Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Eudis

Studiu de caz: Soluție Enterprise Project Management

Soluția Enterprise Project Management de la Microsoft ar trebui să fie folosită în toate companiile, deoarece face procesul de management să fie mult mai ordonat. Pe noi ne ajută foarte mult să gestionăm implementarea și costurile proiectului. - Radu Diaconescu, Director Operații, EUDIS.


Despre organizație

Acum, când aderarea României la Uniunea Europeană este doar o chestiune de timp, activitatea unor companii precum Eudis devine tot mai necesară. Eudis, o companie de proiect constituită printr-un parteneriat public-privat, va informatiza administrația publică din cele 64 de localități ale județului Mehedinți, în decurs de 15 ani.

Demarat în 2004, proiectul pentru eficientizarea activității primăriilor și consiliilor locale implică procesarea unui volum mare de informații, greu de centralizat și de gestionat. Pe măsură ce Eudis a avansat în derularea proiectului, i-a devenit tot mai dificil să urmărească și să analizeze evoluția implementării, costurile, încadrarea în timp și prioritizarea diferitelor proiecte mai mici de informatizare a localităților, care compun, în ansamblul lor, proiectul cel mare.

Pentru Eudis, soluția la această provocare s-a numit Entreprise Project Management (EPM) de la Microsoft, un sistem de management de proiect și de Business Inteligence, implementat de Trilex Consulting, partener Microsoft.

Eudis este, adevărat, o companie ceva mai deosebită. Dar, orice organizație lucrează și cu proiecte: fie că lansează un produs nou sau începe o campanie de marketing, fie că își crează un departament nou sau se angajează într-un nou contract. Și orice companie care lucrează pe proiecte – mai ales dacă acestea sunt simultane sau de complexități mari – va avea nevoie cu siguranță, mai devreme decât mai târziu, de un astfel de sistem informatic, de management de proiect. La fel ca și Eudis.

Situația inițială

Eudis, parteneriat public-privat între firma CG&GC și administrația publică locală din Mehedinți, este prima companie din România care a propus o soluție completă de informatizare a unui județ, cu toate componentele integrate și interacționând între ele și care rezolvă astfel diferitele probleme de comunicare între soluțiile existente în fiecare locație.

Pentru eficientizarea actului de administrație publică a fost propus un pachet mare de soluții IT&C la nivelul județului, de la soluții hardware, de comunicații, software de bază, până la administrarea informatizată a taxelor și impozitelor, bugetelor și informarea cetățeanului. La acestea s-a adaugat, desigur, instruirea pentru utilizatorii aplicațiilor.

Sistemul IT&C care va fi implementat la nivelul județului Mehedinți se bazează pe o infrastructură de telecomunicații ce urmează să fie modernizată. Aplicațiile software sunt gândite client–server, pe baza unui nod care există în cadrul Consiliului Județean Drobeta Turnu Severin, la care urmează să fie conectați toți cei 64 de utilizatori-localități. În acest moment, este greu de estimat cam câte computere vor fi în rețea la încheierea celor 15 ani, deoarece toate aceste localități sunt într-o continuă dezvoltare. Dar să informatizezi consiliile locale din 64 de localități românești – de la comune mai mici sau mai mari, până la cele 5 orașe mari ale unui județ – este un obiectiv ambițios. Într-un astfel de proiect sunt implicați numeroși furnizori, cu un efort logistic impresionant, ce crește pe măsură ce proiectul înaintează.

Inițial, managementul de proiect a fost o sarcină asumată de conducerea companiei, fără să utilizeze însă o soluție profesională dedicată. Volumul de informații ce trebuia gestionat începuse să crească din ce în ce mai mult. Lista de probleme devenea tot mai mare și trebuia să degrevăm conducerea de problemele curente, spune Radu Diaconescu, Director Operații al Eudis. Pe măsură ce am înaintat cu implementarea proiectului, a devenit tot mai greu să urmărim și să analizăm costurile, plățile rămase în urmă, încadrarea în timp, tipul de contract semnat cu fiecare consiliu local, aria de implementare a proiectului. Trebuia să gestionăm aceste activități în mai multe comune deodată, cu același număr de oameni și să ne desfășurăm activitatea cât mai repede.

EUDIS avea așadar nevoie de un instrument IT, care să gestioneze resursele umane și materiale implicate în locații diferite, cu termene și bugete diferite. Un instrument care să poată raporta managerilor de proiect, în orice moment, situația reală.

Pentru a îmbunătăți utilizarea resurselor proiectului și procesele de luare a deciziilor, pentru a crește performanța în implementarea proiectului, cei de la Eudis aveau nevoie de o creștere a calității și disponibilității datelor, un acces sporit la informații, o colaborare mai eficientă între cei implicați în acest proiect. Aveau nevoie de o soluție profesională de Project Management, care să eficientizeze administrarea portofoliului de proiecte.

Soluția

Conducerea Eudis a optat, încă de la început, pentru tehnologie Microsoft, începând cu sistemele de operare, până la dezvoltarea aplicațiilor. La mai puțin de un an de la începerea proiectului, aceiași manageri au decis implementarea soluției Entreprise Project Management (EPM), cu sprijinul firmei Trilex, partener Microsoft.

Logo Trilex

Noi avem statutul de Microsoft Certified Partner pe competența Information Worker Productivity Solutions – soluții de productivitate, de creștere a eficienței în companii. Specializarea noastră este pentru soluția Microsoft Entreprise Project Management (EPM), care vine în completarea soluțiilor de tip ERP (Enterprise Resources Planning) și CRM (Customer Relationships Management), precizează Hilde Corbu, Managing Partner la Trilex. Și continuă: Dacă pentru administrarea și controlul situației financiare există sisteme de genul ERP și pentru administrarea relației cu clienții există sisteme CRM, pentru coordonarea proceselor interne de management de proiect, atunci când o companie lucrează pe proiecte, este nevoie de EPM. Acesta facilitează urmărirea performanței firmei pe baza performanței proiectelor derulate, controlul costurilor și a încadrării în bugete, respectarea termenelor asumate, precum și calitatea produselor și serviciilor rezultate din aceste proiecte.

Sistemul de management de proiect dezvoltat la Eudis are la bază soluția Microsoft Project Server 2003 cu SQL Server 2000, pentru bazele de date. Aplicația Windows Share Point Services asigură partea de colaborare între utilizatori: manageri de proiect, resurse, conducere. Managerii de proiect folosesc Microsoft Project Profesional 2003 ca să planifice, să execute și să monitorizeze proiectul. Fiecare membru al echipei accesează aplicațiile prin intermediul browser-ului Project Web Acces.

Această soluție se integrează foarte bine cu Microsoft Office și cu orice altă aplicație din companie. Un argument pentru care am ales EPM de la Microsoft este interoperabilitatea, un factor cheie pe care am vrut să ni-l asigurăm, mai precizează Radu Diaconescu.

Soluția, proiectată de către Trilex pentru peste 100 de utilizatori, este folosită în prezent de 12 utilizatori: 5 Manageri Executivi (2 dintre ei dețin și responsabilități de manager de proiect); 2 Manageri de Proiect (care au, de asemenea, responsabilități ca membri ai echipei; unul dintre ei este și Administratorul soluției EPM) și 5 alți membri ai echipei. Pe parcurs, urmează să crească numărul celor care au acces la acest sistem, permițând și beneficiarilor din administrația locală să urmărească stadiul proiectelor.

Beneficiile

Vizibilitatea crescută îmbunătățește procesul decizional

Cu ajutorul acestei soluții, proiectele din cadrul unei companii sunt aliniate strategic, în ordinea importanței și a impactului pe care îl are fiecare proiect în realizarea obiectivului final. În plus, conducerea are acces în orice moment la portofoliul de proiecte și poate face o analiză atentă a desfășurării acestora, în funcție de indicatorii de performanță pe care dorește să-i aibă sub control. De exemplu: încadrarea în buget sau în timp, nivelul de prioritate, încadrarea în obiectivele strategice, gradul de risc etc.

EPM asigură gestiunea centralizată a informațiilor și acces, din orice locație, la baza informațională. Tot prin intermediul EPM, managerii știu, în orice moment, cum stau cu proiectul dar și cum va continua implementarea până la finalizarea acestuia și măsura în care se menține sau se modifică ritmul de performanță.

Costuri mai reduse prin utilizarea EPM

Managerii vizualizează mai bine întregul portofoliu de proiecte, ei știu care sunt cele ce se încadrează mai bine în strategia globală și pot renunța din timp la cele ce nu se încadrează. Astfel se reduc costurile suplimentare, care ar putea fi generate de inițierea unor proiecte fără șanse de reușită.

Printr-o foarte atentă monitorizare, crește calitatea și eficiența proiectelor și scade timpul de reacție la schimbările din piață, deoarece ai control și poți să iei decizii de business fundamentate, spune Victor Mihail, Managing Director Trilex.

Deja pe bugetul de anul viitor, am o estimare mult mai clară decât am avut-o inițial
Radu Diaconescu
Director Operații
Eudis

Pentru conducerea executivă este foarte important să poată urmări costurile și să le previzioneze. Cu ajutorul EPM este simplu, deoarece există o centralizare a informațiilor legate de timpul și costurile necesare pentru fiecare etapă parcursă, în orice moment.

Oamenii din Eudis lucrează în echipe și de aceea este nevoie de o foarte bună comunicare între acestea, când sunt pe teren. Până la implementarea EPM, gesionarea timpului și a costurilor necesare fiecărei operații se realiza cu dificultate. Acum se pot face estimări pe sarcini și se poate cunoaște cât durează diversele activități.

Un avantaj extrem de important îl reprezintă colaborarea mai bună între echipe, alocarea mai eficientă a sarcinilor și evidențierea problemelor pe fiecare proiect. Acum știm toți, în fiecare moment, unde sunt colegii noștri, ce probleme sunt de rezolvat, cât durează remedierea. Totul se rezolvă mai repede și mai eficient, spune Radu Diaconescu.

Conducerea organizațiilor se ocupă doar de problemele importante

Soluția aceasta degrevează membrii conducerii de problemele uzuale, de rutină, care apar în orice proiect. Eu privesc cu mult entuziasm soluția EPM de la Microsoft. Această abordare modernă a managementului de proiect cred că ar trebui să fie folosită în toate companiile, deoarece astfel procesul de management devine mult mai ordonat, spune Radu Diaconescu. Și completează: Consider că reprezintă idealul procesului de management și de urmărire, un utilitar care mă ajută foarte mult să gestionez implementarea și costurile proiectului. Tot timpul pot să am o statistică la ceea ce se întâmplă, o imagine de ansamblu, dar și una instantanee, de detaliu - văd ce s-a făcut, pot să văd activitățile critice, pot să fac estimări".