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Exemplo de modo offline com o CRM para Outlook

Com filtros, os vendedores podem tornar informações fundamentais sobre o consumidor disponíveis e atualizadas em viagens comerciais. Ao especificar somente os dados necessários à sincronização com seu laptop, você poderá evitar o desperdício de memória de laptop, poderá manter seu laptop atualizado com as informações do escritório e manter atualizadas as informaçoes em seu laptop. Ao mesmo tempo, os gerentes e colegas de trabalho são atualizados.

Usando o Dynamics CRM para Outlook, é possível configurar e ativar filtros com critérios semelhantes aos da Localização Avançada especificando os critérios dos registros do Microsoft Dynamics CRM que você deseja que estejam disponíveis offline. Além disso, é possível alterar os dados que ficarão disponíveis quando você sincronizar ativando e desativando os filtros.

Para ver que filtros de dados estão sendo aplicados à sincronização offline, no Outlook, clique no menu Arquivo, em CRM > Modo Offline > Gerenciar Filtros Offline.


Anotação

Você pode ter mais de um filtro ativo de forma a obter conjuntos de dados combinados offline maiores.


Selecione os dados necessários com filtros

Para aproveitar grupos de dados locais, considere uma visita a escritórios regionais nos Estados Unidos, em Washington e Oregon. Você pode definir as informações necessárias no banco de dados do Microsoft Dynamics CRM que se aplicam aos clientes destes estados.

Primeiro, crie um filtro de dados para o tipo de registro. Salve-o como "mestre" e nomeie-o como "Minhas Contas Ativas", por exemplo. Depois, modifique o filtro para criar diferentes versões para as suas necessidades comerciais.

  • Para editar um filtro existente, na respectiva guia, clique ou toque duas vezes no item na lista. Para manter o grupo de dados original, faça uma cópia usando Salvar como e adicione outros critérios como "Endereço 1: Estado/Província igual a WA". Salve-o com um novo nome, como "Minhas Contas em Washington".

  • Usando o Salvar como novamente, altere o critério para "Endereço 1: Estado/Província igual a OR" e nomeie seu novo grupo de dados como "Minhas Contas em Oregon".


Importante

Antes de viajar, desative todos os filtros, com exceção daqueles que se aplicam aos clientes na primeira área visitada.


Desativar ou ativar filtros

  • Para desativar um filtro, na guia Filtros de Usuário, selecione um ou mais filtros. Na barra de ferramentas, clique ou toque no botão Desativar (um círculo vermelho com um quadrado vermelho).

  • Para ativar um filtro, na guia Filtros de Usuário, selecione um ou mais filtros e clique ou toque no botão Ativar (um círculo verde com um triângulo verde).

Colocar os dados offline e sincronizar os dados

  • No Outlook, no menu CRM, clique ou toque em Modo Offline.

Enquanto estiver offline, você poderá adicionar novos contatos e novas contas ou atualizar as contas e contatos no seu laptop. Ao conectar-se à rede da empresa novamente, você poderá sincronizar os dados.


Importante

Os usuários que efetuarem logon localmente em um dispositivo com o Microsoft Dynamics CRM para Outlook instalado poderão acessar potencialmente os dados do CRM armazenados no local. O uso compartilhado de um dispositivo executando o Dynamics CRM para Outlook não é suportado.


Ficar online e sincronizar os dados

  • No Outlook, no menu CRM, clique ou toque em Modo Online.

Todos os dados atualizados em seu laptop serão sincronizados com o banco de dados do Microsoft Dynamics CRM de sua empresa. É possível desativar e ativar um novo grupo de filtros para as próximas visitas usando os procedimentos explicados anteriormente.

Combinar filtros de dados para levar mais informações com você

Como os filtros são aditivos, é possível ter mais de um filtro ativo. Por exemplo, se você estiver indo para o Noroeste dos Estados Unidos, pode ativar os filtros de dados Washington e Oregon criados e levar os dois conjuntos de dados.

Avisos de privacidade

Para usar o Microsoft Dynamics CRM para Outlook, você deverá entrar no serviço usando suas credenciais (um endereço de email e uma senha). Você pode optar por salvar essas informações localmente para que as credenciais não sejam solicitadas a cada vez que abrir o Outlook. Nesse caso, o CRM para Outlook estabelecerá uma conexão automática com o Microsoft Dynamics CRM Online sempre que você abrir o Outlook.

Após a primeira vez que você entrar e usar o CRM para Outlook, a conexão entre o seu computador e o CRM Online será sempre aberta quando você tiver acesso à Internet. Você pode optar por desativar a conexão entre o computador e o CRM usando apenas um parâmetro de configuração, mas se desativar a conexão, o CRM para Outlook poderá apresentar um desempenho pior.

Caso você use o CRM para Outlook para acompanhar emails, o thread de emails ficará visível para os usuários da sua organização que tiverem permissão para vê-los.

Para cada email que você receber, o CRM para Outlook enviará ao CRM Online o endereço de email do remetente, o endereço de email do destinatário e a linha de assunto da mensagem. Isso permite que o CRM Online valide se um email específico deve ser armazenado ou não pelo serviço do CRM Online. Quando você acompanha um item, uma cópia dele é mantida pelo serviço CRM e fica visível para os outros usuários da organização que tiverem as permissões apropriadas. Quando você cancela o acompanhamento de um item, essa cópia será excluída automaticamente do serviço do CRM Online apenas se você for o proprietário do item.

Se você é usuário do Microsoft Dynamics CRM Online, quando usar o recurso Sincronizar com o Outlook, os dados do CRM que você está sincronizando serão “exportados” para o Outlook. Um link será mantido entre as informações do Outlook e as informações do CRM Online para assegurar que elas foram atualizadas nos dois aplicativos. O recurso Sincronizar com o Outlook baixa apenas as IDs dos registros relevantes do CRM para uso quando um usuário tenta acompanhar e definir um item do Outlook. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.

Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para sincronizar dos dados do CRM para o Outlook usando os direitos de acesso.

Aplica-se a

CRM Online

CRM 2015 on-prem

CRM 2013 on-prem

 
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