Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Carrefour

Studiu de caz: Implementare Charisma Document Management, soluţie bazată pe Microsoft SharePoint

Carrefour România îmbunătățește relațiile cu angajații administrând dosarele de personal cu Charisma Document Management, soluţie bazată pe Microsoft SharePoint.

Florentina Gogolan - HR Administrative Manager, Carrefour România

În perioada de creștere economică, departamentul HR al Carrefour România era asaltat cu solicitări din partea salariaților din cele 25 de hypermarketuri pentru eliberarea de copii, conforme cu originalul documentelor de personal. Chiar dacă un angajat din cadrul departamentului se ocupa aproape exclusiv de procesarea acestor dosare, salariații primeau documentele solicitate după 1-2 săptămâni, ceea ce producea numeroase nemulțumiri. Pentru îmbunătățirea situației, în octombrie 2009 Carrefour România a luat decizia extinderii sistemului informatic Charisma HCM, utilizat pentru managementul activității departamentului încă din 2003, cu o soluție de Document Management bazată pe Microsoft SharePoint. S-a ales Charisma Document Management dezvoltată de același furnizor, TotalSoft. Prin scanarea a peste 250.000 de documente, Carrefour România a creat o arhivă digitală ce permite accesul centralizat și securizat la dosarele de personal, procesarea acestora în orice locație și eliberarea pe loc a copiilor necesare. Nemulțumirile salariaților au fost eliminate, iar departamentul HR se poate focaliza pe activități mai importante.

Despre organizație

Compania Carrefour este prezentă în România din anul 2001 și până în prezent a dezvoltat o rețea locală formată din 25 de hypermarketuri și 46 de supermarketuri în care lucrează în total peste 9500 de angajați. Pentru gestiunea acestei forțe de muncă, în cadrul Carrefour România activează un Departament HR structurat pe mai multe arii cheie: Salarizare, Dezvoltare, Recrutare, Comunicare internă, Administrativ. Complementar, la nivelul fiecărui hypermarket există 1-2 persoane dedicate activității de HR care se ocupă de angajări, procesare și actualizare documente specifice etc. În supermarketuri nu există personal dedicat activităților de HR, acestea fiind gestionate centralizat la sediul central. Aria Administrativ are la sediul central o echipă formată din 6 persoane și se ocupă de relația dintre departamentul central de HR și magazinele, precum și de buna desfășurare a activității de HR în ceea ce privește fluxul de documente (dosare de personal), aplicare proceduri, feedback etc.

Situația inițială

Săptămânal, aveam nevoie de cel puțin 2 zile pentru copierea documentelor și expedierea lor la magazine
Florentina Gogolan
HR Administrative Manager
Carrefour România

Perioada de expansiune economică a atins un vârf în perioada 2008-2009, perioada în care angajații Carrefour România au avut acces facil, ca întreaga piață, la instrumente de creditare. Pentru accesarea acestor servicii financiare salariații aveau însă nevoie de foarte multe copii după documentele de muncă și dosarul de personal (contract de muncă, fișă de post, acte adiționale etc.) ceea ce a generat un volum ridicat de activitate în cadrul departamentului HR. La această situație au contribuit, atât numărul mare de angajați ai companiei (cca. 8000 în perioada respectivă), cât și complexitatea dosarelor de creditare solicitate de bănci. La nivelul anilor 2008-2009 se procesau săptămânal 20-25 cărți de muncă și alte 10 dosare de personal, o persoană din cadrul departamentului HR de la sediu alocând în medie 2 zile pe săptămână pentru centralizarea solicitărilor, scoaterea Cărților de Muncă/dosarelor din arhivă, copierea propriu-zisă, certificarea de conformitate cu originalele, clasarea originalelor, pregătirea plicurilor pentru curierul poștal.

Aceste procese precum și distanța mare dintre magazine făceau ca documentele să ajungă destul de greu în posesia angajaților, în cca. 1-2 săptămâni, ceea ce genera numeroase nemulțumiri în rândul angajaților, influența negativ relațiile de muncă și afecta imaginea Departamentului de HR în cadrul companiei.

O persoană din echipa mea, se ocupa aproape exclusiv de aceste aspecte. Săptămânal, aveam nevoie de cel puțin 2 zile pentru copierea documentelor și expedierea lor la magazine. Pentru copierea cărților de muncă nu exista posibilitatea utilizării funcției de alimentare automată a echipamentului, ci acestea se copiau foaie cu foaie. Însă, toate aceste documente trebuiau căutate într-o arhivă cu mii de dosare, ambalate, expediate etc. Era un volum de muncă foarte mare și punea o presiune ridicată pe întreaga echipă, iar termenul de 1-2 săptămâni în care angajații primeau documentele necesare creditării era destul de frustrant pentru mulți dintre aceștia afirmă Florentina Gogolan, HR Administrative Manager Carrefour România.

Soluția

Soluția identificată în cadrul Departamentului HR pentru eliminarea latenței în expedierea documentelor către angajați a fost procesarea acestora la nivelul fiecărui hypermarket, mai ales că exista o structură HR în fiecare locație. Pentru aceasta era însă nevoie de o arhivă digitală care să ofere acces în rețea la toate documentele de personal ale angajaților, acestea rămânând în continuare la sediul central așa cum prevede legislația curentă pentru a fi oricând la dispoziția reprezentanților ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă). Mai mult decât o arhivă digitală, era însă nevoie de o soluție pentru managementul documentelor care să faciliteze întreaga activitate.

Logo TotalSoft

În cadrul departamentului HR utilizăm Charisma Human Capital Management dezvoltată de TotalSoft, iar în acest context am participat la un evenimentul anual „Zilele Charisma” unde am aflat despre o soluție de Document Management dezvoltată pentru un alt client, dar care mi s-a părut foarte potrivită și pentru situația noastră cu dosarele de personal ale angajaților. Soluția era dezvoltată pe o platformă Microsoft ceea ce mi-a dat un plus de încredere și am solicitat informații suplimentare afirmă Florentina Gogolan.

În esență era vorba despre Charisma Document Management, o aplicație pentru gestiunea documentelor dezvoltată pe baza Microsoft SharePoint prin care sucursalele/punctele de lucru ale unei companii au acces la un depozit centralizat de documente. Fiind tot o soluție TotalSoft avea și avantajul integrării facile cu produsul Charisma HCM, iar Microsoft SharePoint aducea o interfață ușor de utilizat precum și numeroase funcționalități de lucru colaborativ.

Carrefour avea o relație comercială cu TotalSoft încă din 2003 pe soluțiile de salarizare și pontaj, însă la fel de mult a contat și faptul că soluția era dezvoltată pe o tehnologie Microsoft, ceea ce ne-a dat siguranță. Evident, fiind același furnizor eliminam din start problemele legate de compatibilitatea datelor și integrarea aplicațiilor explică Florentina Gogolan.

Prin urmare, în cadrul departamentului HR al Carrefour România a fost luată decizia dezvoltării soluției împreună cu TotalSoft conform procedurilor și fluxurilor interne existente în companie. Soluția urma să asigure procesarea la nivel de hypermarket a dosarelor de personal și să pună bazele unor dezvoltări viitoare.

Derulare proiect

După o perioadă de analiză condusă de o echipă comună, proiectul de implementare a început în noiembrie 2009 si a fost finalizat în februarie 2010.

În prima etapă au fost scanate și indexate documentele de personal, cca 250.000 de pagini, pentru digitizarea arhivei fizice. Această etapă a durat 1-2 luni și a fost gestionată de compania SmartControl care a adus la sediul Carrefour echipamentele și personalul necesar întregului proces. Ulterior, în etapa a doua, TotalSoft a preluat arhiva digitală, a verificat coerența datelor și a importat fișierele în noua aplicație care a fost integrată cu Charisma HCM. Fiecărui angajat înregistrat în Charisma HCM îi este asociat în mod automat un dosar (folder) în centrul de documente. Soluția pentru Managementul Documentelor preia informațiile legate de salariați din Charisma HCM și îi alocă toate documentele aferente contractului de muncă pe mai multe categorii predefinite: acte identitate, acte adiționale și fișe de post, acte studii, carte de muncă, contract de muncă, documente personale, etc.

Documentele sunt în format pdf și pot fi accesate și imprimate din orice locație pe baza drepturilor definite în aplicație. Căutarea și identificarea documentelor se face după criterii legate de nume, prenume, ID sau CNP. Noii angajați și transferurile angajaților între magazine sunt gestionate în Charisma HCM care se sincronizează, o dată pe zi, cu aplicația pentru managementul documentelor și sunt automat alocați noilor locații. Documentele noi se încarcă în aplicație la sediul central pe baza unor proceduri ce prevăd corelarea numelor cu CNP-ul pentru evitarea erorilor de alocare. Responsabilii HR de la nivelul hypermarketurilor sunt informați automat prin email cu privire la schimbările apărute în dosarele angajaților pe care îi gestionează.

Pe baza funcționalităților din Microsoft SharePoint au fost definite drepturi de acces și intervenție pe documente și au fost generate rapoarte operaționale pe categorii de documente, precum și alerte cu privire la integrarea noilor documente. În cadrul aplicației au fost definiți 35 de utilizatori.

Beneficiile

Beneficiile utilizării soluției au depășit cadrul Departamentului HR și se regăsesc la nivelul întregii organizații. Conform aprecierilor interne acestea ar fi:

Îmbunătățirea relațiilor de muncă prin eliminarea nemulțumirilor legate de procesarea lentă a documentelor de personal

Cu noua soluție angajații primesc imediat copii ale documentelor de personal deoarece acestea sunt generate local. Cererile sunt rezolvate imediat și nu după 1-2 săptămâni cum se întâmpla anterior. Este o soluție elegantă și utilă pentru întreaga companie, iar salariații sunt mulțumiți pentru că primesc documentele solicitate atunci cand au nevoie, afirmă Florentina Gogolan.

Acum avem o soluție modernă și rezolvăm prompt și eficient solicitările salariaților
Florentina Gogolan
HR Administrative Manager
Carrefour România

Creșterea productivității în Departamentul HR

Timpul alocat anterior pentru procesarea documentelor de personal era foarte mare, practic o persoană cu pregătire de specialitate aloca 40% din timpul de lucru acestei activități. Noua soluție descentralizează accesul la documente, iar angajatul respectiv a fost orientat către alte activități mai productive și mai potrivite calificării profesionale.

Creșterea vitezei de găsire a documentelor

Facilitățile de căutare din Microsoft SharePoint permit o identificare în timp real a documentelor după criterii legate de nume/prenume, ID sau CNP. Anterior, angajații din echipa HR a sediului central erau nevoiți să piardă mult timp căutând aceste documente în arhiva fizică, arhivă care conținea câteva mii de dosare grupate în 40 de dulapuri, chiar dacă aceste documente erau îndosariate și grupate alfabetic. De asemenea, era nevoie de o căutare atentă și în interiorul dosarului, fiecare conținând in medie 20 de documente diferite.

Eliminarea nemulțumirilor angajaților față de serviciile de HR și creșterea coeziunii interne

În cadrul companiei se derulează periodic un proiect de măsurare a climatului intern „Carrefour te ascultă”, care înregistrase și nemulțumiri legate de timpul de livrare a documentelor necesare pentru dosarele de credit ale anagajaților. Aceste nemulțumiri au dispărut, iar imaginea HR-ului ca departament de suport s-a îmbunătățit.

Creșterea transparenței în relația cu Inspectoratele Terioriale de Muncă

Accesarea locală a tuturor documentelor de personal facilitează colaborarea cu autoritățile de control din domeniul muncii în conformitate cu legislația actuală.

Creșterea controlului asupra activității Departamentului HR Administrativ

Soluția pentru managementul documentelor elimină erorile umane la arhivarea, selectarea sau expedierea documentelor solicitate de catre angajații din hypermarketurile Carrefour.

Mai mult, echipa departamentului HR este conștientă de funcționalitățile multiple din Microsoft SharePoint și are în vedere extinderea soluției către fluxurile de lucru.

Prin utilizarea Charisma Document Management pe tehnologie Microsoft SharePoint am eliminat activitatea de copiere a documentelor, o activitate repetitivă mare consumatoare de timp. Acum avem o soluție modernă și rezolvăm prompt și eficient solicitările salariaților, iar personalul departamentului se poate focaliza pe activități calificate de management HR a concluzionat Florentina Gogolan, HR Administrative Manager Carrefour România.