Descubra los mejores métodos para compartir información

¿Tiene un documento, un gráfico, una hoja de cálculo (o, simplemente, una idea) que desea compartir con clientes o con compañeros de trabajo? Conozca cinco maneras sencillas de compartir información y las ventajas y desafíos de cada método.

En esta página

	1. Correo electrónico
	2. Mensajería instantánea
	3. Sitios de área de trabajo compartidos
	4. Uso de servicios de fax
	5. Dispositivos de almacenamiento (CD, DVD, disquetes y dispositivos USB)

1. Correo electrónico

El correo electrónico es rápido, fácil y lo más probable es que ya esté familiarizado con su funcionamiento. El uso de Microsoft Office Outlook 2003 para enviar y recibir correo electrónico es ideal para compartir ideas, problemas y preguntas. Adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico constituye un medio excelente para compartir documentos y una mayor cantidad de información que la que permiten transmitir directamente los mensajes de correo electrónico. Puede compartir archivos que considere de utilidad para otros compañeros, o pedir a éstos que revisen un archivo y se lo devuelvan con sus propuestas de modificación.

Ventajas

•	Fácil intercambio de información
•	El plazo de respuesta puede ser flexible
•	Es posible compartir información con muchas personas al mismo tiempo
•	Permite disponer de un registro de las comunicaciones

Desafíos

•	Quizá no se obtenga una respuesta inmediata
•	En algunas empresas existen límites por lo que respecta al tamaño de los archivos que se pueden adjuntar al correo electrónico, lo que dificulta el uso compartido de archivos de gran tamaño
•	Con el correo electrónico puede resultar difícil solicitar revisiones de un archivo a varias personas Recibiría varias versiones del documento con distintos comentarios y cambios en cada uno
•	Algunos destinatarios rechazan los archivos adjuntos, sobre todo si proceden de desconocidos, por precaución ante el correo no deseado o a que pueden utilizarse como medio de propagación de virus

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2. Mensajería instantánea

Cuando necesite una respuesta inmediata, es probable que desee mantener una conversación, y eso es exactamente lo que la mensajería instantánea ofrece: una conversación electrónica bidireccional. Con programas de mensajería instantánea tales como Microsoft Windows Messenger y servicios como MSN Messenger, puede formular preguntas y compartir ideas de forma interactiva, así como averiguar si alguien está conectado y disponible para conversar. Incluso puede controlar cómo se presenta su estado de conexión a otros usuarios.

Ventajas

•	Uso compartido de texto, datos, audio y vídeo en tiempo real
•	Comunicación con preguntas y respuestas rápidas
•	Ahorro de tiempo al conocer la situación de disponibilidad de otros compañeros de trabajo
•	Envío de mensajes con Pocket PC y Smartphone basados en Windows Mobile

Desafíos

•	Uso compartido de información compleja o en gran volumen
•	Documentar la comunicación
•	En los servicios públicos de mensajería instantánea no se registran ni se cifran las transmisiones de datos

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3. Sitios de área de trabajo compartidos

Probablemente, un sitio de área de trabajo compartido ofrece la forma más práctica de colaborar en torno a documentos y proyectos. Con un sitio de área de trabajo compartido en Office 2003 puede compartir documentos con sus compañeros de trabajo y anotar comentarios, mantener listas con datos importantes (como tareas, sitios relacionados y contactos) y mantenerse mutuamente informados del estado de un determinado proyecto. Incluso puede recibir alertas por correo electrónico cuando se modifiquen elementos (como el estado de una tarea). Puede obtener acceso a sitios de área de trabajo compartidos siempre que está conectado a la red de la empresa.

Nota: Para configurar un sitio de área de trabajo compartido es necesario disponer de Windows SharePoint Services en Microsoft Windows Server 2003.

También hay disponibles dos sitios de área de trabajo compartidos de aplicación especializada: el sitio de Área de documentos y las Áreas de reuniones. Una vez configurados estos sitios de área de trabajo compartidos, puede abrirlos desde cualquier explorador Web o en el panel de tareas Área de trabajo compartida en Microsoft Office Excel, PowerPoint y Word 2003.

•	Sitios de Área de documentos: Con este tipo de sitio, usted y su equipo pueden localizar los documentos que deban comentar, así como anuncios, tareas asignadas, vínculos a sitios Web relacionados y otra información necesaria para llevar a cabo sus tareas.
•	Sitios de Áreas de reuniones: Permiten centralizar toda la información y el material que se va a utilizar en una reunión. Usted y sus compañeros de trabajo pueden visitar este sitio para compartir información y material actualizado, independientemente de si la reunión se encuentra aún en fase de planeamiento, en marcha o ya se ha celebrado.

Ventajas

•	Disponer de una versión de un archivo que todos los usuarios pueden ver, modificar y a la que pueden agregar comentarios
•	Reunir todas las opiniones en un archivo
•	Configurar una ubicación compartida para almacenar documentos del equipo y de los proyectos
•	Mantener calendarios compartidos
•	Administrar revisiones de archivos
•	Disponer de una vista del estado de los proyectos y los documentos

Desafíos

•	Para la configuración y el mantenimiento de Windows SharePoint Services se precisa soporte de TI
•	Los compañeros de trabajo no conectados a la red no podrán tener acceso al sitio del área de trabajo compartido

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4. Uso de servicios de fax

¿Por qué imprimir un documento para enviarlo por fax? Con los servicios de fax disponibles en varios programas de Office, puede conectarse directamente con el PC a un proveedor de servicios de fax para que se encargue del envío, sin necesidad de imprimir ningún documento. Si su trabajo requiere el envío de documentos por fax (por ejemplo, un contrato que debe ser firmado, un pedido para su aprobación o un formulario de registro), los servicios de fax contribuyen a aumentar la eficacia en estas tareas.

Ventajas

•	Compartir archivos de gran tamaño
•	Mantener archivos de almacenamiento para consultas
•	Permitir a un gran número de personas el acceso a un archivo

Desafíos

•	El uso de recursos compartidos de archivos para trabajar conjuntamente en documentos. Es difícil asegurarse de que dos o más revisores no están realizando cambios que entran en conflicto.
•	El trabajo en entornos de alta seguridad en los que el acceso a recursos compartidos de archivos está muy controlado. Existe la posibilidad de que algunos compañeros de trabajo no tengan acceso.

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5. Dispositivos de almacenamiento (CD, DVD, disquetes y dispositivos USB)

En ocasiones, la forma más sencilla de compartir información consiste simplemente en copiar el archivo en un dispositivo de almacenamiento y entregárselo (o enviarlo) a otra persona. Es un sistema práctico para compartir presentaciones, fotografías digitales, vídeos y archivos de audio con compañeros de trabajo y clientes, o de transportar archivos del trabajo a casa y viceversa. Si el destinatario no está conectado a una red o el archivo es muy grande, en ocasiones sigue siendo la mejor solución. Los disquetes pueden dar cabida a archivos relativamente pequeños. En cambio, es posible almacenar mucha información en un CD grabable y aún más en un DVD grabable.

Otra posibilidad es la que ofrecen los dispositivos de almacenamiento USB, entre los que se encuentran unidades flash USB de tamaño muy reducido. Permiten almacenar y mover archivos de un PC a un dispositivo con un puerto USB operativo y viceversa. Por lo general, su capacidad de almacenamiento equivale a la de centenares de disquetes. Además, algunos de los dispositivos ofrecen protección con contraseña para salvaguardar la información.

Ventajas

•	Es un buen sistema cuando se está desconectado de Internet o no se tiene acceso al correo electrónico
•	Uso compartido de programas y archivos de mayor tamaño, así como colecciones de archivos (como fotografías y canciones)
•	Permite llevarse la información en los desplazamientos de trabajo
•	Rapidez en la transferencia de archivos entre equipos desconectados

Desafíos

•	Rapidez para pulsar opiniones o comentarios sobre los archivos
•	Consolidar opiniones de varias personas
•	Distribuir archivos entre varias personas al mismo tiempo
•	Los PC más recientes no siempre incorporan una unidad de disquete
•	Los disquetes presentan limitaciones en cuanto a la capacidad de almacenamiento de archivos

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Sugerencias rápidas

Con el servicio de fax de Microsoft Office 2003 puede enviar un documento PDF a un destinatario a través de un proveedor de servicios de fax.

Si ha planeado compartir notas y documentos sobre proyectos pero desea mantener el control de las versiones originales, es recomendable que todos los usuarios utilicen la función Control de cambios/Comentarios de Word.

Un libro de Excel compartido que permita la edición simultánea por parte de varios usuarios puede resultar especialmente útil para administrar listas que cambian con frecuencia.