Krzysztof przekonał się, jak uniknąć kataklizmów spowodowanych pirackim oprogramowaniem.
Firma zarządzana przez Krzysztofa prosperowała dobrze. Jego klienci byli zadowoleni, a zespół był dobrze zmotywowany do podejmowania kolejnych wyzwań. Licencje oprogramowania były ostatnią rzeczą, o której myślał – aż doszło do katastrofy. Co się stało? Prawdopodobnie handlowiec potrzebował programu PowerPoint, aby złożyć kilka slajdów na ważną prezentację. Gdy zespół IT poinformował go, że nie posiadają licencji na ten program, pobrał go z witryny internetowej z programami. Decyzja ta była katastrofalna w skutkach.
Piracka kopia zawierała złośliwego wirusa, który dokonał spustoszenia w systemach firmy, uszkodził cenne pliki i naraził na ryzyko zewnętrznego upowszechnienia poufnych danych klientów. Mówiąc delikatnie, Krzysztof nie był szczęśliwy. Licencje na oprogramowanie stały się jego priorytetem. Przysiągł sobie, że podobna sytuacja nie będzie miała miejsca w jego firmie.
Jakie więc podjął działania? W zasadzie wykonał 4 proste kroki. Oto, co powinieneś zrobić, jeśli chcesz iść jego śladem:
- DOWIEDZ SIĘ, co jest zainstalowane na komputerach i serwerach w Twojej firmie. W tym celu możesz skorzystać z zestawu narzędzi firmy Microsoft do oceny i planowania (MAP). To bezpłatne automatyczne narzędzie programowe pozwala uzyskać przegląd oprogramowania, analizuje sposób jego wykorzystania i udziela zaleceń w zakresie jego optymalizacji. Narzędzie można pobrać tutaj.
Możesz również skorzystać z innego bezpłatnego oprogramowania, które wykonuje podobną analizę systemów. Kliknij tutaj, aby uzyskać listę tych alternatywnych narzędzi.
- PORÓWNAJ zasoby oprogramowania z posiadanymi licencjami. Zbierz wszystkie dowody licencji i porównaj je z używanym oprogramowaniem. Jeśli masz mniej licencji niż zainstalowanego oprogramowania, oznacza to, że częściowo posiadasz nielegalne oprogramowanie i narażasz swoją firmę na niepotrzebne ryzyko. Jeśli Twoje licencje pokrywają się z wykorzystywanym oprogramowaniem, nie masz powodów do obaw. Porozmawiaj ze swoim sprzedawcą oprogramowania lub partnerem obsługi IT, jeśli nie wiesz, ile dokładnie licencji zakupiła Twoja firma. Na Twoją prośbę firma Microsoft również może przedstawić historię zakupów licencji grupowej.
- DOPASUJ wykorzystanie oprogramowania do licencji – w tym celu porozmawiaj z lokalnym dostawcą firmy Microsoft. Możesz odinstalować oprogramowanie, na które nie masz licencji lub możesz zalegalizować je, kupując po prostu brakujące licencje. Microsoft zapewnia wiele opcji legalizacji, w tym umowę legalizacyjną Get Genuine Windows. Dowiedz się więcej o umowie
- OKREŚL ścisłe wewnętrzne zasady w zakresie korzystania z oprogramowania, aby w przyszłości nie dopuścić do instalowania przez pracowników nielicencjonowanego oprogramowania. Oto zalecane przez nas działania:
-
Wybierz aplikację do każdego zadania oraz każdego profilu w organizacji,
-
Oszacuj liczbę pracowników, którzy potrzebują licencję do każdej aplikacji i z wyprzedzeniem planuj rozwój lub ograniczanie zasobów firmy,
-
Ustal roczny budżet na oprogramowanie, odpowiadający Twoim potrzebom,
-
Ustal wyraźny proces zamawiania, instalacji i używania oprogramowania oraz osobę odpowiedzialną za zakupy oprogramowania do Twojej firmy,
-
Wybierz zaufanego sprzedawcę i tam gdzie jest to możliwe, staraj się zamawiać produkty IT w pakietach,
-
Jeśli jest to możliwe, raz w roku przeprowadzaj audyt oprogramowania, w połączeniu z audytem sprzętu IT,
-
Przedstaw regulamin korzystania z oprogramowania w zrozumiały sposób, aby chronić swoją firmę przed ryzykiem związanym z używaniem nielegalnego oprogramowania. Wzór przykładowego dokumentu - Zobacz!
-
Kliknij tutaj, aby pobrać przykładowe zasady korzystania z oprogramowania.
W rzeczywistości Krzysztof zrobił o jeden krok więcej, niż na przedstawionej liście i podpisał umowę legalizacyjna Get Genuine Windows. Teraz wie, że jego pracownicy pracują wyłącznie z legalnymi produktami firmy Microsoft, posiadającymi wszystkie dostępne aktualizacje. W rezultacie jego dane są bezpieczniejsze, a firma jest w mniejszym stopniu narażona na ryzyko.
Chcesz chronić swoją firmę tak jak Krzysztof?