Group 4 Securicor dzięki produktom Microsoft® Office® zwiększył produk-tywność i poprawił komfort pracy
|
Informacje o firmie
Group 4 Securicor jest przedsiębiorstwem działającym w obszarze ochrony osób i mienia. Oprogramowaniem biurowym wykorzystywanym korporacyjnie przez Group 4 Securicor jest światowy standard – pakiet Microsoft® Office®.
Wyzwanie
Group 4 Securicor jest największą na świecie korporacją zajmującą się ochroną osób i mienia. W Polsce Group 4 Securicor oferuje usługi dla około 11 tysięcy osób, a poprzez swoje wyspecjalizowane spółki obsługuje ponad 8000 klientów.
Oprogramowanie Microsoft® Office® zainstalowane jest na około 300 komputerach, z których korzystają pracownicy Group 4 Securicor. Przed wdrożeniem Microsoft® Office® 2007 większość użytkowników posługiwała się wersją Microsoft® Office® 2003, niektórzy korzystali z Microsoft® Office® XP i Microsoft® Office® 2000.
Wszystkie działy posługują się oprogramowaniem Microsoft® Office® Word®. W edytorze tekstów przygotowywane są kluczowe dla działania firmy dokumenty. „Pracownicy stworzyli bogatą bibliotekę wzorców pism (szablonów). Ułatwiło to standaryzację tworzonych w Group 4 Securicor dokumentów takich jak umowy, memoranda, notatki służbowe czy wnioski urlopowe.” – mówi Michał Zieliński, informatyk w Group 4 Securicor. Pracownicy Group 4 Securicor posługują się także innymi programami wchodzącymi w skład pakietu Office –Microsoft® Office® Excel®, Microsoft® Office® Access® i Microsoft® Office® PowerPoint®.
Rozwiązanie
Doceniając zalety ulepszonej wersji oprogramowania Microsoft® Office® 2007 polski oddział Group 4 Securicor zdecydował się na stopniową migrację do nowej wersji narzędzia. Ostatnia wersja pakietu biurowego Microsoft wdrożona jest obecnie na większości stanowisk pracy.
W Microsoft® Office® 2007 wprowadzony został nowy domyślny format plików – Open XML. Umożliwia on przechowywanie tych samych dokumentów w plikach o mniejszych rozmiarach. Nowy format poprawia też bezpieczeństwo danych. Odzyskiwanie informacji po awariach jest znacznie prostsze, co ma szczególne znaczenie dla poufnych danych przechowywanych w zbiorach Group 4 Securicor dotyczących m.in. danych klientów. Co bardzo ważne, nowe oprogramowanie Microsoft® Office® 2007 pozwoliło zachować dotychczas wykorzystywane pliki i dokumenty w niezmienionej formie. Format Open XML umożliwił też integrację aplikacji biurowych z systemem Teta 2000. Dokumenty tworzone w XML przez oprogramowanie ERP takie jak raporty dzienne, dokumenty finansowe i księgowe generowane przez system mogą być odczytane bezpośrednio przez aplikacje Office 2007 i zaprezentowane w dogodnej dla użytkownika postaci, bez konieczności wykorzystania oprogramowania pośredniczącego.
Ważnym elementem nowego Microsoft® Office® 2007, usprawniającym pracę z systemem, jest nowy interfejs użytkownika, który upraszcza dostęp do narzędzi i poszczególnych funkcjonalności. Po zapoznaniu się z nim użytkownicy w bardziej świadomy sposób posługują się tym narzędziem biurowym. Są w stanie skorzystać z większej liczby funkcji automatyzujących pracę. „Nowe narzędzie pomaga nam szybko znajdywać przydatne funkcje i skupić się na tworzeniu dokumentów zamiast rozpraszać się na poszukiwaniu ich po całym menu, jak to miało miejsce w poprzednich wersjach”. – mówi Michał Zieliński. Szczególnie przydatna w edycji dokumentów w Group 4 Securicor jest funkcja podglądu na żywo. Umożliwia ona szybki podgląd zmian w formatowaniu. Ta nowa cecha oprogramowania Office usprawnia proces edytowania i formatowania, a użytkownicy mogą przygotowywać profesjonalnie wyglądające dokumenty w krótszym czasie i przy mniejszym nakładzie pracy.
Praktycznie każdy z pracowników używa oprogramowania Microsoft® Office® Outlook® 2007. Wykorzystywane jest ono w codziennej komunikacji e-mail wewnątrz firmy i do korespondencji z klientami. Korzystając z aplikacji Microsoft® Office® Outlook® 2007 pracownicy planują swoje zadania i spotkania w kalendarzu. „Outlook 2007 ma przeprojektowany wygląd, dzięki czemu redagowanie, formatowanie i korzystanie z informacji jest łatwiejsze i bardziej intuicyjne dla użytkowników. Mamy teraz łatwy dostęp do wszystkich funkcji” – zauważa Michał Zieliński.
Microsoft® Office® 2007 dostarcza także wielu zupełnie nowych funkcji i cech programów, z których w przyszłości będą mogli korzystać użytkownicy z polskiego oddziału Group 4 Securicor. Przykładowo w Microsoft® Office® Word® 2007 pojawiły się wspierane przez serwery funkcje podpisu elektronicznego wprost z poziomu dokumentu, wysłanie dokumentu w obieg elektroniczny oraz nowe formaty np. PDF. „W najbliższej przyszłości planujemy wdrożenie repozytorium dokumentów w oparciu o Microsoft® Office® SharePoint® Server 2007. Elektroniczny obieg dokumentów i zastosowanie podpisu cyfrowego wprost z aplikacji Microsoft® Word® 2007 usprawni pracę i poprawi bezpieczeństwo danych” – dodaje Michał Zieliński.
Korzyści biznesowe
Wdrożenie Microsoft® Office® 2007 daje pracownikom Group 4 Securicor możliwość swobodnej wymiany dokumentów wewnątrz firmy i w komunikacji z klientami. Posługiwanie się powszechnie akceptowanym standardem oszczędza czas potrzebny na wymianę informacji. Pracownicy przesyłają umowy, faktury i wymieniają dokumenty z klientami bez obaw o ich format, bez względu na to czy plik przygotowywany jest z myślą o odbiorcy z wewnątrz czy spoza firmy. Dokumenty napisane za pomocą edytora Microsoft® Office® Word® i Microsoft® Office® Excel® dostarczane są do rąk klientów i na ich komputery bez konieczności poprawek oraz wykonywania zbędnych telefonów. Powszechność standardu wykorzystywanego przez firmę Microsoft zapewnia zachowanie oryginalnej formy przenoszonych dokumentów. Bezpieczeństwo technologii Microsoft oraz jej wydajność pozwala sprostać wciąż zmieniającym się potrzebom rynku.
Jednocześnie wykorzystanie narzędzi Microsoft daje najwyższy komfort pracy. Dokumenty przygotowane przy pomocy oprogramowania Microsoft® Office® są czytelne i zarazem bogate w elementy dodatkowe, takie jak infografiki czy tabele.
Poprawiła się także produktywność pracowników. Dotychczas wykonywane czynności takie jak tworzenie dokumentu, formatowanie, praca nad jego końcowym wyglądem są realizowane w krótszym czasie i w prostszy sposób dzięki nowemu, wydajniejszemu interfejsowi.
„Użytkownicy potrzebują nowoczesnego oprogramowania, które pozwala uzyskać wyższą wydajność. Dotychczasowe doświadczenia w pracy z pakietem Microsoft® Office® 2007 wykazały, że oprogramowanie to dokładnie spełnia nasze wymagania.” – mówi Michał Zieliński.
