O universo das comunicações está dividido em duas partes: entre aquilo que é possível fazer pelo telefone e o que é possível fazer no computador.

Esta divisão existe porque a maioria das comunicações (síncronas) em tempo real, tal como as chamadas telefónicas e as mensagens de voice mail, dependem de uma rede, ao passo que as comunicações baseadas em mensagens (assíncronas), tal como as mensagens de correio electrónico, dependem de uma rede separada incompatível.

As comunicações (síncronas) em tempo real são levadas a cabo através da Rede Telefónica Pública Comutada (PSTN).
As comunicações assíncronas são levadas a cabo através de redes baseadas em pacotes, tal como a Ethernet (IP).

Esta divisão é fonte de inúmeros problemas. Os telefones não são tão intuitivos como deveriam: a título de exemplo, tente iniciar uma chamada telefónica com três intervenientes sem que nenhum deles perca a ligação. Por outro lado, os computadores podem verificar a existência de correio electrónico, mas o mesmo não se passa com o voice mail. A par de tudo isto, há ainda a questão dos elevados custos inerentes à aquisição, manutenção e actualização de duas infra-estruturas complexas.

Para ligar os telefones e os computadores numa única frente, seria necessário desmantelar todo o sistema telefónico, colocar de parte o PBX, substituir todos os telefones de secretária e trocar todas as tomadas de parede. Em suma, seria necessário começar do zero.

As tecnologias de comunicações unificadas da Microsoft anulam esta cisão entre computadores e telefones com a ajuda de dois servidores integrados: o Microsoft Exchange Server 2007 e o Microsoft Office Communications Server 2007. Estas duas ferramentas integram-se no sistema telefónico existente da empresa e disponibilizam serviços de comunicação completos através da rede de dados existente.

Não é necessário recorrer a uma estratégia de acréscimo: as tecnologias de comunicações unificadas da Microsoft maximizam a infra-estrutura existente através da integração de sistemas PBX legados por meio de um gateway VoIP/PBX.

Com as tecnologias de comunicações unificadas da Microsoft, os computadores da rede herdam a funcionalidade dos telefones com VoIP avançados. Os utilizadores podem clicar para ligar para qualquer um dos contactos do livro de endereços. Uma simples chamada telefónica pode transformar-se numa chamada de conferência ou vídeoconferência de forma instantânea.

As tecnologias de comunicações unificadas da Microsoft deitam por terra as barreiras que separam as telecomunicações da informática.
Além disso, fazem-no com recurso a software que tira partido da infra-estrutura de telecomunicações existente.

As tecnologias de comunicações unificadas da Microsoft não se limitam à funcionalidade VoIP. Derrubam todos compartimentos estanques das comunicações convencionais. As mensagens de voice mail e os faxes circulam na rede à semelhança do correio electrónico e são colocados na caixa A Receber do Microsoft Office Outlook 2007, onde os poderá ordenar, classificar consoante a prioridade e reencaminhar, à semelhança de qualquer mensagem de correio electrónico.

Além disso, quando está em viagem, pode estabelecer uma ligação de acesso telefónico através de qualquer telefone para ouvir as suas mensagens de correio electrónico e calendários. Pode inclusivamente aceder ao directório do Microsoft Office Outlook e efectuar chamadas a partir de qualquer telefone.