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Acompanhar contatos do Outlook no CRM para Outlook

Ao rastrear um contato no Microsoft Dynamics CRM para Outlook, uma cópia do registro de contato é salvo no Microsoft Dynamics CRM e sincronizada com o registro do Outlook. Após rastrear os seus contatos, você poderá ver qualquer e-mail, tarefa, compromisso e registro de conta associada a esses contatos. É possível acessar os registros no Dynamics CRM para Outlook ou CRM.

Rastrear contatos no Dynamics CRM para Outlook é um processo manual. Isso lhe dará a capacidade de manter os seus contatos pessoais separados de seus contatos do CRM. Entretanto, a sincronização de contatos do CRM para Dynamics CRM para Outlook é automático. Todos os contatos que possui no CRM ficarão automaticamente disponíveis no Dynamics CRM para Outlook. Se você sincronizar o Outlook em seu dispositivo móvel, também é possível acessar os registros de contato do CRM nesse dispositivo.

  1. Em Dynamics CRM para Outlook, escolha Pessoas no painel de navegação e selecione até 20 contatos.


    Dica

    Se quiser selecionar mais de 20 contatos, ou se desejar rastrear todos os seus contatos do Outlook em CRM, é possível usar o assistente Adicionar contatos. Para obter mais informações: Use o assistente para adicionar e rastrear vários contatos do Outlook no CRM para Outlook


  2. Para rastrear o contato, execute um destes procedimentos:

    • Para rastrear o registro de contato sem vinculá-lo em um registro pai (conta) no CRM, na guia Início, no grupo CRM, escolha Rastrear.

      -Ou-

    • Para rastrear o contato e vinculá-lo a um registro pai (conta) no CRM, na guia Início, no grupo CRM, escolha Definir pai e procurar pelo registro pai na caixa de diálogo Pesquisar registro. Depois de encontrar o registro desejado, selecione Adicionar.

      Ao escolher o botão Rastrear ou o botão Configurar pai, um painel do Microsoft Dynamics CRM (também conhecido como "painel de rastreamento") aparece na parte inferior do registro do contato. Esse painel indica que o contato é rastreado e fornece links para registros relacionados. Se você escolher o botão de Definir pai, o Dynamics CRM para Outlook também inclui um link ao registro pai. Conte-me mais sobre como rastrear os trabalhos

      Em Dynamics CRM para Outlook, o ícone Rastreado no CRM é exibido ao lado de todos os contatos rastreados.

  3. Para adicionar mais informações sobre o contato no formulário Contato no Microsoft Dynamics CRM, escolha o contato e no grupo CRM, escolha Visualizar no CRM.

Observações

  • Para adicionar mais informações sobre o contato no formulário Contato no Microsoft Dynamics CRM, escolha o contato e no grupo CRM, escolha Visualizar no CRM.

  • Se o contato estiver vinculado a um registro pai, é possível abrir o registro pai a partir do registro de contato do Outlook no Dynamics CRM para Outlook. Na lista de contatos, abra o registro. No grupo CRM, escolha Exibir pai (ou selecione o link no painel de rastreamento).

  • O campo Empresa para um contato do Outlook não é adicionado automaticamente na conta mãe do novo contato do Microsoft Dynamics CRM. Para obter mais informações:. Definir opções pessoais que afetam o rastreamento e a sincronização entre o CRM e o Outlook ou o Exchange

Evitando registros de contato duplicados

Ao rastrear os contatos, o CRM verifica se há registros duplicados. O CRM também verifica se há duplicatas quando você sincroniza registros manualmente ou ficar no modo online se estiver trabalhando no modo offline.

Se o CRM detecta que um contato possa ser uma duplicata em potencial, ao invés de salvar o contato, o CRM exibe a caixa de diálogo Duplicata detectada.

Veja o que você precisa fazer se isso ocorrer:

  1. Na lista de Possíveis registros duplicados, clique duas vezes ou toque no registro

  2. Se o seu registro novo ou atualizado não for uma duplicata, para criar um novo registro, escolha Salvar registro.

    -OU-

    Se o seu registro novo ou atualizado for uma duplicata, para cancelar as suas alterações, escolha Cancelar

  3. Se a regra de detecção de duplicata tiver identificado potenciais registros de duplicatas nos outros tipos de registros, verifique os registros de cada tipo listado.


Importante

A detecção de duplicata pode ocorrer somente se a detecção de duplicatas estiver habilitada e pelo menos uma função de detecção de duplicata existir para o tipo de registro.


Avisos de privacidade

Para usar o Microsoft Dynamics CRM para Outlook, você deverá entrar no serviço usando suas credenciais (um endereço de email e uma senha). Você pode optar por salvar essas informações localmente para que as credenciais não sejam solicitadas a cada vez que abrir o Outlook. Nesse caso, o CRM para Outlook estabelecerá uma conexão automática com o Microsoft Dynamics CRM Online sempre que você abrir o Outlook.

Após a primeira vez que você entrar e usar o CRM para Outlook, a conexão entre o seu computador e o CRM Online será sempre aberta quando você tiver acesso à Internet. Você pode optar por desativar a conexão entre o computador e o CRM usando apenas um parâmetro de configuração, mas se desativar a conexão, o CRM para Outlook poderá apresentar um desempenho pior.

Caso você use o CRM para Outlook para acompanhar emails, o thread de emails ficará visível para os usuários da sua organização que tiverem permissão para vê-los.

Para cada email que você receber, o CRM para Outlook enviará ao CRM Online o endereço de email do remetente, o endereço de email do destinatário e a linha de assunto da mensagem. Isso permite que o CRM Online valide se um email específico deve ser armazenado ou não pelo serviço do CRM Online. Quando você acompanha um item, uma cópia dele é mantida pelo serviço CRM e fica visível para os outros usuários da organização que tiverem as permissões apropriadas. Quando você cancela o acompanhamento de um item, essa cópia será excluída automaticamente do serviço do CRM Online apenas se você for o proprietário do item.

Se você é usuário do Microsoft Dynamics CRM Online, quando usar o recurso Sincronizar com o Outlook, os dados do CRM que você está sincronizando serão “exportados” para o Outlook. Um link será mantido entre as informações do Outlook e as informações do CRM Online para assegurar que elas foram atualizadas nos dois aplicativos. O recurso Sincronizar com o Outlook baixa apenas as IDs dos registros relevantes do CRM para uso quando um usuário tenta acompanhar e definir um item do Outlook. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.

Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para sincronizar dos dados do CRM para o Outlook usando os direitos de acesso.

 
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