Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Gardinia

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Gardinia este una dintre cele mai cunoscute branduri de accesorii pentru decorațiuni și finisaje interioare bazate pe conceputul Do It Yourself - cumperi și montezi singur

Cel mai mare beneficiu oferit de Microsoft Dynamics NAV este flexibilitatea pe care o oferă în gestiunea activității. Aceasta înseamnă că avem la dispoziție foarte multe funcționalități și opțiuni pentru dezvoltarea unor noi facilități - Daniel Mușat, General Manager, Gardinia


Despre organizație

Gardinia este una dintre cele mai cunoscute branduri de accesorii pentru decorațiuni și finisaje interioare bazate pe conceputul Do It Yourself, "cumperi și montezi singur". Gardinia România este activă din 1996 ca reprezentanță a companiei Gardinia din Germania și vinde în principal elemente pentru decorațiunea ferestrei (galerii, șine, etc.) și pentru protecție solară (jaluzele, storuri) printr-o rețea de parteneri care include hypermarket-uri, magazine de bricolaj, precum și câteva sute de magazine specializate. În portofoliul Gardinia România există peste 5.000 de produse (global sunt disponibile cca 20.000), din vânzarea cărora compania a generat în 2007 venituri de peste 6 milioane Euro. Gardinia România are ca acționari companiile Gardinia Germania care deține 51% și firma olandeză Hunter Douglas.

Situația inițială

Gardinia România a folosit până în 2007 o aplicație de contabilitate, binecunoscută pe piața locală, dar care pe măsura dezvoltării companiei nu reușea să mai ofere un nivel mulțumitor de suport în gestiunea activității. Aplicația nu respecta fluxul logic de lucru al companiei, iar gestiunea era deficitară, aceste aspecte devenind tot mai acute pe măsura creșterii numărului de produse și a numărului de clienți. Lipsa acurateții în gestiunea resurselor impunea efectuarea unor artificii care însă generau o serie de neplăceri pentru personalul responsabil. De asemenea, gestionarea clienților se realiza cu dificultate deoarece aplicația avea opțiuni foarte limitate. Nu exista posibilitatea dezvoltării de funcționalități suplimentare, iar exportul în Excel era practic imposibil. În plus, modelul de calcul al costurilor era simplist, acest lucru fiind unul dintre principalele motive ale schimbării soluției.

Compania se afla la a doua schimbare de soluție informatică după ce în primii ani de activitate funcționase cu o aplicație dezvoltată in-house. Schimbarea era determinată de creșterea constantă a companiei (ca număr de produse vândute și ca număr de parteneri), dar și de maturizarea proceselor interne.

Am înțeles că principiul conform căruia ne desfășuram activitatea era unul greșit deoarece nu contabilitatea generează producția, ci producția generează contabilitatea. Am simțit acest dezechilibru și ne-am propus să eliminăm orice echivoc din gestiunea companiei, declară Daniel Mușat, General Manager la Gardinia România.

Soluția

Logo Novensys

Inițial, Gardinia evalua două posibilități în ceea ce privește schimbarea sistemului său ERP: fie să investească în dezvoltarea unui sistem propriu – ceea ce însemna un efort investițional prea mare (în termen de timp și resurse), fie să implementeze un sistem similar celor din alte filiale sau de la sediul central. Această ultimă variantă fiind mult prea costisitoare pentru nivelul activității din România și dat fiind că filiala Gardinia România a dispus de autonomie în ce privește decizia, a fost ales un sistem Microsoft Dynamics NAV, alegerea fiind considerată cea mai bună opțiune din punctul de vedere al raportului calitate – preț.

Definindu-și cerințele interne, Gardinia a ales să schimbe sistemului informatic existent cu ERP-ul Microsoft Dynamics NAV, în urma analizării mai multor oferte, din punct de vedere al funcționalităților și al raportului beneficii–preț.

Într-o anumită etapă a fost luată în considerare și soluția Microsoft Dynamics AX, utilizată în cadrul filialei Gardinia din Ungaria, însă concluzia la care s-a ajuns a fost că aceasta este mult prea complexă pentru actualul nivel de dezvoltare al companiei românești. Pe de altă parte, filiala din Germania utilizase într-o etapă anterioară Microsoft Dynamics NAV, iar experiența fusese una pozitivă. Decizia privind alegerea NAV a fost fundamentată pe baza acestui feed-back, a notorietății produsului și a prezentărilor convingătoare susținute de partenerul Microsoft local, Novensys. În plus, pentru alegerea Novensys au contat referințele pe un segment similar de piață, precum și disponibilitatea echipei.

O referință fundamentală pentru noi a fost faptul că filiala din Germania a lucrat cu acest sistem, iar nivelul de mulțumire a fost ridicat. Nu l-am testat înainte însă am încercat să ne convingem că poate să facă ceea ce aveam noi nevoie, consideră Daniel Mușat, General Manager la Gardinia România.

Desfășurarea proiectului

Proiectul de implementare a demarat în martie 2007 cu o perioadă de analiză; în august s-au realizat unele ajustări, iar în separatembrie a intrat efectiv în exploatare. Sistemul este folosit pentru gestiunea financiar-contabilă, a mijloacelor fixe, precum și a activităților specifice business-ului Gardinia. Echipa de proiect a Novensys a definit în Microsoft Dynamics NAV un flux de activități, de la introducerea articolelor noi în portofoliul de produse până la vânzarea acestora către clienți și raportarea către sediul central din Germania. La nivel de gestiune s-au realizat nomenclatoare pentru gruparea pe tipuri de articole și pentru a face posibilă generarea automată a unor analize comparative. Având în vedere existența a peste 5.000 de produse distribuite local și a peste 20.000 disponibile pentru import, aceste analize comparative sunt foarte importante pentru deciziile

Funcționalități

Odată cu introducerea Microsoft Dynamics NAV s-au creat în sistem fluxurile de lucru specifice Gardinia, astfel încât pot fi realizate toate operațiunile de gestiune și analiză necesare în activitatea companiei. Printre facilitățile introduse se pot menționa :

  • Posibilitatea de grupare a articolelor, care permite analiza performanțelor companiei pe grupe de articole;
  • Calculul costurilor la nivel de articol și construirea câmpurilor prin utilizarea funcționalităților pentru dimensiuni multiple;
  • Posibilitatea utilizării unui algoritm de comandă;
  • Politica de discounturi predefinite pe clienți și grupe de clienți;
  • Niveluri de acces;
  • Importul listelor de prețuri;
  • Definirea articolelor în funcție de caracteristici multiple (exemplu: dimensiunile fizice ale produselor pentru optimizare costuri expediere prin curier);
  • Analiza sănătății stocurilor: structura stocurilor, viteza de rotație, gradul de învechire, previzionarea, etc.

Beneficiile

Creșterea cu 25% a numărului de clienți mari prin personalizarea relației cu aceștia

Marile supermarketuri au cerințe deosebite și impun respectarea unui mod de lucru particularizat. Fără Microsoft Dynamics NAV nu cred că am fi reușit să creștem numărul de clienți mari care au devenit parteneri ai Gardinia - Daniel Mușat, General Manager, Gardinia România.

  • Îmbunătățirea timpilor de livrare a comenzilor către clienți;
  • Posibilitatea acordării unor discounturi personalizate pentru stimularea clienților;
  • Acordarea discounturilor în funcție de vechimea produselor în depozit;
  • Urmărirea bonității la nivel de client și posibilitatea trasării unei politici de discount personalizat.

Creșterea acurateții înregistrărilor contabile și simplificarea modului de introducere a datelor în sistem

Cu Microsoft Dynamics NAV avem, în sfârșit, datele curate și de încredere, Daniel Mușat, General Manager.

  • Eliminarea erorilor umane la introducerea datelor;
  • Creșterea productivității companiei cu păstrarea aceluiași număr de angajați.

Suport în categorisirea produselor, la gruparea în nomenclatoare și efectuarea unor analize comparative pe criterii complexe

Era foarte important pentru noi să avem un mod extins de categorisire a produselor încât să putem face analize comparative complexe ale reperelor din portofoliu, iar Microsoft Dynamics NAV ne-a oferit această facilitate, afirmă Daniel Mușat, General Manager, Gardinia România.

  • Verificarea automată în gestiune a corelației dintre numărul de produse vândute și unitatea de vânzare a acestora (numărul de produse aflate într-un pachet) și atenționarea operatorului;
  • Verificarea automată în gestiune a corelației dintre numărul de produse vândute și unitatea de vânzare a acestora (numărul de produse aflate într-un pachet) și atenționarea operatorului;

Flexibilitate în gestiunea activității

Cel mai mare beneficiu oferit de Microsoft Dynamics NAV este flexibilitatea pe care o oferă în gestiunea activității. Aceasta însemnă că avem la dispoziție foarte multe funcționalități și opțiuni pentru dezvoltarea unor noi facilități, Daniel Mușat, General Manager.

  • Posibilitatea analizei istorice a stocurilor, evidența acestora ținându-se inclusiv după vechimea acestora în depozit;
  • Suport în generarea campaniilor promoționale.