Kancelaria Maksyma wdrożyła aplikację opartą na Windows Sharepoint Services na platformie Windows Server 2008, uzyskując szybkie i bezpieczne narzędzie do przechowywania i znajdowania dokumentów.

Informacje o firmie

Kancelaria Maksyma jest jedną z  najstarszych firm, świadczących usługi outsourcingu księgowości w Polsce. Od kilkunastu lat cieszy się dobrą marką, zaufaniem wielu klientów oraz stabilną i  ugruntowaną pozycją na rynku. Wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowe potrzeby funkcjonalne, a wzrost liczby klientów oznacza większe wymagania co do jakości ich obsługi.

Cel wdrożenia

W firmie świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie rachunkowości, płac i podatków sprawny obieg informacji i dokumentów jest podstawą skutecznego działania. Od dłuższego czasu kancelaria borykała się z problemem zarządzania dokumentacją i przechowywania jej.

W ramach codziennej obsługi klienci często zwracali się z prośbą o wgląd do przekazanych wcześniej dokumentów księgowych, szybki dostęp do dokumentów rejestrowych, deklaracji oraz raportów, co przy ręcznym zarządzaniu archiwum było bardzo trudne. Właściciele kancelarii postanowili rozwiązać ten problem poprzez wdrożenie platformy informacyjnej wraz z  repozytorium dokumentów. Jednak dostępne na rynku aplikacje do zarządzania dokumentami nie spełniały wymagań kancelarii – albo ze względu na bardzo wysokie koszty zakupu rozwiązania, albo z uwagi na ograniczone możliwości jego wdrożenia przez pracowników kancelarii. Istotnym czynnikiem było również zachowanie istniejącej infrastruktury sprzętowo-software’owej, w którą zainwestowano.

W efekcie, kancelaria Maksyma zdecydowała się na rozwiązanie zaproponowane przez firmę Lumikom, polegające na stworzeniu aplikacji bazującej na Windows Sharepoint Services. Jako platformę systemową dla aplikacji wybrano system Windows Server 2008.

Rozwiązanie

O wyborze środowiska platformy Windows Sharepoint Services oraz ASP.Net, jako podstawy do budowania kompleksowej aplikacji, zdecydowały wcześniejsze, dobre doświadczenia z małym portalem wewnętrznym, wbudowanym na podstawie Windows Small.

„ Sharepoint Services już w  podstawowej wersji zapewnia spore możliwości w zakresie przechowywania dokumentów i udostępniania informacji ” – mówi Zbigniew Słupski, dyrektor zarządzający kancelarii Maksyma.

Dla zapewnienia maksymalnej wydajności, a zarazem skalowalności firma Lumikom zarekomendowała system Windows Server 2008, z uwagi na nowoczesną platformę IIS 7. Internet Information Services 7.0 zapewnia większe bezpieczeństwo oraz możliwość rozbudowy, a elastyczne wykorzystanie modułów pozwala zoptymalizować wydajność i precyzyjnie dopasować konfigurację serwera do potrzeb aplikacji. W IIS 7 dostarczanych jest ponad 40 współpracujących z sobą modułów, które można włączać lub wyłączać w zależności od potrzeb. Każdy moduł może być niezależnie instalowany na serwerze IIS, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo serwera, który może pełnić rolę ściśle określoną przez administratora.

Internet Information Services 7.0 zawiera także rozbudowane narzędzia do diagnozowania stanu serwera. Gromadzeniem informacji o serwerze i jego bieżącej aktywności zajmuje się Runtime Status and Control API (RSCA). Zbierane dane mogą zostać zawężone do witryn, pul aplikacji, a nawet domen .Net funkcjonujących w ramach kancelarii Maksyma. Informacje o procesach zużywających blisko 100% czasu CPU są dla administratora wskazówką, które z żądań są przyczyną problemów w działaniu serwera.

Rdzeń aplikacji stanowi WSS, do którego dobudowywane są narzędzia w postaci modułów (features, webparts). Podstawowe wdrożenie obejmuje konfigurację Sharepoint Services i przygotowanie szablonów witryn dla klientów.

„Każdy klient ma obecnie dostęp do osobnej witryny Sharepoint o podobnej strukturze - biblioteka dokumentów podstawowych, raporty i  zestawienia okresowe, deklaracje”– mówi Zbigniew Słupski.

Windows Server 2008 stanowi front-end dla działających na tej platformie aplikacji. Jako baza danych wykorzystany zostanie działający w  kancelarii SQL Server 2000, wbudowany w Windows Small Business Server 2003 Premium. Dodatkową funkcją realizowaną przez serwer front-end (Windows Server 2008) będą usługi sieciowe (Web Services) na potrzeby transmisji danych, z oprogramowania klientów do systemu księgowego kancelarii.

Projekt wdrożenia w kancelarii Maksyma rozpoczął się w listopadzie ubiegłego roku, a  jego pierwsza faza została zakończona 1 lutego 2008 r.

Korzyści

Informacja udostępniona będzie docelowo 90 obecnym klientom kancelarii. Wdrożenie aplikacji pozwala na wygodne przechowywanie dokumentacji elektronicznej i wymianę informacji z klientami. Klienci posiadają swój „mini-portal”, dający szybki dostęp do najważniejszych dokumentów, deklaracji i raportów.

„Po wdrożeniu systemu klienci, bez względu na to, gdzie się znajdują uzyskają, po bezpiecznym zalogowaniu się, dostęp do informacji firmowych.” – mówi Zbigniew Słupski.

„Dodatkową zaletą jest forma dostępnych informacji. Nie są to dokumenty stricte księgowe, lecz przygotowane przez nas raporty, które w  bardziej przystępny sposób prezentują informacje” – podkreśla Zbigniew Słupski.

Zarówno klienci, jak i pracownicy kancelarii oszczędzają czas szybciej wyszukując potrzebne im dokumenty. Aplikacja oparta na WSS i  usługach IIS 7.0 w Windows Server 2008 pracuje szybko i  wydajnie, a nowoczesna architektura Windows Server 2008 ułatwia zarządzanie oraz pozwala ograniczyć koszty serwisu i zabezpieczania systemu.

„Nowe narzędzie zbudowane na platformie Windows Server 2008 w oparciu o Sharepoint Services będzie w dłuższej perspektywie również źródłem przewagi konkurencyjnej, bo wiele firm z branży nie udostępnia klientom podobnych możliwości” – twierdzi Zbigniew Słupski.

Dużą zaletą IIS 7 jest zintegrowany potok przetwarzania żądań, dzięki któremu łatwiej było rozbudowywać aplikację i integrować ją z innymi rozwiązaniami.

W dalszej kolejności, w ramach modułów dodatkowych wdrożony zostanie panel podglądu rozrachunków i dokumentów księgowych zintegrowany z  systemem księgowym Symfonia Forte, wykorzystującym bazę Microsoft SQL Server 2000 oraz panel – kalendarz przypominający o płatnościach – podatkach i ZUS.