Seguimiento de finanzas con Excel

Ya sea para realizar un seguimiento de los gastos, proyecciones de ingresos o representaciones de pagos de préstamos, aquí encontrará varios métodos rápidos con los que podrá utilizar Microsoft Excel 2003 para administrar y analizar las cifras que tienen incidencia en su actividad.

En esta página

	1. Automatice las facturas
	2. Analice sus datos
	3. Cree informes financieros
	4. Utilice gráficos para dar vida a los datos

1. Automatice las facturas

Uno de los elementos que resulta más fácil configurar en Excel es una plantilla de factura. Una vez generada, podrá utilizarla cuantas veces la necesite. Ganará tiempo, porque Excel puede encargarse de los cálculos.

Una forma fácil de crear una factura consiste en utilizar una plantilla prediseñada. Puede encontrar una selección en el sitio Web Microsoft Office Online.

1.	Con Excel abierto, seleccione Nuevo en el menú Archivo.
2.	Asegúrese de que el equipo está conectado a Internet y seleccione Plantillas en Office Online en el panel de tareas.
3.	En el sitio Web de Office Online, escriba factura en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior derecha de la pantalla y presione Entrar.
4.	Busque en la lista una plantilla de factura de Excel. Haga clic en el nombre de la plantilla. Haga clic en el nombre de la plantilla para obtener una vista previa y, a continuación, haga clic en el botón Descargar ahora para descargarla en el equipo.

Cuando disponga de la plantilla que desea, puede personalizarla y guardar el resultado como plantilla de factura personal.

•	Realice los cambios que precise (como agregar el nombre y el logotipo de la empresa)
•	Haga clic en el botón Guardar y escriba un nombre para la plantilla de factura
•	Seleccione la opción Plantilla en el cuadro Guardar como tipo, debajo del nombre de archivo. Con esta operación se colocará la plantilla en la carpeta Plantillas del equipo. Haga clic en Guardar

Para utilizar la plantilla de factura, seleccione la opción En mi PC del panel de tareas Libro nuevo y seleccione la nueva plantilla de factura.

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2. Analice sus datos

La utilidad de la información que agregue a una factura o a un inventario será mayor si puede ordenar y filtrar los datos.

Ordenar

•	Haga clic en la columna por la que desea ordenar los datos y presione el botón Ordenar que corresponda
•	Para ver más opciones de ordenación, seleccione Ordenar en el menú Datos

Filtrar
El filtrado permite extraer datos de particular interés. Por ejemplo, quizá desee ver los últimos artículos agregados a una hoja de cálculo de inventario.

1.	Vaya al menú Datos, seleccione Filtro y, a continuación, Autofiltro. Aparece una flecha en la parte superior de cada columna.
2.	Haga clic en la flecha de la columna que desea filtrar y elija la opción que desee. Para que vuelvan a aparecer los datos, vuelva al menú Datos, seleccione Filtro y, a continuación, Mostrar todo.

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3. Cree informes financieros

Crear un informe financiero puede ser tan sencillo como convertir una de las hojas de cálculo de trabajo en un documento con un formato que facilite la lectura de esos datos una vez impresos. Pruebe las siguientes posibilidades:

•	Oculte las filas o las columnas que no desea que se muestren en el documento impreso. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el encabezado de la fila o columna y seleccione Ocultar.
•	Utilice bordes y colores de relleno para facilitar la identificación de los distintos bloques de cifras.
•	Utilice la orientación de texto diagonal para que los títulos largos quepan mejor en columnas estrechas. Para realizar esta operación, seleccione los encabezados, elija Celdas en el menú Formato y cambie la orientación de la ficha Alineación.

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4. Utilice gráficos para dar vida a los datos

A menudo, los datos son más elocuentes cuando se muestran en un gráfico, dado que de un vistazo se pueden apreciar las tendencias y comparar distintos conjuntos de cifras. Además, algunas personas tienen una mayor facilidad para interpretar y relacionar imágenes o gráficos que palabras y números. Por ejemplo, aquí tenemos una sencilla tabla de ventas trimestrales creada en Excel.

El gráfico que se muestra a continuación se creó en muy poco tiempo a partir de los datos de la tabla de Excel.

Para crear un gráfico:

1.	Haga clic en Insertar y, a continuación, en Gráfico.
2.	Seleccione el tipo de gráfico que considera que podría ilustrar mejor los datos; a continuación, haga clic en Siguiente.
3.	Resalte las columnas o las filas que desea destacar en el gráfico y haga clic en Siguiente.
4.	Agregue títulos, categorías o valores y después haga clic en Siguiente.
5.	Seleccione dónde desea que aparezca el gráfico y haga clic en Finalizar.

No es necesario que modifique el gráfico si cambian las cifras; Excel lo actualiza automáticamente para reflejar los datos más recientes. Eso no impide que pueda cambiar aspectos de la presentación del gráfico:

•	Para cambiar la apariencia de algún elemento del gráfico, haga clic en el elemento para seleccionarlo, vaya al menú Formato y elija la primera opción del menú
•	Para cambiar el tipo de gráfico, vaya al menú Gráfico y elija Tipo de gráfico
•	Para agregar otros elementos al gráfico (como rótulos de datos y títulos), vaya al menú Gráfico y elija Opciones de gráfico

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Sugerencias rápidas

Vea rápidamente la suma o el promedio de un grupo de celdas; para ello, seleccione las celdas que corresponda y observe la barra gris situada en la parte inferior de la pantalla.

Para copiar el formato de una celda a otra, seleccione la celda cuyo formato desea repetir, haga clic en el botón Copiar formato y seleccione las celdas a las que desea aplicar el formato.

Realice un seguimiento de las celdas clave cuando cambie los valores de otras celdas; para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda y seleccione Agregar inspección de variable; de ese modo se agrega una ventana de inspección en la parte superior del libro.

Trace bordes en las celdas; para ello, haga clic en la flecha que señala hacia abajo situada a la derecha del botón Bordes, en la barra de herramientas de formato, seleccione la opción Dibujar bordes y utilice las herramientas de lápiz y borrador.