Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Kwizda Agro România

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Principalul beneficiu obținut prin implementarea soluției ERP Microsoft Dynamics NAV a fost obţinerea unui sistem de control intern pentru toate activitățile operaționale. Practic, faptul că avem toate informaţiile acestea în timp real ne ajută să luăm deciziile adecvate pe date despre vânzări, despre încasări, despre nivelul stocurilor și alți indicatori de business, Marinela Dura, Director Financiar și Administrativ Kwizda Agro România.

În cadrul unui proiect de restructurare , Kwizda Agro România a decis înlocuirea aplicației financiar-contabile pe care o folosea cu sistemul integrat Microsoft Dynamics NAV. Decizia a avut la bază dificultatea monitorizării, cu vechea soluție, a operațiunilor la nivel național, lipsa de informații în timp real și imposibilitatea obținerii unei imagini de ansamblu. Implementarea Microsoft Dynamics NAV alături de echipa Novensys (în mod curent integrată în cadrul companiei Novensys) a eliminat aceste nemulțumiri și a oferit companiei suportul necesar unei creșteri accelerate a business-ului în următorii ani.

Despre organizație

Kwizda Agro România activează pe piața locală a distribuției de produse dedicate agriculturii (semințe, îngrășăminte, produse de protecția plantelor, etc.) încă din anii '90, când funcționa sub denumirea de Agrovet S.A., ulterior Agrovet Trade, fiind o companie cu capital 100% român. În 2007 compania a fost achiziționată de grupul austriac Kwizda Agro și a parcurs un amplu proces de reorganizare și rebranding, care s-a finalizat în noiembrie 2010.

Kwizda Agro România distribuie la nivel național un portofoliu de peste 500 de produse (90% produse locale, 10% importate), structura canalului de vânzare fiind 80% direct la clientul final (fermier) prin rețeaua proprie, iar 20% printr-o reţea de subdistribuţie, alcătuită din parteneri regionali. În urma reorganizării, la finalul anului 2011, Kwizda România avea circa 750-800 de clienți, majoritatea noi, compania înregistrând o evoluție accelerat ascendentă. Estimările pentru finalul anului sunt o cifră de afaceri de 70 milioane RON (față de 27 milioane RON în 2010), o cotă de piață de 9,5% și poziția a treia în ierarhia distribuitorilor locali de produse agricole (față de poziția 11-12 în 2010).

Situația inițială

[...]se întâmpla frecvent ca loturile vechi să rămână în stoc, în timp ce erau livrate cele noi, ceea ce genera pierderi importante
Marinela Dura
Director Financiar și Administrativ
Kwizda Agro România

Anterior preluării de către partenerul austriac, Kwizda România utiliza o aplicație financiar-contabilă pentru a-și gestiona operațiunile derulate la nivel național. Documentele aferente procesului de vânzare erau realizate în teritoriu, iar facturile erau emise de către punctele de lucru și depozitele (închiriate) pe care compania le avea în țară. La sfârșitul fiecărei luni, facturile erau trimise la sediul central din București, unde erau centralizate și introduse manual în sistemul contabil. Acest sistem de operare genera însă o serie de probleme importante: controlul precar al stocurilor și facturilor; imposibilitatea monitorizării interne a operaţiunilor; lipsa informațiilor în timp real; inconsistența datelor despre clienți și lipsa unor documente cu privire la tranzacții etc. Complementar, apăreau dificultăți în centralizarea facturilor, mai ales în timpul vârfurilor de sarcină (în timpul sezoanelor), când erorile umane și pierderea documentelor financiare erau frecvente. Cu soluția anterioară, practic, nu se putea observa evoluţia business-ului pe o lună, decât la finalul acesteia. Prin urmare nu se puteau lua deciziile necesare în timp real, ci retroactiv, ceea ce de multe ori era prea târziu, declară Marinela Dura, Director Financiar și Administrativ, Kwizda Agro România.

Soluția

Preluarea companiei de către partenerul austriac a impus necesitatea alinierii Kwizda Agro România la standardele financiar contabile ale grupului, respectiv crearea unui sistem de raportare coerent, care să ofere informații în timp real. Pentru aceasta, în 2008, s-a demarat procesul de identificare a unei soluții de tip ERP adecvate modelului de business și a partenerului de implementare. Soluția aleasă a fost Microsoft Dynamics NAV, opțiunea fiind susținută de flexiblitatea și scalabilitatea aplicației, simplitatea în utilizare, interfața user friendly (familiară utilizatorilor neobișnuiți cu operarea unui sistem ERP), timpul scurt de implementare, posibilitatea realizării rapide de rapoarte complexe, bazate pe date furnizate în timp real și nu în ultimul rând, costul.

Logo Novensys

Identificarea partenerului de implementare a fost un proces mai amplu, echipa Kwizda Agro România realizând runde de interviuri cu mai multe companii locale. În final, a fost aleasă compania Novensys (companie înglobată în mod curent în cadrul Novensys), decizia fiind luată pe baza profesionalismului echipei de implementare și flexibilităţii acesteia, a nivelului de înţelegere a business-ului şi a numeroaselor referinţe pe care Novensys le are pe Microsoft Dynamics NAV.

Procesul de implementare început în a doua parte a lunii noiembrie 2008 și a fost realizat foarte rapid, într-o perioadă dificilă pentru departamentul financiar al Kwizda Agro România, respectiv închiderea de an și perioada de auditare a situațiilor financiare aferente anului 2008. Cu toate acestea, în urma efortului ambelor echipe, s-a intrat în faza de "Go live" la începutul lui ianuarie 2009, sistemul fiind 100% funcțional pentru toate departamentele companiei. Inițial, soluția ERP Microsoft Dynamics NAV a fost implementată la toate sediile din țară ale companiei. Ulterior, Kwizda Agro România a parcurs un proces de reorganizare, renunțând la punctele de lucru din afara Bucureștiului și închirierea depozitelor, optând pentru încheierea de contracte de prestări servicii pentru gestiunea și manipularea mărfurilor. În paralel, reprezentanții de vânzări din teritoriu au fost dotați cu laptopuri și conexiuni internet mobile. Astfel a fost posibil ca în iulie 2010 să se realizeze centralizarea facturării la București.

La momentul actual, procesul de distribuție parcurge următoarele etape: reprezentanții de vânzări transmit prin email (şi ulterior în original) contractele de vânzare.

Comenzile sunt verificate din punct de vedere comercial, iar apoi sunt transferate la departamentul de logistică, care verifică disponibilitatea stocului. Ulterior, persoanele responsabile cu facturarea din cadrul departamentului de logistică, introduc în sistem comenzile de vânzare, fiind automat emisă dispoziţia de livrare cu avizul de însoţire a mărfii către depozitul din care se face livrarea.

Documentele de livrare, inclusiv factura de vânzare cumpărare, se întocmesc la Bucureşti, centralizat, iar apoi se trimit online în format . pdf către depozitele de unde urmează să se livreze marfa, acestea operând livrarea către clientul final.

Beneficiile

Prin implementarea soluției ERP Microsoft Dynamics NAV și modificarea structurii organizaționale și a modului de lucru, Kwizda Agro România a obținut rapid o serie de beneficii concrete, atât în teritoriu, cât și la sediul central.

Acces rapid la informații de natură operațională

Astfel, în terioriu, reprezentanții de vânzări beneficiază la orice moment de toate informațiile de care au nevoie: date despre clienți, indicii de bonitate ai acestora, limitele de discount și rabat care pot fi acordate, situația plăților și încasărilor, date despre disponibilitatea stocurilor, termene de livrare etc.

[...]faptul că avem toate informaţiile acestea în timp real ne ajută să luăm deciziile adecvate pe date despre vânzări, despre încasări, despre nivelul stocurilor și alți indicatori de business
Marinela Dura
Director Financiar și Administrativ
Kwizda Agro România

Creșterea controlului asupra activității

La nivelul sediului central soluția implementată a permis obținerea unei imagini mult mai clare asupra evoluției business-ului în timp real, sistemul oferind o serie de rapoarte pe baza cărora se pot lua deciziile adecvate.

Departamentul de vânzări beneficiază de rapoarte detaliate pe client, în care sunt evidențiate soldul total, depăşirea scadenţei pe diferite perioade, termenele de scadenţă etc., pentru ca reprezentantul de vânzări să aibă o evidenţă clară.

Eliminarea riscurilor financiare prin stabilirea limitelor de credit

Pe baza Dynamics NAV sunt emise periodic către reprezentanți rapoarte cu evoluția încasărilor și expunerea maximă în ceea ce priveşte limita de credit pe un client.

O altă situație frecventă anterior era cea în care marfa se livra pe aviz, iar facturile fiscale nu se întocmeau, ceea ce ducea la o expunere pe partea de taxe în cazul unui control fiscal. La momentul actual, astfel de riscuri au fost eliminate, putându-se controla direct din sistem care sunt livrările nefacturate.

Optimizarea stocurilor

Departamentul de logistică dispune acum de un instrument eficient de monitorizare a situației stocurilor, în depozitul central, dar și în cele din teritoriu, ceea ce a permis optimizarea rulării acestora. Prin rapoartele de evoluţie stocuri și de balanţă stocuri, se oferă informaţii despre disponibilitatea produselor, în toate depozitele, documentele fiind operate în momentul în care recepţia se realizează efectiv. Sistemul furnizează informaţii despre data de expirare a produselor, fiind astfel conceput încât la selectarea unui articol identifică automat cel mai vechi lot. Anterior, situaţia depindea foarte mult de cum erau aşezate mărfurile în depozit, alegerea stocurilor fiind la latitudinea gestionarului, astfel că se întâmpla frecvent ca loturile vechi să rămână în stoc, în timp ce erau livrate cele noi, ceea ce genera pierderi importante datorită produselor care expirau în depozit, explică Marinela Dura.

Îmbunatățirea raportării financiar-contabile

Microsoft Dynamics NAV oferă un instrument de raportare complex, structurat pe două planuri de conturi, fiecare cont românesc având asociat un cont corporate, pentru raportarea către partenerul austriac. Pentru managementul local au fost dezvoltate o serie de rapoarte pe vânzări, pe situaţia scadenţelor şi evoluţia pe stocuri etc. Acestea furnizează informații importante în procesul de estimare a provizioanelor, pentru deprecierea stocurilor sau/şi a clienţilor. Anterior, estimarea provizioanelor era un proces dificil, îngreunat frecvent de lipsa datei scadenței, ceea ce genera probleme în evaluarea situației reale a încasărilor și realizarea de forecast-uri.

Îmbunătățirea politicii comerciale

Prin utilizarea soluției Microsoft Dynamics NAV, departamentul financiar are acum și o evidență exactă a valorii discount-urilor acordate de reprezentanții de vânzări, sistemul permițând verificarea exactă a nivelui acestora. Similar, se procedează și în cazul rabaturilor acordate, funcție de momentul executării plăților de către client.

Creșterea capacității de bugetare

Sistemul permite monitorizarea evoluției perioadei medii de încasare, iar bugetul este urmărit permanent pentru a se vedea diferenţele faţă de estimări. Cauzele care produc apariția acestor diferențe pot fi analizate și ulterior identificate măsurile necesare pentru remediere.