jak kupić? znajdź partnera

System komunikacji zintegrowanej w Urzędzie Miasta Bydgoszcz

Urząd Miasta Bydgoszczy zbudował rozwiązanie do komunikacji zintegrowanej, usprawniające pracę urzędników pracujących zarówno w biurze, jak i w terenie. Rozwiązanie zaprojektowane przez firmę Geomant Polska Sp. z o.o. zostało oparte na platformie Microsoft Office Communications Server 2007.

Bohater wdrożenia

Urząd Miasta Bydgoszczy - Samorząd to organizacja publiczna, której sprawne działanie przekłada się sposób bezpośredni, na jakość życia obywateli. W Urzędzie Miasta Bydgoszczy wiedzą to doskonale, co ma odzwierciedlenie zarówno w wyglądzie i klimacie miasta, jak i w jakości działania miejskich urzędów.

Sytuacja wyjściowa

Bydgoszczanie po prostu solidnie robią swoje – otworzenie firmy w osławionym „jednym okienku” jest w Bydgoszczy możliwe od kilku lat, a umawianie się z urzędnikami na spotkanie przez telefon lub pocztę elektroniczną uchodzi tu za rzecz całkowicie normalną.

Bydgoski samorząd nie spoczywa jednak na laurach, lecz stara się szukać kolejnych sposobów na poprawę swojej sprawności. W tym duchu w 2008 r. Urząd Miasta wdrożył zunifikowany system komunikacji, łączący w sobie telefonię IP, bezpieczne komunikatory tekstowe, sygnalizację statusu urzędników online, wideokonferencje, współdzielenie pulpitów i wiele innych funkcji podnoszących, jakość pracy samorządu, jako organizacji. Do jego budowy wykorzystana została platforma Microsoft Office Communications Server (OCS).

Wyeliminowaliśmy sytuacje, w których pracownicy mobilni dzwonią do urzędu, by za pośrednictwem osób siedzących akurat przed komputerem sprawdzić informacje, czy wprowadzić nowy termin w kalendarzu. Nie dość, że – zwłaszcza w przypadku podróży zagranicznych, takie zabiegi są kosztowne, to jeszcze dezorganizują pracę osób w biurze. Ten sposób komunikowania właśnie odchodzi do historii.

Maciej Grześkowiak
Zastępca Prezydenta Miasta Bydgoszczy, Urząd Miasta Bydgoszcz

Zastosowane rozwiązanie

Komunikacja i współpraca strategicznym wyborem Urzędu
Decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu komunikacyjnego zapadła w czasie, gdy Urząd Miasta był w trakcie rozszerzonego pilotażu systemu pracy grupowej, opartego na Microsoft Exchange Server 2007. Projekt został rozpoczęty niedługo po tym, gdy w Urzędzie pojawił się Zastępca Prezydenta Miasta, Maciej Grześkowiak.

„Cała moja wcześniejsza kariera zawodowa była związana z mediami, stąd wydajna komunikacja była dla mnie czymś absolutnie oczywistym. Sądziłem, że Urząd potrzebuje nowoczesnego systemu pracy grupowej, który pozwala współdzielić skrzynki pocztowe, sprawdzać terminy w kalendarzach współpracowników i parę innych rzeczy, do których przez lata pracy w telewizji zdążyłem przywyknąć” – wyjaśnia Maciej Grześkowiak.

Wkrótce okazało się, że Exchange Server 2007 można przekształcić w system komunikacji zintegrowanej, łącząc go z platformą Microsoft Office Communications Server (OCS) 2007. Idea ta została szybko podchwycona, zwłaszcza po przeprowadzonej w Urzędzie prezentacji możliwości takiego rozwiązania.

Tak duże wdrożenie , wymagało nawiązania współpracy z renomowaną firmą wdrożeniową, mającą doświadczenie w dużych projektach opartych na OCS 2007 Enterprise Edition. W drodze nieograniczonego przetargu publicznego wyłoniony został dostawca i integrator całego rozwiązania – firma Geomant Polska Sp. z o.o. z Warszawy.

W dziedzinie komunikacji mobilnej najbardziej zależało nam na synchronizacji informacji miedzy komputerem stojącym na biurku a telefonem w kieszeni – zwłaszcza kalendarzy i poczty. Oprócz tego chcieliśmy, aby poczta głosowa z istniejącego w urzędzie systemu telefonicznego mogła być odsłuchiwana bez względu na to, gdzie osoba aktualnie się znajduje. Sądziliśmy, że najlepiej będzie, gdy nagrania będą po prostu trafiać do skrzynki pocztowej w formie załącznika – pliku dźwiękowego. W trakcie prezentacji OCS 2007 dowiedzieliśmy się też, że możliwe jest zdalne odbieranie telefonu stacjonarnego za pośrednictwem klienta OCS 2007 działającego na telefonie. Bardzo się nam taki pomysł spodobał i włączyliśmy tę funkcję do formalnego zestawu wymagań.

Marek Staniewski
Dyrektor Wydziału Informatyki, Urząd Miasta Bydgoszcz

Korzyści

Więcej czasu na rzeczywistą pracę
Rozwiązanie wdrożone w Urzędzie Miasta Bydgoszczy pozwala urzędnikom lepiej wykorzystać czas pracy. Telekonferencje wideo ograniczają konieczność organizowania spotkań w mniej ważnych sprawach, publicznie dostępne kalendarze ułatwiają planowanie czasu, a zarazem eliminują długotrwałe uzgodnienia telefoniczne. Komunikator tekstowy skutecznie zastępuje krótki telefon, a ponadto pozwala sprawdzić, czy osoba, z którą pracownik chce się skontaktować, jest aktualnie dostępna, a także za pośrednictwem, jakich usług. Mniej spotkań to także efekt wykorzystania narzędzi do współdzielenia ekranów komputerów i wspólnego edytowania dokumentów w czasie rzeczywistym.

„Opiniowanie i redagowanie projektów uchwał, umów, ważniejszych listów itd. może się obecnie odbywać bez organizowania spotkania. Kilka osób może edytować kilka różnych fragmentów tego samego dokumentu i na bieżąco omawiać wprowadzane zmiany z pozostałymi. Dla każdej z tych osób wzrost efektywności pracy jest oczywisty, ale jeśli się dobrze zastanowić, korzyści są jeszcze większe. Na spotkanie w celu wspólnego redagowania dokumentu trzeba się przygotować, a potem wybrać się na nie, odbyć je, a następnie wrócić. To wszystko trwa, a ostatecznie także kosztuje” – mówi Jerzy Woźniak.

Efektywność nie tylko przy biurku
W wyniku wdrożenia bydgoscy urzędnicy miejscy mogą sprawnie pracować na rzecz swojego miasta nie tylko za biurkami, ale także w terenie, a nawet za granicą. OCS 2007 umożliwia natychmiastową synchronizację kalendarzy, poczty, kontaktów i informacji o dostępności z komputerem biurkowym oraz z serwerem, który wybrane funkcje komunikacyjne udostępnia także za pośrednictwem przeglądarki WWW. Za pomocą telefonu z systemem Windows Mobile można zdalnie odbierać rozmowy przychodzące na numer stacjonarny, a za pośrednictwem skrzynki pocztowej odsłuchiwać nagraną pocztę głosową (plik dźwiękowy jako załącznik do poczty).

Wszechstronne bezpieczeństwo
Nowe rozwiązanie zostało zaprojektowane przez firmę Geomant Polska Sp. z o.o. która mogła pochwalić się wieloma udanymi wdrożeniami środowiska OCS 2007 w dużych firmach i jednostkach administracji, w Polsce i za granicą. Projekt środowiska OCS 2007 oraz jego integracja z istniejącą centralą PBX zakładał od początku, że rozwiązanie ma działać na zasadach analogicznych do tych, którym podlegają systemy krytyczne dla Urzędu Miasta.