Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Ropharma

Studiu de caz: Microsoft Lync

Pentru reducerea numărului de deplasări, Ropharma derulează cu Microsoft Lync un program săptămânal de ședințe interdepartamentale online

Ropharma, o companie cu activitate complexă de producție, distribuție și retail de produse farmaceutice a decis în 2012 migrarea de la soluție de videoconferință Webex la Microsoft Lync. În doar câteva luni, peste 80 de angajați au adoptat un nou stil de lucru, bazat pe ședințe online săptămânale, colaborare pe documente și comunicare prin mesageria instant. Rezultatele au fost imediate: Ropharma a crescut productivitatea angajaților și a redus considerabil cheltuielile alocate deplasărilor.

Despre organizație

Înființată în 2007 dar cu o tradiție ce coboară până la „Oficiul Farmaceutic Iași” apărut în 1952, Ropharma este o societate pe acțiuni care derulează multiple activități pe piața de produse farmaceutice. Compania deține facilități de producție prin Aesculap Prod (Târgu-Mureș) și Eurofarmaco (Chișinău), distribuție prin 5 depozite regionale precum și o rețea de 125 farmacii. Cele trei linii de business distincte din cadrul Ropharma (producție, distribuție, retail) se bazează pe o forță de 800 de angajați, distribuiți în numeroase locații. Colaborarea în interiorul echipei este intensă, cu precădere în cadrul activității de distribuție cu acoperire națională dar și la nivel de management. Din punct de vedere organizațional, structura actuală a Ropharma a fost definită în 2009 în urma fuziunii cu alte trei societăți comerciale cu profil de activitate similar. Tehnologia ocupă un loc important în strategia Ropharma, iar reorganizarea din 2009 a fost urmată de investiții consistente în dezvoltarea și consolidarea mediului IT a cărui performantă este necesară în susținerea unor linii de business complexe. În 2012, Ropharma a generat o cifră de afaceri de 94 milioane EUR, cu 7,22% mai mare decât anul anterior.

Cerințe de business. Situația inițială

Din cauza licențierii pe număr de ore, soluția anterioară a fost puțin folosită în cadrul companiei. Mai mult, [...] utilizatorii aveau nevoie de suport pentru inițierea și derularea conferințelor
Ciprian Băcanu • IT Project Manager • Ropharma

Fuziunea din 2009 dintre Ropharma și alte trei companii a pus activitatea companiei pe o direcție cu totul nouă. Prin urmare pentru stabilirea unei strategii de business eterogene și a unei abordări comune la nivel operațional întâlnirile între membrii diverselor echipe de management au devenit foarte frecvente. Complementar, activitatea de distribuție produse farmaceutice din cadrul Ropharma implică numeroase interacțiuni între sediul central din Brașov și cele 5 depozite regionale. Dispersia geografică face însă imposibilă participarea la toate ședințele sau implică deplasări frecvente și timp alocat acestora. Prin urmare în 2010, Ropharma a considerat necesară achiziția unei soluții de comunicare și videoconferință. Primul pas în această direcție a fost contractarea unor servicii din partea furnizorului Webex pe baza unui abonament lunar. Serviciul respectiv permitea inițierea de conferințe și partajarea de documente însă avea un număr predefinit de ore în cadrul abonamentului, iar interfața de utilizator era complicată. Din cauza licențierii pe număr de ore, soluția anterioară a fost puțin folosită în cadrul companiei. Mai mult, utilizarea efectivă nu era facilă, deoarece interfața era complicată iar utilizatorii aveau nevoie de suport pentru inițierea și derularea conferințelor afirmă Ciprian Băcanu, IT Project Manager Ropharma.

Din aceste motive, soluția Webex nu era folosita de toți angajații care aveau nevoie de un serviciu de conferință, iar numărul deplasărilor a rămas ridicat, ceea ce inducea cheltuieli mari cu transportul precum și pierderi considerabile de timp. Costul deplasărilor nu era neglijabil, mai ales dacă avem în vedere atât componentele legate de transport, cazare și masă cât mai ales scoaterea din producție a persoanelor implicate consideră Ciprian Băcanu.

Soluția

Reducerea costurilor a fost atât de evidentă încât top managementul companiei a solicitat utilizarea intensă a Microsoft Lync ca suport pentru derularea ședințelor departamentale și înlocuirea deplasărilor fizice.
Ciprian Băcanu • IT Project Manager • Ropharma

În 2011, Ropharma a semnat cu Microsoft un contract de licențiere tip Enterprise pentru derularea unui proiect de virtualizare pe tehnologia Windows Server 2008 R2 (migrat ulterior pe Windows Server 2012) prin care poate avea acces și la alte soluții Microsoft. În acest context, cu resurse disponibile pe infrastructura virtualizată și cu licențiere facilă pentru Microsoft Lync Server, Ropharma a decis renunțarea la Webex și schimbarea soluției de videoconferință. Mai mult, evaluarea Microsoft Lync în cadrul echipei IT, de asemenea localizată în centre diferite, a arătat că soluția oferă pe deplin suportul unei comunicări și colaborări eficiente la distanță. Cunoșteam în linii mari funcționalitățile oferite de Microsoft Lync, însă argumentul convingător a fost sistemul de licențiere care permitea accesul pentru 250 de utilizatori. Pentru că aveam infrastructura necesară, am considerat util un proiect pilot în cadrul departamentului IT, a cărui echipă este distribuită în 5 locații și trebuie să interacționeze frecvent. Testul a fost convingător și am luat imediat decizia extinderii utilizării Lync în cadrul companiei afirmă Ciprian Băcanu.

În martie 2012, Ropharma a derulat proiectul de migrare la Microsoft Lync 2010, 3 zile fiind suficiente ca echipa IT să pregătească infrastructura necesară la nivel de server, să configureze soluția și să instaleze clienții locali. Complementar, a fost făcută o integrare între Microsoft Lync și Outlook pentru ca inițierea unei conferințe precum și indicatorii de prezență să poată fi disponibile prin intermediul clientului de email. Utilizarea Microsoft Lync a fost asumată strategic în cadrul Ropharma. În cadrul companiei a fost definit un plan de colaborare și comunicare pa baza soluției de videoconferință, prin care fiecare departament derulează săptămânal cel puțin o ședință online cu durata de 1-2 ore, la care participă 7-8 persoane din locațiile principale. Întâlnirile sunt programate din timp de către un responsabil, care pregătește și distribuie materialele informative necesare, invită participanții și inițiază videoconferința. Soluția oferă acces la istoricul conversațiilor pentru acoperirea oricăror neînțelegeri, trimite alerte pentru participarea la conferințe și afișează situația participanților pentru a nu fi deranjați de alți colegi dacă sunt implicați într-o discuție importantă.

De asemenea, în cadrul companiei sesiunile de training pentru echipa de telesales precum și seminariile dedicate prezentării unor noi funcționalități ale soluțiilor de business (ERP) se derulează online. Indicatorii de prezență precum și mesageria instant din Microsoft Lync sunt facilități folosite zilnic de către angajații Ropharma pentru simplificarea colaborării și a comunicării interne. Soluția a fost promovată în interiorul companiei prin intermediul top managementului, foarte interesat de sistemul de videoconferință deoarece permitea discuții față în față, fără deplasări și zile pierdute pe drum. Ulterior, soluția s-a propagat rapid către șefii de departamente și nivelul executiv de la vânzări, logistică, resurse umane etc. Microsoft Lync este foarte intuitiv, colegii mei au descoperit și învățat funcționalitățile de bază utilizând efectiv produsul, ceea ce a dus la o adoptare rapidă și generalizată mai afirmă Ciprian Băcanu.

Complementar, echipa IT a creat un tunel securizat pentru accesarea domeniului Ropharma din exteriorul rețelei virtuale private (VPN), ceea ce oferă posibilitatea conectării la serviciul Lync și din alte locații decât sucursalele companiei. Astfel, angajații pot participa la conferințe și dacă nu sunt la birou. În mod curent, Microsoft Lync este utilizat de peste 80 de persoane, din diverse departamente și niveluri executive.

Beneficiile

Adoptarea Lync ne-a scăpat de vechea soluție de IM care, datorită caracterului public și gratuit, genera probleme majore la nivel de securitate prin transmiterea facilă a diverselor forme de viruși.
Ciprian Băcanu • IT Project Manager • Ropharma

Dispersia geografică a echipei Ropharma precum și specificul activității, producție-distribuție-retail de produse farmaceutice generează un volum ridicat de interacțiune între diversele departamente ale companiei și implicit numeroase deplasări între cele 7-8 locații. Utilizarea unei soluții profesionale de comunicare și colaborare ca Microsoft Lync are o contribuție directă la reducerea cheltuielilor cu deplasările dar și numeroase alte beneficii suplimentare.

Reducerea costurilor cu deplasările

Impunerea unui program ferm pentru derularea săptămânală a ședințelor prin Microsoft Lync a dus la reducerea considerabilă a numărului de deplasări efectuate de angajații Ropharma în decursul unui an și implicit a costurilor aferente care includ: transport, cazare, masă, diurnă. Microsoft Lync este folosit inclusiv pentru trainingul echipei de telesales, activitate prestată de furnizor extern, căruia îi erau decontate cheltuielile de transport. Reducerea costurilor a fost atât de evidentă încât top managementul companiei a solicitat utilizarea intensă a Microsoft Lync ca suport pentru derularea ședințelor departamentale și înlocuirea deplasărilor fizice în centrele unde Ropharma are operațiuni cu videoconferințe afirmă Ciprian Băcanu.

Creștere de productivitate prin eliminare timpi morți alocați deplasărilor

Deplasările pentru diverse întâlniri de lucru nu generează doar cheltuieli legate de transport și logistică ci mai ales scoaterea din producție a personalului. Productivitatea unor angajați cheie este serios afectată de timpii morți petrecuți pe drum, cu precădere dacă avem în vedere că deplasarea între orașele principale din România poate dura câteva ore. Ropharma a câștigat prin trecerea la Microsoft Lync un număr relevant de zile efective de lucru, care au fost alocate activităților de bază și generează un plus de valoare. Aspectul este relevant, mai ales pentru că vorbim de resurse umane înalt calificate consideră Băcanu.

Îmbunătățirea comunicării, colaborării și a suportului decizional

Stabilirea unui program de ședințe, posibilitatea pregătirii acestora și partajarea documentației aferente duce la crearea unul flux eficient de comunicare între angajați. Complementar, interacțiunea verbală și vizuală prin intermediul Microsoft Lync ajută la derularea facilă a ședințelor și la luarea unor decizii mai bine documentate. Utilizarea mesageriei instant din Lync s-a generalizat, iar angajații preferă acces mod de comunicare în detrimentul telefonului, mai ales că indicatorii de prezentă din Lync semnalează gradul de disponibilitate al tuturor utilizatorilor. Dezbaterea unor aspecte ale activității curente și luarea unei decizii sunt facilitate de soluția Microsoft. Derularea unei videoconferințe scutește minute sau chiar ore de citit documente, verificat și răspuns la mesaje, iar factorii decidenți sunt informați direct. Mai mult, se păstrează întreg istoricul comunicării, ceea ce asigură trasabilitatea oricărui proces decizional. Cu Microsoft Lync putem iniția o ședință ad-hoc dacă situația o cere, ceea ce anterior era imposibil sau foarte dificil de realizat mai afirmă Ciprian Băcanu.

Eliminarea riscurilor de securitate asociate cu utilizarea unei soluții publice gratuite de mesagerie instantanee

Anterior, unii dintre angajații Ropharma utilizau alte aplicații de mesagerie instant pentru a comunica intern, însă aceste aplicații reprezintă o reală breșă de securitate, iar infestările cu diverse forme de malware (viruși, troieni etc) erau frecvente. Adoptarea Lync ne-a scăpat de vechile aplicații de IM care generau probleme majore la nivel de securitate prin transmiterea facilă a diverselor forme de viruși. Utilizatorii raportau frecvent probleme de acest gen, performanța stațiilor de lucru era afectată, iar echipa IT aloca timp pentru suport. Din fericire, acest gen de incidente au devenit mult mai puține afirmă Ciprian Băcanu.

Planuri de extindere la Microsoft Lync 2013

Pentru viitorul apropiat, Ropharma urmează să facă upgrade la versiunea 2013 a Lync pentru care a achiziționat deja licențele necesare. Lync 2013 aduce funcționalități noi precum: calitate HD a imaginii în cadrul videoconferințelor, integrarea cu Skype dar și extinderea mobilității prin Lync Mobile, aplicație dedicată platformelor mobile: Windows Phone, Android și iOS.

Pentru că am înțeles beneficiile reale aduse de Microsoft Lync, în următoarele luni suntem deciși să trecem la versiunea 2013, care ne va asigura videoconferințe la înaltă definiție dar și posibilitatea utilizării soluției de pe aproape orice smartphone. De asemenea, integrare cu Skype ne va permite extinderea utilizării Lync și către colaboratori și parteneri din afara organizației, fără necesitatea instalării unui Lync Edge Server. După finalizare unor proiecte de business deja începute, migrarea la versiunea 2013 va fi o prioritate încheie Ciprian Băcanu, IT Project Manager Ropharma.