Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Primăria Sector 2 a Municipiului București

Studiu de caz: Implementare Microsoft Lync 2010

Implementarea Lync a adus un important avantaj în ceea ce privește economia de timp pentru personalul din conducere, prin reducerea deplasărilor pentru întâlnirile periodice. În plus, soluția a contribuit la optimizarea proceselor de comunicare în cadrul organizației, iar în viitor estimăm că urmează să contribuie la reducerea costurilor. Valentin Ifrim, Director Executiv, Direcția de Sisteme Informatice și Administrare Echipamente – Primăria Sector 2.

Despre organizație

Primăria Sectorului 2 a Municipiului București deține o infrastructură complexă și o rețea de divizii dispersată în numeroase locații pe raza sectorului. Creșterea eficienței în comunicații și nevoia de a utiliza instrumente eficiente de teleconferință, au condus la implementarea unei soluții informatice moderne pentru eficientizarea acestor procese.

Situația inițială

Am folosit Microsoft Lync la conferința internațională “ePlatforma”, prin intermediul căreia am transmis live evenimentul și am permis accesul telefonic al participanților din străinătate
Marius Ionescu
Șef Serviciu Administrare Rețele IT
Primăria Sector 2

Idea implementării a pornit în urma deciziei de a reduce costurile. Una din problemele noastre erau ședințele cu managementul de vârf, unde trebuiesc reunite persoane din diferite locații (aproximativ 15 pe raza sectorului). Deoarece exista mereu problema de a ajunge în timp util la întâlniri, am decis să implementăm o soluție hardware sau software de videoconferință a declarat Valentin Ifrim, Director Executiv, Direcția de Sisteme Informatice și Administrare Echipamente – Primăria Sector 2.

Inițial am studiat oferta, iar apoi, în funcție de recomandări, am inițiat și un studiu pentru implementarea unei soluții software de videoconferință. Totul a început cu un proiect pilot în 2008, proiect facilitat de firma Microsoft. De asemenea, prin intermediul Microsoft ne-au fost puse la dispoziție și documente referitoare la facilitățile oferite de soluție a continuat Valentin Ifrim.

Soluția

Microsoft Lync Server 2010 este o soluție eficientă de comunicare, adaptată unui mediu de afaceri tot mai dinamic. Componenta Voice over IP (VoIP), din Microsoft Lync Server, facilitează comunicarea între sucursale din locații geografice diferite, fără costuri interurbane. Conferințele audio, video și Web integrate permit reducerea costurilor cu deplasările și a celor pentru organizarea conferințelor convenționale.

Logo PRAS CONSULTING

Informațiile de prezență variate ajută angajații să se găsească reciproc și să aleagă cea mai potrivită cale de comunicare. Aplicația client Microsoft Lync permite accesul la servicii de voce și de mesagerie la nivel de întreprindere și la servicii de conferință printr-o interfață simplificată.

Prin integrarea Unified Communications cu informațiile de prezență variate în fluxurile de lucru, se pot reduce sau elimina timpii de așteptare și întârzierile. Pentru echipele dispersate geografic, discuțiile în grup permit dezbateri eficiente, specifice, multilaterale și care rămân consemnate.

După realizarea pilotului pe Lync Server, a început promovarea internă a soluției. Ținând cont de dorința conducerii de a integra o soluție de videoconferință și având în vedere experiența, am promovat soluția de la Microsoft. În prima etapă, am încercat integrarea într-un proiect cu finanțare europeană a cărui implementare a durat până în 2010 a precizat Valentin Ifrim.

Beneficiile

Am folosit Microsoft Lync la conferința internațională “ePlatforma”, prin intermediul căreia am transmis live evenimentul și am permis accesul telefonic al participanților din străinătate. Invitații din 10 state au fost foarte plăcut impresionați, deoarece se puteau conecta foarte ușor și aveau acces la multiple posibilități de comunicare a declarat Marius Ionescu, Șef Serviciu Administrare Rețele IT – Primăria Sector 2.

Un beneficiu important pe partea de videoconferință este capacitatea de a înregistra complet conferințele, inclusiv partea de instant messaging - întrebările, răspunsurile, chat-ul. Important pentru mediul unei organizații publice, dispersate geografic, este că Lync oferă informații despre locația angajaților și despre activitatea acestora.

[...]avem posibilitatea de a ne accesa documentele și de a participa la întâlniri din orice colț al globului.
Valentin Ifrim
Director Executiv
Primăria Sector 2

Printre argumentele decisive în alegerea soluției se numără costurile, viteza de răspuns, securitatea comunicației și faptul că avem posibilitatea să devenim la rândul nostru furnizori de servicii pentru direcții descentralizate, care nu au resurse IT specializate a completat Valentin Ifrim.

Un alt avantaj este mobilitatea, avem posibilitatea de a ne accesa documentele și de a participa la întâlniri din orice colț al globului. Soluția poate fi accesată de pe un laptop, dar și de pe un telefonul mobil a precizat Valentin Ifrim.

Documentele folosite în Microsoft Lync în conferințele online pot fi partajate cu alți utilizatori, oferind un acces facil la materiale în format electronic. Modulul de "share desktop", cu preluarea controlului desktop-ului și extinderea facilităților help desk, este de asemenea important. De multe ori era nevoie să intervenim la distanță pentru a rezolva problemele apărute, iar Microsoft Lync ne-a oferit un suport eficient în acest sens a completat Valentin Ifrim.

Primăria Sector 2 a fost prima implementare comercială pentru Microsoft Lync 2010 în România. Pentru noi, pe lângă provocarea tehnică, această implementare reprezintă și bucuria de a vedea că și în România administrația locală poate investi în tehnologii ce au fost create pentru a reduce costurile operaționale a precizat Paul Roman, Managing Partner – PRAS Consulting.

PRAS Consulting este o companie ce a ales sa investească în tehnologii de viitor cum ar fi zona de “Unified Communications” sau zona de “Cloud”. Microsoft Lync 2010 este cel mai complet sistem pentru comunicații unificate ce împreună cu Microsoft Exchange 2010 oferă utilizatorilor e-mail, prezență, telefonie, conferințe audio/video, etc. prin intermediul unei interfețe unice extrem de ușor de utilizat. PRAS Consulting este partener certificat pentru implementarea Lync 2010 a continuat Paul Roman.

Implementarea Lync a adus un important avantaj în ceea ce privește economia de timp pentru personalul din conducere, prin reducerea deplasărilor pentru întâlnirile periodice. În plus, soluția a contribuit la optimizarea proceselor de comunicare în cadrul organizației, iar în viitor estimăm că soluția urmează să contribuie la reducerea costurilor a concluzionat Valentin Ifrim.