Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Agroalim

Studiu de caz: Creșterea eficienței, prin cunoaștere, cu SharePoint Server 2007

Un manager trebuie acum doar să apese pe mouse și imediat o să vadă dacă îi merge bine sau nu afacerea. Numai o soluție de Business Intelligence, cu un instrument ca SharePoint Server poate să facă asta! Directorul General este mulțumit; a susținut foarte mult acest proiect. Știa ce se va întâmpla - Florica Țuțueanu, Director IT, Agroalim.


Despre organizație

Grupul Agroalim – înființat încă din 1991, de către Mounir Halowani, cetățean român de origine libaneză – este lider de piață în distribuția de produse congelate și refrigerate și este totodată deținătorul celui mai mare depozit frigorific din România, la Tulcea. În 2005, grupul de firme americane Smithfield Foods Inc., lider mondial în producția și exportul de carne de porc, a achiziționat 50% din grupul Agroalim.

O rețea vastă de distribuție și logistică acoperă astăzi, practic vorbind, întreg teritoriul țării, prin 12 filiale organizate pe 6 zone. Compania importă en-gros produse alimentare diverse, le depozitează în propriile spații, cu capacități de stocare de la 200 la 16.000 de tone și le livrează, cu o flotă de circa 300 de autovehicule, către 7.000 de clienți – hypermarketuri sau magazine de cartier, hoteluri și restaurante, pensiuni, firme de catering etc. Livrările se fac în maxim 24 de ore de la primirea comenzii. La un asemenea tip de activitate și cu un astfel de volum, folosirea inteligentă a tehnologiilor informatice este o condiție de supraviețuire. Noi am avut mereu un avantaj: că patronul nostru este un om pro-tehnologie, deschis dintotdeauna și apreciază foarte mult tehnică. De altfel, este un foarte bun programator în Excel – cred ca ne bate pe toți. - Florica Țuțueanu, Director IT, Agroalim.

Situația inițială

Logo TotalSoft

Sistemul informatic al Agroalim a avut o evoluție continuă impusă de propria sa dezvoltare și de cerințele pieței. Florica Țuțueanu este în firmă de 14 ani. La început, a lucrat ca analist programator și făcea parte dintre cei ce realizau programele necesare pentru a satisface nevoia de informații a manegerilor.

La început, în Agroalim se făceau facturi de mână. Apoi, primul soft de facturare l-a făcut fostul Director IT. Pe atunci, erau mult mai puține filiale, erau mult mai puține calculatoare. Dar în timp ne-am mărit, a crescut și numărul de filiale și volumul de activitate și trebuia să căutăm soluții ca să satisfacem necesitățile firmei. Începusem să avem nevoie de aplicații mult mai performante, care să poată mai întâi să gestioneze mulțimea de date care intrau și ieșeau din sistem și apoi să ofere conducerii informații cât mai ample - Florica Țuțueanu, Director IT, Agroalim.

În timp, Agroalim a ajuns să aibă un nomenclator folosit uzual de peste 4.000 de produse și să emită până la 1.200-1.300 de facturi pe zi. La un moment dat, în urmă cu vreo trei ani am simțit că nu numai volumul de date crescuse, dar apăruseră și cerințe noi ale managerilor, la care nu mai puteam să facem față în timp util. Informațiile, situațiile care ni se solicitau nu puteau, nu mai aveau cum să iasă direct din sistemul informatic, așa cum era acesta. Trebuiau preluate și prelucrate. - Florica Țuțueanu, Director IT, Agroalim.

La rândul său, Nicoleta Chiriac – project manager pentru Agroalim la TotalSoft, partener Microsoft, explică: Rezultau cu greu niște rapoarte, pe care le faceau cei din departamentul IT, atunci când primeau câte o cerere de la un manager. Se apucau vreo două-trei zile să culeagă datele din mai multe baze, să le coreleze… era o muncă de Sisif, până reușeau să scoată o situație coerentă. Iar informațiile care se cereau erau din ce în ce mai multe: date financiare, evoluții de stocuri, fluxuri de numerar ș.a.m.d.

Pentru a rezolva cerințele legate de gestionarea datelor din ce în ce mai numeroase și mai complexe, un prim pas a fost făcut prin implementarea pe baza Microsoft SQL Server 2005, a soluției Charisma – aplicația de tip ERP de la TotalSoft. Dar aceasta era doar o parte a soluționării problemelor. La facilitățile Reporting și Analysis Services ale lui SQL Server era necesar să fie adăugată și folosirea unui instrument de tip Business Intelligence, pentru obținerea de informații utile managerilor. Și în plus, asemenea informații să aibă disponibilitate maximă, într-o manieră cât mai eficientă.

Nicoleta Chiriac – project manager Totalsoft explică: Proiectul l-am demarat cu partea operațională, pentru a asigura continuitatea afacerii. Spre finalizarea implementării am constatat însă necesitatea unui instrument de raportare. Am avut nevoie și de o aplicație Business Intelligence, pe care am făcut-o tot noi, cu sprijinul Microsoft.

Iar Florica Țuțueanu precizează: Trebuia să avem un sistem cu care să putem obține informațiile solicitate cât mai repede, în timp real și care să fie foarte ușor de folosit de către manageri. Și soluția ERP ne furniza deja informații… dar un manager nu are timp, lui îi trebuie informația concisă, sintetizată, ușor de găsit și de prelucrat, să poată vizualiza orice, oricând, în orice formă vrea.

Mai mult, managerii companiei Agroalim vroiau ca rapoartele furnizate de o astfel de soluție să fie postate într-un singur loc, în care să le poată accesa oricine primește dreptul de acces și să le poată vizualiza fie în formate tabelare, fie grafice...

Soluția

Sistemul informatic al Agroalim cuprinde astăzi 9 servere și circa 100 de computere, în cele 12 filiale ale sale. Toate sunt toate conectate într-o rețea securizată, lucrând on-line.

Proiectul pentru realizarea și implementarea soluției ERP Charisma și apoi a celei de Business Intelligence (BI) a început la mijlocul lui 2006. Spre sfârșitul aceluiași an, Charisma începea să fie funcțională. Nicoleta Chiriac spune: Ca să facilităm clientului utilizarea Business Intelligence creată de noi folosind componente Microsoft, ne-am bazat atât pe serviciile specifice SQL Server, cât și pe tehnologia SharePoint, de la Microsoft. Noi ne-am ocupat de procesarea datelor din bazele noastre de date, de rapoartele pe care le construim cu instrumentul nostru de BI. Deci am făcut o legatură între instrumentele pe care ni le-a oferit Microsoft și ce aveam în bazele de date. La mijlocul lunii ianuarie, după ce a început să funcționeze noul modul de facturare, a început și implementarea soluției BI, cu SharePoint Server 2007, pentru disponibilizarea și partajarea rapoartelor. A fost un pas foarte rapid, făcut în mai puțin de trei săptămâni.

Specialistul TotalSoft implicat direct în această implementare, Daniel Bălăceanu, spune: SharePoint este și un produs dar și o tehnologie, în baza căreia se pot construi aplicații colaborative. Utilizatorii se întâlnesc într-un singur loc, într-un site, unde văd toate informațiile și comunică unii cu ceilalți. Acolo își văd documentele și sarcinile, crează sarcini pentru alții, monitorizează diferiți indicatori… lucrează pe documente, văd rapoarte, statistici, lucrează în mediu colaborativ.

Așadar, la SQL Server 2003 s-a adăugat ERP-ul Charisma și apoi a fost configurată soluția de Business Intelligence care, datorită SharePoint Server, emite rapoarte disponibile pe web, la locația serverului intern, prin browserul Internet Explorer. Printr-o conectare cu un user și o parolă la sursa de date, aceleași date pot fi obținute direct în Excel 2007, care este integrat.

Daniel Bălăceanu mai precizează: Noua versiune de Microsoft SharePoint Server 2007 a venit în plus (față de SharePoint 2003) și cu niște funcționalități noi, date din start, pe care le poți folosi ca atare. Sunt site-uri configurate deja, pentru managementul documentelor, pentru Business Intelligence, pentru work-flow-uri (fluxuri, circuite ale documentelor), pentru Record Management. În acest moment, prioritar la Agroalim a fost acest aspect de BI, de raportare.

Din punctul de vedere al utilizatorilor de la Agroalim, privit din afară, SharePoint este un site pe intranet, în care utilizatorul abilitat intră și vizualizează anumite rapoarte, poate să le modifice și să își creeze propriile rapoarte, să le salveze și să le exporte ori să le acceseze chiar din Excel.

Daniel Șimon-Avram, Data Base Administrator la Agroalim, explică: Acum există o bază de date operațională, din care se creează o altă bază de date folosită pentru raportare. Aceasta este completată, în fiecare noapte, cu date extrase din baza curentă, date cerute de utilizatori, de manageri: numărul de facturi, vânzări la client … etc. După ce sunt selectate datele, din SQL Server, prin Reporting Services, sunt definite un set de rapoarte inițiale într-un instrument Report Filter. Din acestea rezultă rapoartele care au fost solicitate, afișate în web, în browser... Apoi, pe bază de autentificare în rețea, fiecare utilizator are dreptul să vadă anumite rapoarte: vânzări, cumpărări, rapoarte de stoc, poate intra în baza de date și să își extragă coloanele de date care îl interesează.

Despre posibilitatea ca acești utilizatori să și lucreze pe asemenea documente vorbește Florica Țuțueanu: Totul se bazează pe grupuri de utilizatori, cu autentificare – cine are voie să vadă, ori să modifice etc… Ei pot să își facă acuma propriile rapoarte. Se uită pe rapoartele standard și dacă mai vor să le modifice, să-și explice de exemplu de ce, pe o anumită perioadă, nu este un stoc, pot să deschidă raportul și să-l modifice, să facă filtre în plus… și pot să partajeze această informație… Au toate datele în bazele de date din spate și doar își combină niște dimensiuni din cuburi. De exemplu, avem cubul de vânzări, care conține dimensiunile timp, locație și parteneri, să zicem. Și vrei să faci un raport pentru un produs Y: pui timpul, de la - până la, partenerul X și locatia Z și ai obținut raportul. Toate informațiile sunt acolo, pregatite și sintetizate în aceste cuburi.

Schema rețea Agroalim

Beneficiile

Soluția implementată la începutul lui 2007 are un impact direct în performanțele Agroalim. Accesul ușor și în timp util la informații critice ajută evident dezvoltarea afacerii, îi ajută pe manageri să ia decizii optime la timpul potrivit. Au acum toate informațiile ce le sunt necesare, fără să mai sune la IT, ca să ceară: «pregătește-mi și mie datele, fă-mi și mie…». Soluția completă – ERP-ul Charisma, pus pe SQL Server 2003, la care se adaugă soluția de Business Intelligence cu funcționalitățile SharePoint Server 2007 – reprezintă instrumentul cu care cei de la Agroalim își măresc acum eficiența activității.

Ușurința de obținere și utilizare a rapoartelor a făcut să crească atât numărul acestora, al celor utilizate în mod frecvent, cât și complexitatea informațiilor accesate. Ceea ce duce evident la o utilitate mai mare în procesul de luare a deciziilor, mai corecte, mai exacte, mai bine fundamentate. Mai mult: în baza cunoașterii nou obținute, nu numai că a crescut viteza de operare și de decizie, dar a fost generat și un câștig concret în timpul de muncă al managerului.

30 de secunde acum, cât o săptămână înainte
Florica Țuțueanu
Director IT
Agroalim

În această importantă companie de distribuție produse alimentare, « foamea » permanentă de informații a conducerii poate să fie acum satisfăcută. În orice moment, de oriunde, orice manager (cu anumite drepturi și securități) poate să acceseze rapoartele dorite care sunt acum obținute într-un timp foarte scurt.

Acum, marele avantaj este că nu mai pierdem timpul, managerul are deja totul pregătit ca să afle ce dorește să afle și să acceseze informația în timp real. De când a pornit Excel-ul, în 30 de secunde și-a făcut un raport, de vânzări de exemplu, așa cum îl vrea el - Florica Țuțueanu, Director IT, Agroalim.

În sistemul vechi, când cel puțin 5-6 compartimente vroiau ceva diferit iar baza de date era unică, «combinarea» datelor era manuală. Existau deja făcute și niște formule în Excel, baza de date era mereu reîmprospătată, dar ca să obții ce te interesa pe această cale, dintr-o bază de date unică ce trebuia mereu actualizată, putea să dureze 15-20 de minute, uneori chiar și câteva ore. Iar pentru un raport total nou, putea să dureze și o săptămână, din momentul în care managerul formula cererea sa către departamentul IT și până ce acesta reușea să «scoată» acel raport.

Performanța este la un «click» distanță
Daniel Șimon-Avram
Specialist IT
TotalSoft

Un alt avantaj apare evident a fi cel al simplității în utilizare, mai ales pentru utilizatorii familiarizați cât de cât cu Microsoft Office Excel. Dar poate să folosescă rapoartele din SharePoint și cel nefamiliarizat cu Excel-ul, pentru că deja avem anumite rapoarte standard și atunci managerul doar dă un «click» pe raport, îi setează data și – gata! – raportul îi iese imediat, precizează Daniel Șimon-Avram.

Dacă un utilizator nefamiliarizat cu lucrul în Microsoft Office Excel vrea un raport, poate să comunice la departamentul IT ce vrea și va primi destul de repede fișierul Excel pe care apoi va putea să dea numai o re-împrospătare zilnică a datelor.

Un manager trebuie acum doar să apese pe mouse și imediat o să vadă dacă îi merge bine sau nu afacerea, dacă vinde în câștig sau în pierdere etc. Ori așa ceva numai o soluție de Business Intelligence, cu un instrument ca SharePoint Server poate să facă!, precizează Florica Țuțueanu, care mai adaugă și că utilizatorii, în general directori de filiale și alți manageri din sediul central, toți persoane cu funcții de conducere, sunt foarte mulțumiți de această soluție.

Sunt încântați de rapiditatea cu care pot să obțină informații și de ușurința cu care pot să facă ei un raport nou, dacă le apare o cerință nouă, adaugă Daniel Șimon-Avram.

Fiind vorba de un instrument prietenos, care îl lasă pe utilizator să lucreze singur, fiecare manager își scoate acum propriile rapoarte, fără să mai apeleze la departamentul IT. Rapoartele le pot modifica sub alte denumiri, pot să preia un raport într-o anumită formă pe care apoi să îl modifice și să îl ducă din nou pe site-ul generat de SharePoint, unde îl pot accesa și ceilalți utilizatori, pe grupuri specializate.

Pe mine m-a surprins că… am scăpat de o mare grijă. Efortul echipei IT de a furniza conducerii informații era foarte mare. Acum, parcă mi s-a luat o povară; era o responsabilitate mare , spune Florica Țuțueanu. Dar directorul general ce zice? El este mulțumit; a susținut foarte mult acest proiect. Știa ce se va întâmpla.