Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Best Print Services

Studiu de caz: Small Business Server 2003

Securitatea și managementul infrastructurii IT la Best Print au fost îmbunătățite prin adoptarea soluției Microsoft pentru serverul de rețea în companii mici.


Despre organizație

Best Print Services este una din cele mai importante companii de printing pe piața românească. Înființată în 1997, firma Best Print a avut an de an o evoluție spectaculoasă, cu dublarea cifrei de afaceri în fiecare din cei 8 ani de activitate.

La ora actuală, coordonatele care pot da o idee asupra afacerii cuprind un portofoliu de peste 250 de clienți din care 75% activi, o valoare a producției de cca 10.000 de lei noi pe oră, o acoperire de invidiat a echipamentelor de printare: 90% din timp. Se lucrează în ritm alert, 24 de ore pe zi, în trei schimburi, pentru a acoperi cerințele unor clienți ca Mc Donalds South East Europe, Coca Cola South East Europe, Pepsi, Connex, Leo Burnett, Grafitti BBDO etc. Cea mai mare parte a firmelor importante de advertising din România își tipăresc materialele la Best Print.

Anul trecut s-a cumpărat o mașină Heidelberg. Era a doua din lume, aici, în România. Prima era instalată în Anglia. Iar prima noastră mașină de tipărit încă mai lucrează: a împlinit 120.000.000 de copii., spune Ionuț Florescu, General Manager, Best Print Services.

Cum s-a ajuns la asemenea performanțe? Răspunsul oficialilor companiei a fost "prin management agresiv și execuție agresivă". Încă de la început s-au făcut investiții impresionante în echipamente și tehnologii de ultimă oră, pentru a asigura cea mai bună calitate. De fiecare dată s-au cumpărat roboți de tipărit puțin mai scumpi decât permitea buzunarul, mizându-se pe folosirea lor la maximul capacității și pe fiabilitatea acestora. Mașinile nu au voie să stea.

Situația inițială

Aveam 70 de incidente majore pe săptămână, din care 6 - 7 erau critice pentru business
George Marina
Executive Manager
Rodax Management

Din păcate, infrastructura IT a companiei a rămas în plan secund. IT-ul n-a ținut pasul cu dezvoltarea explozivă a afacerii. Și asta nu din lipsa banilor, ci din lipsa unei strategii clare și a competențelor necesare.

Stațiile de lucru nu îndeplineau un standard de performanță. De fapt, acest standard nici măcar nu era definit. Calculatoarele erau cumpărate de la diverse firme sau asamblate in house. Încă mai existau Windows 95 și 98, sisteme de operare care nu mai corespund. Mașini foarte puternice erau foarte puțin folosite. Sau aplicații care aveau nevoie de putere de calcul rulau pe mașini vechi și slabe. În plus, infrastructura rețelei constituia o mare problemă din cauza execuției defectuoase și a dezvoltării neomogene.

Când am preluat managementul IT la Best Print, aveam cam 30 - 40 de incidente pe zi. Din acestea, rezultau 50 de incidente majore pe săptămână, din care 6 - 7 erau critice pentru business, spune George Marina, Executive Manager la Rodax.

Nu existau reguli clare de securitate și acces. Serverele inițiale, în fapt PC-uri utilizate pentru aceste funcții, nu corespundeau din punct de vedere al performanței tehnice, al amplasării sau procedurilor de utilizare. Nu exista o soluție antivirus performantă pentru rețea.

La mijlocul anului 2004, în rețea funcționau 2 servere. O mașină Windows 2000 Server era folosită pentru printare în rețea și ca spațiu de partajare fișiere, prin shared folders. De altfel, mai toate informațiile importante erau răspândite pe stații. O altă mașină, rulând Linux, avea rol de firewall și router - poarta companiei către Internet. Rețeaua nu avea un domeniu de securitate, se lucra în configurație workgroup.

Ajunseseră la 2000 de mesaje e-mail spam pe zi. Multe din mesaje aveau viruși, bineînțeles. Treceau de sistemul Linux și ajungeau în rețea nestingherite.
Adrian Dumitrescu
Project Manager
Rodax Management

Soluția

RODAX MANAGEMENT

Managementul Best Print a apelat la serviciile unei firme IT specializate pe consultanță și implementare de infrastructură, Rodax Management. În definitiv, chiar dacă afacerea e mare, Best Print este o companie mai degrabă mică, care vrea să se concentreze pe tipărire, nu pe probleme IT.

S-a început în octombrie 2004, cu un audit cuprinzător și stabilirea obiectivelor clare ale proiectului de reabilitare și dezvoltare a sistemului IT. Cerința cea mai importantă - fără căderi de sistem. Se impunea reducerea drastică a numărului de incidente. Îmbunătățirea securității, posibilitatea monitorizării și o soluție de backup erau printre cerințe. În decembrie 2004, pe baza unui set de reguli și proceduri reunite într-o politică internă IT, s-a pornit proiectarea noii rețele, stabilirea specificațiilor și a datelor la care se încheie fiecare etapă.

Primul pas a fost upgrade-ul stațiilor. Era partea urgentă, dat fiind numărul foarte mare de incidente. Pentru armonizare, toate stațiile au trecut pe Windows 2000 sau XP. S-a folosit același cont de administrator pentru toate stațiile ca să se faciliteze administrarea. Acolo unde era nevoie, s-a instalat Office XP sau 2003. Apoi s-a îmbunătățit cablarea rețelei.

Următorul pas a fost furnizarea și instalarea unui server de rețea corespunzător. Rodax avea deja experiența a 3 instalări anterioare de Small Business Server 2003, o soluție all-in-one care corespundea foarte bine cerințelor de securitate, fiabilitate și funcționalitate. Odată cu serverul s-a instalat și soluția antivirus e-Trust, de la Computer Associates.

Office 2003 este în mod cert mai bun decât XP, mai ales la partea de comunicare. Din fericire, licența SBS ne-a permis să instalăm Outlook 2003 pe toate stațiile.
George Marina
Executive Manager
Rodax Management

Am ales SBS pentru că includea un sistem de e-mail, un firewall și un server de baze de date pe lângă seviciile de bază. Plus că putea fi monitorizat și administrat de la distanță. Aveam mare nevoie de filtrul antispam, de posibilitățile de backup și de actualizările automate. George Marina, Executive Manager, Rodax.

Small Business Server rulează pe o mașină proiectată și realizată chiar de Rodax. Inițial, serverul a fost instalat și configurat în afara rețelei.

Beneficiarul nu a fost convins de la început că SBS e cea mai bună soluție, așa că am folosit o versiune de trial pentru a demonstra ce poate. Dar nu recomand nimănui practica de a instala un trial în producție. Noi am întâmpinat probleme atunci când am vrut să facem upgrade la licența full. De exemplu, nu se poate face upgrade de la trial la o licență OEM, așa că a trebuit să cumpărăm un pachet FPP. Dar chiar și așa am mai avut bătăi de cap: adăugasem și activasem licențe client pe versiunea trial - CAL-uri comerciale – pe care a trebuit apoi să le transferăm manual pe produsul FPP, nu fără incidente. Am avut emoții mari, dar am rezolvat situația cu suportul celor de la Microsoft. Apoi, a trebuit să reconfigurăm serviciul de monitorizare și să reimpunem politicile de securitate. Dacă instalați SBS în producție, evitați să instalați o versiune trial, instalați de la început o licență OEM, FPP sau Open. George Marina, Executive Manager, Rodax

După o lună de testare a serverului și adunare a informațiilor în acest punct central, s-a reușit mutarea celor 31 de stații în domeniul acestuia în numai un weekend. Apoi au mai fost configurate SQL Server, Windows Software Update Services, serviciile de monitorizare și Remote Access, serviciul de backup. Această etapă a proiectului s-a încheiat în luna mai 2005, cu 3 luni înainte de termen.

Beneficiile

Cel mai important beneficiu este lipsa căderilor de sistem și a pierderilor de date, incidentele cele mai grave in activitatea Best Print. Backup-ul se face centralizat, în timp real, pe server, unde sunt stocate datele importante.

Un alt beneficiu important este agilitatea sistemului IT. Centrul IT Best Print a fost mutat de curând în altă clădire – mutarea rețelei s-a făcut în numai un weekend, fără a afecta activitatea de bază a firmei. Introducerea unei stații noi în rețea, cu tot softul necesar pe ea, durează 3 ore.

Nici măcar un singur mesaj spam nu mai ajunge în Inbox-ul utilizatorului
Adrian Dumitrescu
Project Manager
Rodax Management

Securitatea rețelei este mult mai bună. Pe de o parte pentru ca au fost stabilite politici și proceduri interne foarte clare, iar pe de altă parte pentru că software-ul permite impunerea acestora în insfrastructura IT: cine și ce poate accesa, când poate ieși pe Internet și unde, ce fișiere atașate poate primi, oprirea virușilor etc. Monitorizarea îmbunătățită permite și raportări: din cca 1.500 de mesaje e-mail pe zi, cam 1.000 sunt viruși și mesaje spam. Virușii sunt opriți și numai 50 de mesaje spam ajung în rețea, dar nu în Inbox, ci în folderul Junk mail din Outlook 2003. Funcționalitatea Windows Software Update Services - WSUS - ajută mult la menținerea barierei de protecție.

Fiabilitatea pe ansamblu a crescut și ea spectaculos. Asta și datorită monitorizării, diagnosticării și administrării de la distanță. De la 30 – 40 de incidente pe zi s-a ajuns la numai 5, de regulă de nivel help-desk. Avem 1 sau 2 incidente critice pe lună și 0 căderi ale serverului. spune George Marina, Executive Manager la Rodax.

Planuri de viitor

Primul proiect este realizarea unei mici soluții, bazată pe SQL Server din Small Business Server, care să ajute la gestiunea relațiilor cu partenerii și clienții și să mențină evidența apelurilor telefonice efectuate.

Rodax va efectua în prima parte a anului viitor recablarea totală a rețelei. Iar Best Print va semna un contract de licențiere prin "leasing" de software Open Subscription License, pentru o mai bună predictibilitate a cheluieilor cu software și pentru menținerea la zi a rețelei.

Se are în vedere punerea la punct a unei soluții ERP – Enterprise Resurce Planning – care să exploateze mai bine serverul de baze de date prezent. Cel mai probabil va fi o soluție de la Microsoft, Navision.

Un alt plan a cărui realizare poate fi dusă la bun sfârșit mai repede este crearea unui portal intranet. Small Business Server include deja de SharePoint Services, deci "fundația" e deja gata.