Polkomtel SA jako jedna z pierwszych firm w Europie Środkowej i Wschodniej wdraża kompleksowy system do zarządzania portfolio projektów oparty na Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007.

Pobierz przykład rozwiązania Office PPS 2007 - Polkomtel_CS.doc 1.00 MB Plik programu Microsoft Word Pobierz przeglądarki plików pakietu Office Rozwiązanie - przegląd Profil klienta Polkomtel SA to wiodąca na polskim rynku firma telekomunikacyjna: operator sieci komórkowych Plus i Sami Swoi. Z usług Polkomtel SA korzysta ponad 12 mln klientów. Firma zatrudnia blisko 3,5 tys. pracowników i w 2006 roku osiągnęła przychody na poziomie 7,3 mld zł. Sytuacja Polkomtel SA od początku działalności korzystał z programu Microsoft® Project, a później również z Microsoft® Project Server. Kilka lat działalności projektowej uświadomiło działowi IT, że w firmie potrzebny jest system scalający informacje o postępach prac, zasobach i budżetach wielu projektów. Potrzeba działu IT, zbiegła się w czasie z inicjatywą, w ramach której Zarząd Polkomtela chciał obniżyć koszty operacyjne firmy o 200 mln zł w ciągu 2 lat. Rozwiązanie Dział IT Polkomtela rozpoczął pilotażowe wdrożenie rozwiązania Project Portfolio Manager brytyjskiej firmy UMT. Rozwiązanie było na tyle obiecujące, że pilotaż rozpoczął się pomimo braku przedstawicielstwa UMT w Polsce. Z uwagi na fakt, że w styczniu 2006 r. UMT została kupiona przez Microsoft, Polkomtel SA, jako jedna z pierwszych firm w Europie Środkowej i Wschodniej, wdraża Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 – kompleksowe rozwiązanie do śledzenia portfeli projektów. Korzyści • Przejrzysty proces selekcji inicjatyw biznesowych • Obiektywna ocena korzyści, kosztów i ryzyk wszystkich ważnych inicjatyw łącznie • Możliwość nadawania priorytetów inicjatywom biznesowym • Maksymalizacja korzyści z wykorzystania dostępnych w firmie zasobów ludzkich i innych • Narzędzie wspomagające zarządzanie potrzebami biznesowymi na rozwiązania IT Oprogramowanie i usługi • Microsoft® Office Project Portfolio Server

Informacje o firmie

Polkomtel SA to wiodąca na polskim rynku firma telekomunikacyjna: operator sieci komórkowych Plus i Sami Swoi. Z usług operatora korzysta ponad 12 mln klientów. Firma zatrudnia blisko 3,5 tys. pracowników i w 2006 roku osiągnęła przychód ok. 7,3 mld zł.

Wyzwanie

Od początku działalności Polkomtel korzystał z programu Microsoft® Project, a później także Microsoft® Project Server. Oba te rozwiązania są używane przez prawie tysiąc osób – kierowników programów, kierowników projektów i członków zespołów projektowych. Oprócz nich duża liczba pracowników operatora korzysta z dostępu do Project Server za pomocą programu Outlook oraz przeglądarki WWW.

Przez okres ostatnich kilku lat Polkomtel skupiał się na doskonaleniu sztuki zarządzania projektami na poziomie operacyjnym. Niezależnie od wewnętrznych szkoleń z zarządzania projektami, wielu kierowników projektów przechodzi także zewnętrzne szkolenia certyfikacyjne. Operacyjne zarządzanie projektami zostało w ten sposób na trwałe wplecione w kulturę organizacyjną firmy, co jednak nie wyczerpało wszystkich potrzeb.

Zarządzanie priorytetami w skali całej firmy to esencja zarządzania portfelem projektów. To niby mało spektakularne, ale jeśli lista zawiera ponad sto pozycji, a budżet i czas są ograniczone, to trzeba się dobrze zastanowić, w co warto inwestować, a co może poczekać Michał Czarnocki PMP, kierownik projektu Polkomtel SA

„Zarządzanie projektami na poziomie operacyjnym jest ważne, ale kilka lat doświadczeń pokazało, że nie można się zatrzymać na tym etapie. Prowadząc na co dzień kilkadziesiąt projektów w dziale IT, doszliśmy do wniosku, że niezbędne jest nam narzędzie, za pomocą którego można spojrzeć całościowo na wszystkie realizowane w dziale projekty przez pryzmat ich rzeczywistego znaczenia dla firmy” – mówi Michał Czarnocki, PMP, kierownik projektu w Polkomtel SA.

Od samego początku zakładano, że oczekiwane rozwiązanie należy wdrożyć w oparciu o gotowy produkt dostępny na rynku. „W trakcie poszukiwań, przyjrzeliśmy się bliżej kilku rozwiązaniom. Najbardziej obiecująco wyglądał system Project Portfolio Manager brytyjskiej firmy UMT. Spełniał wymagania funkcjonalne, a przy tym, z uwagi na fakt wykupienia produktu przez Microsoft, dawał gwarancję integracji z systemem Microsoft Project Server” – wspomina Michał Czarnocki.

W tym samym czasie, gdy w Pionie IT rozpoczął się projekt pilotażowy systemu do zarządzania portfelem projektów, Zarząd spółki rozpoczął wdrażanie programu efektywności kosztowej. Program ten, składający się z kilkudziesięciu niezależnie prowadzonych projektów wymagał odpowiedniego wsparcia narzędziowego.

Okazało się, że w tym celu można z powodzeniem wykorzystać to samo narzędzie, które właśnie pilotażowo wdrażano w Pionie IT. W konsekwencji zakres wdrożenia systemu Project Portfolio Manager został rozszerzony.

„Istotnym elementem zarządzania portfelem projektów jest proces oceny rentowności inwestycji. Po jednej stronie są dotychczasowe koszty i koszty pozostałe do poniesienia, po drugiej natomiast oczekiwane efekty biznesowe projektu – oszczędności bądź korzyści” – mówi Michał Czarnocki.

Rozwiązanie

Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 to rozwiązanie składające się z kilku elementów. Z punktu widzenia Polkomtela najważniejsza jest konsola menedżerska o nazwie Portfolio Dashboard, za pomocą której osoba nadzorująca portfel projektów uzyskuje skonsolidowany, syntetyczny obraz wszystkich przedsięwzięć projektowych toczących się w ramach danego portfela. Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 to rozwiązanie składające się z kilku elementów. Z punktu widzenia Polkomtela najważniejsza jest konsola menedżerska o nazwie Portfolio Dashboard, za pomocą której osoba nadzorująca portfel projektów uzyskuje skonsolidowany, syntetyczny obraz wszystkich przedsięwzięć projektowych toczących się w ramach danego portfela.
"Konsolę Portfolio Dashboard można dostosować do potrzeb konkretnej osoby, odpowiednio dobierając elementy śledzone dla różnych grup projektów. To naturalne, ponieważ dyrektorzy biznesowi mogą śledzić projekty przede wszystkim pod kątem efektów biznesowych, zaś np. dyrektor finansowy pod kątem budżetów" – mówi Piotr Drożdżyk, Dyrektor Departamentu Rozwoju Systemów Zarządzania w Polkomtel SA.

„Proces zarządzania portfelem projektów rozpoczyna się od osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary biznesu, np. sprzedaż albo rozwój usług. Ich rola polega na przygotowaniu formalnej propozycji inicjatywy biznesowej. Opis takiej propozycji zawiera parametry biznesowe takie jak: przedmiot, cel biznesowy, opis oraz przewidywane korzyści. Propozycja inicjatywy jest rejestrowana, co jednak nie znaczy, że automatycznie zostaje uruchomiona” – wyjaśnia Piotr Drożdżyk.

Po zarejestrowaniu propozycja inicjatywy podlega estymacji przez Pion IT. W wyniku estymacji szacowane są koszty IT, pracochłonność, a także ryzyka technologiczne. Elementy te wykorzystywane są następnie w procesie priorytetyzacji. „Zarządzanie priorytetami w skali całej firmy to esencja zarządzania portfelem projektów. To się może wydawać mało spektakularne, ale jeśli lista zawiera ponad sto pozycji, a budżety i czas są ograniczone, trzeba się dobrze zastanowić, w co tak naprawdę warto inwestować, a co może poczekać” – mówi Michał Czarnocki.
Proces nadawania priorytetów został zaprojektowany wspólnie z renomowaną firmą konsultingową. Chodziło o to, aby w sprawie tak ważnej dla całej firmy oprzeć się na sprawdzonych światowych doświadczeniach.

„Każda propozycja inicjatywy jest oceniana w trzech wymiarach: korzyści biznesowych, kosztów oraz ryzyka IT. W dwóch pierwszych wymiarach dokonuje się porównania kosztów biznesowych z kosztami inwestycji, natomiast trzeci wymiar jest syntezą ryzyka technologicznego IT i zgodności z architekturą IT. W ten sposób powstała prosta, a jednocześnie efektywna miara tego, jak bardzo powinno nam zależeć na uruchomieniu projektu” – mówi Piotr Drożdżyk.

Inicjatywy o najwyższym priorytecie, mieszczące się w ograniczeniach budżetowych, są przeznaczane do realizacji – wchodzą w fazę studiów możliwości i wykonalności. Pozostałe czekają na kolejną rundę oceny priorytetów.
„W ten sposób w dłuższym okresie mamy pewność, że środki i kluczowe zasoby firmy są inwestowane w projekty, które dają największą wartość biznesową. Ważne jest to, że ocena priorytetów oraz decyzja o realizacji inicjatyw powstają w warunkach obiektywizmu, w oderwaniu od bieżącego zarządzania operacyjnego. Innymi słowy, liczy się to, na ile projekt jest dla firmy istotny, a nie to, kto pierwszy zgłosił projekt” – mówi Michał Czarnocki.
Kolejnym wyzwaniem dla Polkomtela będzie połączenie systemu Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 z systemem finansowym Polkomtela.

„Integracja pozwoli na automatyczne porównywanie w Project Portfolio Server łącznych poniesionych dotychczas kosztów projektów z ich budżetami i osiągniętymi kamieniami milowymi. Jeżeli konkretny projekt nie jest realizowany zgodnie z zatwierdzonym planem i nie rokuje szybkiego uzyskania korzyści, to może zostać wycofany, a przydzielone środki budżetowe zostaną zwrócone do centralnej puli wolnych środków – do wykorzystania w kolejnej rundzie priorytetyzacji” – tłumaczy Michał Czarnocki, PMP, Kierownik Projektu w Polkomtel SA.

Korzyści biznesowe

Wdrożenie Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 daje Polkomtelowi narzędzie, dzięki któremu decyzje inwestycyjne będą podejmowane na podstawie przesłanek obiektywnych i w kolejności odpowiedniej do korzyści, jakie firma może uzyskać. Przy firmie o tej skali oraz przy tak dużej liczbie toczących się jednocześnie projektów, zdolność utrzymania jednolitego i transparentnego procesu zarządzania portfelem projektów jest kluczowa dla powodzenia procesu. Korzyści Polkomtela można ująć następująco:

Do początku strony