Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Servier Pharma

Studiu de caz: Tablete cu Windows 8

Servier Pharma „mobilizează” 250 de reprezentanți medicali și manageri de produs cu Windows 8 și tablete

În demersul de modernizare a forței mobile, Servier Pharma, una dintre cele mai importante companii farmaceutice prezente în România, a inițiat un proiect bazat pe tablete cu Windows 8 și conceptul revoluționar de „gamification”. Windows 8 a permis migrarea aplicațiilor de business pentru interfața tactilă dar și integrarea facilă a tabletelor în infrastructura IT. Rezultatele proiectului arată că echipa Servier Pharma a devenit ultra-mobilă, utilizatorii sunt foarte mulțumiți cu noul mod de lucru, iar satisfacția muncii și productivitatea sunt în creștere.

Despre organizație

Servier Pharma este cel mai mare grup farmaceutic independent francez, cu o prezență în 140 de țări și o cifră de afaceri de peste 3,6 miliarde EURO. Compania este activă în România încă din 1996 și promovează în exclusivitate medicamente proprii. Conform veniturilor realizate, Servier Pharma ocupă locul al doilea în topul companiilor farmaceutice, activitatea bazându-se pe o echipă cu peste 300 de angajați, dintre care 200 reprezentanți medicali, distribuiți la nivel național în cele mai importante orașe.

Servier Pharma este o companie care utilizează intens tehnologia în derularea afacerilor. Din punct de vedere al infrastructurii IT, Servier Pharma operează un mediu Windows cu Active Directory și o suită de aplicații de business ce include produse standard ERP, CRM dar și aplicații dezvoltate intern: eRequester pentru managementul formularelor, Electronic Visual Aid (eVA) pentru prezentări la clienți, Agent Smith pentru monitorizarea mediului IT etc. Ca soluție de e-mail, Servier Pharma utilizează Microsoft Exchange la nivelul întregului grup, administrarea fiind făcută însă local. Toate aplicațiile rulează pe o infrastructură IT proprie și sunt gestionate de o echipă formată din 6 persoane.

Cerințe de business. Situația inițială

Mobilitatea este beneficiul major al proiectului iar tabletele cu Windows 8 sunt ideale pentru tipul nostru de activitate pe teren.
Laurențiu Bogdan • IT Manager • Servier Pharma

În 2012, în urma unui demers de modernizare a forței mobile, Servier Pharma a dotat 70 din cei 200 de reprezentanți medicali cu tablete iPad care să permită rularea unei aplicații de prezentare a ofertei companiei. Tabletele erau destinate exclusiv susținerii acestor prezentări, pentru restul activităților (e-mail, editare documente etc) urmând a fi utilizate laptopurile deja existente.

Am realizat însă rapid că tabletele erau mult mai simplu și comod de utilizat în relația cu medicii, iar majoritatea angajaților nu mai transportau două dispozitive, laptopurile fiind păstrate acasă si folosite ca desktop pentru încărcarea de informații și verificarea corespondentei la începutul și sfârșitul zilei, afirmă Laurențiu Bogdan, IT Manager Servier Pharma.

Această abordare nu era însă foarte productivă deoarece angajații nu aveau acces permanent la e-mail și nici la VPN-ul companiei pentru accesarea documentelor stocate la sediul central din București. Mai mult, introducerea informațiilor în sistem la finele zilei și nu după fiecare vizită consuma timp și permitea apariția unor erori. Complementar, utilizarea iPad-urilor ridica probleme de gestiune din partea Departamentului IT prin lipsa unor unelte eficiente de administrare centralizată.

O altă componentă a demersului de modernizare avea în vedere creșterea confortului în utilizarea aplicațiilor de business. Am făcut o analiză rapidă a modului concret de lucru al colegilor reprezentanți medicali și am realizat că aplicațiile operaționale necesitau un număr prea mare de click-uri pentru derularea unor sarcini. Prin urmare, am gândit un proiect prin care să adaptăm aplicațiile CRM și eRequester la interfața tactilă a tabletelor și să utilizăm conceptul de «gamification» pentru a face mai atractivă utilizarea aplicațiilor și a crește gradul de interacțiune și coeziune a echipei mobile, declară Laurențiu Bogdan.

Pe baza acestor cerințe de business, Departamentul IT al Servier Pharma a identificat tehnologiile și partenerii potriviți pentru atingerea obiectivelor proiectului de modernizare.

Soluția

Contextul care a impus schimbarea modului de lucru a fost unul mai larg și a implicat atât o inițiativă internă pentru creșterea nivelului de implicare a angajaților în utilizarea soluției CRM prin aplicarea conceptului de «gamification» cât și apariția pe piață a sistemului de operare Windows 8, disponibil atât pentru PC-urile tradiționale cât și pentru tablete.

Am testat Windows 8 în cadrul unui grup pilot, pentru a evalua atât funcționalitățile sistemului de operare și ergonomia interfeței tactile cât și modul de integrare a dispozitivelor în rețea și modul de administrare a acestora. Rezultatele testului au fost peste așteptări. Integrarea tabletelor cu Windows 8 în infrastructura IT a fost făcută simplu și rapid, în același mod cu cea a unui PC tradițional, nu a implicat nicio modificare la nivel de Active Directory, VPN etc. Iar utilizatorii au apreciat interfața tactilă a Windows 8, afirmă Laurențiu Bogdan. Un element relevant în alegerea tabletelor cu Windows 8 a fost și posibilitatea păstrării Microsoft System Center Configuration Manager 2012 pentru gestiunea unificată a întregii infrastructuri.

Satisfacția în utilizare este un indicator important pentru Servier Pharma, deoarece dorim să avem angajați mulțumiți, cu un nivel redus de stres și care să-și îndeplinească sarcinile cu plăcere
Laurențiu Bogdan • IT Manager • Servier Pharma

De asemenea, contractul Premier Support existent între Servier Pharma și Microsoft asigura derularea fluentă a proiectului și suportul necesar pentru integrarea tehnologiilor diverse utilizate.

Pe aceste considerente, Servier Pharma a decis utilizarea a 250 tablete HP Elitepad cu Windows 8, care respectau cerințele proiectului din toate punctele de vedere: design modern, autonomie ridicată, integrare facilă în domeniu, nivel ridicat de control și securitate în rețea, administrare facilă.

Pentru adaptarea aplicațiilor existente la interfața tactilă, Servier Pharma a contractat o serie de parteneri Microsoft: TotalSoft pentru CRM, Nigabit Software pentru eRequester și Mobile Kinetics pentru eVA.

Derulare proiect

După luarea deciziei de adoptare a Windows 8 pe tablete, Departamentul IT al Servier a trecut la dezvoltarea noii interfețe a soluției CRM și la migrarea aplicațiilor deja existente, eRequester și eVA - Electronic Visual Aid, pe noul sistem de operare. Complementar, a fost extinsă utilizarea Microsoft System Center Configuration Manager 2012 pentru gestiunea unificată a întregului mediu Windows: desktop-uri, laptopuri și tablete. Migrarea efectivă la Windows 8 a fost gestionată intern, însă Servier Pharma a beneficiat de suport din partea Microsoft pentru implementarea SCCM 2012 și a dezvoltatorilor TotalSoft, Nigabit Software și Mobile Kinetics pentru adaptarea și rescrierea aplicațiilor de business pentru Windows 8.

Integrarea tabletelor HP Elitepad cu Windows 8 în domeniul Servier Pharma bazat pe Active Directory a fost simplu de realizat, iar aplicațiile Check Point folosite pentru securizarea accesului prin VPN au funcționat fără probleme. Integrarea tabletelor cu Windows 8 în domeniul Servier Pharma, alături de alte desktopuri și laptopuri, a fost facilă și nu ne-a obligat să schimbăm modul de administrare al mediul IT și nici modul în care sunt accesate, prin VPN, informațiile existente pe servere. Am păstrat aceeași structură în Active Directory, iar cu ajutorul funcționalităților din Microsoft Systems Center Configuration Manager 2012 avem un control deplin asupra dispozitivelor și nu facem excepții de la politica de securitate a grupului, afirmă Laurențiu Bogdan.

În septembrie 2013, soluția adoptată de Servier Pharma a devenit complet funcțională, existând planuri de extindere către alte tipuri de aplicații mobile precum și de migrare la Windows 8.1.

Beneficiile

Utilizarea tabletelor cu Windows 8 în cadrul Servier Pharma aduce beneficii pe mai multe paliere, de la creșterea mobilității până la simplificarea administrării.

Creșterea mobilității pentru 250 de reprezentanți medicali și manageri de produs prin utilizarea unor tablete cu greutate mică și autonomie extinsă

Windows 8 permite echipei mobile a Servier Pharma să-și desfășoare întreaga activitate doar cu ajutorul tabletelor, angajații având astfel acces la e-mail, suită de productivitate (Microsoft Office) și la principalele aplicații de business. Practic, aceștia beneficiază de aceleași funcționalități specifice unui laptop tradițional pe o tabletă de cca 650 de grame și 7-8 ore autonomie.

Tabletele sunt mult mai simplu de folosit în relația cu medicii, iar Windows 8 le aduce colegilor mei toate funcționalitățile existente pe laptop, de la e-mail până la accesarea documentelor pe SharePoint. Greutatea redusă, autonomia de 2-3 ori mai mare și pornirea aproape instantanee permit pregătirea rapidă a discuției cu medicii și posibilitatea de a interacționa cu aceștia oriunde și oricând. Mobilitatea este beneficiul major al proiectului, iar tabletele cu Windows 8 sunt ideale pentru tipul nostru de activitate pe teren, consideră Laurențiu Bogdan.

Creșterea gradului de satisfacție al angajaților Servier în utilizarea tehnologiei

Tableta este un dispozitiv în egală măsură util și modern, apreciat de tot mai mulți utilizatori. Mai mult, aplicațiile dezvoltate pentru ecrane tactile au un nivel ridicat de ergonomie și sunt foarte intuitive, ceea ce face utilizarea tehnologiei mult mai plăcută.

Utilizarea tabletelor cu Windows 8 aduce beneficii majore și colegilor de la Marketing. Prezentările sunt distribuite acum în timp real, orice eroare poate fi îndreptată rapid și fără costuri, iar mesajele de marketing pot fi schimbate mult mai des.
Laurențiu Bogdan • IT Manager • Servier Pharma

Creșterea calității serviciilor de marketing oferite intern

Anterior utilizării tabletelor, prezentările susținute în fața medicilor erau distribuite către reprezentanții din teren pe suport de hârtie. Erau realizate în cadrul departamentului de marketing și trimise prin curierat. Acum acestea ajung direct pe tabletă prin aplicația dedicată Electronic Visual Aids (EVA), ceea ce elimină costurile cu hârtia, permite corectarea unor erori și mai ales o distribuție în timp real.

Creșterea productivității echipei mobile

Mai multe elemente contribuie la creșterea productivității echipei mobile a Servier Pharma. Pe de o parte, ușurința în utilizare a sistemului de operare Windows 8 care, prin interfața tactilă simplifică aplicațiile de business, le face disponibile oriunde și reduce numărul de interacțiuni pentru obținerea informațiilor. Iar pe de altă parte, timpul efectiv de lucru crește prin existența tabletei care permite raportări rapide, între vizite.Inevitabil, angajații Servier Pharma sunt mai productivi: aplicațiile sunt mai intuitive, operarea solicită mai puțin timp, toate informațiile sunt consolidate pe un singur dispozitiv, iar materialele de marketing sunt disponibile imediat. Când într-o singură zi trebuie să susții 10-12 prezentări, aceste facilități cu siguranță te ajută să fii mai eficient, consideră Laurențiu Bogdan.

Cu Windows 8 nu trebuie să schimbi nimic în infrastructura IT, chiar dacă folosești tablete. Aceasta înseamnă timp scurt de implementare a unui proiect, costuri reduse dar și stres redus în echipa IT și organizație.
Laurențiu Bogdan • IT Manager • Servier Pharma

Simplificarea administrării și creșterea controlului asupra dispozitivelor din teren

Tabletele cu Windows 8 utilizate de Servier Pharma sunt gestionate cu Microsoft System Center Configuration Manager 2012 în același mod ca PC-urile tradiționale, toate funcționalitățile aplicației fiind disponibile. Pentru mine iPad-ul a fost un dispozitiv greu de administrat, iar Mobile Device Manager pentru iOS nu îmi oferea nivelul de control solicitat de companie. Tabletele sunt proprietatea companiei și trebuie să avem un control deplin asupra acestora, afirmă Laurențiu Bogdan.

Pentru departamentul IT al Servier Pharma, aspectul cel mai important al utilizării Windows 8 este că tableta nu schimbă cu nimic comportamentul mediului Windows în sine. Administrarea este unitară, chiar dacă există echipamente diferite și, astfel, adăugarea interfeței pentru ecranul tactil și adoptarea unui nou mod de lucru sunt posibile fără o schimbare majoră la nivel de infrastructură, securitate și administrare, ceea ce pentru organizație aduce adoptarea facilă a unui mod nou de lucru, reducere de costuri și creștere de productivitate.