Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

General Leasing

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Rapoartele furnizate de Microsoft Dynamics NAV au permis companiei General Leasing reducerea cu 10% a cheltuielilor cu transportul utilajelor și pieselor de schimb

24 iunie 2010

Despre organizație

Prezentă pe piața din 1993, General Leasing este singurul mare distribuitor de utilaje agricole având capital integral autohton. În 2009, cu 51 de angajați, compania a generat venituri de cca 13 milioane Euro, având o cotă de piață de 11%, ceea ce îi asigură prezența în top 5 distribuitori. În mod curent, compania deține distribuție exclusivă pentru mărcile: McCormick, Laverda și Kverneland pentru care oferă servicii de vânzare și service. Complementar, General Leasing oferă piese și service pentru toate marcile distribuite de la înființare și până în prezent. Din activitatea General Leasing, 80% o reprezintă serviciile de întreținere în garanție și post-garanție pentru cele câteva mii de utilaje vândute în piață și care se desfășoară la sucursala Slobozia. Aici sunt efectuate lunar circa 300 de operațiuni (intervenții, reparații, livrare utilizare, instructaj etc). Intervențiile se pot face atât în service-ul propriu cât și la sediul clientului sau pe teren cu ajutorul unităților mobile. De asemenea, sucursala Slobozia operează un depozit de piese cu peste 10.000 de repere provenite de la 524 furnizori. Compania derulează în mod curent un proiect de extindere prin înființarea de filiale în diverse regiuni din țară. Din 2006 există un punct de lucru la Cluj, alte 5 fiind în curs de deschidere (Balș, Drăgănești, Constanța, Focșani, Drajna). Extinderea se face prin eforturi financiare proprii.

Situația inițială

Fișele de intervenție existau doar pe hârtie, se arhivau în dosare, iar găsirea informației potrivite era foarte dificilă, mai ales dacă lipsea angajatul responsabil.
Vasilica Rădulescu
Contabil-Şef
General Leasing

Începând cu 1993 parcul de utilaje vândute prin General Leasing a crescut constant ajungând în mod curent la câteva mii. Vânzările au generat și o creștere a volumului de activitate în Service-ul de la Slobozia, operațiuni de punere în funcțiune și reparații în garanție / post-garanție. Acest fapt genera multe nemulțumiri legate de imposibilitatea urmăririi frecvenței defecțiunilor, a tipului acestora, a timpului de răspuns la solicitările clienților, etc.

Mai mult, nu se puteau analiza detaliile intervențiilor punctuale la clienți precum și diferențierea între serviciile efectuate în garanție și post-garanție. Fișele de intervenție existau doar pe hârtie, se arhivau în dosare, iar găsirea informației potrivite era foarte dificilă, mai ales dacă lipsea angajatul responsabil, consideră Vasilica Rădulescu, Contabil-Şef – General Leasing Sucursala Slobozia

Această situație a determinat conducerea General Leasing să adopte o soluție pentru gestiunea mai eficientă a acestei activități. În 2005 compania a inițiat un proiect pentru implementarea unui ERP și a unei soluții de gestiune a depozitului, bazată pe coduri de bare. S-a optat pentru o companie româno-germană care a implementat un sistem ERP care însă nu acoperea partea de service. Ulterior, compania s-a retras de pe piața locală, iar General Leasing a rămas fără suport, ceea ce a creat numeroase neplăceri și disfuncționalități în gestiunea companiei. Pentru ieșirea din acest impas, managementul General Leasing a decis schimbarea sistemului integrat de gestiune precum și implementarea unui modul dedicat activității de Service.

Soluția

După o informare generală asupra ofertei existente, General Leasing a ales soluția Microsoft Dynamics NAV, pentru înlocuirea ERP-ului parțial implemenat și pentru gestionarea activității de service. Alegerea s-a făcut pe baza numărului mare de referințe, a notorietății producătorului și a numărului mare de parteneri disponibili pentru implementare și suport. De asemenea, pe baza recomandărilor primite, pentru derularea proiectului a fost aleasă compania Novensys, Microsoft Gold Certified Partner, partener de top Microsoft Dynamics şi care avea referinţe chiar în domeniul de activitate al General Leasing.

Logo Novensys

Pentru că ne doream beneficiile oferite de un ERP am continuat acest demers (de a identifica cel mai potrivit sistem), optând pentru un alt furnizor. Alegerea Microsoft Dynamics NAV s-a bazat pe existența soluției la alte firme din piață, inclusiv companii concurente, clienţi ai Novensys. Am cerut informații de la utilizatori, iar răspunsurile au fost mulțumitoare. Din acest motiv, am decis nu doar implementarea soluției la nivelul departamentului Service din cadrul Sucursalei din Slobozia ci și extinderea către gestiunea financiar-contabilă. Mai mult, avem în vedere extinderea soluției și la sediul central de la București precum și la punctele de lucru din țară pentru a avea o imagine de perspectivă asupra companiei, afirmă Remus Răduleț, Director General, General Leasing.

Derularea proiectului

Proiectul de implementare a Microsoft Dynamics NAV a început în aprilie 2009 cu o analiză făcută de Novensys asupra situației existente la beneficiar, iar în luna iulie sistemul era deja în producție pentru 12 utilizatori. Au fost implementate următoarele module: management financiar, mijloace fixe, aprovizionare, vânzare, service, gestiune inventar. Pentru gestiunea activității de Service, modulul dedicat a fost implementat în perioada noiembrie 2009 – ianuarie 2010 cand a început utilizarea efectivă. Principalele personalizări au fost efectuate la nivelul modulului Service. Astfel, au fost definite patru tipuri de intervenții pentru activitățile de service prestate: punere în funcțiune, reparație în garanție, reparație în post-garanție și reparație internă (asupra utilajelor proprii) pentru a putea fi captate toate informațiile relevante.

Beneficiile

Investiția făcută de General Leasing în Microsoft Dynamics NAV a reușit să-și atingă obiectivele propuse la începutul proiectului și să ofere companiei o serie de beneficii, atât din punct de vedere al îmbunătățirii activitățiii de Service cât și al eficientizării acesteia și al reducerii costurilor.

Creșterea acurateții înregistrărilor

Existența fișelor predefinite permite înregistrarea și organizarea mult mai facilă a datelor. De asemenea, au fost eliminate înregistrările multiple.

Investiția făcută de General Leasing în Microsoft Dynamics NAV a reușit să-și atingă obiectivele propuse la începutul proiectului și să ofere companiei o serie de beneficii, atât din punct de vedere al îmbunătățirii activitățiii de Service cât și al eficientizării acesteia și al reducerii costurilor.
Vasilica Rădulescu
Director General
General Leasing

Obținerea unei imagini clare și imediate asupra activității

Chiar dacă introducerea datelor necesită mai multă atenție, existența acestora în sistem permite analize detaliate asupra volumului de activitate și tipurilor de intervenții, a cheltuielilor și profitabilității, etc.

Monitorizarea atentă a centrelor de profit și pierdere

Anterior această situație nu putea fi evaluată cu certitudine, iar deciziile manageriale nu se puteau fundamenta pe baze reale. Pe baza funcționalităților din Microsoft Dynamics NAV conducerea General Leasing poate analiza în detaliu profitabilitatea la nivel de client sau performanța companiei pe grupe de produse sau tipuri de activități.

Reducerea cu 10% a cheltuielilor de transport prin schimbarea furnizorului serviciilor de curierat

Microsoft Dynamics NAV a permis o analiză detaliată a cheltuielilor cu transportul pieselor de schimb și prin comparație cu alte servicii disponibile s-a decis schimbarea furnizorului, în urma acestei decizii costurile de transport pentru utilaje și piese de schimb au fost reduse cu cca 10 procente.

Creșterea gradului de fidelizare şi creşterea vânzărilor către clienți prin discounturi acordate pentru anumite produse în urma analizei stocurilor

Obținerea unei imagini clare asupra celor 10.000 de repere existente în inventar permite generarea rapidă a unor campanii promoționale pentru diverse categorii de produse pentru care există stocuri.

Reducerea timpului de intervenție la client

S-a obţinut prin accesarea imediată a fişei clientului cu informații despre utilajele deținute, modele, intervenții anterioare, probleme frecvente etc.

Creșterea profitabilității prin identificarea exactă a costurilor de livrare și punere în funcțiune a utilajelor și imputarea acestora către producători

Utilajele agricole fiind foarte complexe, pregătirea acestora pentru livrare și punere în funcțiune nu este un proces simplu; doar cu Microsoft Dynamics NAV am reușit să aflăm costurile reale ale acestor operațiuni, Vasilica Rădulescu

Reducerea timpului de aprovizionare

S-a realizat prin monitorizarea atentă a serviciilor/termenelor de livrare și schimbarea furnizorilor în funcție de necesități.

Reducerea considerabilă a timpului necesar realizării raportărilor vamale

Microsoft Dynamics NAV ne-a permis scurtarea timpului de realizarea a unei raportări vamale ca INTRASTAT de la 2 săptămâni la doar 2 ore. Acest fapt a adus un spor major de productivitate departamentului financiar-contabil, Vasilica Rădulescu

Suport pentru analize şi rapoarte despre activitatea de service şi performanţa fiananciară

La nivelul performanţei financiare, pot fi realizate rapoarte privind grupele de articole, situaţia veniturilor şi profitabilităţii pe furnizori, structura, viteza de rotaţie, învechirea stocurilor, etc. Cu ajutorul Microsoft Dynamics NAV, activitatea de service este urmărită pe tipuri de activităţi: vânzare, puneri în funcţiune, reparaţii în garanţie, reparaţii în post-garanţie. La nivelul analizei costurilor, cu ajutorul sistemului se realizează defalcarea costurilor cu pregătirea pentru vânzare şi a costurilor cu punerea în vânzare, ceea ce oferă sprijin în negocierea cu furnizorii producători de utilaje agricole.

Utilizarea rapoartelor generate cu ajutorul Microsoft Dynamics NAV este foarte intensă în cadrul General Leasing şi se va amplifica odată cu extinderea sistemului către sediul central şi către birourile regionale, Remus Răduleţ

În mod curent, General Leasing are în plan extinderea utilizării Microsoft Dynamics NAV la nivelul sediului central din București și a punctelor de lucru. Scopul proiectului este obținerea unei imagini de ansamblu asupra activității companiei.

Satisfacția cea mai mare este că, după un drum de 5 ani în care am încercat să adoptăm şi să modelăm un sistem de gestiune integrată a activităţii, cu Microsoft Dynamics NAV și alături de Novensys am găsit soluția și partenerul potriviți pentru finalizarea implementării proiectului ERP, Remus Răduleț, Director General, General Leasing.