jak kupić? znajdź partnera

Usprawnienie poczty elektronicznej w MCD Electronics

Microsoft Exchange Server 2007 w MCD Electronics - firmowa poczta może działać sprawnie, bezproblemowo i być wygodna w obsłudze.

Bohater wdrożenia

Firma MCD Electronics zajmuje się opracowywaniem skomplikowanych układów i urządzeń elektronicznych z dziedzin medycyny, automatyki przemysłowej, systemów monitoringu i oświetlenia awaryjnego. Stworzyła także Domito - systemem zintegrowanego sterowania domem.

Sytuacja wyjściowa

Firma MCD Electronics zatrudnia ok. 100 osób i niemal wszyscy pracownicy korzystają na co dzień z poczty elektronicznej. Używana jest głównie wewnątrz firmy, do komunikacji między pracownikami, wymiany informacji i dokumentów, ustalania sposobu pracy i aktualizacji kalendarzy. Drugą funkcją poczty jest komunikacja z klientami.

Kerio Mail Server to niedrogi serwer pocztowy pracujący w środowisku Windows. Początkowo spełniał swe zadanie, jednak z biegiem czasu okazało się, że posiada ograniczenia utrudniające pracę z firmową pocztą elektroniczną. Braki szczególnie dotkliwe były dla osób, które potrzebowały bardziej zaawansowanych narzędzi.

Naszą główną bolączką było powolne wyszukiwanie poczty elektronicznej. Gdy chcieliśmy dotrzeć do jakiejś informacji albo pliku sprzed np. roku, zbyt wiele czasu spędzaliśmy na przeszukiwaniu skrzynek i archiwów wiadomości. Oczywiście największe problemy pojawiały się, gdy trzeba było znaleźć coś bardzo szybko

– opowiada Tomasz Białek z MCD Electronics.

Oprogramowanie Kerio wymagało także specjalnych konektorów do wykorzystywanego w firmie programu Outlook, bowiem nie posiadało własnego klienta poczty elektronicznej.

„Program Kerio stwarzał też problemy przy synchronizacji z mechanizmami Active Directory oprogramowania Microsoft Windows Server. Wiele czynności, np. zmiana lub dodanie użytkownika trzeba było wykonywać ręcznie, co zabierało czas i wymagało interwencji administratorów sieci” – dodaje Dariusz Gruszka.

Do wad Kerio należały także:

  • niewystarczająca komunikacja między użytkownikami
  • zbyt uproszczone kalendarze
  • trudny i powolny dostęp przez innego klienta niż Outlook

„Program obsługujący firmową pocztę powinien działać bez przypominania o swoim istnieniu, a z Kerio zdarzały się problemy. To dobry program pocztowy, tylko nie do końca trafiający w nasze potrzeby i odpowiadający oczekiwaniom” – podsumowuje Tomasz Białek.

Zastosowane rozwiązanie

Żywiecka firma postanowiła wyeliminować opisane problemy z pocztą, wprowadzając nowoczesne, sprawniejsze i mniej angażujące rozwiązanie informatyczne. Jej specjalistom zależało też na dobrej współpracy serwera pocztowego z kilkoma domenami mailowymi różnych użytkowników. MCD Electronics prowadzi bowiem dwa rodzaje działalności, każdy z nich posiada odmienne domeny, więc część użytkowników posiada dwa różne firmowe konta mailowe, które powinny być równie skutecznie obsługiwane przez klienta pocztowego.

Z powodu wad Kerio zapadła decyzja o wprowadzeniu innego pocztowego oprogramowania serwerowego. Wybór padł na Microsoft Exchange Server 2007.

Na początku dokonana została inwentaryzacja sprzętu i analiza oprogramowania. Miały one m.in. odpowiedzieć na pytanie, czy Exchange’a uda się uruchomić na wykorzystywanym w MCD od kilku lat serwerze, czy trzeba będzie kupić nowocześniejszy sprzęt.

W efekcie powstał dokument, którym kierowali się informatycy uruchamiający oprogramowanie Exchange. Określone zostały w nim też: liczba użytkowników, sposoby i zakres komunikacji między nimi oraz wymagania dotyczące uprawnień i kont.

Samo wdrożenie trwało 2-3 tygodnie, a przy jego przeprowadzaniu wykorzystana została wirtualizacja oferowana przez oprogramowanie Windows Server.

Główne etapy wprowadzania Exchange w MCD:

  • analiza przedwdrożeniowa
  • zainstalowanie i konfiguracja oprogramowania na serwerach
  • konfiguracja komputerów osobistych użytkowników
  • jednodniowe szkolenie

Użytkownicy wyróżniają się sporą wiedzą informatyczną, każdy z nich na co dzień posługuje się komputerem w pracy, więc szybko i sprawnie zaczęli wykorzystywać nowe oprogramowanie

– podsumowuje wdrożenie Dariusz Gruszka.

Korzyści

  • Wygodne i szybkie wyszukiwanie
    Firma MCD Electronics istnieje od wielu lat i jej pracownicy zdążyli wysłać i odebrać niezliczoną ilość maili. Danych jest sporo, więc nieocenione okazało się wprowadzenie wygodnych narzędzi pozwalających na przeszukiwanie skrzynek, np. poprzez wprowadzenie ciągu znaków.

  • Wygodna i funkcjonalna poczta
    Program Microsoft Outlook dzięki wprowadzeniu oprogramowania Exchange Server 2007 stał się wygodniejszy w obsłudze i zyskał nowe możliwości.
    Ważnym narzędziem są obecnie elektroniczne, współdzielone kalendarze.

  • Poczta przez przeglądarkę, czyli OWA
    Niezwykle ważnym narzędziem stał się Outlook Web Access, którego wprowadzenie było jednym z założeń wdrożenia. Spośród niemal 100 pracowników firmy 80 proc. używa tego rozwiązania.

  • Oszczędność dzięki wydajności
    Przy wprowadzaniu oprogramowania Exchange 2007 w MCD ważną rolę odgrywało ograniczenie kosztów wdrożenia. Oszczędności udało się uzyskać m.in. dzięki wysokiej wydajności Exchange’a. Okazało się bowiem, że nie jest konieczny zakup nowego serwera, ponieważ ten, którym dysponuje firma - choć nie najnowszy - okazał się zupełnie wystarczający.

  • Archiwizacja i odzyskiwanie danych
    Z uwagi na ogromną liczbę zgromadzonych przez lata maili bardzo ważna dla firmy MCD są kwestie ich przechowywania i archiwizacji. Dzięki oprogramowaniu Exchange jest ona sprawna, wygodna i pewna.

  • Przyszłość
    Oprogramowanie Exchange Server 2007 stało się dla MCD Electronics nowoczesną platformą do dalszej rozbudowy systemu informatycznego oraz bazą do podstawą do wprowadzania nowych programów, narzędzi i funkcjonalności. W planach jest m.in. uruchomienie usług oprogramowania SharePoint i ich integracja z systemem Exchange Server.