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Gerir Informações com XML no Office Edição Profissional 2003
Muitas empresas, e até mesmo indústrias, já beneficiaram da utilização da linguagem XML (Extensible Markup Language) para ajudar a organizar e gerir informações baseadas em texto. A linguagem XML fornece uma norma amplamente utilizada para rotular a estrutura e o conteúdo dos dados. No entanto, a utilização da linguagem XML encontra-se limitada, essencialmente, ao intercâmbio de dados entre servidores de dados empresariais e não entre empregados.
O Microsoft Office Edição Profissional 2003 destina-se a melhorar a forma segundo a qual as empresas podem beneficiar da linguagem XML. O Office Edição Profissional 2003 fornece suporte para XML, disponibilizando-o e permitindo-lhe optimizar os processos empresariais e melhorar a produtividade.
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Em que consiste a linguagem XML?
XML é uma norma de linguagem de descrição de dados utilizada universalmente para partilhar informações empresariais na Web sem que seja necessário preocupar-se com programas, redes informáticas, estruturas de dados e sistemas operativos incompatíveis. A linguagem XML facilita a partilha de informações.
A linguagem XML utiliza tags padrão para definir a estrutura e o conteúdo de um ficheiro. Ter as mesmas tags XML em todos os ficheiros permite-lhe indexar, procurar, combinar e reutilizar informações baseadas em texto de forma eficaz. Além disso, uma vez que a linguagem XML se baseia em texto, não se limitando a linguagens de computador proprietárias, permite o intercâmbio de informações entre sistemas normalmente incompatíveis.
O Office Edição Profissional 2003 Integra a Linguagem XML no Ambiente de Trabalho
Muitas empresas implementaram a linguagem XML como uma norma para transacções que envolvam sistemas empresariais de grandes dimensões, tendo investido em redes e serviços Internet para a suportar. No entanto, uma vez que ainda não existem ferramentas XML fáceis de utilizar disponíveis para programas de ambiente de trabalho, os empregados raramente associam tags ao conteúdo e estrutura dos respectivos documentos. Assim, perde-se a oportunidade de recolher e, mais tarde, reutilizar as informações contidas nesses documentos; como alternativa, as empresas têm de investir muito tempo na migração dos dados para um sistema empresarial.
Com o Office Edição Profissional 2003, algumas das ferramentas de produtividade pessoal mais conhecidas, incluindo o Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 e Microsoft Office Access 2003, passaram a suportar a linguagem XML. O Microsoft Office InfoPath™ 2003, também disponível no Office Edição Profissional 2003, também tira partido da linguagem XML. Com a utilização da linguagem XML:
| • | É possível guardar e organizar novos dados como XML para que os restantes colaboradores os possam utilizar. |
| • | As empresas podem colocar dados XML provenientes de um variado leque de fontes em documentos, bases de dados, apresentações e folhas de cálculo. |
| • | Os programadores podem criar "programas inteligentes" (isto é, programas que devolvem informações úteis com base em dados introduzidos pelo utilizador) que permitam aos utilizadores recolher informações contidas em ficheiros. |
Através da utilização do suporte XML no Office Edição Profissional 2003, pode certificar-se de que cria, organiza e partilha, de forma rentável, as suas valiosas informações empresariais.
Nota Em todas as edições do Office 2003, é possível guardar os documentos do Word e as folhas de cálculo do Excel 2003 num formato XML nativo que pode ser manipulado e pesquisado através de um programa com capacidade para processar a norma de indústria XML. Com o Office Edição Profissional 2003, as empresas também podem utilizar formatos, ou esquemas, XML personalizados para permitir a criação, recolha, intercâmbio e reutilização de informações de uma forma mais fácil e avançada.
Utilizar Dados XML com o Office Edição Profissional 2003
Com as capacidades XML do Office Edição Profissional 2003, pode criar documentos, estabelecer ligação com origens de dados empresariais e obter e reutilizar informações de maneira inovadora. Seguem-se alguns exemplos de como tirar partido da linguagem XML:
| • | Um engenheiro utiliza um portátil equipado com o InfoPath 2003, um programa de introdução de dados baseado em formulários, para recolher informações sobre o estado do equipamento, como, por exemplo, bombas ou geradores. Depois de recolhidas, as informações são utilizadas para preencher ordens de trabalho de manutenção preventiva e gerar um ficheiro de histórico para cada bem. |
| • | Um executivo da área financeira que está a criar um relatório consolidado dos vários departamentos de uma empresa exporta os totais referentes às receitas de cada departamento para uma folha de cálculo do Excel 2003. Independentemente do local onde cada director de departamento tenha guardado os totais, a consolidação é efectuada sem problemas uma vez que estes associaram tags aos totais utilizando a linguagem XML de forma consistente. |
| • | Um analista de mercado utiliza o Word 2003 para produzir relatórios personalizados sobre os produtos mais recentes para telemóveis para um cliente. O analista reúne os dados com tags XML num ficheiro a partir de um leque variado de fontes internas e externas. Uma vez criado, o documento pode ser actualizado em qualquer altura bastando, para tal, actualizar o ficheiro e voltar a gerar o relatório. |
Em última análise: A linguagem XML pode ajudá-lo a tomar decisões mais acertadas e a tomar medidas mais enérgicas com base nas informações mais rigorosas.
O Poder dos Programas Inteligentes
Quando a empresa cria um esquema XML, uma norma ou modelo para a estrutura dos dados, a seguir os programadores podem criar programas inteligentes. Os programas inteligentes com suporte XML podem recolher informações como, por exemplo, texto, dados de suporte e hiperligações para informações relacionadas. Por exemplo, em formulários ou documentos, só poderia introduzir tipos de dados específicos em cada campo. Desta forma, são evitados erros associados à introdução de dados antes mesmo de ocorrerem.
Não necessita de saber como trabalhar com XML ou visualizar o esquema subjacente. Com a linguagem XML, conteúdo e apresentação estão à parte. É possível apresentar as mesmas informações de variadíssimas maneiras, dependendo das suas necessidades, da tarefa ou do processo empresarial.
Dados Empresariais no Ambiente de Trabalho
A linguagem XML permite-lhe seleccionar e utilizar facilmente os dados empresariais. As normas abertas, baseadas na Internet, da linguagem XML e dos serviços XML Web permitem a comunicação entre sistemas diferentes mesmo quando estes utilizam origens de dados diferentes, estão escritos em linguagens diferentes ou residem em computadores diferentes.
Com o suporte XML do Office Edição Profissional 2003, os programadores podem criar um programa que poderá utilizar no ambiente de trabalho com vista a contribuir com ou recolher dados de bases de dados empresariais. Os programadores podem criar folhas de cálculo, documentos ou programas especializados que sabem identificar os dados que devem ser seleccionados e como os obter.
Uma vez que um documento XML é estruturado, não depende de uma plataforma em particular e é baseado em texto, os ficheiros XML podem ser abertos e modificados nos programas do Office Edição Profissional 2003 ou integrados em processos empresariais automatizados. Em seguida, pode utilizar as ferramentas das Edições do Office 2003, como, por exemplo, as capacidades de criação de gráficos do Excel 2003, para analisar e apresentar as informações. Desta forma, poupa tempo e certifica-se de que obtém as informações mais exactas e actuais; em seguida, pode determinar a forma como as irá utilizar.
Recolha os Dados Uma Vez, Utilize-os Várias Vezes
Ao criar um esquema XML, tem de decidir as informações que pretende reunir em ficheiros. Será mais fácil encontrar as informações do que seria em ficheiros de texto não estruturados; além disso, estas transformar-se-ão num bem valioso da empresa.
As informações de ficheiros criadas ou recolhidas com XML podem ser reutilizadas perpetuamente. Pode reunir, procurar, organizar e reutilizar os ficheiros e as informações empresariais neles contidas como se tratassem de números numa base de dados. Não irá demorar mais tempo a criar o documento, mas valorizará em grande medida a sua importância. Com a linguagem XML, poderá aceder mais facilmente às informações de que necessita, poupando tempo, reduzindo o número de erros e aumentando as informações da empresa, em última análise.
Para mais informações
Para mais informações sobre a linguagem XML e a forma como é suportada no Office Edição Profissional 2003, visite:
| • | O Sistema Microsoft Office e XML: A Importância da Linguagem XML no Ambiente de Trabalho |
| • | XML da World Wide Web Consortium (W3C) |
| • | XML na MSDN |