Crear un boletín con Publisher

¿Cuenta su empresa con algún método sistemático de seguimiento posterior de los clientes? Si no es así, considere la posibilidad de imprimir y enviar por correo un boletín promocional. Incluya noticias importantes, sugerencias e información de interés relacionada con su actividad, y dispondrá de una herramienta excelente para establecer relaciones con clientes o mejorar las existentes. Microsoft Publisher puede ayudarle en el diseño y la preparación del boletín, además de ofrecerle herramientas para facilitar su envío por correo a los clientes.

En esta página
1. Trace un plan1. Trace un plan
2. Elija la distribución y el diseño2. Elija la distribución y el diseño
3. Agregue texto e imágenes al boletín3. Agregue texto e imágenes al boletín
4. Trabajar con varias páginas4. Trabajar con varias páginas

1. Trace un plan

Para asegurar la rentabilidad y eficacia de su publicación, empiece por definir la finalidad principal del boletín.

Puede optar por centrarse en información sobre nuevos productos y en las ofertas más recientes, por ejemplo. O bien, dar a conocer mejor su empresa, con artículos en los que figuren empleados y en los que se describan procesos internos.

Otra estrategia que puede revelarse eficaz consiste en proporcionar información de "valor añadido" relacionada con su actividad; por ejemplo, orientación técnica, datos acerca de las tendencias del sector e información referente a normativas.

Una vez definido el objetivo, deberá pensar en algunos artículos periódicos. Contribuirán a dar al boletín una apariencia coherente y los lectores podrán saber qué van a encontrarse.

2. Elija la distribución y el diseño

Un buen diseño puede ayudarle a transmitir su mensaje. Si no tiene tiempo, ganas o conocimientos para el diseño, merece la pena que elija uno de los numerosos diseños predefinidos de Publisher.

Si opta por uno de los diseños de Publisher, utilícelo sistemáticamente para que todo el material tenga la misma apariencia. De ese modo, su empresa ofrecerá una imagen coordinada.

Para utilizar los diseños de Publisher como punto de partida del boletín:

1.

Abra Publisher y seleccione Nuevo en el menú Archivo.

2.

Haga en Publicaciones para la impresión.

3.

Seleccione Boletines.

4.

Desplácese por las opciones y seleccione un diseño.

Ahora puede utilizar el panel de opciones del boletín situado en la parte izquierda de la pantalla para establecer otras opciones, como el número de columnas, la combinación de colores y la combinación de fuentes.

Para que el envío por correo del boletín resulte más fácil, especifique que se incluya la dirección del cliente. Eso significa que el boletín se puede colocar directamente en un sobre de ventanilla sin que sea necesario crear etiquetas de dirección.

3. Agregue texto e imágenes al boletín

Después de elegir el diseño, los colores y la distribución del boletín, deberá introducir el texto y las imágenes que desea incluir.

Por lo general, no se puede empezar a escribir a menos que se haya hecho clic en un cuadro de texto. Encontrará estos cuadros de texto ya definidos si el diseño se ha creado automáticamente con Publisher, aunque también puede agregar otros cuadros de texto si lo desea.

•

Para crear un cuadro de texto, haga clic en el botón Cuadro de texto y, a continuación, haga clic y arrastre para dibujar el cuadro de texto. Cuando alrededor del cuadro de texto aparezcan controladores de color blanco (significa que está seleccionado), podrá escribir el texto.

•

Para dar formato al texto, haga clic sobre el texto y arrástrelo o elija la opción adecuada de la barra de herramientas de formato.

•

Haga clic y arrastre para cambiar el tamaño del cuadro de texto o para moverlo.

Publisher habrá insertado algunas imágenes de muestra en el boletín. Para cambiar una imagen, selecciónela primero (quizá deba hacer clic en dos ocasiones) y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón). En el menú que aparece, seleccione Cambiar imagen.

4. Trabajar con varias páginas

Al principio, quizá no tenga una idea precisa de cuánto espacio ocuparán el texto y las imágenes. Existe la posibilidad de que sea necesario incrementar el número de páginas. Recuerde que si necesita una sola página más, deberá aumentar el número de dos en dos, y decidir si va a grapar o a imprimir en papel sobredimensionado y plegarlo.

Haga que se muestre el boletín en la pantalla y vaya al menú Herramientas. Seleccione Combinar catálogos y correspondencia y, a continuación, el Asistente de combinación de catálogos y correspondencia. En el panel de tareas situado en un lado de la pantalla se inicia el Asistente de combinación de catálogos y correspondencia, que consta de cinco pasos.

1.

Asegúrese de que está activada la opción Combinar correspondencia y vaya al paso siguiente.

2.

Seleccione el origen de los datos (es decir, el lugar en el que están almacenados los nombres y las direcciones de los clientes). Vaya al paso siguiente.

3.

Haga clic en la publicación, en el cuadro de texto en el que desea que aparezcan el nombre y la dirección del cliente. Haga clic en la opción Bloque de direcciones para introducir el nombre y la dirección. (Para asegurarse de que Publisher ha seleccionado correctamente los nombres y las direcciones, haga clic en el botón Asignar campos de modo que coincidan con los encabezados del origen de datos).

4.

Para desplazarse por los datos, utilice los botones del panel de tareas, que le permitirán obtener una vista previa de la publicación antes de ir al último paso.

5.

Puede utilizar la opción Imprimir, en el panel de tareas, para imprimir una copia de la publicación para cada cliente.

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