmieniło dostawcę usług informatycznych, decydując się na wdrożenie rozwiązań opartych na produktach Microsoft®, w tym zwłaszcza Microsoft® Small Business Server, Microsoft® Windows XP oraz Microsoft® Office 2003.

Korzyści

• Nowa jakość w dziedzinie zarządzania informacją i dostępem do niej,
• Jedna platforma obejmująca znakomitą większość potrzeb firmy w dziedzinie przetwarzania informacji i komunikacji,
• Efektywna praca grupowa w firmie,
• Prosta i bezproblemowa praca zdalna,
• Sprawna i bezpieczna komunikacja ze współpracownikami zewnętrznymi,
• Zautomatyzowana ochrona danych i dokumentów.

Oprogramowanie

Partner wdrażający

Zanim zdążyliśmy poznać wszystkie możliwości Small Business Server 2003, wiedzieliśmy już, że to jest rozwiązanie dla nas

Amadeusz Czajor, dyrektor zarządzający Centrum Językowego IDEA Sp. z o.o. w Poznaniu

Po raz pierwszy możemy spać spokojnie, ponieważ wiemy, że backup rzeczywiście jest wykonywany każdego wieczora. Na razie kopiowane są dane z serwera, ale rozważamy też regularne kopiowanie danych z komputerów

Amadeusz Czajor, dyrektor zarządzający Centrum Językowego IDEA Sp. z o.o. w Poznaniu