Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

RINF Temps

Studiu de caz: Microsoft Dynamics NAV

RINF Temps se bazează pe Dynamics NAV pentru o creștere de 60% în următorii doi ani

13 mai 2014

Utilizarea Dynamics NAV ne ajută să avem un control mai bun asupra activității și să fim mai flexibili ca ofertă comercială către clienți deoarece avem vizibilitate asupra proceselor interne şi putem răspunde rapid la cerinţele pieţei
Nicoleta Nedelcu, Business Operations Director, RINF Temps

Despre organizație

Pentru RINF Temps, companie specializată în plasare de forță de muncă și agenți de muncă temporară, administrarea unui număr de 400 de angajați, cu perspectiva creșterii acestuia, ridica o serie de dificultăți la nivel operațional. Soluția de gestiune financiar contabilă utilizată de RINF Temps oferea și câteva funcționalități simple de Resurse Umane (HR) însă cu totul nesatisfăcătoare pentru dimensiunea activității.

Prin urmare, angajații din cadrul diviziei Financiar și Operațiuni se bazau foarte mult pe fișiere de tip Microsoft Excel în care gestionau toate informatiile despre angajați și proiectele pe care aceștia erau alocați. Patru angajați ai diviziei se ocupau exclusiv de prelucrarea datelor. Evident, situația genera un volum ridicat de muncă manuală, ceea ce inducea întârzieri și erori frecvente în manipularea datelor. Analizele pe aceste date erau dificile, iar urmărirea activității pe centre de cost și profit sau pe alți indicatori economici mai rafinați erau practic imposibile.

Cerințe de business. Situația inițială

Până la sfârșitul anului 2013 am folosit un instrument generic de gestiune financiară, care însă nu oferea suport pentru derularea activităților specifice de HR și, prin urmare, depuneam un volum ridicat de muncă manuală în procesarea datelor și documentelor aferente. Această situație genera dificultăți și întârzieri în obținerea oricărui tip de raport sau analiză a activității, un risc ridicat de apariție a erorilor și inevitabil, costuri operaționale ridicate afirmă Nicoleta Nedelcu, Business Operations Director, Divizia Financiar și Operațiuni RINF Temps.

În mod evident, nici nu se punea problema obținerii rapoartelor în timp real sau a unei gestiuni facile pe centre de cost și profit. Complementar, procesarea salariilor în funcție de alocare, încărcare, drepturi etc era dificilă și inducea întârzieri. După o serie de analize interne, echipa de management a RINF a ajuns la concluzia că este nevoie de o soluție performantă care să asigure vizibilitate și control asupra activității și care să poate livra în timp util toate analizele necesare.

Soluția

Decizia de implementare a unei soluții fiind luată, o echipă a RINF Temps a început analiza pieței pentru identificarea furnizorului potrivit. Procesul de căutare și evaluare a durat câteva luni și a implicat discuții, prezentări, verificarea referințelor precum și o analiză de tip SWOT pe fiecare dintre cei 6 furnizori prezenți pe lista finală.

Complementar, membrii echipei au participat la evenimente și prezentări pentru a putea fundamenta cerințele și funcționalitățile necesare din această soluție. Din listă scurtă de furnizori, RINF Temps a ales soluția Synergyzer Payroll (SYP), un add-on de Human Resources Management implementat peste Microsoft Dynamics NAV, ca soluție de gestiune a resurselor (Enterprise Resources Planning sau ERP).

SYP este un add-on proprietar Synergizer, dezvoltat pentru piața locală și certificat pentru implementare alături de Microsoft Dynamic NAV. Synergyzer Payroll ne-a oferit exact funcționalitățile de care aveam nevoie, deoarece soluția permite: grile de salarizare diferite, calcul salarial atât în lei cât și în valută, simulări de calcul salarial, estimări de costuri, încadrare în diferite bugete, calcul salarial pe centre de cost, politici salariale diferite pentru clienți diferiți etc iar Dynamics NAV a fost a fost, de asemenea, un element atractiv prin facilitățile integrate de gestiune financiar contabilă pe care le oferă mai afirmă Nicoleta Nedelcu.

Dynamics NAV e atractiv prin facilitățile integrate de gestiune financiar contabilă pe care le oferă
Nicoleta Nedelcu • Business Operations Director • RINF Temps

Derularea proiectului

Cu suport din partea Synergizer, RINF Temps a implementat soluția foarte repede, în noiembrie 2013, la doar o lună de la semnarea contractului intrând deja în exploatare. O echipă comună a gestionat analiza funcționalităților, migrarea bazei de date, definirea rapoartelor și a indicatorilor de performantă etc.

Integrarea dintre Microsoft Dynamics NAV și SYP este totală, ceea ce implică un design comun, o bază de date unică, aceleași concepte de personalizare, ecrane, panouri de navigare etc. Soluția este utilizată în cadrul Diviziei Financiar și Operațiuni, pe baza drepturilor de acces la nivel de angajat. Rapoartele sunt accesibile și altor categorii de angajați. Datele financiar-contabile sunt procesate în Microsoft NAV, iar gestiunea specifică de HR la nivelul add-onului SYP. Cele două soluții folosesc o bază de date comună, Microsoft SQL. Ca licențiere, RINF Temps a ales versiunea Microsoft Dynamics NAV 2013.

Beneficiile

Având în vedere profilul de activitate, efectele utilizării Microsoft Dynamics NAV și a Synergizer SYP în cadrul RINF Temps au fost rapide și vizibile: RINF Temps obține rapoartele manageriale în timp real, a eliminat întârzierile și erorile la nivelul procesării salariilor și bonusurilor și a îmbunătățit relațiile cu clienții. Printre beneficiile înregistrate se regăsesc:

Reducerea costurilor prin eliminarea unui volum ridicat de muncă manuală

Microsoft Dynamics NAV și Synergizer SYP folosesc o bază de date comună, iar toate informațiile sunt preluate și procesate automat cu minimă intervenție umană. Anterior, 2-3 persoane din cadrul Departamentului Operațiuni se ocupau exclusiv de colectarea datelor, introducerea acestora în documente de tip Excel și ulterior procesarea datelor, inclusiv pentru calculele salariale ale celor 400 de angajați.

În urma proiectului, am eliminat o mare parte din procesarea manuală a datelor. Personalul din acest departament a fost alocat către alte activități mai productive pe segmentul de fidelizare a relațiilor cu clienții spune Nicoleta Nedelcu.

Eliminare erorilor la manipularea datelor prin automatizarea proceselor de preluare și prelucrare

Datele de HR și salarizare sunt foarte sensibile, prin urmare chiar și o greșeală minoră poate avea un impact semnificativ dacă se întâmplă la calculul bonusurilor sau al ratingului angajaților. Prin utilizarea Dynamics NAV și SYP, aceste riscuri au fost eliminate complet, deoarece intervenția umană asupra datelor (copiere, filtrare, analiză etc) este minimă.

Creșterea satisfacției angajaților

Procesarea automată în SYP a documentelor de HR și salarizare a dus rapid la creșterea transparenței în relație cu angajații prin informarea punctuală a acestora și eliminarea erorilor.

De asemenea, fluturașii de salariu pentru cei 400 de angajați sunt livrați în format electronic.

Îmbunătățirea raportării către autorități: Oficiul Forțelor de Muncă și Institutul Național de Statistică

Rapoartele periodice cerute de legislația în domeniul forței de muncă sunt generate automat și într-o manieră transparentă, ceea ce elimină întârzierile și riscurile induse spre nerespectarea legislației.

Susținerea dezvoltării companiei pe termen lung

Cu ajutorul soluției Microsoft Dynamics NAV/Synergizer SYP, RINF TEMP poate gestiona un volum de activitate mai mare fără angajarea sau contractarea unor resurse suplimentare, ci doar pe baza creșterii productivității echipei actuale.

Utilizarea soluției Microsoft Synergizer ne permite o creștere a volumului de activitate cu cca 60% în următorii doi ani fără investiții majore la nivel operațional mai afirmă Nicoleta Nedelcu, Business Operations Director, Divizia Financiar și Operațiuni RINF Temps.