No deje las copias de seguridad para luego...o se arrepentirá

Un archivo de copia de seguridad actualizado puede salvar su negocio

Para un negocio, los datos son un activo vital, pero también frágil. Por ejemplo, el bloqueo de un disco duro, un virus o un desastre natural podría provocar en un instante la pérdida de todas sus listas de clientes y registros financieros.

Por desgracia, en muchas empresas no se habla de realizar copias de seguridad de los datos comerciales hasta que se produce un desastre de ese tipo. Para entonces es demasiado tarde.

Puede crear fácilmente un archivo de copia de seguridad de modo que sea posible restaurar información crítica para el negocio en sus equipos. No obstante, también requiere planeamiento y un esfuerzo constante. Esto es lo que debe hacerse.

Decida qué hay que guardar
El primer paso consiste en decidir qué datos deben protegerse. Probablemente no será necesario que haga una copia de seguridad de ninguno de sus programas de tratamiento de textos, hojas de cálculo u otras aplicaciones. Los programas se pueden volver a instalar desde sus discos originales. Incluso en caso de que se produzca un auténtico desastre, será relativamente fácil obtener discos de reemplazo.

Lo que tiene que preocuparle es todo aquello que cree su empresa. Esto incluiría:

•	Bases de datos, incluida las de información de contacto de clientes y registros de pedidos, así como datos de inventario.
•	Archivos de datos de software financiero, lo que incluye hojas de cálculo.
•	Documentos, como correspondencia importante, notas, documentos de trabajo y todo lo relacionado con el plan de negocio.
•	Correo electrónico; sobre todo, mensajes que contienen datos importantes, como consultas de clientes e información de contacto.
•	Archivos del sitio Web, a menos que el sitio se encuentre alojado fuera de la empresa, en las instalaciones de un tercero.
•	Cualquier otro dato cuya pérdida pueda suponer un serio contratiempo.

Quizá también desee guardar archivos de configuración del sistema y otros archivos de configuración, como marcadores de Internet, si bien estos no son tan importantes.

Antes de seguir adelante, asegúrese de contar con una lista de carpetas que contengan archivos de los que deba realizar una copia de seguridad.

Uso de software de copia de seguridad
Ahora que sabe lo que necesita guardar, deberá empezar a realizar copias de seguridad con regularidad. Aunque es posible realizar copias de seguridad copiando manualmente archivos importantes, el proceso puede resultar laborioso si hay muchos archivos o carpetas.

Es mejor utilizar software de copia de seguridad. Una opción posible es el paquete de copia de seguridad incluido con el sistema operativo. Tanto Windows XP como Windows Small Business Server 2003 incluyen herramientas para realizar copias de seguridad. La herramienta de copia de seguridad que acompaña a Microsoft Windows XP Professional ya está instalada. (Si utiliza Windows XP Home Edition, deberá instalarlo desde el CD de instalación).

Para configurar la utilidad Copia de seguridad de Windows, haga clic en Inicio, seleccione Todos los programas, Accesorios, Herramientas del sistema y, a continuación, haga clic en Copia de seguridad. Haga clic en Siguiente para reconocer la pantalla que se abre; a continuación, seleccione Efectuar una copia de seguridad de archivos y configuración y haga clic en Siguiente.

Copia de seguridad de Windows le preguntará ahora qué archivos desea que guarde. Es probable que no desee seleccionar Toda la información de este equipo, ya que así se realizarían copias de todos los archivos, incluidos los de los programas. Si ha instalado muchos componentes de software, el archivo de copia de seguridad resultante ocupará demasiado espacio de almacenamiento.

Si cada empleado mantiene los archivos importantes en su carpeta Mis documentos, se puede seleccionar Las carpetas de documentos y configuración (Documents and Settings) de todos los usuarios. Si no es así, debe seleccionar Elegir lo que deseo incluir en la copia de seguridad y seleccionar todas las carpetas que haya identificado como importantes. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Windows Small Business Server 2003 también incluye un asistente para la configuración de copias de seguridad que permite especificar qué carpetas desea copiar, si la copia de seguridad debe guardarse en una unidad de disco duro o en una unidad de cinta y con qué frecuencia deben realizarse las copias de seguridad. También puede utilizar la herramienta para iniciar manualmente una copia de seguridad.

Conozca las opciones de almacenamiento
Las herramientas de copia de seguridad crearán un archivo con todos los documentos importantes, pero tendrá que indicar dónde debe guardarse ese archivo. De forma predeterminada, deseará guardar ese archivo en un disquete, pero si hay mucha información, quizá necesite docenas o, incluso, centenares de discos.

Otra opción sería guardar la copia de seguridad en alguna ubicación de la red o en una segunda unidad de disco duro del equipo. Sólo tiene que hacer clic en Examinar y seleccionar la ubicación en la que desea guardar el archivo. Especifique un nombre descriptivo para el archivo y haga clic en Siguiente.

Aunque este tipo de copias de seguridad proporciona protección en caso de error del disco duro o por infección de virus, si se produce un incendio o un desastre natural, es posible que pierda el equipo y, por lo tanto, todos los datos. Por ese motivo debe copiar periódicamente su archivo de copia de seguridad en un CD, un DVD o una unidad externa que pueda almacenar en una ubicación protegida, lejos del lugar de trabajo.

Encontrará el archivo de copia de seguridad en la carpeta que especificó en Copia de seguridad de Windows. Si el archivo ocupa menos de 640 megabytes, puede utilizar una grabadora de CD para guardarlo en un CD-ROM estándar. Si es mayor, deberá utilizar discos DVD. Asegúrese de que la grabadora puede escribir en DVD grabables.

También puede utilizar medios reutilizables, como unidades flash y discos duros externos. Compruebe el tamaño del archivo de copia de seguridad para determinar cuánto espacio de almacenamiento necesitará.

Más consejos sobre las copias de seguridad
A continuación se ofrecen recomendaciones adicionales para realizar copias de seguridad:

•	Aténgase a un calendario. No olvide que la seguridad de los datos está determinada por la última copia de seguridad. Si el disco duro se bloquea y no ha realizado copias de seguridad durante un mes, habrá perdido un mes de trabajo. Por eso es tan importante realizar copias de seguridad de los datos con regularidad. Es probable que desee realizar una copia de seguridad de los archivos de la unidad de disco duro o del servidor de red todas las noches. Las herramientas de copia de seguridad le permiten seleccionar la frecuencia y las horas de realización de copias de seguridad.
•	Almacenamiento fuera del lugar de trabajo. Si bien es una buena idea realizar cada noche una copia de seguridad de los datos en la red o en un cinta, también es necesario que establezca un calendario para almacenar los archivos en un CD, un DVD o un dispositivo de almacenamiento extraíble que pueda transportarse fuera del lugar de trabajo. Para determinar con qué frecuencia debe realizar esas copias de seguridad, sólo tiene que preguntarse cuántos datos puede permitirse el lujo de perder.
•	Practique la restauración de datos. Lo ideal es que no se vea nunca en la necesidad de utilizar una copia de seguridad, pero es bueno saber que la restauración de los datos exige poco más esfuerzo del que supuso realizar las copias. Si utiliza Windows Small Business Server 2003, existen procedimientos que permiten restaurar desde servidores enteros a archivos sueltos. La utilidad Copia de seguridad también le permite restaurar los archivos a partir del archivo de copia de seguridad. No obstante, debe probar el procedimiento de copia de seguridad antes de que se vea en la necesidad de recurrir a él. Utilice un equipo que no esté conectado a la red y que sólo tenga instalado el sistema operativo. Si prueba las copias de seguridad en su red actual, existe el riesgo de que sobrescriba accidentalmente archivos nuevos con datos antiguos o de que pase por alto posibles problemas.

Las copias de seguridad constituyen un excelente seguro contra desastres y errores del sistema, pero sólo si se dedica el tiempo necesario a realizar copias periódicas del sistema.

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Sugerencias rápidas

Siempre es recomendable realizar periódicamente copias de seguridad de los datos importantes. La función Autoarchivar permite realizar copias de seguridad de los mensajes de correo electrónico de Outlook. Esta operación de archivo consiste en mover mensajes a una carpeta de archivo de almacenamiento en intervalos periódicos programados.