Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Gallaher România

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Gallaher România beneficiază de un sistem performant de raportare cu Microsoft Dynamics NAV


Despre organizație

Gallaher România este filiala locală a Gallaher Group, producător internațional de țigarete cu sediul în Marea Britanie. Grupul a generat, la nivelul anului 2006, o cifră de afaceri în jur de 16 miliarde de lire sterline. Compania are peste 11.000 de angajați și centre de producție în numeroase țări, inclusiv Marea Britanie, Polonia, Ucraina, Austria, Singapore, Turcia și România. Operațiunile pe piața românească au fost demarate în 2004, când Gallaher a deschis o fabrică de țigarete în București. Cu peste 34 de branduri în portofoliu, Gallaher este al cincilea mare fabricant internațional de produse din tutun și ocupă în mod curent locul patru în topul producătorilor de astfel de produse din România, cu o poziție superioară în cazul țigărilor de lux.

Situația inițială

Conform legislației românești, producătorii și importatorii de țigarete și produse din tutun sunt obligați să obțină de la Ministerul de Finanțe o serie de licențe de atestare a dreptului de producere și marcare (timbrare) a acestora. În 2004, la deschiderea operațiunilor în România, pentru Gallaher au existat unele constrângeri la nivel de timp pentru obținerea licenței de producție. Obținerea acestei licențe prevedea, alături de anumite cerințe specifice industriei produselor din tutun, și implementarea unei aplicații integrate pentru gestiune financiară.

Soluția

Strategia IT la nivel de grup a Gallaher prevedea implementarea SAP la nivel de sediu central și a Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Business Solutions – Navision în 2004) în filiale. Implementarea SAP la nivel de filiale nu era considerată justificată datorită volumului mai mic de activitate și a dimensiunii pieței. Alegerea soluției fiind luată la nivel de grup, s-a trecut la o analiză a pieței locale în urma căreia, pentru implementarea sistemului integrat, a fost aleasă compania Novensys, partener Microsoft Business Solutions.

Logo Novensys

Desfășurare proiect

În 2004, Gallaher România a fost primul client multinațional pentru Novensys și, deoarece una dintre cerințele clientului era asigurarea unei calități deosebite a implementării, pentru gestionarea acestui proiect, compania a cooptat în echipă oameni cu experiență în implementarea de soluții ERP.

Din partea Gallaher a fost alcătuită o echipă mixtă, cu reprezentanți din compania locală dar și cu oameni din compania centrală; mai mult, pentru coordonarea proiectului a fost desemnat un manager din Anglia. Dincolo de conformarea tuturor livrabilelor proiectului cu standardele internaționale ale beneficiarului, această organizare a permis definirea foarte exactă a cerințelor, conștientizarea exactă a dimensiunilor proiectului și o definire clară a ariei de implementare, ceea ce a fost de mare ajutor pentru echipa de proiect.

Necesitatea demarării activității într-un timp foarte scurt a făcut necesară desfășurarea proiectului pe două etape. În prima etapă au fost implementate modulele financiar- contabil, aprovizionare, vânzare și gestiune stocuri, iar în cea dea a doua etapă a fost implementat modulul de mijloace fixe. Cele două etape ale proiectului au fost realizate în termen de două luni. Microsoft Dynamics NAV acoperă toate operațiunile comerciale desfășurate de Gallaher, mai puțin gestionarea producției, unde sunt alte aplicații dedicate.

Sistemul Microsoft Dynamics NAV implementat constă într-o suită clasică de aplicații pentru gestiunea activităților comerciale: achiziții de materii prime, administrare stocuri, evidență vânzări și clienți etc. La momentul actual, în sistem sunt 15 utilizatori înscriși.

În plus, specificul activității Gallaher România a determinat o serie de particularizări ale soluției Microsoft Dynamics NAV. Companiile producătoare de țigări au obligația, conform legislației în vigoare, să plătească o serie de accize către stat, iar posibilitatea urmăririi acestor accize nu se regăsește în mod standard în sistem. Echipa Novensys a dezvoltat o funcționalitate ce permite înregistrarea unui jurnal de accize pentru calcularea, urmărirea și justificarea sumelor datorate bugetului de stat.

Alte particularizări au fost impuse de politica grupului ce impunea necesitatea urmăririi activității pe centre de profit. Drept urmare, alături de rapoartele preconfigurate din Dynamics NAV, au fost customizate numeroase rapoarte conform acestor cerințe. Aplicația permite și raportări financiare către compania centrală prin simpla culegere a datelor din baza de date Dynamics NAV și exportarea acestora într-un format specific.

Sistemul Microsoft Dynamics NAV pe care îl utilizăm ne-a ușurat activitatea de raportare și urmărire operațională, fiind totodată foarte ergonomic, ușor de modelat și de administrat. O caracteristică unică și foarte valoroasă este aceea că platforma sa ne-a permis extinderea și customizarea treptată a sistemului, pe măsură ce au apărut noi necesități. Acest aspect este unul vital mai ales când este vorba despre un start-up pe o piață, așa cum a fost cazul Gallaher România. Chiar dacă a preluat fluxurile companiei mamă, compania locală a resimțit nevoia realizării de corecții adaptative treptate care s-au reflectat și în sistemul informatic utilizat, declară Gabi Găzdaru, IT Manager, Gallaher România.

Fără să fie implementat modulul de producție, în Navision se înregistrează rețeta de realizarea a unui produs, se definesc materiile prime și cantitățile cerute de planificarea producției și se înregistrează automat necesarul de stocuri.

De o importanță deosebită pentru derularea proiectului a fost și dezvoltarea unei relații apropiate între echipele celor două companii, relație care a continuat și prin finalizarea altor proiecte comune. Dacă la nivel de grup este important să faci o alegere bună în ceea ce privește soluția pe care o vei implementa, la nivel local și de filială este foarte important să ai o adevarată relație de parteneriat cu firma care realizează implementarea soluției. După aproape trei ani de colaborare, am avut răgazul să apreciem sprijinul pe care Gallaher România îl primește din partea echipei Novensys: un management de proiect excelent și o înțelegere profundă a afacerii pe care o derulăm, consideră Gabi Găzdaru.

Beneficiile

Implementarea Microsoft Dynamics NAV la Gallaher a permis integrarea informațiilor din surse multiple chiar dacă acestea se referă la stocuri, produse sau clienți și, prin generarea unor rapoarte inteligente, facilitează formarea unei imagini complete asupra activității derulate și a situațiilor ce necesită o abordare prioritară. Informațiile vitale despre desfășurarea afacerilor sunt foarte ușor de obținut cu Dynamics NAV, întrucât, imediat ce o tranzacție este înregistrată în sistem, aceasta devine vizibilă pentru orice utilizator și se regăsește în rapoartele corespondente. Astfel, în urma analizei unui raport, un manager va putea fi sigur că decizia pe care o ia se bazează pe cele mai noi informații disponibile.

Soluția costruită pentru noi de Novensys pe platforma Microsoft Dynamics NAV este un sprijin real în urmărirea operațiunilor Gallaher, consideră Gabi Găzdaru. Dincolo de constrângerile legislative și de regulile globale ale grupului Gallaher din care facem parte și pe care sistemul ne-a ajutat să le respectăm, în cei peste doi ani de utilizare sistemul ne-a oferit suport pentru administrare integrată, permițând managementului local să răspundă cu promptitudine cerințelor pieței.

  • Imagine clară asupra afacerii
    Prin integrarea informațiilor existente la nivel de department, Microsoft Dynamics NAV oferă o imagine de ansamblu asupra activității companiei.

  • Suport decizional de calitate
    Sistemul performant de raportare din Dynamics NAV permite managementului să ia decizii în cunoștință de cauză.

  • Managerii pot aloca mai mult timp strategiilor
    Obținerea rapidă a rapoartelor permite managmentului să își focalizeze timpul disponibil și atenția asupra unor probleme importante din activitatea companiei.

  • Flexibilitate crescută
    Intrată în sistem informația este disponibilă oricărui utilizator; dacă un furnizor sau client schimbă o comandă, răspunsul la această schimbare poate fi generat imediat.

  • Control ridicat asupra situației financiare
    Claritatea rapoartelor financiare și integrarea informațiilor din companie permit un control eficient asupra bugetului.

Fiind un produs Microsoft, Dynamics NAV este ușor de folosit iar perioada de training este scurtă, ceea ce contribuie la reducerea costurilor de implementare prin timpul redus de scoatere a personalului din activitățile productive.