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Conserve o impulso e tire o máximo benefício de seus esforços de SAM

Adotando políticas e procedimentos sólidos para aquisição, armazenamento, inventário e uso de softwares Microsoft, você está bem em seu caminho de implementar um programa de SAM de sucesso. Antes de continuar, certifique-se de que sua organização tenha um plano para:

  • Centralize a compra de softwares para mantê-la sob controle e organizada.

  • Padronize títulos de softwares para assegurar que seus funcionários usem as mesmas versões.

  • Crie um banco de dados de inventário de softwares ou uma planilha para rastrear as licenças de software

  • Desative estações de trabalho e softwares obsoletos.

Treinamento Passo a Passo: Criação e Manutenção de um Plano

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Passo 4:  Conheça dicas de como colocar seu plano de SAM em andamento e descubra o que pode fazer para mantê-lo assim—para tirar o máximo de seus esforços agora e no futuro

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Mantenha o SAM vivo

  • Analise o software:  Saiba sempre o que tem, para que possa fazer o melhor uso de seus ativos de software e hardware e lhes dar suporte mais eficientemente. É melhor você planejar seus investimentos em software antecipadamente para assegurar que controle custos e tome decisões estratégicas mais bem informadas conforme sua empresa cresce.

  • Mantenha os softwares seguros e organizados:   Potencialize seus esforços de inventário mantendo uma programação regular para manter suas informações atualizadas e certificar-se de que se mantém em conformidade com requisitos de licenciamento.

  • Reduza os custos de suporte:  Padronize aplicativos e sistemas para otimizar seus ativos e reduzir os custos de suporte.

  • Treinamento:   Mantenha os funcionários bem treinados e envolvidos no processo de implementar e manter seu plano de SAM..

Após implementar todos os passos para completar seu plano de SAM, você conhecerá melhor o que tem, terá mais percepção para adquirir apenas o que precisa e poderá fazer mais com o que já possui. Sua empresa terá melhor controle sobre as ferramentas e materiais de que precisa para otimizar-se para crescimento futuro e para obter resultados de negócios excepcionais.

Analise os Softwares

Saiba O Que Você Tem

Tente criar um "mapa" de softwares e hardwares de sua organização. Saber qual software está instalado em quais máquinas e onde estas estão localizadas em toda a sua organização pode ser muito útil, especialmente para a sua equipe de suporte. Você pode incluir essa informação em um banco de dados de inventário de softwares, criado em uma planilha separada ou mapeá-la em um diagrama que mostre a localização de cada máquina, o usuário desta e os softwares instalados nela.

Saiba O Que Você Precisa

É importante determinar de quais títulos de software sua empresa precisa para conduzir os negócios e como essas necessidades mudam conforme ela cresce. Trabalhe com membros-chave em cada departamento para esclarecer de quais softwares os funcionários precisam para realizar seu trabalho. Pergunte aos funcionários de que softwares eles precisa e quais não estão usando. Faça um acompanhamento anual, semestral ou trimestral com os funcionários. Também avalie os conjuntos de habilidades dos funcionários para determinar se as competências de trabalho deles refletem as necessidades de software.

Após essa análise, você pode desativar todos os softwares que não sejam usados para fins comerciais e fornecer aos funcionários outros de que eles precisem para trabalhar.

Baixe um Questionário de Softwares para Funcionários

Mantenha-se Organizado

Mantenha um Programação de Inventários Regulares

Conduzindo um inventário completo de todos os seus softwares e licenças, você coloca seu plano de SAM em movimento. Se tiver lançado essa importante fundação, o passo seguinte é desenvolver uma programação de inventários regulares para manter aquelas informações atualizadas. Sua programação de inventário específica provavelmente será determinada pelo tamanho de sua empresa, seus hábitos de compra e taxa de crescimento.

Uma boa maneira de controlar seu inventário é inserir todas as aquisições de softwares no sistema no momento da chegada como parte de sua política de compras. Essa prática deve se tornar uma parte de seu processo padrão de pagamento de faturas ou de check-in de softwares e deve ser executado compra a compra. Esse passo também ajudará a manter toda a documentação de prova de propriedade e mídias de instalação.

Desenvolva um processo de check-in de softwares

Para ajudar nessa etapa, considere instalar ferramentas de gerenciamento de ativos de software que podem monitorar continuamente instalações em computadores ligados em rede e fornecer relatórios de inventário em tempo real.

Saiba mais sobre ferramentas de gerenciamento de ativos

Verificações por Amostragem

Mesmo se você estiver usando ferramentas de SAM avançadas, confiar unicamente nessas ferramentas para manter seu inventário atualizado e em ordem não é o bastante. Você também precisará realizar verificações por amostragem periódicas no inventário para manter as coisas funcionando suavemente. Você pode realizar verificações por amostragem em uma grupo de computadores ou de títulos de software específicos. Determine um limite de desvio—se a diferença entre o relatório do inventário de softwares e a verificação por amostragem for expressiva, você pode querer realizar um inventário de softwares completo. Realize essas verificações por amostragem pelo menos trimestralmente. E realize um inventário completo e gere os resultados em um relatório completo uma vez ao ano.

Voc6e também pode querer contratar uma agência externa para realizar uma auditoria periódica de seu inventário e comparar os resultados com suas próprias conclusões. Você pode querer trabalhar com uma consultoria independente que tenha demonstrado capacidade nessa área através da Competência Microsoft SAM, procurar o auxílio de seu revendedor de softwares ou até mesmo contratar os publicadores do software diretamente para ajudá-lo nesse processo.

Obtenha ajuda de parceiros da Competência de SAM

Mantenha os Softwares em Segurança

É importante certificar-se de que toda a documentação de licenciamento e pelo menos uma cópia de cada título e versão de software estejam protegidos. Um número limitado de funcionários deve ter acesso aos materiais de software para ajudar a protegê-los contra possíveis má utilização ou roubo. É aqui que as políticas que você desenvolveu sobre armazenamento de softwares e recuperação de desastres desempenham um papel importante.

Leia mais sobre manter softwares e documentação seguros

Reduza Custos de Suporte

Padronize Softwares e Processos para Reduzir Custos

Ao padronizar os aplicativos e sistemas que sua empresa usa, você pode ajudar a limitar o número de programas e dispositivos a que sua equipe deve dar suporte e, em última análise, reduzir aqueles custos.

Evite soluções internas personalizadas sempre que puder, já que a sobrecarga no suporte para aplicativos personalizados é geralmente muito maior do que a para softwares pré-empacotados. Com softwares pré-empacotados, sua equipe de suporte pode entrar em contato com o fornecedor se surgirem problemas, mas não tem ninguém a quem apelar no caso de aplicativos criados na empresa.

Incentive seus funcionários a encontrar maneiras de automatizar quaisquer tarefas repetitivas que executem. Isso os ajuda a pensar mais diretamente nas tarefas que desempenham e isso pode poupar muito tempo. Apenas certifique-se de documentar qualquer tarefa automatizada e de definir um procedimento para verificar e atualizá-la regularmente.

Leia mais dicas sobre a redução de custos de suporte

Treinamento de Funcionários no SAM

Defina Treinamento e Mantenha os Funcionários Envolvidos

Agora, todos os funcionários, da gerência sênior abaixo, devem ter um conhecimento geral do SAM e de seus requisitos. E quando seu plano de SAM estiver totalmente executado, você precisará manter o impulso e seus funcionários envolvidos com treinamento constante e políticas de percepção. Não deixe seus funcionários se acomodarem a respeito do SAM. Programe sessões de treinamento regulares para os funcionários, novos e veteranos.

É importante que você informe os funcionários de quaisquer mudanças em seu plano do SAM para que eles possam manter-se em dia com novas políticas e procedimentos. Todos os funcionários devem ser lembrados de como o SAM os ajuda com suas rotinas diárias e conserva as coisas funcionando suavemente. Para novos contratados, a percepção e treinamento no SAM é especialmente importante. Tome providências para enfatizar a importância do SAM e o escopo de seu plano e como ele se relaciona com as operações cotidianas de sua empresa. Considere criar um "pacote para iniciantes" que descreva seu plano e certifique-se de que todos os novos contratados recebam uma cópia.

Para ajudar a facilitar o treinamento e percepção contínuos do SAM, considere o seguinte:

  • Desenvolva um resumo do plano e das responsabilidades dos funcionários e deixe-o prontamente disponível a todos em sua organização.

  • Certifique-se de que quaisquer novas políticas sejam comunicadas a todos os funcionários em tempo hábil.

  • Lembre constantemente a todos os funcionários a importância do SAM para a organização e torne-o parte da cultura geral da empresa.

  • Lembre aos funcionários sobre os riscos potenciais associados com a omissão em seguir as técnicas e procedimentos de SAM apropriados.

  • Certifique-se de que todos os funcionários conheças as ferramentas do SAM disponíveis a eles que que sejam adequadamente treinados em seus usos e benefícios.

  • Prepare relatórios de progresso periódicos e os distribua entre seus funcionários apropriados.

  • Revise periodicamente as ferramentas que estão usando para manter o SAM em funcionamento e decida se são as ideais para a sua organização.

Conheça os benefícios do Software Assurance

Mantenha o Impulso

Para garantir que os ganhos obtidos não sejam ignorados, esquecidos ou considerados naturais, pense no seguinte:

  • Torne o SAM uma parte do trabalho de todos, da gerência sênior abaixo, e incorpore seus processos na rotina diária de todos.

  • Garante que todos os novos contratados tenham conhecimento do programa de SAM e cuide que os funcionários veteranos sigam o plano.

  • Certifique-se de que seus funcionários saibam como o SAM os beneficia diretamente e as maneiras em que melhora o fluxo de trabalho geral deles.

  • Deixe seu plano evoluir e certifique-se de que sejam feitas melhorias com o tempo. Novas práticas e políticas precisam ser abraçadas e mudanças no plano devem ocorrer à medida que sua empresa cresce e amadurece.

  • Desenvolva medidas para lidar com problemas antes que eles surjam.

  • Visite seus fornecedores periodicamente e certifique-se de que estejam seguindo diretrizes apropriadas e práticas recomendadas do setor. Certifique-se de que os registros deles combinem com os seus.

  • Visite seus fornecedores periodicamente e certifique-se de que estejam seguindo diretrizes apropriadas e práticas recomendadas do setor. Certifique-se de que os registros deles combinem com os seus.

  • Procure agências externas para certificação e assegure que sua empresa esteja seguindo diretrizes e práticas recomendadas apropriadas do setor.

Esses passos ajudarão sua organização a continuar com seu novo programa de SAM, a manter o nível que você estabeleceu e podem ajudar, com o tempo, a melhorar o nível de maturidade do SAM e o retorno geral do investimento (ROI).

Modelo de Otimização do SAM

Como você pode avaliar seu plano de SAM efetiva e objetivamente? O Modelo de Otimização do SAM (SOM) é a estrutura de avaliação do SAM lançada pela Microsoft e que se alinha com a Otimização de Infraestrutura (IO). Ele fornece um conjunto de critérios para ajudar você a avaliar seus esforços de SAM e entender e, subsequentemente, melhorar o estado de seu gerenciamento de ativos de software. Os níveis de maturidade do SAM—Básico, Padronizado, Racional e Dinâmico—são os mesmo da estrutura de IO. E, usando esse modelo de otimização, Parceiros da Competência de SAM podem oferecer orientação e criar um roadmap para visualizar os benefícios e economias de cada etapa da maturidade do SAM dentro de uma organização.

Saiba mais sobre o Modelo de Otimização do SAM