Yüksek Entegrasyon Sunan Otomotiv Bayi Yönetim Sistemiyle Yüksek Verimlilik, Zaman ve Maliyet Tasarrufu

Incadea Bayi Yönetim Sistemini Microsoft Dynamics NAV (bilinen adıyla Navision) platformunda özelleştirerek hayata geçiren Borusan Otomotiv, bu sistemi MS CRM, portal ve performans takip uygulamalarıyla entegre ederek İş süreçlerinde zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken müşteri hizmetleri kalitesini daha da yükseltmek için gerekli altyapıyı oluşturdu.

1984 yılında Borusan Holding ve Giwa GmbH ortaklığında BMW Türkiye distribütörü olarak kurulan Borusan Otomotiv’in marka yelpazesi bugün BMW’nin dışında, MINI, Land Rover, Range Rover ve Aston Martin gibi değerli markaları içeriyor. Bünyesinde Borusan Otomotiv İthalat ve Dağıtım A.Ş., Borusan Oto Servis ve Ticaret A.Ş., Borusan Otomotiv Pazarlama ve Ticaret A.Ş. ve Borusan Oto Kıbrıs Ltd. olmak üzere dört şirket bulunan Borusan Otomotiv, 900 kişilik ana kadrosunun yanı sıra destek ekip, yetkili satıcı ve servis çalışanlarıyla birlikte 1400 kişilik bir ekosistem ve yıllık satış hacmi 15 bin adedin üzerindeki tesisleriyle müşterilerine hizmet veriyor.

*
*Farklı süreçlerle yönetilen ve farklı markaların bulunduğu heterojen bir ortamda günlük işlerimizi daha iyi yönetmek, müşteri memnuniyetimizi ve kullanıcılarımızın verimliliğini artırmak için hayata geçirdiğimiz yeni Bayi Yönetim Sistemimizin başarısını Microsoft Dynamics NAV’ın entegrasyon gücüne ve uyarlama esnekliğine borçluyuz. Tüm ihtiyaçlarımıza cevap verecek şekilde yenilediğimiz sistemimiz Borusan Otomotiv için ciddi bir zaman ve maliyet tasarrufu sağlıyor.*

Onur Bahadır
Borusan Otomotiv Pazar ve Kanal Yönetim Müdürü

*
Yeni Bir Bayi Yönetim Sistemi İhtiyacı

Borusan Otomotiv, kuruluşundan itibaren kurumsal kaynak planlaması (ERP) çözümünü AS/400 platform üzerinde koşturuyordu. Borusan Otomotiv’in Pazar ve Kanal Yönetim Müdürü Onur Bahadır şöyle diyor: “30 yıla yaklaşan bu birikimden vazgeçerek tüm altyapıyı değiştirmek çok kolay bir süreç değil. Ancak BMW AG, 2010 yılında bir bildirgeyle AS/400 platformunu artık desteklemeyeceğini ilettiğinde, bu değişim bizim için ihtiyacın ötesinde bir zorunluluk haline geldi.”

BMW AG, gelişen teknolojilerle birlikte müşterilerine yeni hizmetler sunmak ve bu hizmetleri tüm dünyada standart hale getirmek istiyor. Örneğin araç sahipleri yerine araçların bayi ile otomatik iletişime geçtiği, araç sahiplerinin servis ve bakım ihtiyaçlarından ve servis randevularından haberdar edildiği ve bayilerin bu ihtiyaçları karşılamak için önceden hazırladığı sistemin 2014 yılında Türkiye’de de devreye sokulması planlanıyor. Bu nedenle, dünya çapındaki temsilcilerinden standart bir bayi yönetim paketi kullanmalarını talep eden BMW AG, otomotiv sektörünün önde giden iki ERP çözümünün adını vererek Borusan Otomotiv’den bunlardan birini seçmesini istemiş. Onur Bahadır, bir proje ekibi oluşturarak önerilen çözümleri incelemeye başladıklarını söylüyor: “BMW AG’nin standartlarını takip etmekle birlikte, Türkiye pazarına özel iş süreçlerimiz de bulunuyor. Bu nedenle uygulayacağımız çözümün uyarlama esnekliğine sahip olması ve mevcut sistemlerimizle entegrasyonu bizim için en önemli seçim kriterleriydi.”

Onur Bahadır, önerilen çözümlerden birinin kapalı bir kutu olduğunu, herhangi bir değişiklik yapmaya izin vermediğini vurguluyor: “Bu çözümde yapınızı kurduktan sonra bir değişiklik gerektiğinde merkezi yurtdışında bulunan üretici ile temasa geçerek bu değişiklikleri uygulatmanız gerekiyordu ve bu da elbette proje ve bakım maliyetlerini çok yükseltiyordu. Önerilen diğer çözüm olan Incadea ise esnek bir yapıya sahip olan Microsoft Dynamics NAV üzerinde koşuyordu. Ayrıca Borusan Grubu %90 Microsoft ağırlıklı bir altyapı kullandığı için bu geçişteki değişiklikleri Incadea ile daha iyi yönetebileceğimizi düşündük.”

Incadea: Otomotiv Sektöründe Bir Uzman

Otomotiv sektöründe uzmanlaşmış Avusturya merkezli bir geliştirici olan Incadea, aynı zamanda bir Microsoft çözüm ortağı. Haziran 2011’de Microsoft ve Incadea ile bir iş ortaklığı anlaşması yapan Borusan Otomotiv, proje ekibinin katıldığı bir eğitim sürecinin ardından proje analizini gerçekleştirerek kod uyarlaması çalışmalarına başladı. Proje kapsamında çekirdek kod aynı kalmak üzere gerek otomotiv sektörünün, gerek Borusan Otomotiv’in kendi finansal ve iş süreçlerinin tamamını karşılayacak değişiklikler uygulandı. 6 ay kadar süren uygulama ve özelleştirme çalışmalarının ardından Incadea ile birlikte yoğun bir entegrasyon ve konfigürasyon çalışması gerçekleştirildi. Bahadır, projenin %56’sını entegrasyon çalışmalarının kapsadığını söylüyor.

Incadea’nın Pazar ve Kanal Yönetim Müdürü Jasmino Burkic ise Borusan Otomotiv’in çözümlerini hayata geçirdikleri BMW temsilcileri arasında en büyüğü olduğunu söylüyor: “Farklı uygulamalarla çalışan büyük ölçekli bir şirket olarak Borusan Otomotiv’in proje başında, kullandıkları diğer sistemlerle bağlantı başta olmak üzere bizden çok sayıda isteği oldu. Bu istekleri değerlendirerek karma bir sistem oluşturmaya karar verdik ve Incadea tarihinde ilk defa bu kadar büyük ölçekli bir entegrasyon projesine giriştik. Analiz çalışmalarından sonra geliştirme sürecini Borusan Otomotiv ekibi yürütürken, bu ekibin gerçekleştirdiği geliştirme ve özelleştirmeler Incadea ve Microsoft tarafından test edilerek onaylandı. BMW standartları da gözetilerek ilerleyen bu süreç ağırlıklı olarak uygulamaları içerse de, şirketin ihtiyaçlarına daha iyi cevap vermek için kaynak kodunda da değişiklikler yapıldı.”

Jasmino Burkic, “Bizim için Microsoft başarının temeli anlamına geliyor “diyor. “Her zaman en son teknolojileri içeren platformu bize Microsoft her tür destekle birlikte sunuyor. Microsoft’un güçlü teknolojileriyle Incadea’nın otomotiv sektöründeki birikimi bir kazan-kazan ilişkisi içinde bir araya geliyor. Örneğin en son Microsoft Dynamics CRM teknolojilerinden yararlanarak geliştirdiğimiz incadea.cvrm (müşteri + araç yönetimi) çözümü, otomotiv sektöründeki şirketlerin müşteri ihtiyaçlarını önceden tahmin ederek müşterileriyle kalıcı ve kârlı ilişkiler kurmalarına ve işlerini büyütmelerine yardımcı oluyor.”

Borusan Otomotiv, Mayıs 2012’de Incadea ve BMW AG ile birlikte boşluk analizlerini gerçekleştirdikten sonra, 1 Haziran 2012’de pilot projeyi Avcılar Şubesi’nde canlı kullanıma geçirdi. Şirket, 2014 sonuna kadar Borusan şubelerinden başlayıp yetkili servislerle devam ederek projeyi tüm Türkiye ağına yaymayı planlıyor. Borusan Otomotiv, çekirdek iş süreçlerinde BMW AG standartlarına uyarken, gerek Borusan şubelerinden gerek Türkiye çapındaki yetkili servis ve bayiler, kendi organizasyon yapılarına ve iş ihtiyaçlarına göre farklı süreçleri farklı şekilde yönetebiliyorlar. Bu nedenle her bayide yapı analizleri gerçekleştirilerek kurulan sistemin değişim yönetimi çalışmalarıyla ilgili bayinin iş süreçlerine entegre edilmesi gerekiyor.

Tümüyle Entegre Altyapı

Borusan Otomotiv’de randevu planlamasından satış aşamasına kadar tüm iş sürecini yönetmekte kullanılan Incadea Bayi Yönetim Sistemi, bir ERP uygulaması olarak şirketin diğer kritik sistemleriyle de entegre. Örneğin finansal bilgiler şirketin SAP satış ve finans yönetim uygulamalarından alınıyor; Borusan Otomotiv’in Microsoft .NET platformunda geliştirdiği SERZAT (Servis Zaman Takip Sistemi) performans yönetim uygulaması, gerçekleşen sonuçları yorumlanmak üzere Incadea’ya aktarıyor; müşteri ilişkileri yönetimi için kullanılan Microsoft CRM, aynı şekilde bu sistemle entegre çalışıyor.

Onur Bahadır şöyle diyor: “Servis Yönetimi, Satış, CRM ve finans sistemlerimizde daha önce manuel olarak gerçekleştirilen pek çok işlemi otomasyon bağlantılı hale getirirken tüm bunların önüne güçlü bir Bayi Yönetim Sistemi koyarak Türkiye çapında standart, tümüyle entegre, her şeyin ölçülebilir olduğu, BMW AG’nin tümüyle desteklediği bir yapı oluşturuyoruz. Bu yapıyı oluştururken de Microsoft Dynamics NAV, Microsoft CRM, .NET gibi Microsoft teknolojilerinden yararlanarak Ana Bayi Yönetim Sistemi’nin bileşenlerini hayata geçiriyoruz. Örneğin yakın gelecekte devreye alacağımız Depo Yönetim Sistemi’ni de .NET platformunda geliştireceğiz.”

Incadea projesi, Borusan Otomotiv’de SharePoint bayi portal entegrasyonunu da içerdi. Tüm Borusan Otomotiv yetkili servislerinin içeiçerik ve bilgi paylaştığı bu portal Incadea ile entegre edilerek bayilerin stok sorgulaması yapabilmesi sağlandı.


Kolay Adapte Olunan Geliştirme Ortami

Bugüne dek Microsoft platformlarında çeşitli çözümler hayata geçiren Borusan Otomotiv geliştiricileri zengin bir Microsoft .NET deneyimine sahipler. Onur Bahadır, “Tüm geliştiricilerimiz doğal olarak .NET bilmek zorunda” diyor. “Türkiye’de Navision geliştiricisi çok sayıda olmayabilir, ancak bir .NET geliştiricisi, Navision’un arkasında çalışan C/side koduna çok kolay alışıyor. Bu noktada iş sürecini biliyor olmak çok daha önemli. Gerek ekibimizin otomotiv sektöründeki deneyimi, gerek SERZAT gibi uçtan uca tüm süreçleri kapsayan bir performans yönetim uygulamasını daha önce hayata geçirmiş olmamız, gerekse .NET birikimimiz sayesinde C/side’a geçiş süreci bizim için çok kolay oldu.”

Kullanim Kolaylığı Ve Artan Verimlilik

Borusan Otomotiv için AS/400’den Microsoft platformuna geçişin sunduğu avantajlar sadece iş süreçlerinin otomatikleştirilmesini ve yeni hizmetlerin tüm Türkiye ve dünyada aynı standartlarda verilmesini sağlamakla sınırlı değil. Borusan Oto Avcılar SSH Müdürü Emre Seçkin, bu geçişin kullanıcıya büyük bir kullanım kolaylığı getirdiği ve verimliliklerini artırdığını belirtiyor: “Özellikle işe yeni başlayan kullanıcıların AS/400 ortamına alışması 1 ayı bulurken, Borusan Oto Avcılar’daki geçiş sürecinde yaptığımız ölçümlemelere göre, yeni kullanıcılar Incadea’ya 4 günde adapte olarak sistemi rahatlıkla kullanmaya başlayabiliyorlar. Ayrıca yeni sistem iş süreçlerindeki karmaşıklığı ortadan kaldırdı. Örneğin paylaşımlı fatura gibi karmaşık bir iş sürecinin tamamlanması eski sistemde 25-30 dakikayı bulurken yeni sistemde 5-10 dakikaya indi. Aynı şekilde, ayda bir yayınlanarak konsolidasyon için Borusan Otomotiv merkeze gönderilen çarşaf raporu Avcılar bayimizde eskiden 1 günde hazırlanırken, yeni sistem ve gerçekleştirdiğimiz entegrasyonlar sayesinde artık 10 saniyede hazırlanıyor.”

Borusan Otomotiv, Avrupalı üreticilerin araçlarının satış ve servis hizmetlerini gerçekleştiren, yabancı ortaklı bir kuruluş olarak mali raporlarını Euro cinsinden hazırladığı gibi, Türk kanunları gereği Türk Lirası cinsinden de hazırlamak zorunda. Onur Bahadır, “Ortalama maliyet üzerinden çalıştığımız için, eski sistemde kur dönüşümlerinde büyük sıkıntı çekiyorduk. Yeni sistemimizin Euro ve Türk Lirası cinsinden hesaplama yapan iki farklı kur motoru bulunuyor. Microsoft Dynamics NAV’ın “multi-currency” raporlama özelliğinden yararlanarak gerçekleştirdiğimiz özelleştirmeyle bunu sağladık.”

Yeni sistem Borusan Otomotiv’in verdiği hizmetlerde farklı iş kurallarını otomatik uygulamasını da mümkün kılıyor. Örneğin servise getirilen bir aracın garanti süreci başlatılmadan önce garanti süresinin dolmuş olup olmadığı otomatik kontrol edilerek gereksiz iş gücü kaybı olması engelleniyor. Bahadır, “30 yıldır genişleyerek ve değişerek giderek hantallaşan eski sistemimize bu tür iş kurallarının eklenmesi çok zordu” diyor.

Müşteri Memnuniyeti İçin Proaktif Yaklaşim

Onur Bahadır, BMW’nin müşteri hizmetlerinde giderek reaktif yaklaşımdan proaktif yaklaşıma geçtiğini belirtiyor: “TeleServices gibi hizmetler bunun bir örneği. Müşterilerimizin ihtiyaç ve beklentilerini önceden görmek, aktivitelerini ve alışkanlıklarını takip etmek hem onlara daha iyi hizmet vermemizi hem de yeni satış fırsatları yaratabilmemizi sağlıyor. Incadea, sosyal medya entegrasyonu dahil bu hizmetleri sunabilmek için gerekli tüm teknolojiyi sunuyor.”

Borusan Otomotiv, Incadea’yı ve diğer bazı uygulamalarını bayilerine yaygınlaştırırken sanallaştırma teknolojilerinden ve bulut mimarisinden yararlanmayı da planlıyor. Böylece standart uygulama ve süreçler merkezi bir sunucudan tüm bayilerin kullanımına açılarak özellikle donanım maliyetlerinden tasarruf sağlanacak. Sanallaştırma ve bulut mimarisi Borusan Otomotiv servislerinin mobil uygulamaları kullanmasına da olanak tanıyacak. Böylece servis elemanları doğrudan müşteriyi ziyaret ederek yerinde servis verebilecek. Bahadır, “Mobilite, müşteri memnuniyetini yükseltirken servis maliyetlerimizi de düşürme fırsatı sunabilir” diyor.
Tamanho do cliente: Large Organization
Setor: Automotive, Industrial Equipment & Aerospace
País ou região: Turkey
Soluções:
Perfil da organização: 1984 yılında Borusan Holding ve Giwa GmbH ortaklığında BMW Türkiye distribütörü olarak kurulan Borusan Otomotiv’in marka yelpazesi bugün BMW’nin dışında, MINI, Land Rover, Range Rover ve Aston Martin gibi değerli markaları içeriyor.
Situação comercial: BMW AG, sunduğu müşteri hizmetlerini tüm dünyada standartlaştırmak için Borusan Otomotiv’den yeni bir bayi yönetim çözümüne geçmesini isterken, Borusan Otomotiv de bu çözümü özelleştirip mevcut sistemleriyle entegre ederek BMW standartlarına uyum sağlamanın yanı sıra, kendi iş ihtiyaçlarını da en iyi şekilde karşılamayı hedefliyordu.
Benefícios:
  • Güçlü entegrasyon özellikleri
  • İş süreçlerinde zaman ve maliyet tasarrufu
  • Kullanıcı verimliliğinde artış
  • Müşteri memnuniyetini artıracak yeni hizmetler için güçlü altyapı
Recursos baixáveisDocumento PDF