Profesjonalny audyt

Audyt legalności jest jednym z wielu elementów procesu zarządzania zasobami IT. Można go wykonać samodzielnie – spisać wszystkie programy zainstalowane na wszystkich komputerach i porównać z posiadanymi licencjami. Darmowe narzędzie do inwentaryzacji oprogramowania Microsoft można znaleźć na stronie www.microsoft.com/poland/sam/msia.mspx.

Wiąże się to jednak z oderwaniem personelu informatycznego, często na długi czas, od bieżącej pracy i nie daje gwarancji poprawności. Zdecydowanie bardziej korzystne jest zatem skorzystanie z usług wyspecjalizowanych, profesjonalnych firm. Ich lista dostępna jest na stronie: www.microsoft.com/poland/piratnie/lmp.aspx.

 

Prawidłowe wykonanie audytu przez autoryzowanego Partnera MS przebiega w trzech etapach:

• Partner audytowy przeprowadza wstępną inwentaryzację oprogramowania:

  Ustala liczbę komputerów osobistych, laptopów i serwerów używanych w Twojej firmie i rodzaj oprogramowania zainstalowanego na poszczególnych urządzeniach. Porównuje te informacje z liczbą posiadanych przez Twoją firmę licencji w postaci raportu

• Partner audytowy pomaga w ustaleniu zasad postępowania i procedur dotyczących bieżącego zarządzania licencjami

  Liczba zasad i procedur, które potrzebne będą w Twojej Firmie, może być różna, ważne jednak jest, aby obejmowały one następujące aspekty:

  Jasne zasady użytkowania oprogramowania, uprawniające do podjęcia odpowiednich działań - oświadczenie takie musi być zrozumiałe i zawierać powinno informacje o konsekwencjach niewłaściwego wykorzystywania firmowych zasobów oprogramowania. Zasady i procedury zaopatrywania - powinny one być proste i zrozumiałe dla wszystkich. Spisz zasady dotyczące zamawiania oprogramowania i odpowiedzialności za jego zakup, zaufanych dostawców oprogramowania, procedur instalowania, prywatnego użytkowania oprogramowania oraz rozporządzania oprogramowaniem.

  Na tym etapie audytor przedstawia zalecenia, sugestie i rekomendacje.

  Aby uzyskać więcej informacji, skorzystaj z przewodnika "Zarządzanie oprogramowaniem" na stronie www.microsoft.com/poland/sam.

• Audytor tworzy plan zarządzania oprogramowaniem.

  Jeśli Twoja firma spełniła zalecenia wynikające z analizy i przedstawionego raportu poaudytowego, Partner LMP wnioskuje do Microsoft o wystawienie certyfikatu legalności oprogramowania. Certyfikat jest ważny 1 rok od daty wystawienia i potwierdza działanie firmy zgodnie z procedurami zarządzania oprogramowaniem.

  

  Na bazie powstałego raportu poaudytowego można w optymalny sposób dysponować licencjami i podejmować trafne decyzje inwestycyjne.

  Zalecane jest przeprowadzenie wszystkich etapów przynajmniej raz na rok, przy czym nalezy pamiętać, iż raz prawidłowo wprowadzone i przestrzegane procedury wydatnie skracają te procesy za każdym kolejnym razem. Koszty audytu zależą od ilości inwentaryzowanego sprzętu oraz jego lokalizacji. Z doświadczenia wynika jednak, że zwracają się w krótkim okresie.

  Brak licencji zawsze można uzupełnić poprzez ich zakup lub usunięcie zbędnego oprogramowania. Partner wdrażający Zasady Zarządzania Oprogramowaniem w fachowy sposób doradzi najkorzystniejszą formę zakupu brakujących licencji.

  Z Zasad Zarządzania Oprogramowaniem korzysta już m.in. Ministerstwo Gospodarki, kilka urzędów marszałkowskich i wojewódzkich oraz kilkaset urzędów i jednostek publicznych i samorządowych na niższych szczeblach.

  Wprowadzenie zasad Zarządzania Oprogramowaniem jest obecnie niezbędne z punktu widzenia reguł prawa, ekonomii i bezpieczeństwa.

 

• Oszczędności finansowe

  Sprawne zarządzanie oprogramowaniem pozwala stwierdzić, które programy są faktycznie potrzebne. Ponadto umożliwia uzyskanie dodatkowych oszczędności wynikających z korzystania z licencji zbiorczych, a także pozwala określić najbardziej efektywne sposoby użytkowania oprogramowania w całej instytucji.

• Usprawnienie pracy

  Podczas audytu partner LMP przeprowadza szkolenia dla pracowników , w celu podniesienia poziomu wiedzy w zakresie wykorzystania programów i ochrony własności intelektualnej oraz wpływu ich racjonalnego wykorzystywania na czas pracy i zasoby IT.

• Uzasadnienie inwestycji

  Zarządzanie oprogramowaniem ułatwia szacowanie korzyści wynikających z inwestycji w oprogramowanie, a także wskazywanie miejsc wymagających aktualizacji oprogramowania lub zakupu nowych programów.

• Bezpieczeństwo i pewność

  Audyt chroni przed ryzykiem płynącym z uzywania nielicencjonowanego oprogramowania. Wiedza o tym, jakie oprogramowanie zostało zainstalowane i gdzie się ono znajduje, pozwala skuteczniej je chronić. To z kolei oznacza wyższy poziom bezpieczeństwa całej firmy oraz pewność, że będzie ona funkcjonować prawidłowo.

 

Panuje szeroko rozpowszechnione przekonanie, że łamanie praw autorskich producentów oprogramowania ogranicza się tylko do okazyjnego kopiowania oprogramowania. Podczas gdy rzeczywiście jest to najczęstszy przypadek piractwa, nie jest to jego jedyna forma. Są również inne rodzaje łamania warunków licencji, z których należy sobie zdawać sprawę.

 

Czy zgłaszasz wszystkie instalacje programów?

• Przykład: komputery, programy i pracownicy zmieniają się. W następstwie tego Twoja Firma nie zgłosiła właściwej liczby przeprowadzonych instalacji.
• Fakty: kopiowanie oprogramowania jest najczęstszą formą niezgodnego z prawem uzywania oprogramowania. Każda kopia oprogramowania powinna być wykonana zgodnie z zasadami umowy licencyjnej.

Czy zainstalowane oprogramowanie faktycznie jest oryginalne?

• Przykład: właśnie kupiłeś nowy komputer od dostawcy, który wydaje się godny zaufania, a na komputerze są już zainstalowane liczne programy
• Fakty: jest ot procedre praktykowany przez nieuczciwe firmy dostarczające komputery. Sprzedawcy wykorzystują jedną legalnie zakupioną kopię programu do instalowania go na wielu komputerach. Zazwyczaj w takich przypadkach płyty i dokumentacja są niekompletne, lub też nie ma ich wcale

Czy kupujesz oryginalne oprogramowanie?

• Przykład: Twój znajomy sprzedaje programy komputerowe po niższych cenach. Jego oferta wydaje się uczciwa, a Tobie potrzebny jest software, więc zawieracie transakcję.
• Fakty: uważaj na ceny, które są zbyt niskie, by były prawdziwe, na podejrzanie wyglądające opakowania, oraz na oprogramowanie z niekompletną dokumentacją.

Czy współpracujesz z zaufanym dostawcą?

• Kupiłeś niedawno licencję u swojego dostawcy. Na opakowaniu zauważyłeś napis "Not for resale", ale że to Cię nie dotyczy.
• Fakty: licencje dedykowane producentom komputerów lub instytucjom rządowym i akdaemickim jest sprzedawane innym podmiotom, którym nie przysługują takie licencje. Sprawdź, czy opakowanie nie jest oznakowane napisem: "Academic Price", "Not for resale" lub "Not for Retail or OEM Distribution".

Czy powinieneś kupować oprogramowanie za pośrednictwem Internetu?

• Przykład: Internet pełen jest atrakcyjnych ofert sprzedaży oprogramowania. Wiele z nich wygląda na legalne, jednak nigdy nie wiadomo, którzy dostawcy są uczciwi.
• Fakty: Internet często wykorzystywany jest do rozprowadzania nielegalnego oprogramowania. Wg ostatnich badań ponad 60% sprzedawanego poprzez aukcje internetowe oprogramowania jest nielegalne, a ponad 90% - sprzeczne z umową licencyjną producenta.

 

Aby uzyskać więcej informacji, skorzystaj z http://www.microsoft.com/resources/howtotell/content.aspx?displaylang=pl&pg=prepurchase.