Firma produkcyjna uporządkowała dane i ich obieg, a także wprowadziła wygodną obsługę zgłoszeń reklamacyjnych dzięki oprogramowaniu SharePoint Server 2007
Słabym ogniwem w działalności firmy może być brak bieżącej kontroli nad tym, czy wszyscy pracownicy przestrzegają istniejących procedur. Jej funkcjonowanie usprawnia także odpowiedni obieg dokumentów, eliminujący ich papierowe wersje i gromadzący je w centralnej bazie. Przekonuje o tym przykład firmy EBCC, która wprowadzając oprogramowanie z rodziny Microsoft Office SharePoint Server 2007 pokonała ważny etap w informatyzacji. Znacznie poprawiła funkcjonowanie poprzez sformalizowanie działań użytkowników i wyeliminowanie ich błędów. Uporządkowanie firmowych dokumentów przyniosło oszczędności czasu oraz skrócenie terminów dla klientów. Cenne okazało się również wprowadzenie systemu obsługi reklamacji i zarządzania projektami, zaś kadra kierownicza zyskała narzędzia dające natychmiastową wiedzę o funkcjonowaniu firmy.
Pobierz przykład rozwiązania
Rozwiązanie - przeglądProfil klientaEBCC to firma z bogatym doświaczeniem w zakresie odlewnictwa grawitacyjnego i obróbki aluminium. Aktualna produkcja to korpusy zacisków hamulców tarczowych i pompki hamulcowe stosowane w około 50 modelach samochodów wiodących marek światowych. SytuacjaRozwiązania sterujące obiegiem informacji i dokumentów w EBCC miały wiele słabości. Dokumenty i dane przechowywane były w wersji papierowej oraz plikach programu Excel, umieszczonych na serwerze cenrtralnym. Potrzebne były też rozwiązania pomagające w obsłudze reklamacji i zarządzaniu projektami. Rozwiązanie
Zdecydowano się na wprowadzenie zestawu oprogramowania firmy Microsoft, którego ważnym elementem jest oprogramowanie Microsoft Office SharePoint Server 2007, współpracujące z kilkoma innymi programami. Oprogramowanie i usługi
|
Informacje o firmie
EBCC to firma z bogatym doświaczeniem w zakresie odlewnictwa grawitacyjnego i obróbki aluminium. Aktualna produkcja to korpusy zacisków hamulców tarczowych i pompki hamulcowe stosowane w około 50 modelach samochodów wiodących marek światowych.
Wyzwanie
Historia EBCC sięga roku 1961. Początkowo firma była częścią kompleksu lotniczego WSK i produkowała hydraulikę siłową, a potem komponenty aluminiowe dla motoryzacji. W latach 2000-2001 przyjęła obowiazujacą obecnie nazwę EBCC (European Brakes and Chasis Components) oraz nawiązała współpracę z największymi w Eurpie dostawcami poddzespołów motoryzacyjnych TRW Automotive i Continental Theves. W roku 2005 rozpoczęto dostawy dla grupy Bosh, a w 2006 zarejestrowano Grupę ACE, której członkami są EBCC, specjalizująca się w aluminiowych zaciskach (28 proc. rynku) oraz Fuchosa, zlokalizowana w Hiszpanii (44 proc. rynku żeliwnych jarzm). Rok 2007 to debiut Grupy ACE na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. W maju 2008 grupa przejęła firmę Ferrano, jednego z największych w Czechach producentow komponentow żeliwnych. Obecnie EBCC Sp. z o.o. to dynamicznie rozwijająca się firma z bogatym doświaczeniem w zakresie odlewnictwa grawitacyjnego i obróbki aluminium. Aktualna produkcja to korpusy zacisków hamulców tarczowych i pompki hamulcowe stosowane w około 50 modelach samochodów wiodących marek światowych: Renault, Peugeot, Citroen, Fiat, Lancia, Alfa Romeo, Landrover, BMW Mercedes i Mitsubishi.
|
Sytuacja informatyczna
Dotychczasowe rozwiązania sterujące obiegiem informacji i dokumentów w firmie EBCC miały wiele słabości. Dokumenty i dane przechowywane były w wersji papierowej oraz plikach programu Excel, umieszczonych na serwerze cenrtralnym.
„Ręczna praca i tzw. papierologia pochłaniała wiele naszego czasu. Dane przechowywane były głównie w arkuszach programu Excel, który wykorzystywany był również do robienia zestawień i raportów” – mówi Mateusz Jaworski, IT Manager w EBCC.
Opowiada też, że przed wdrożeniem brakowało przede wszystkim jakiejkolwiek narzędzia nadzorujacego komunikację wewnętrzną, a wszelkie zlecenia przekazywane były ustnie, za pomocą e-maili lub rozporzadzeń. Doskwierał też brak narzędzi umożliwiających śledzenie przebiegu spraw, projektów i obiegu dokumentów w tzw. „czasie rzeczywistym”. Nie było jednolitej i łatwo dostępnej bazy danych.
Efekt? Wyszukiwanie dokumentów i danych dotyczących projektów i klientów było trudno przewidywalne - mogło trwać krótko (gdy pracownik pamiętał gdzie się znajdują) albo bardzo długo, gdy trzeba było przeglądać wiele plików lub jeśli ktoś pomylił lokalizacje zapisu. Utrudniało to planowanie i codzienną pracę. Było to rozwiązanie czasochłonne i pracochłonne, angażujące niepotrzebnie czas pracowników, który mógł być przeznaczony na inne zadania.
Zadania nowego systemu
Nowa struktura informatyczna miała za zadanie zmienić tę sytuację.
„Chodziło o to, by wszystkie czynności prowadzone były w sposób sformalizowany i wedle procedur. Zależało nam też, by istniały mechanizmy wymagające od użytkowników podejmowania określonych działań i pozwalające kontrolować ich wykonanie”
– mówi Mateusz Jaworski.
Nowe rozwiązanie informatyczne miało spełniać w EBCC także dwie inne ważne role:
• zbudować system obsługi reklamacji
• pomóc w zarządzaniu projektami
Rozwiązanie
Spółka EBCC, we współpracy z firmą NetLine, która pomogła przeprowadzić opisywane wdrożenie, zdecydowała się na wprowadzenie zestawu oprogramowania firmy Microsoft, którego ważnym elementem jest oprogramowanie Microsoft Office SharePoint Server 2007 (działające w ramach rozwiązania SharePoint Services).
Cały pakiet wprowadzonych programów składa się z oprogramowania bazodanowego SQL Server, serwera aplikacji IIS, SharePoint Server oraz po stronie użytkowników: aplikacji webowej dostępnej na stacjach roboczych poprzez przeglądarkę internetową.
Przebieg wdrożenia
Wdrożenie, od momentu powstania koncepcji do produkcyjnego uruchomienia systemu zajęło pół roku i przebiegało bez
większych problemów.
„Przymierzaliśmy się do tego systemu już od jakiegoś czasu, przygotowywaliśmy jego specyfikację i zbieraliśmy procedury” – tłumaczy Mateusz Jaworski.
Wdrożenie przebiegło według planu:
• wybranie firmy wdrażającej
• wspólne stworzenie kompletnej dokumentacji (analiza przedwdrożeniowa)
• wprowadzenie nowego oprogramowania
• jego dostosowanie do potrzeb firmy
Firma wdrażająca
Firma NetLine, pomagająca we wdrożeniu, powstała dekadę temu. Od początku przedmiotem jej działalności była integracja systemów informatycznych. Dziś jest dostawcą kompleksowych rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw i instytucji publicznych. Oferta obejmuje rozwiązania spełniające wymagania stawiane zarówno przez małe i średnie firmy, a skończywszy na dużych rozproszonych organizacjach korporacyjnych. Obecnie NetLine Group Sp. z o.o. to zespół ponad 70 specjalistów z różnych dziedzin IT.
Na ofertę NetLine składają się usługi:
• konsulting informatyczny,
• outsourcing infrastruktury IT
• projektowanie i budowa sieci komputerowych, systemów archiwizacji i zabezpieczeń danych oraz systemów komunikacyjnych
• szkolenia i serwis
|
Drugi powód był efektem kalkulacji kosztów utrzymania rozwiązania w dłuższym okresie. „Nowy SharePoint miał całkiem nowe, znacznie lepsze niż w wersji 2003, standardowe narzędzia do zarządzania treścią. Migracja pozwalała nam zrezygnować z tworzenia i utrzymywania rozszerzeń wersji standardowej. Dla Działu Eksploatacji to zarazem wygodniejsze i tańsze” – mówi Emil Skrzyniarz.
Korzyści biznesowe
Nowe rozwiązanie informatyczne, oparte na platformie SharePoint, przyniosło spółce EBCC liczne korzyści. Należy do nich na przykład uporządkowanie obiegu danych i dokumentów w firmie.
„Szukając informacji nie wertujemy stosów dokumentów, tylko wpisujemy zapytanie o potrzebne dane do wyszukiwarki i efekt mamy natychmiast” – mówi Mateusz Jaworski.
Zalet wprowadzonego w EBCC rozwiązania jest więcej.
Użytkownicy
Ci posiadają różne uprawnienia. „Temat uprawnień jest zrealizowany w ciekawy, dwustopniowy sposób. Są one nadawane w zależności nie tylko od funkcji w firmie, ale także od roli spełnianej w danym projekcie. Ta sama osoba w jednym z projektów może być jego kierownikiem i zrobić w systemie bardzo wiele, w innym mieć przydzielone jedno proste zadanie i ograniczone uprawnienia” – opowiada Mateusz Jaworski.
Co ważne, użytkownicy korzystają z nowego rozwiązania informatycznego w prosty i naturalny sposób – poprzez przeglądarkę internetową. Dzięki temu posługują się nim intuicyjnie i nie muszą szkolić się, by korzystać z systemu. Poza tym mają do niego dostęp z dowolnego komputera. System dodatkowo dyscyplinuje użytkowników poprzez powiadamianie ich o wymaganych działaniach i kontrolowanie ich wykonania.
Działanie zadaniowe
Nowe oprogramowanie pomaga wrocławskiej firmie funkcjonować w sposób zadaniowy i dostarcza odpowiednich narzędzi. Takich jak m.in. obszary robocze i wersjonowanie. Jak to działa?
„Opiszmy to na przykładzie. Klient prosi nas o przygotowanie nowego typu korpusu zacisku hamulcowego. Nadajemy temu projektowi nazwę i wyznaczany jest jego kierownik, który wybiera lidera i członków zespołu. Nadaje im konieczne uprawnienia i dzięki programowi SharePoint tworzy wirtualny obszar roboczy. Przechowywane są w nim wszelkie dokumenty i informacje związane z projektem. Osoby wyznaczone do jego realizacji są automatycznie powiadamiane e-mailem przez system, że zostały zobowiązane do wykonania określonych zadań. Terminy określa lider projektu, który może w dowolnym momencie sprawdzić ich status” – tłumaczy Mateusz Jaworski. Uzupełnieniem tego rozwiązania jest w EBCC wersjonowanie dokumentów, które pozwala dokładnie określić kto i kiedy je edytował oraz co zmienił.
Obsługa zgłoszeń reklamacyjnych
| • |
Rejestracja zgłoszenia
|
| • |
Opracowanie problemów
|
| • |
Zadania i terminy |
| • |
Wykonanie zadań |
| • |
Raportowanie |
„Przy każdej reklamacji podajemy ściśle określone dane, np. przyczynę jej zgłoszenia. Tworzenie raportów na podstawie tych danych pozwala nam na określenie, które usterki występowały najczęściej oraz wskazanie, na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę. Podając np. typ usterki możemy natychmiast przywołać wszystkie reklamacje, w których wystąpiła, sprawdzić powód jej powstania i sposoby jej usunięcia” – tłumaczy Mateusz Jaworski.
Dodatkowe aspekty
... systemu, które mają wpływ na czas realizacji zleceń reklamacyjnych:
• rejestracja zadań dla innych działów
• baza problemów i opisów zadań definiowana również po angielsku
• samouczący się słownik typowych sformułowań
• dwujęzyczny słownik przyczyn
Podsumowanie
Wdrożenie pakietu programów, w którym wiodącą rolę odegrał Microsoft Office SharePoint Server 2007, przyniosło EBCC wiele korzyści. Znalazły się wśród nich:
• sformalizowanie działań i uregulowanie ich procedurami
• wyeliminowanie błędów użytkowników i kontrola ich działań
• uporządkowanie firmowych dokumentów
• oszczędności czasu
• szybkość i terminowość
• szybki dostęp do informacji
• usprawnienie ich obiegu
• uporządkowanie obiegu dokumentów
• stworzenie jednolitej i łatwo dostępnej bazy danych
• przyspieszenie pracy firmy, wyeliminowanie opóźnień
• wprowadzenie zaawansowanych narzędzi do obsługi reklamacji
