Melhores em Conjunto: Produzir Mais com o Exchange Server 2007 e o Microsoft Office Outlook 2007

Personalize as suas notificações com as opções melhoradas do Assistente Fora do Escritório. Já é possível definir mensagens de notificação de ausência internas e externas distintas. Por exemplo, em vez de uma mensagem padrão aplicável tanto aos colegas de trabalho como aos contactos externos, pode criar uma mensagem detalhada para os colegas enquanto que, para os contactos externos, é enviada uma mensagem de notificação de ausência simples. Também pode programar datas/horas de início e de fim para as mensagens de notificação de ausência, defini-las antecipadamente e desactivá-las automaticamente quando expiram.

Comece a trabalhar rapidamente com a Detecção Automática. A tarefa de configurar a conta do Exchange Server é tão fácil como introduzir o endereço de correio electrónico e a palavra-passe. A ligação entre o Office Outlook 2007 e o Exchange Server 2007 é dinâmica. Assim, mesmo que a sua caixa de correio seja movida para outro computador com o Exchange Server, o seu trabalho não sofrerá interrupções.

Localize rapidamente as informações pretendidas através da Pesquisa Imediata. As capacidades de procura integradas e flexíveis do Office Outlook 2007 e do Exchange Server 2007 ajudam a localizar informações onde quer que estas estejam na pasta A Receber através da utilização de palavras-chave ou de outros critérios no correio electrónico (incluindo anexos), calendário, contactos ou tarefas, permitindo-lhe poupar tempo valioso.

Receba correio electrónico, voice mail e faxes num só local. As capacidades em matéria de sistema de mensagens integrado do Exchange Server 2007 encaminham as mensagens de voice mail e de fax directamente para a pasta A Receber. Tanto o Office Outlook 2007 como o Microsoft Office Outlook Web Access disponibilizam uma interface multifacetada para a revisão e gestão de todos estes tipos de mensagens. Quando estiver em viagem, pode aceder às mensagens de voz e de correio electrónico através de qualquer telemóvel que tenha a tecnologia Exchange ActiveSync activada ou através do Outlook Voice Access, uma nova funcionalidade que pode utilizar para se ligar à sua pasta A Receber utilizando um telefone de marcação por tons para ouvir as suas mensagens.

Receba voice mail juntamente com o correio electrónico através das capacidades de sistema de mensagens integrado do Exchange Server 2007, simplificando assim a gestão das suas comunicações. Ver uma imagem ampliada.

Partilhe informações com os colegas com um simples clique. A utilização das políticas de partilha do Exchange Server 2007 permite-lhe partilhar um calendário, uma lista de contactos, uma pasta de tarefas ou outras informações com um colega e, em simultâneo, solicitar a consulta das informações do destinatário, tornando a colaboração em grupo mais fácil do que nunca.

A utilização de pedidos de partilha possibilita a transferência de informações, tal como um calendário, entre colaboradores sem dificuldades. Ver uma imagem ampliada.

Controle o acesso às informações do seu calendário. Utilize níveis de segurança para estipular quem está autorizado a ver e aceder às suas informações de disponibilidade. Por exemplo, poderá ser conveniente permitir que os seus colegas de equipa vejam a sua disponibilidade ou, inclusivamente, os itens do seu calendário, mas, ao mesmo tempo, poderá não querer disponibilizar estas informações a todos funcionários da empresa. O Exchange Server 2007 e o Office Outlook 2007 possibilitam a concessão de acesso caso a caso e a definição de diferentes níveis de permissão de leitura para que possa conceder acesso às suas informações de forma selectiva.

Melhore o seu método de marcação de reuniões. O novo Assistente de Agendamento do Exchange Server 2007 sugere automaticamente a melhor hora para uma reunião depois de lhe ser fornecida uma lista composta pelos participantes e recursos pretendidos. Já não é necessário analisar as informações de disponibilidade dos restantes intervenientes para se marcar uma reunião a que todos possam comparecer. As informações exactas são-lhe fornecidas por uma interface intuitiva baseada em cores para que possa agendar a reunião com sucesso e prosseguir com o seu trabalho.

As novas capacidades de agendamento do Exchange Server 2007 fornecem uma perspectiva inteligente da disponibilidade e horas preferidas, agilizando o processo de marcação de reuniões. Ver uma imagem ampliada.

Reserve recursos para as suas reuniões com facilidade. O novo selector de recursos da Aceitação Automática de Recursos facilita a procura e localização de salas de conferências ou outros recursos que se encontrem disponíveis e sejam apropriados para o fim que se destinam. O Exchange Server 2007 possibilita a organização de calendários de recursos por parte dos administradores, permitindo-lhe ter uma percepção mais clara da disponibilidade diária dos recursos ou salas de conferências no seu edifício. O processo automático e personalizado de "confirmação" e "recusa" dos recursos evita a ocorrência de conflitos na reserva das salas e impõe políticas de reserva de salas, igualmente definidas pelo administrador. A nova interface agiliza a marcação de reuniões, o que lhe permite poupar tempo e esforço nas alturas em que precisa de ser reunir com outras pessoas.

Reduza o número de informações desnecessárias com a ajuda do processamento de pedidos de reunião melhorado. O Agendamento de Calendário do Exchange Server 2007 modifica automaticamente as mensagens de reunião desactualizadas ou desnecessárias, anulando a necessidade de voltar a aceitar a reunião e evitando informações desactualizadas que podem gerar equívocos. Dada a redução do número de informações relacionadas com reuniões em circulação, a sua produtividade não sai prejudicada.

Ajude a assegurar a conformidade com Pastas de Correio Electrónico Geridas. O Exchange Server 2007 disponibiliza Pastas de Correio Electrónico Geridas, uma nova abordagem à retenção de documentos, arquivo e conformidade com os regulamentos. Os utilizadores vêem e interagem com estas pastas no Office Outlook 2007 tal como fariam com qualquer outra pasta de correio, com a diferença de que as mensagens armazenadas nesta pasta estão sujeitas às políticas de retenção, arquivo e expiração definidas pelo administrador do Exchange Server. As Pastas de Correio Electrónico Geridas permitem que utilizadores e administradores cumpram facilmente não só os regulamentos externos como as políticas internas da empresa no que respeita a retenção de mensagens.

Aumente a protecção através de tecnologias de segurança integradas. A aliança formada pelo Office Outlook 2007 e Exchange Server 2007 fornece os últimos avanços tecnológicos em matéria de protecção activa das mensagens visando restringir a entrada de spam e vírus indesejáveis e, em simultâneo, aumentar a sua confiança na segurança das suas mensagens. O Exchange Server 2007 age como primeiro filtro aplicado às mensagens de correio electrónico de entrada, determina a legitimidade da mensagem e, se aplicável, desactiva as hiperligações ou URLs presentes na mensagem para ajudar a proteger os utilizadores. As novas capacidades anti-phishing do Exchange ajudam a impedir que as mensagens de correio electrónico de phishing sejam sequer recebidas.

Deposite uma maior confiança na segurança das suas mensagens. A legitimidade das mensagens de correio electrónico é gerida através da nova tecnologia Certificado de Correio Electrónico presente na encriptação automática do Office Outlook 2007 e Exchange Server. O Certificado de Correio Electrónico do Outlook aplica um token (ou melhor, um puzzle informático que funciona como um bloqueador de spam) às mensagens de correio electrónico que envia. Este, por sua vez, é lido por um servidor Exchange Server 2007 de recepção como garantia da fiabilidade da mensagem recebida.