Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Aquila

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics AX

Aquila își consolidează operațiunile financiar-contabile cu Dynamics AX

În octombrie 2009, conducerea grupului Aquila a luat decizia schimbării sistemului informatic dezvoltat de către o echipă internă cu soluția integrată Microsoft Dynamics AX. Investiția a fost motivată de necesitatea consolidării celor trei aplicații de gestiune existente precum și de nevoia accesării mai rapide a datelor de natură financiar-contabilă printr-un sistem complex de raportare. Implementarea soluției a fost atribuită companiei Novensys care a personalizat Microsoft Dynamics AX pe cerințele Aquila, adăugând peste funcționalitățile standard elemente specifice activității de distribuție: integrare cu pocket-pc-uri, trasabilitate etc.

Despre organizație

Alcătuit din Aquila Part Prod Com fondată în 1994 și Seca Distribution fondată în 1999, grupul Aquila este, în prezent, unul dintre cei mai importanți jucători locali de pe piața transportului internațional și intern și a serviciilor logistice. Aquila este singura companie cu un capital 100% autohton care furnizează servicii logistice integrate în România, având în portofoliu companii mari ca Unilever, Ferrero, Wrigley, Mars, Philips și mulți alții. Cu o experiență de 13 ani, compania s-a extins atât în zona Balcanilor cât și în Moldova și își îndreaptă privirea și spre Europa Occidentală. După o cifră de afaceri în creștere în 2007 la 150 milioane de euro, Aquila a reușit să mențină un echilibru chiar și pe perioada crizei financiare în ceea ce privește numărul clienților și randamentul business-ului.

Situația inițială

Valoarea adusă de produsul Microsoft s-a simțit cu precădere la nivel operațional, în egală măsură prin reducerea numărului de aplicații, cât și prin utilizarea unei interfețe intuitive, specifică produselor Microsoft
Cristian Țenea
IT Manager
Aquila

În 2009, sistemul informatic al grupului Aquila era alcătuit din cinci aplicații distincte, dezvoltate in house și care își consolidau informațiile într-o bază de date unică. Arhitectura sistemului era însă învechită și chiar dacă aceste aplicații comunicau între ele, utilizarea cuprindea parcurgerea unor etape intermediare și prin urmare, sistemul nu permitea o viteză mare de procesare a datelor, îndeosebi pentru că în ultimii ani volumul informațiilor despre clienți și tranzacții crescuse considerabil. Managementul făcea presiuni constante pentru obținerea datelor în timp real sau foarte rapid, iar prelucrarea manuală a datelor nu mai putea oferi o rezolvare eficientă. Un alt aspect important pe care conducerea companiei dorea să-l îmbunătățească era trasabilitatea produselor aflate în rețeaua de distribuție pentru respectarea legislației privind siguranța în vânzare, dar și a unor solicitări venite din partea partenerilor de afaceri. Având în plan o dezvoltare viitoare, Aquila a analizat situația existentă și pentru a conștientiza lucrurile care merg bine, ce trebuie îmbunătățit și ce se poate anticipa pentru o durată mai lungă.

În urma acestei analize grupul Aquila a luat decizia implementării unei soluții ERP integrate care să susțină activitatea comercială și să permită gestiunea financiar-contabilă a companiei, soluție care să stea la baza unui sistem complex de raportare și analiză de business, afirmă Cristian Țenea, IT Manager Aquila.

Soluția

După luarea deciziei de implementare a unei soluții ERP, în cadrul Aquila a fost formată o echipă de proiect pentru identificarea soluției și a furnizorului potrivit. Aquila a urmărit achiziția unei soluții de top care să reprezinte o investiție în companie, ceea ce a condus automat la un producător de notorietate internațională. Pe lista scurtă au rămas două produse, în final fiind ales ERP-ul Microsoft Dynamics AX. Soluția Microsoft a avut un raport preț-funcționalități mult mai corect și o interfață tipică produselor Microsoft , prin urmare, cunoscută unor categorii largi de utilizatori.

Notorietatea Microsoft precum și referințele locale ale soluției Dynamics AX ne-au convins că alegerea este cea potrivită, consideră Cristian Țenea. Mai mult, soluția Microsoft Dynamics AX era disponibilă prin furnizorul Novensys care avea deja o relație de afaceri cu Aquila în urma implementării soluției de tip WMS (Warehouse Management Systems) și cunoștea foarte bine specificul activității companiei. De asemenea, Novensys era pe lista realizată de echipa de proiect a Aquila cu implementatorii capabili să creeze un astfel de sistem integrat.

Logo Novensys

Desfășurarea proiectului

Anterior, Aquila inițiase un proces de implementare a unei soluții ERP de Tier 2 însă a fost sesizată la timp neconcordanța dintre complexitatea proceselor interne și funcționalitățile existente în aplicația respectivă, iar proiectul s-a întrerupt. Pentru implementarea Microsoft Dynamics AX au fost utilizate însă toate elementele definite în primul proiect. Colaborarea cu echipa Novensys a fost una productivă în etapele de analiză și dezvoltare. Cunoscând deja bussiness-ul și având o experiență în implementarea de soluții complexe, consultanții au oferit soluții și idei care au ajutat business-ul Aquila, afirmă Cristian Țenea, IT Manager Aquila.

Proiectul a început în noiembrie 2009, iar intrarea noului sistem în producție s-a făcut în iulie 2010, dupa o perioadă de testare, în următoarele luni derulându-se ajustările necesare. Au fost implementate modulele de bază ale Microsoft Dynamics AX pentru gestiunea activităților comerciale, financiar-contabilitate, mijloace fixe, leasing etc. Pentru a corespunde cerințelor punctuale definite de Aquila, echipa de proiect a operat mai multe personalizări ale Dynamics AX. Cele mai numeroase au fost în modulul de gestiune comercială fiind necesare pentru maparea în sistem a structurii exacte a diviziilor Aquila, a modului particular de gestiune a clienților, derulare a promoțiilor și a politicii comerciale etc. Un aspect relevant în cadrul proiectului a fost trasabilitatea produselor în rețeaua de distribuție și posibilitatea de monitorizare a acestora în funcție de perioada de valabilitate, termene de expirare, la nivel de produs și loturi de produse. Complementar a fost nevoie de integrarea Dynamics AX cu aplicația de automatizare forță vânzări care utiliza pocket-pc-uri, precum și cu o aplicație pentru gestiunea salariilor.

De asemenea, pentru gestiunea bunurilor achiziționate în leasing (flota auto a companiei are câteva sute de autovehicule) procesele specifice acestei activități au fost definite în cadrul Dynamics AX. Complementar, din punct de vedere financiar au fost definite șapte dimensiuni pentru o evidență mai exactă a centrelor de cost (s-a mers până la angajat și mijloc fix), iar la nivel de contabilitate s-au definit fluxurile proprii de circulație și aprobare a documentelor.

În mod curent, în sistem lucrează circa 90 de utilizatori simultan.

Beneficiile

În urma investiției în Microsoft Dynamics AV, grupul Aquila a înregistrat o serie de beneficii, atât din punct de vedere al creșterii productivițății și a reducerii costurilor cât și la nivelul îmbunătățirii controlului asupra companiei și reducerea riscurilor operaționale.

Creșterea productivității angajaților. Unul dintre primele beneficii înregistrate a fost consolidarea sistemului informatic și integrarea tuturor aplicațiilor la nivelul Microsoft Dynamics AX. Astfel, operarea sistemului informatic a fost simplificată, iar viteza de lucru a crescut. Valoarea adusă de produsul Microsoft s-a simțit cu precădere la nivel operațional, în egală măsură prin reducerea numărului de aplicații, cât și prin utilizarea unei interfețe intuitive, specifică produselor Microsoft, consideră Cristian Țenea.

Soluția Dynamics AX este baza pe care se construiește acum sistemul complex de raportare de care avem nevoie
Cristian Țenea
IT Manager
Aquila

Creșterea rapidității în operare angajaților din departamentul financiar contabil (introducere date, operații de casă și bancă, calcule salariale etc.). Microsoft Dynamics AX a oferit automatizarea proceselor din contabilitate și financiar, a eliminat o bună parte din introducerea manuală a datelor și a permis transmiterea acestora în timp real.

Obținerea mai facilă a rapoartelor și notelor contabile. Consolidarea tuturor datelor într-o singură aplicație permite accesul imediat la informații prin rapoarte operaționale existente în Microsoft Dynamics AX.

Îmbunătățirea trasabilității produselor distribuite de Aquila prin existența unei evidențe exacte la nivelul datelor de expirare pe loturi, furnizori etc. Anterior această evidență se ținea manual, iar în relațiile cu marii retaileri apăreau dificultăți în operare. Aceștia au cerințe exacte în ceea ce privește datele de expirare a loturilor, termen minin pentru acceptarea la vânzare, iar teoretic putea apare unele blocari la acceptarea produselor, iar Aquila se baza exclusiv pe atenția personalului de la magazie. Cu Microsoft Dynamics AX am eliminat complet acest risc. 90% din produsele vandute de Aquila se supun legislației din acest domeniu, adică toate produsele cu termen de valabilitate, afirmă Cristian Țenea.

Reducerea costurilor operaționale induse de gestiunea vechiului sistem informatic. În cazul Microsoft Dynamics AX întregul efort de dezvoltare și întreținere a aplicației a fost preluat de Novensys. Personalul IT al Aquila care anterior gestiona aplicațiile dezvoltate in house a fost direcționat către alte activități mai productive.

Creșterea gradului de control asupra activității companiei prin monitorizarea mai atentă a costurilor la un nivel foarte detaliat pe centre de cost si profit. Prin definirea în sistem a șapte dimensiuni financiare analizele economice pot ajunge până la nivel de angajat sau mijloc fix.

Îmbunătățirea relațiilor cu marii retaileri prin respectarea condițiilor cerute de aceștia cu privire la perisabilitatea produselor . Complementar aru fost eliminate riscurile unor posibile pierderi financiare prin depășirea termennelor de valabilitate pentru unele produse aflate în distribuție.

Integrare viitoare cu un sistem complex de business analytics pentru a pune la dispoziția top managementului intrumentele necesare pentru luarea celor mai bune decizii. Soluția Dynamics AX este baza pe care se construiește acum sistemul complex de raportare de care avem nevoie, afirmă Cristian Țenea.

Complementar acestor beneficii, Aquila prin investiția în Microsoft Dynamics AX a adăugat valoare companiei și a creat baza unor dezvoltări viitoare ale sistemului informatic. Implementarea Microsoft Dynamics AX a atras după sine idei privind utilizarea altor soluții informatice care să aducă beneficii considerabile business-ului Aquila, consideră Cristian Țenea, IT Manager Aquila.