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Colaborar com as Edições do Office 2003 e o Windows SharePoint Services
A integração das Edições do Office 2003 no Microsoft Windows® SharePoint™Services pode ajudar os empregados a trabalhar em conjunto de uma forma mais produtiva sem terem de abandonar os programas do ambiente de trabalho. Os empregados podem criar áreas de trabalho partilhadas, Áreas de Trabalho de Documentos e Áreas de Trabalho de Reuniões, onde podem colaborar e planear, agendar e interagir entre si em tempo real. Os empregados podem criar estas áreas de trabalho nos ambientes familiares do Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Outlook® 2003 e Microsoft Office PowerPoint® 2003.
Nota As Áreas de Trabalho de Documentos e as Áreas de Trabalho de Reuniões requerem o Microsoft Windows Server™ 2003 com o Windows SharePoint Services.
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Áreas de Trabalho de Documentos
Colabore em documentos utilizando uma área de trabalho de equipa, na qual os empregados podem criar, armazenar e trabalhar num documento em conjunto. Todos os que tiverem autorização para trabalhar no documento poderão aceder a Áreas de Trabalho de Documentos utilizando alguns programas das Edições do Office 2003 ou um browser.
Exemplo de uma Área de Trabalho de Documentos na qual as equipas podem colaborar
Para ajudar a coordenar o trabalho e a partilhar ideias, as Áreas de Trabalho de Documentos disponibilizam ferramentas de colaboração incluindo:
| • | Anúncios. Coloque informações para a equipa. |
| • | Contactos. Partilhe informações, tais como nomes de contactos, números de telefone, endereços de correio electrónico e nomes de ruas. |
| • | Eventos. Mantenha os membros da equipa informados no que respeita a datas importantes. |
| • | Tarefas. Crie uma lista de tarefas para os membros da equipa, incluindo tarefas atribuídas e o estado de conclusão. |
| • | Problemas. Partilhe uma lista de questões ou problemas que têm de ser resolvidos pela equipa. Os membros da equipa podem atribuir, definir prioridades e acompanhar o progresso dos problemas do princípio ao fim. |
| • | Debates. Mantenha debates online com os membros da equipa. |
As equipas também podem criar listas personalizadas para necessidades específicas do projecto.
Áreas de Trabalho de Reuniões
Torne as reuniões mais eficazes através da criação de uma localização centralizada online para armazenar informações, incluindo listas de presença, agendas, documentos, decisões e itens de acção. Os participantes podem aceder à Área de Trabalho de Reuniões com antecedência para consultar as informações da reunião. Durante ou após a reunião, os empregados poderão utilizar a área de trabalho para publicar resultados e controlar tarefas.
Exemplo de uma Área de Trabalho de Reuniões na qual os participantes da reunião podem partilhar informações
Quando os empregados enviam um convite para uma reunião no Outlook 2003, podem optar por criar uma Área de Trabalho de Reuniões. Cada convidado recebe uma hiperligação para a Área de Trabalho de Reuniões, que poderá ser utilizada para manter um registo das pessoas que aceitaram o convite.
Painel de Tarefas Área de Trabalho Partilhada
O painel de tarefas Área de Trabalho Partilhada constitui o ponto de entrada para as funções e funcionalidades de Áreas de Trabalho de Documentos ou Áreas de Trabalho de Reuniões. Os empregados podem criar e aceder a Áreas de Trabalho de Documentos através do painel de tarefas Área de Trabalho Partilhada no Word 2003, Excel 2003 e PowerPoint 2003.
Exemplo de um painel de tarefas Área de Trabalho Partilhada num documento do Word 2003
No painel de tarefas Área de Trabalho Partilhada, os empregados podem optar por visualizar ou trabalhar com:
| • | Estado. Identifique as informações importantes do documento, incluindo a versão e o estado da saída. |
| • | Uma lista de membros. Consulte o estado online dos membros que estão a participar num projecto ou reunião. Os empregados podem comunicar com os membros em tempo real utilizando o serviço de mensagens instantâneas. |
| • | Uma biblioteca de documentos. Armazene ficheiros relacionados que poderão ser úteis para a conclusão de um projecto ou documento. |
| • | Tarefas. Guarde uma lista de tarefas relacionadas com o projecto. |
| • | Uma lista de hiperligações. Crie uma lista de hiperligações relacionadas, incluindo hiperligações para ficheiros e Web sites. |
| • | Informações de documentos. Identifique imediatamente os metadados, tal como a data da "última modificação". Os metadados de ficheiros do Word 2003, Excel 2003 e PowerPoint 2003 são automaticamente actualizados nas bibliotecas de documentos do Windows SharePoint Services. |
Integração do InfoPath e SharePoint
O Windows SharePoint Services também se encontra completamente integrado no Microsoft Office InfoPath™ 2003, um programa do Microsoft Office System concebido para ajudar as equipas a partilhar informações através da utilização de formulários dinâmicos criados com XML (Extensible Markup Language). Os formulários do InfoPath podem ser armazenados em bibliotecas de formulários do Microsoft SharePoint com vista à colaboração e recolha de dados de uma forma padrão consistente. Uma biblioteca de formulários do SharePoint também disponibiliza um local para guardar e manter os formulários depois de preenchidos.
As áreas de trabalho do SharePoint oferecem o ambiente perfeito para apresentar as informações reunidas a partir de formulários do InfoPath. Uma vez que os formulário do InfoPath suportam XML, os empregados podem agrupar, ordenar e controlar os dados de um vasto número de formulários sem que seja necessário abri-los individualmente. Tal facilita e optimiza o processo de recolha e partilha de informações numa área de trabalho partilhada.
Funcionalidades Adicionais dos Programas das Edições do Office 2003
Para além das vantagens gerais inerentes à integração das Edições do Office 2003 no Windows SharePoint Services, alguns dos programas das Edições do Office 2003 incluem funcionalidades adicionais quando utilizados com o Windows SharePoint Services.
| • | Excel 2003: Nas folhas de cálculo do Excel 2003, os empregados podem criar e modificar listas e transferi-las para sites Windows SharePoint Services para facilitar o processo de modificação. Os empregados podem modificar as listas no Excel 2003 ou no site Windows SharePoint Services ligando os dados da lista numa área de trabalho partilhada à folha de cálculo. Além disso, podem importar listas de áreas de trabalho partilhadas para o Excel 2003, para serem utilizadas em relatórios de tabelas dinâmicas (PivotTable®) e de gráficos dinâmicos (PivotChart®) da Microsoft. Os dados até podem ser ligados à respectiva origem do Windows SharePoint Services, de modo a que, quando os dados do Windows SharePoint Services forem actualizados, os dados da folha de cálculo também sejam automaticamente actualizados. |
| • | Outlook 2003: Os empregados podem criar uma Área de Trabalho de Documentos bastando, para tal, enviar um ficheiro em forma de anexo numa mensagem do Outlook 2003. Quando o empregado envia a mensagem, é criada uma Área de Trabalho de Documentos para o ficheiro anexado e o ficheiro é guardado na área de trabalho. Aos empregados que estejam listados nas caixas Para e Cc é automaticamente concedido o acesso à Área de Trabalho de Documentos. O Outlook também disponibiliza a opção que permite criar uma Área de Trabalho de Reuniões sempre que os empregados enviam anúncios de reunião. Além disso, os eventos da área de trabalho e as listas de contactos podem ser visualizados no Outlook 2003, podendo um empregado até mesmo criar uma vista de calendários lado a lado que mostre os calendários pessoais dispostos ao lado de um calendário de eventos partilhado. |
| • | Access 2003: Os empregados podem exportar o conteúdo de uma tabela do Microsoft Office Access 2003 para uma lista do Windows SharePoint Services e importar o conteúdo de uma lista para uma tabela do Access 2003. Também é possível colocar vistas de grelha de lista numa tabela do Access, como dados estáticos ou dinamicamente ligadas à lista original do Windows SharePoint Services. |
Para mais informações
Para obter mais informações sobre como colaborar com o Windows SharePoint Services, visite o site:
| • | Microsoft Windows SharePoint Services |
| • | Bom, Melhor, Óptimo: Integração do Windows SharePoint Services no Microsoft Office |