Microsoft Dynamics CRM 2011 w BROG Media Biznesu

Wprowadzenie
BROG Media Biznesu Sp. z o.o. jest firmą komunikacji biznesowej w Polsce, która zajmuje się dostarczaniem praktycznej i aktualnej informacji gospodarczej za pomocą wydawanych portali internetowych oraz czasopism biznesowych. Organizowane przez firmę konferencje są miejscem nawiązywania i podtrzymywania wielu cennych relacji. Wydawnictwa, konferencje i internetowe serwisy informacyjne odznaczają się dużą wiarygodnością i są cenione przez profesjonalistów za ich rzetelność i wysoki poziom merytoryczny.

BROG Media Biznesu oferuje nowoczesne narzędzia komunikacji marketingowej "business-to-business" oparte na reklamie internetowej i prasowej oraz promocji w trakcie konferencji i wystaw branżowych.

Podstawą działalności firmy jest rozległa wiedza o sektorach rynku, którymi się zajmuje. Zespół dziennikarzy BROG współpracuje z inwestorami, producentami wyposażenia, dostawcami usług, instytucjami gospodarczymi oraz kompetentnymi konsultantami.

*
*Decyzja o wyborze systemu Microsoft Dynamics była gruntownie przemyślana. Dynamics CRM dostarcza nam rzetelnych danych na temat sprzedaży, dostawców i klientów, wspomagając naszą działalność każdego dnia i ułatwiając nam podejmowanie decyzji handlowych.*

Michał Bichniewicz
Prezes Zarządu
BROG Media Biznesu

*

Wyzwanie
BROG Media Biznesu jest jedną z wiodących firm na rynku polskim, specjalizujących się w dostarczaniu aktualnych informacji gospodarczych za pośrednictwem swoich portali internetowych oraz czasopism biznesowych. Firma działa na rynku od kilkunastu lat, na bieżąco poszerzając portfolio swoich usług i produktów.

Dynamiczny rozwój firmy przełożył się na zwiększenie zakresu pozyskiwanych potencjalnych klientów, wzrost liczby klientów, ofert, zamówień i faktur, co wymusiło konieczność skrócenia czasu obsługi i realizacji zleceń oraz podwyższenie efektywności działań pracowników. Przyczyniło się to do rozpoczęcia poszukiwań zintegrowanego rozwiązania informatycznego klasy CRM, które miało umożliwić efektywne zarządzanie relacjami z klientami, jak też procesami marketingowymi oraz sprzedażowymi.

„Konieczna okazała się optymalizacja procesów marketingowych, sprzedażowych oraz obsługi bieżącej, aby zwiększyć jakość oferowanych usług i przyspieszyć obsługę w zakresie szeroko pojętych działań marketingowych, obsługi procesu ofertowania i realizacji zamówień oraz obsługi płatności – również w zakresie windykacji.” – mówi Michał Bichniewicz, Prezes Zarządu, BROG Media Biznesu.

Przyspieszenie obsługi w zakresie działań marketingowych miało na celu pozyskiwanie nowych klientów. Firmie zależało na łatwym sposobie wprowadzania danych o klientach do systemu i weryfikowania ich poprawności za pomocą funkcji dialogu. Ponadto od nowego systemu oczekiwano wsparcia obsługi klienta poprzez kolejkowanie zadań przydzielanych handlowcom (wsparcie obsługi celem uniknięcia pomyłek spowodowanych natłokiem spraw).

Konieczne było także zwiększenie bezpieczeństwa danych, które są bardzo istotne dla działalności firmy, poprzez maksymalne ich zabezpieczenie przed potencjalnym zbiorczym eksportowaniem z systemu przez osoby mające do niego dostęp, a także automatyczne rejestrowanie zmian nanoszonych przez pracowników w zakresie istotnych danych w systemie.

Co więcej, firmie zależało na raportowaniu danych w czasie rzeczywistym, tak, aby zarząd firmy w każdej chwili mógł sprawdzić wyniki handlowców, statusy realizacji, historię działań itp., oraz na możliwości samodzielnego tworzenia raportów, przepływów pracy (workflows) i dialogów.

Rozwiązanie
BROG Media Biznesu podjął decyzję o wdrożeniu systemu Microsoft Dynamics CRM 2011 zintegrowanego z Sharepoint Foundation 2010. Implementacji systemu podjęła się firma Intersys, posiadająca wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu aplikacji biznesowych, w tym systemów klasy CRM.

Wybrane rozwiązanie charakteryzuje elastyczność i skalowalność, stąd bez problemu można je było dopasować do różnorodnych potrzeb firmy oraz przeprowadzić wdrożenie, nie zakłócając wykonywania codziennych obowiązków przez pracowników firmy.

„Implementacja systemu CRM przypadła na okres dynamicznego rozwoju naszych produktów i usług. To spowodowało, że wdrożeniem należało objąć więcej obszarów niż na początku zakładaliśmy. Tu nieoceniona stała się możliwość skalowania systemu.” – mówi Michał Bichniewicz, Prezes Zarządu, BROG Media Biznesu.

Jak to działa?
Głównym założeniem działania systemu Microsoft Dynamics CRM 2011 było podniesienie wydajności i efektywności realizowanych przez firmę działań.
Optymalizacja działania systemu w zakresie obsługi procesu sprzedaży
Udało się uzyskać optymalizację rozwiązania w zakresie obsługi procesu sprzedaży, tak aby zminimalizować liczbę możliwych kliknięć (funkcjonalności „one push button”) oraz zmaksymalizować wydajność pracy poprzez:
  • Ścisłe określenie automatycznie tworzących się zadań i terminów realizacji w poszczególnych etapach procesu,
  • Dostosowanie pól do szczegółowych wymagań biznesu,
  • Zautomatyzowanie etapów procesu w systemie, np. wysłania oferty czy zamówienia (automatycznie wygenerowany email ze stworzonym załącznikiem PDF oraz zapisywanie wszelkich dokumentów w odpowiedniej kartotece SharePoint),
  • Możliwość wersjonowania ofert z poziomu systemów CRM i SharePoint,
  • Uproszczenie procesu wypełniania danych przez wykorzystanie specjalnie dostosowanych dialogów (wypełnienia niezbędnych danych na poszczególnych etapach).

Ponadto system umożliwił rezerwację produktów czy usług w momencie wyboru oferty. Wówczas dany produkt lub usługa są niedostępne dla innych użytkowników i nie mogą zostać sprzedane dwukrotnie.

Istnieje również możliwość weryfikacji rabatów przez przełożonego. Określany zostaje poziom rabatu w systemie i jeżeli zostanie on wpisany w szablon szansy sprzedaży, wówczas automatycznie pojawia się nowe pole wysyłki do akceptacji przyznanego rabatu przez przełożonego.

Po zaznaczeniu opcji „koniec negocjacji’ (akceptacja zamówienia przez klienta), automatycznie pojawia się działanie, które należy zrealizować w określonym terminie (jest ono przypisane do określonego użytkownika). System przypomina o datach realizacji działań dla poszczególnych użytkowników, dzięki czemu nie występuje sytuacja, gdy ktoś zapomniał zrealizować dane zamówienie.

Scentralizowana baza danych

System Microsoft Dynamics CRM, wsparty przez aplikację Microsoft SharePoint oraz dostosowany do szczegółowych potrzeb biznesowych BROG Media Biznesu pozwolił na gromadzenie wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu. Dzięki temu dane przechowywane w systemie są rzetelne i aktualne i nie ma ryzyka ich dublowania.

Maksymalne wykorzystanie funkcjonalności „Out of the box”

Opcje te pozwoliły na zmniejszenie kosztów wdrożenia ze względu na brak konieczności niestandardowej rozbudowy systemu w obszarach, które są właściwie wspierane przez Microsoft Dynamics CRM. Umożliwiły również szersze wykorzystanie rozwiązania w przyszłości, w zakresie pozostałych modułów standardowych.

Generowanie szablonów

Stanowi to istotny element utrzymania spójności wizerunkowej firmy. Automatycznie generowane szablony ofert i zamówień, zawierające stałe dane oraz dynamicznie zaciągane z systemu CRM, tylko w pewnych obszarach modyfikowalne, utrzymują spójność graficzną i merytoryczną. Co więcej, możliwe jest też automatyczne generowanie wiadomości email z treścią, przy jednoczesnej możliwości zmiany kontentu.

„Microsoft Dynamics CRM 2011 nawet w wersji standardowej umożliwia sprawne zarządzanie relacjami z klientami oraz wspomaga funkcjonowanie przedsiębiorstwa w kluczowych obszarach jego działania, tj. sprzedaży, marketingu i obsłudze klienta.” - mówi Piotr Górski, Project Manager, Intersys Sp. z o.o.

Korzyści biznesowe
Wprowadzone rozwiązanie pozwoliło firmie na wzrost produktywności biznesowej oraz personalnej, usprawnienie zarządzania relacjami z klientami oraz szybszy przepływ informacji między pracownikami. Inne wymierne korzyści z działania systemu Microsoft Dynamics CRM 2011 to m.in.:

  • Centralizacja i uporządkowanie danych – system pozwala na uporządkowanie informacji na temat historii i przebiegu wszystkich procesów, które dostępne są w jednolitej i przejrzystej formie,
  • Automatyczne zarządzanie procesami – rozwiązanie usprawnia funkcjonowanie firmy poprzez automatyczną obsługę szerokiego wachlarza produktów i usług,
  • Uzyskanie kompletnego obrazu klienta i jego zamówień, co umożliwia pracownikom firmy obsługę na najwyższym poziomie, zarówno podczas realizacji aktualnych, jak i kolejnych zleceń,
  • Śledzenie nie tylko efektywności działań poszczególnych pracowników, ale również kontrolowanie realizacji całych projektów,
  • Zwiększenie efektywności pracowników poprzez automatyzację procesów powtarzalnych,
  • Optymalizacja procesów w zakresie marketingu i sprzedaży,
  • Zabezpieczenie i kontrola modyfikacji kluczowych danych,
  • Zabezpieczenie spójności wizerunku firmy,
  • Minimalizacja kosztów wdrożenia.

„Rozwiązanie umożliwiło nam sprawną obsługę projektów handlowych. Firma podejmuje projekty, wymagające współpracy między pracownikami, a zaimplementowane rozwiązanie, zawierające dokładne dane na temat zlecenia, ułatwia zachowanie kontroli nad ścieżką projektu handlowego poprzez ustalanie harmonogramów i koordynację prac, dzięki czemu są one wykonywane na czas.” – mówi Michał Bichniewicz, Prezes Zarządu, BROG Media Biznesu.

Referencje
„Przywiązujemy szczególną wagę do szybkości obsługi naszych klientów. Wdrożony system Microsoft Dynamics CRM pozwolił nam skupić się na rzetelnej realizacji usług. Nie tracimy już czasu na wyszukiwanie, analizowanie i uzgadnianie informacji.” – komentuje Michał Bichniewicz, Prezes Zarządu, BROG Media Biznesu.

„Decyzja o wyborze systemu Microsoft Dynamics była gruntownie przemyślana. Dynamics CRM dostarcza nam rzetelnych danych na temat sprzedaży, dostawców i klientów, wspomagając naszą działalność każdego dnia i ułatwiając nam podejmowanie decyzji handlowych.” – dodaje Michał Bichniewicz, Prezes Zarządu, BROG Media Biznesu.

Microsoft Dynamics
Dynamics jest integralną częścią Microsoft, oferującą szeroki zakres zintegrowanych rozwiązań biznesowych dla rynku dużych
i średnich przedsiębiorstw. Oferta firmy w tym zakresie obejmuje systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP) oraz systemy wspomagające zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Rozwiązania te pomagają dużym i średnim przedsiębiorstwom
w tworzeniu i ulepszaniu łączności z klientami, pracownikami, partnerami i dostawcami.

Głównymi produktami Microsoft Dynamics oferowanymi na rynku polskim są: Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics CRM.

Aplikacje Microsoft Dynamics optymalizują strategiczne procesy biznesowe w organizacji, tj.: zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw i usługami, projektami, relacjami z klientami oraz e-handel, analitykę
i produkcję.

Rozwiązania Microsoft Dynamics są sprzedawane przez sieć firm współpracujących – Partnerów, którzy posiadają wyspecjalizowane zespoły wdrożeniowe, szkoleniowe i serwisowe. Obecnie do sieci Partnerów Microsoft Dynamics na świecie należy ponad 4500 resellerów (VAR), integratorów systemowych, konsultantów, niezależnych dostawców oprogramowania (ISV), firm doradczych oraz dostawców zintegrowanych rozwiązań biznesowych i usług.

Ponad 305 000 firm i organizacji na całym świecie używa rozwiązań Microsoft Dynamics.

Więcej informacji na temat systemu Microsoft Dynamics:
http://www.microsoft.com/poland/dynamics/

Tamanho do cliente: Small Organization
Setor: Media & Cable; Power & Utilities
País ou região: Poland
Soluções:
  • Microsoft Dynamics CRM
Perfil da organização: BROG Media Biznesu oferuje nowoczesne narzędzia komunikacji marketingowej "business-to-business" oparte na reklamie internetowej i prasowej oraz promocji w trakcie konferencji i wystaw branżowych.
Situação comercial: Spółka cieszy się ugruntowaną pozycją na polskim rynku, będąc jedną z najdynamiczniej rozwijających się firm w swojej branży.
Benefícios:
  • Microsoft Dynamics CRM 2011 poprawił wydajność m.in. obsługi bieżącej, pozwalając na oszczędność czasu i zwiększenie produktywności pracowników.
  • Prostota i intuicyjność rozwiązania oraz duża liczba informacji zgromadzonych w systemie sprawiły, że pracownicy szybko opanowali jego obsługę.
  • Rozwiązanie pozwala na większą elastyczność działania w związku z dynamicznym rozwojem firmy.
  • System oferuje kierownictwu firmy możliwość bieżącej kontroli działań wszystkich pracowników.

Recursos baixáveisDocumento do Word