Rozwiązanie bazujące na Microsoft Office System 2007 pomaga usprawnić proces wymiany dokumentów i zwiększyć wydajność w firmie Progate sp. z o.o.
|
Informacje o firmie
Progate sp. z o.o jest przedsiębiorstwem handlowym zajmującym się sprzedażą produktów i usług z branży IT. Firma zatrudnia 17 pracowników w trzech działach: handlowym, serwisowym i administracyjnym. Oprócz siedziby w Ząbkowicach Śląskich ma trzy oddziały w innych miastach.
Wyzwanie
Progate sp. z o.o to przedsiębiorstwo zajmujące się handlem detalicznym i świadczeniem usług serwisowych w branży IT. Firma działa na rynku od 1996 roku i na terenie swojego działania jest czołowym podmiotem tego segmentu rynku. Głównym obszarem działalności jest sprzedaż i serwis sprzętu komputerowego. Progate ma w Ząbkowicach Śląskich własne centrum montażowo-serwisowe wraz z zapleczem logistyczno-magazynowym oraz trzy oddziały w okolicznych miastach. Przedsiębiorstwo zatrudnia 17 osób w trzech działach: handlowym, serwisowym i administracyjnym.
„Bogata oferta umożliwia nam przyjmowanie zamówień na zestawy komputerowe konfigurowane dla konkretnego klienta, a także oferowanie pod własną marką proPAG gotowych komputerów. Doświadczeni serwisanci zapewniają szybką i bezbłędną realizację zleceń” – powiedział Konrad Rybnicki, dyrektor handlowy Progate.
W każdym oddziale firmy jest dwóch handlowców, którzy korzystają z systemu sprzedaży działającego online. Do obowiązków tych osób należy m.in. przygotowywanie różnego rodzaju raportów, zestawień i analiz, które przed wdrożeniem oprogramowania firmy Microsoft były przygotowywane za pomocą pakietu biurowego OpenOffice.org.
„Osoby zajmujące się w oddziałach sprzedażą generują wiele różnych zamówień, zestawień i raportów. Z racji tego, że posługiwały się one pakietem biurowym OpenOffice.org, a w siedzibie przedsiębiorstwa używaliśmy oprogramowania Microsoft Office 2003, to stale mieliśmy różnego rodzaju kłopoty. Niezgodność w obsługiwanych formatach plików i przede wszystkim problemy z dostępnością lub innym sposobem działania niektórych funkcji w programach z pakietu OpenOffice.org powodowały, że handlowcy musieli poświęcać więcej czasu na realizację zadań, które dla ich stanowisk nie są wcale kluczowe, choć ważne z punktu widzenia zarządu” – powiedział Dariusz Stuglik, prezes Progate.
Stałe utrudnienia w efektywnym obiegu różnego typu dokumentów spowodowały, że próbowano skonfigurować aplikacje pakietu OpenOffice.org tak, by osiągnąć zadowalające rezultaty. Mimo wielu różnych prób ich efekty nie zadowalały nikogo.
Postanowiono więc rozwiązać ten problem, zapewniając stuprocentową zgodność oprogramowania używanego w siedzibie firmy i jej oddziałach.
|
Rozwiązanie
„Doszliśmy do wniosku, że w celu usprawnienia pracy w firmie konieczne jest zainstalowanie takich samych aplikacji dla wszystkich osób zaangażowanych w wymianę dokumentów. Jednolity standard przysłuży się przede wszystkim handlowcom – dzięki temu będą mogli poświęcić więcej czasu na swoje zasadnicze prace” – powiedział Konrad Rybnicki.
Bardzo dobre doświadczenia użytkowników pakietu biurowego Microsoft Office 2003 wykorzystujących to oprogramowanie na co dzień oraz rodzaj posiadanych serwerów – te dwa czynniki miały decydujący wpływ na to, że podjęto decyzję o kompleksowym zakupie oprogramowania z rodziny Microsoft Office System 2007.
„Zdecydowaliśmy się wybrać Microsoft Office Small Business 2007. Ta wersja pakietu biurowego firmy Microsoft najlepiej odpowiada naszym potrzebom” – dodał Rybnicki.
Wdrożenie nowego oprogramowania odbyło się jednoetapowo i dla wszystkich użytkowników jednocześnie. Pakietu biurowego Microsoft Office Small Business 2007 zaczęły używać zarówno osoby korzystające ze starszych wersji programów biurowych firmy Microsoft, jak i te, których narzędziem pracy był dotychczas pakiet OpenOffice.org. Od strony technicznej cała operacja przebiegła bezproblemowo i nie zakłóciła działalności firmy.
„Nowe pakiety oczywiście są bez zarzutu i jedyne nasze problemy były związane z tym, że musieliśmy zapewnić sobie dostęp do dokumentów zapisanych w formatach obsługiwanych przez aplikacje z pakietu OpenOffice.org. W związku z tym trzeba było poświęcić nieco czasu na konwersję. Była to jednak rzecz jednorazowa i właściwie całe wdrożenie zostało wykonane błyskawicznie” – powiedział Dariusz Stuglik.
Zakres prac wdrożeniowych objął też zmiany w niektórych plikach. Jak wykazały bowiem dokładne analizy, część arkuszy kalkulacyjnych wymagała do poprawnego działania drobnych poprawek, a znaleziono i takie, które wymagały bardziej gruntownej przebudowy. W efekcie stworzono spójny zbiór dokumentów, który stanowi bazę do codziennej pracy dla wszystkich zatrudnionych w firmie Progate.
„Jesteśmy przedsiębiorstwem z branży IT, więc nasza załoga nie miała problemu z szybkim przyswojeniem sobie sposobu korzystania z innowacyjnego interfejsu aplikacji z pakietu Microsoft Office Small Business 2007. Solą tej wersji jest właśnie zmiana sposobu interakcji z użytkownikiem, która – jak się szybko okazało – odpowiada każdemu. Czuję się tak, jakbym z tym oprogramowaniem pracował od dawna. Owszem, na początku trzeba było poświęcić nieco czasu na zapoznanie się z interfejsem, ale przyznam szczerze, że teraz trudno by mi było przypominać sobie, jak się obsługuje poprzednią wersję pakietu, czyli Microsoft Office 2003” – powiedział Konrad Rybnicki.
Innowacyjny interfejs użytkownika, ułatwienia w dostępie do poszczególnych funkcji i ogólna wygoda użytkowania zadecydowały o tym, że aplikacje pakietu biurowego Microsoft Office Small Business 2007 zostały bardzo dobrze przyjęte przez pracowników firmy Progate.
Swojego zadowolenia nie ukrywają zwłaszcza te osoby, które przed wdrożeniem oprogramowania firmy Microsoft musiały poświęcać więcej czasu na opracowanie niezbędnych dokumentów, a teraz są w stanie zrobić to szybciej i wygodniej.
Korzyści biznesowe
„Mając na uwadze wcześniejszą obecność pakietu biurowego OpenOffice.org, mogę bezapelacyjnie stwierdzić, że przede wszystkim oprogramowanie firmy Microsoft jest bardziej przyjazne dla użytkownika i po prostu łatwiejsze w obsłudze. Doceniamy to w Progate wszyscy i oczywiście nie zapominamy o tym, że dziś wymiana jakichkolwiek plików wewnątrz naszej firmy nie stanowi żadnego problemu. Szybsze i prostsze np. przygotowanie raportu przekłada się na wyższy poziom świadczonych przez nas usług, bo handlowcy mogą poświęcić więcej czasu klientom” – powiedział Konrad Rybnicki.
W codziennej pracy najczęściej używanym programem z zestawu jest Microsoft Outlook 2007, bowiem przepływ informacji w przedsiębiorstwie handlowym można porównać do krwioobiegu. Drugą pod względem ważności aplikacją w Progate jest arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel 2007.
Dzięki niemu wszystkie ważne raporty i analizy powstają szybko i bez przeszkód, a ich dostępność dla wszystkich zainteresowanych przyczynia się do skrócenia czasu podejmowania decyzji biznesowych. Na trzecim miejscu pracownicy wymieniają Microsoft Word 2007, który służy im do przygotowywania różnego rodzaju pism i zamówień.
„Jesteśmy bardzo zadowoleni z podjęcia decyzji o zakupie oprogramowania Microsoft Office Small Business 2007. Ten pakiet biurowy po prostu ułatwia nam codzienną pracę angażując minimum naszych sił. W najbliższej przyszłości planujemy rozbudowę naszej infrastruktury informatycznej o kolejne rozwiązania firmy Microsoft. W pierwszym rzędzie chcemy wdrożyć Microsoft Exchange Server, głównie w celu usprawnienia działania naszej poczty elektronicznej. Kolejnym zakupem będzie system CRM, czyli Microsoft Dynamics CRM, a jako trzeci element zestawu pojawi się u nas Microsoft Office SharePoint Server 2007, który pozwoli nam na efektywną i wygodną pracę grupową” – powiedział Dariusz Stuglik, prezes Progate.
