Microsoft Exchange Server 2007 w MCD Electronics – firmowa poczta może działać sprawnie, bezproblemowo i być wygodna w obsłudze
Pobierz przykład rozwiązania
Rozwiązanie - przeglądProfil klientaFirma MCD Electronics istnieje od 1992 roku, a od 1999 roku działa jako spółka z o.o. Jej siedziba mieści się w Żywcu. Pierwsze kroki stawiała na dynamicznie wówczas rozwijającym się rynku techniki satelitarnej. SytuacjaFirma MCD Electronics zajmuje się opracowywaniem skomplikowanych układów i urządzeń elektronicznych z dziedzin medycyny, automatyki przemysłowej, systemów monitoringu i oświetlenia awaryjnego. Stworzyła także Domito - systemem zintegrowanego sterowania domem. RozwiązaniePo zainstalowaniu oprogramowania Exchange Server 2007 komfort pracy z programem pocztowym Microsoft Office Outlook zwiększył się radykalnie. Korzyści
Oprogramowanie i usługi
|
Informacje o firmie
Firma MCD Electronics zajmuje się opracowywaniem skomplikowanych układów i urządzeń elektronicznych z dziedzin medycyny, automatyki przemysłowej, systemów monitoringu i oświetlenia awaryjnego. Stworzyła także Domito - systemem zintegrowanego sterowania domem.
Wyzwanie
Firma MCD Electronics istnieje od 1992 roku, a od 1999 roku działa jako spółka z o.o. Jej siedziba mieści się w Żywcu. Pierwsze kroki stawiała na dynamicznie wówczas rozwijającym się rynku techniki satelitarnej.
Obecnie MCD Electronics zajmuje się opracowywaniem cenionych na świecie skomplikowanych układów i urządzeń elektronicznych z dziedzin medycyny, automatyki przemysłowej, systemów monitoringu i oświetlenia awaryjnego. Wypracowywane przez nią rozwiązania technologiczne sprawdziły się doskonale w tak kompleksowych konstrukcjach, jak lotniska czy hotele, co skłoniło jej ekspertów do opracowania systemu Domito.
Domito jest wysokiej klasy systemem zintegrowanego sterowania domem. Integruje, kontroluje i steruje oświetleniem, ogrzewaniem, klimatyzacją, urządzeniami RTV i AGD, bramami i roletami, systemem zabezpieczeń itp.
Sytuacja informatyczna
Firma MCD Electronics zatrudnia ok. 100 osób i niemal wszyscy pracownicy korzystają na co dzień poczty elektronicznej. Używana jest głównie wewnątrz firmy, do komunikacji między pracownikami, wymiany informacji i dokumentów, ustalania sposobu pracy i aktualizacji kalendarzy. Drugą funkcją poczty jest komunikacja z klientami.
„Jest to nie tylko narzędzie komunikacyjne, ale także służące do przechowywania danych związanych z projektami oraz ważnych danych biznesowych” – mówi Dariusz Gruszka z firmy Infomex, która pomogła przeprowadzić wdrożenie.
Firmowa poczta elektroniczna stworzona została na bazie oprogramowania Exchange Server 2000. Po kilku latach obsługę jej powierzono oprogramowaniu Kerio Mail Server.
|
Problemy z Kerio
Kerio Mail Server to niedrogi serwer pocztowy pracujący w środowisku Windows. Początkowo spełniał swe zadanie, jednak z biegiem czasu okazało się, że posiada ograniczenia utrudniające pracę z firmową pocztą elektroniczną. Braki szczególnie dotkliwe były dla osób, które potrzebowały bardziej zaawansowanych narzędzi.
„Naszą główną bolączką było powolne wyszukiwanie poczty elektronicznej. Gdy chcieliśmy dotrzeć do jakiejś informacji albo pliku sprzed np. roku, zbyt wiele czasu spędzaliśmy przeszukiwaniu skrzynek i archiwów wiadomości. Oczywiście największe problemy pojawiały się, gdy trzeba było znaleźć coś bardzo szybko” – opowiada Tomasz Białek z MCD Electronics.
Oprogramowanie Kerio wymagało także specjalnych konektorów do wykorzystywanego w firmie programu Outlook, bowiem nie posiadało własnego klienta poczty elektronicznej.
„Program Kerio stwarzał też problemy przy synchronizacji z mechanizmami Active Directory oprogramowania Microsoft Windows Server. Wiele czynności, np. zmiana lub dodanie użytkownika trzeba było wykonywać ręcznie, co zabierało czas
i wymagało interwencji administratorów sieci” – dodaje Dariusz Gruszka.
Do wad Kerio należały także:
- niewystarczająca komunikacja między użytkownikami
- zbyt uproszczone kalendarze
- trudny i powolny dostęp przez innego klienta niż Outlook
„Program obsługujący firmową pocztę powinien działać bez przypominania o swoim istnieniu, a z Kerio zdarzały się problemy. To dobry program pocztowy, tylko nie do końca trafiający w nasze potrzeby i odpowiadający oczekiwaniom” – podsumowuje Tomasz Białek.
Oczekiwania
Żywiecka firma postanowiła wyeliminować opisane problemy z pocztą, wprowadzając nowoczesne, sprawniejsze i mniej angażujące rozwiązanie informatyczne. Jej specjalistom zależało też na dobrej współpracy serwera pocztowego z kilkoma domenami mailowymi różnych użytkowników. MCD Electronics prowadzi bowiem dwa rodzaje działalności, każdy z nich posiada odmienne domeny, więc część użytkowników posiada dwa różne firmowe konta mailowe, które powinny być równie skutecznie obsługiwane przez klienta pocztowego.
Rozwiązanie
Z powodu wad Kerio zapadła decyzja o wprowadzeniu innego pocztowego oprogramowania serwerowego. Wybór padł na Microsoft Exchange Server 2007. Za jego wdrożenie odpowiadała firma Infomex. Jej współpraca z MCD Electronics trwa od kilku lat i obejmuje różne projekty informatyczne. Infomex dostarcza także sprzęt komputerowy oraz zapewnia usługi programistyczne i analityczne.
Przebieg wdrożenia
Na początku dokonana została inwentaryzacja sprzętu i analiza oprogramowania. Miały one m.in. odpowiedzieć na pytanie, czy Exchange’a uda się uruchomić na wykorzystywanym w MCD od kilku lat serwerze, czy trzeba będzie kupić nowocześniejszy sprzęt.
W efekcie powstał dokument, którym kierowali się informatycy uruchamiający oprogramowanie Exchange. Określone zostały w nim też: liczba użytkowników, sposoby i zakres komunikacji między nimi oraz wymagania dotyczące uprawnień i kont.
Samo wdrożenie trwało 2-3 tygodnie, a przy jego przeprowadzaniu wykorzystana została wirtualizacja oferowana przez oprogramowanie Windows Server.
Główne etapy wprowadzania Exchange w MCD:
- analiza przedwdrożeniowa
- zainstalowanie i konfiguracja oprogramowania na serwerach
- konfiguracja komputerów osobistych użytkowników
- jednodniowe szkolenie
„Użytkownicy wyróżniają się sporą wiedzą informatyczną, każdy z nich na co dzień posługuje się komputerem w pracy, więc szybko i sprawnie zaczęli wykorzystywać nowe oprogramowanie” – podsumowuje wdrożenie Dariusz Gruszka.
Korzyści biznesowe
Po zainstalowaniu oprogramowania Exchange Server 2007 komfort pracy z programem pocztowym Microsoft Office Outlook zwiększył się radykalnie.
„Wiemy że Exchange jest zainstalowany i działa, jednak robi to na tyle bezproblemowo, że nie pamiętamy o jego istnieniu. Nowy system daje pewność. Pozwala spokojnie pracować bez zastanawiania się nad tym, co zrobić by sprawnie funkcjonował i tracenia czasu na poszukiwanie informacji oraz konfigurację” – mówi Tomasz Białek z MCD Electronics.
Wygodne i szybkie wyszukiwanie
Firma MCD Electronics istnieje od wielu lat i jej pracownicy zdążyli wysłać i odebrać niezliczoną ilość maili. Danych jest sporo, więc nieocenione okazało się wprowadzenie wygodnych narzędzi pozwalających na przeszukiwanie skrzynek, np. poprzez wprowadzenie ciągu znaków. Informacje wyszukiwane są nie tylko w obrębie jednego konta, ale całego serwera i wszystkich skrzynek.
„Często okazuje się, że potrzebne są jakieś dane sprzed kilku lat i trzeba do nich błyskawicznie dotrzeć. Pojawiłby się problem, gdybyśmy chcieli użytkownikom ograniczać dostęp do archiwalnej poczty, bo potrzebne są czasami e-maile nawet sprzed 10 lat. Teraz możemy do nich dotrzeć w ciągu kilu sekund przeszukując archiwum przy pomocy wygodnych narzędzi. Dzięki nim łatwiej jest odnaleźć w ogromnej liczbie wiadomości konkretne dokumenty i informacje. Oszczędza to nam mnóstwo czasu poświęcanego dotychczas na przeszukiwanie korespondencji i przeglądanie setek maili” – tłumaczy Tomasz Białek.
To funkcjonalność, na której firmie MCD bardzo zależało.
Dzięki usłudze indeksowania dane przeszukiwane są bardzo szybko - wpisanie dowolnego zestawu znaków powoduje w ciągu kilku sekund wyszukanie zawierających go maili.
Co ciekawe, przeszukiwane są nie tylko tematy czy treść maili, ale także treść załączników (plików doc, xml, pdf i wielu innych).
Wygodna i funkcjonalna poczta
Program Microsoft Outlook dzięki wprowadzeniu oprogramowania Exchange Server 2007 stał się wygodniejszy w obsłudze i zyskał nowe możliwości.
Ważnym narzędziem są obecnie elektroniczne, współdzielone kalendarze. W szerokim zakresie wykorzystuje się je do organizowania spotkań i powiadamiania o nich użytkowników oraz ustalania zadań dla zespołów i pracowników. Wykorzystywane są automatyczne powiadomienia i przypomnienia, kalendarzy używa się także do sprawdzania dostępności pracowników.
Poczta przez przeglądarkę, czyli OWA
Niezwykle ważnym narzędziem stał się Outlook Web Access, którego wprowadzenie było jednym z założeń wdrożenia. Spośród niemal 100 pracowników firmy 80 proc. używa tego rozwiązania.
„Wykorzystuje je większość pracowników i są z niego bardzo zadowoleni. Posiada ono niemal te same funkcjonalności, co zainstalowany na komputerze Outlook, jest proste w obsłudze i łatwe do opanowania nawet dla pracowników nie wykorzystujących wcześniej tego typu rozwiązań” – przekonuje Tomasz Białek.
Program Office Outlook Web Access daje dostęp do skrzynki pocztowej na serwerze programu Microsoft Exchange z dowolnego komputera podłączonego do Internetu. Wystarczy do tego tylko przeglądarka internetowa. OWA to wygodne rozwiązanie dla osób, które muszą korzystać z funkcji dostępu mobilnego lub zdalnego, pracujących na różnych platformach bądź po prostu nie potrzebujących instalowania na komputerze pełnej wersji Outlooka.
„Outlook Web Access działa znakomicie, jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Użytkownicy, którzy dotychczas nie wyobrażali sobie życia bez pełnego Outlooka teraz często wykorzystują tylko i wyłącznie OWA” – mówi Dariusz Gruszka.
Dodaje też, że w MCD Electronics skończyły się problemy z brakiem wiedzy o tym, co dzieje się w firmie w czasie wyjazdu lub urlopu pracownika. W każdej chwili może poprzez przeglądarkę i interfejs OWA zalogować się w systemie i sprawdzić pocztę i kalendarz.
Oszczędność dzięki wydajności
Przy wprowadzaniu oprogramowania Exchange 2007 w MCD ważną rolę odgrywało ograniczenie kosztów wdrożenia. Oszczędności udało się uzyskać m.in. dzięki wysokiej wydajności Exchange’a. Okazało się bowiem, że nie jest konieczny zakup nowego serwera, ponieważ ten, którym dysponuje firma - choć nie najnowszy - okazał się zupełnie wystarczający. W sposób widoczny zmniejszyło to koszty inwestycji.
Zwraca także uwaga różnica w objętości archiwów obu programów. Cała firmowa poczta, która w Exchange zajmowała 15 GB, w Kerio potrzebowała aż 25 GB miejsca na serwerze.
Archiwizacja i odzyskiwanie danych
Z uwagi na ogromną liczbę zgromadzonych przez lata maili bardzo ważna dla firmy MCD są kwestie ich przechowywania i archiwizacji. Dzięki oprogramowaniu Exchange jest ona sprawna, wygodna i pewna. Dodatkowo pozwala na szybkie odzyskiwanie przy pomocy wbudowanych narzędzi utraconych lub skasowanych przypadkowo listów.
Problemy przestała również sprawiać współpraca systemu pocztowego z oprogramowaniem serwerowym Windows Server.
„Teraz nie ma już żadnych problemów z hasłami. Dzięki znakomitej współpracy oprogramowania Exchange z Active Directory wszyscy użytkownicy wygodnie logują się do systemu, dzięki jednemu hasłu mając dostęp do wszystkich swoich skrzynek” – tłumaczy Dariusz Gruszka.
Przyszłość
Oprogramowanie Exchange Server 2007 stało się dla MCD Electronics nowoczesną platformą do dalszej rozbudowy systemu informatycznego oraz bazą do podstawą do wprowadzania nowych programów, narzędzi i funkcjonalności. W planach jest m.in. uruchomienie usług oprogramowania SharePoint i ich integracja z systemem Exchange Server.
„Wkrótce zaczniemy wykorzystywać także inne funkcje Exchange’a, na przykład dostęp do firmowej poczty elektronicznej poprzez urządzenia mobilne, np. palmtopy i zaawansowane telefony komórkowe. Wiemy, że funkcjonalność ta została w Exchange 2007 bardzo dobrze przygotowana, przez co z rozwiązania tego korzysta się szybko i wygodnie. Byliśmy pozytywnie zaskoczeni łatwością jego obsługi” – mówi Tomasz Białek.
