Microsoft Exchange Server: Assistente de Calendário
Apresentação do Assistente de Calendário (Calendar Concierge)
O Microsoft Exchange Server 2007 vem melhorar significativamente a fiabilidade da calendarização com a inclusão do Assistente de Calendário, um conjunto de novos melhoramentos ao nível do calendário. Este conjunto inclui o Assistente de Agendamento, que permite marcar reuniões de uma forma mais rápida graças a uma interface intuitiva baseada em cores; o Agendamento de Calendário, que ajuda a assegurar a fiabilidade dos itens do calendário; e a Aceitação Automática de Recursos, que automatiza a gestão de recursos, tais como salas de conferências, projectores e televisões.
Em conjunto, os elementos do Assistente de Calendário, ou seja, o Assistente de Agendamento, o Agendamento de Calendário e a Aceitação Automática de Recursos, tornam a marcação de reuniões num processo mais fácil e fiável do que nunca.
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 | Assistente de Agendamento |
| Agendamento de Calendário |
| Aceitação Automática de Recursos |
Assistente de Agendamento
O Assistente de Agendamento é o primeiro elemento do Assistente de Calendário. Disponível no Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Outlook Web Access 2007, o Assistente de Agendamento simplifica o processo de marcação de uma reunião. Em vez de percorrer as agendas com informações sem fim até encontrar a melhor altura para marcar a reunião, só tem de indicar os participantes fundamentais e opcionais, a sala pretendida ou outros recursos necessários. Em seguida, o Assistente de Agendamento compara automaticamente a disponibilidade de cada um dos participantes ou recursos face a outros compromissos, horários de trabalho e fusos horários, apresentando os horários mais adequados disponíveis. Os resultados são apresentados numa interface simples baseada em cores, o que permite uma rápida marcação das reuniões.
Com o Assistente de Agendamento, a marcação de reuniões é feita num ápice!
Agendamento de Calendário
Além de aumentar a eficácia da marcação de reuniões, o Exchange Server 2007 aumenta a fiabilidade do calendário com o novo Agendamento de Calendário. O Agendamento de Calendário processa os pedidos de reunião à medida que estes vão sendo recebidos, mesmo que, nesse momento, não tenha uma sessão iniciada através do Office Outlook ou de outro cliente. As reuniões são automaticamente marcadas no calendário em modo de tentativa, de maneira a evitar a sobreposição de reservas nesses horários.
À medida que as reuniões vão sendo actualizadas, as entradas anteriores são assinaladas como estando “desactualizadas”, sendo automaticamente eliminadas. Isto significa que não são aceites actualizações de reuniões feitas de forma desorganizada. Desta forma, os itens do calendário estão sempre actualizados, pelo que não tem de se preocupar com a possibilidade de existirem informações incorrectas no seu calendário.
Aceitação Automática de Recursos
Os melhoramentos introduzidos no Exchange Server 2007 ao nível do calendário além de afectarem as agendas individuais abrangem igualmente a marcação de recursos, tais como salas, projectores e televisões. A Aceitação Automática de Recursos automatiza a aceitação e recusa de pedidos de reserva de recursos. É possível definir políticas para cada recurso com base no autor, data e duração da reserva de um recurso. Se o pedido de reserva do recurso cumprir os pressupostos da política, o recurso será automaticamente disponibilizado, não podendo ser reservado por mais ninguém. Se o pedido não cumprir os pressupostos da política, poderão ser fornecidas informações com a especificação de recursos alternativos e poderão ser facultados caminhos de escalamento para a aprovação de um pedido que não esteja em conformidade com os requisitos.
