American International School of Bucharest

Studiu de caz: Office 365 pentru Educație

American International School of Bucharest perfecționează procesul educațional prin utilizarea tehnologiei

Dacă pentru Confucius "natura ne aseamănă, iar educația ne deosebește" pentru American International School of Bucharest (AISB) tehnologia este cea care asigură diferențierea și excelența actului academic. Astfel, de la începutul anului 2014, cei 800 de elevi și peste 100 de profesori ai AISB folosesc Microsoft Office 365 pentru Educație în activitățile cotidiene de comunicare și colaborare. Urmările? Procesele educaționale transcend spațiul școlii și se regăsesc la nivelul tuturor activităților, formale și informale, ale elevilor.

Despre organizație

dorim să creștem încrederea copiilor în utilizarea tehnologiei, dar și gradul de siguranță în acest proces
Johnson Jacob • Director IT • AISB

Deschisă în 1962, American International School of Bucharest a crescut constant în ultimii 51 ani atât ca număr de elevi cât și ca procese educaționale. În mod curent, în cadrul AISB învață peste 800 de elevi de naționalități diferite (56), susținuți de peste 150 de profesori din diverse țări ale lumii. Școala se focalizează atât pe aspectele academice ale educației cât și pe implicarea studenților în proiecte de servicii în favoarea comunității despre mediu, oameni și animale.

AISB acordă o mare atenție tehnologiei care beneficiază de un suport bun din partea conducerii, iar în ultimii ani a investit constant în dezvoltarea unei infrastructuri solide, atât ca hardware cât și ca aplicații, inclusiv într-o rețea wireless, în care cel puțin 1.000 de dispozitive sunt conectate zilnic. Toți copiii folosesc laptopuri și tablete în cadrul activităților educaționale, iar școala derulează programul BYOD (Bring Your Own Device) pentru elevii mai mari, ceea ce duce la o diversitate foarte mare a dispozitivelor utilizate.

În cadrul curriculei folosim intens tehnologia pentru a îmbunătăți performanțele elevilor. Pe de altă parte, dorim să creștem încrederea copiilor în utilizarea tehnologiei, dar și gradul de siguranță în acest proces, afirmă Johnson Jacob, Director IT

Cerințe de business. Situația inițială

În 2013, un audit intern a arătat ca AISB folosește și întreține 59 de sisteme și subsisteme IT pentru derularea activității, de la soluții educaționale, la e-mail și lucru colaborativ, precum și un număr de 18 servere. Numărul mare de aplicații inducea costuri ridicate de administrare dar și dificultăți la nivelul utilizatorilor prin gradul ridicat de diversitate.

În următoarele luni, AISB a derulat un proiect intensiv de reducere a costurilor cu echipamentele IT, atât prin reducerea numărului de aplicații utilizate cât și prin consolidarea infrastructurii fizice. Proiectul a încercat să răspundă la întrebările Cum, Ce și De ce comunicăm și colaborăm ca instituție de învățământ și cum putem optimiza aceste procese cu ajutorul tehnologiei. În acest demers, am analizat mai multe implementări de modele tehnologice care permit reducerea costurilor și totodată extinderea colaborării și mobilității, mai afirmă Johnson Jacob.

Soluția

Trecerea la Office 365 pentru Educație ne asigură suportul necesar pentru dezvoltarea proceselor educaționale [...] avem în vedere extinderea către Yammer, derularea lecțiilor fără hârtie, prin OneNote etc
Johnson Jacob • Director IT • AISB

Analiza a dus la identificarea a două platforme de tip Software-ca-Serviciu (SaaS, Software-as-a-Service) potrivite cu obiectivele AISB: Microsoft Office 365 pentru Educație și Google Apps for Education. Pentru aceste soluții, AISB a inițiat o analiză comparativă care a avut în vedere 11 categorii: funcționalități standard, capacitate de stocare, online Web apps, disponibilitatea unui client pentru desktop, compatibilitate pentru formatul documentelor din arhiva școlii, compatibilitate cu hardware-ul și sistemele de operare existente, tipuri de licențiere, oportunități de dezvoltare, facilități de administrare, servicii de suport și evident costuri.

În final, AISB a ales Office 365 pentru Educație ca platformă de bază pentru comunicare și colaborare pentru cele aproape 1.000 de persoane din cadrul organizației.

Concluzia analizei derulate în 2013 a fost că pentru asigurarea continuității procesului educațional, păstrarea formatelor documentelor din arhivă este o condiție de bază, iar confortul utilizatorilor este un obiectiv la fel de important. Prin urmare, am ales Office 365 care respectă aceste două cerințe majore, iar în plus oferă numeroase facilități la nivel de colaborare și conectivitate între desktop și Cloud, afirmă Johnson Jacob.

Derularea proiectului

În cadrul AISB, Office 365 a devenit platforma pentru e-mail, colaborare, editare documente, stocare, Instant Messaging și conferințe Web. AISB a contractat 175 de subscripții plătite Office 365 planul A3 pentru personalul didactic și administrativ precum și 1.000 de subscripții gratuite Office 365 planul A2 pentru elevi, care au primit gratuit și pachetul Office 365 ProPlus pentru PC/Mac și Office Mobile pentru dispozitive mobile în cadrul programului Microsoft Student Advantage.

AISB a derulat proiectul în perioada februarie-martie 2014 cu suport din partea Microsoft și a partenerului certificat Ecko. Consultanța acordată a contat foarte mult pentru că în orice schimbare de sistem există provocări și aspecte care îți solicită atenția. Existența unor servicii locale de consultanță din partea Microsoft și a partenerilor a și fost unul dintre motivele alegerii Office 365, pentru că este important să știi că ai un partener de interacțiune care te poate ajuta să depășești o situație dificilă, mai afirmă Johnson Jacob.

Ecko este partener certificat Microsoft cu un personal specializat - cu certificări Microsoft MCTS, MCSA și MCSE - pe soluții bazate pe Cloud public (e.g. Office 365) și pe Cloud privat (e.g. Windows Server, Hyper-V, System Center). În ultimele luni, Ecko a finalizat șapte proiecte care au implicat platforma Office 365 și care au presupus migrări de pe infrastructuri de e-mail locale (bazate pe Exchange 2007, Exchange 2003, Zimbra și altele), numărul total de utilizatori migrați în Cloud ridicându-se la peste 15.000.

Migrarea la Office 365 pentru AISB a fost pregătită împreună cu echipa departamentului IT, condusă de Jacob Johnson și a vizat următoarele etape principale:

  1. Auditul și pregătirea pentru migrare a infrastructurii existente: Active Directory și Exchange Server 2007;
  2. Migrarea domeniului aisb.ro ce găzduiește conturile pentru corpul didactic și personalul administrativ;
  3. Migrarea domeniului students.aisb.ro ce găzduiește conturile elevilor;
  4. Acordarea de suport post-migrare și instruirea utilizatorilor în cadrul unor sesiuni de training organizate de școală.
... cu sprijinul companiei Ecko [...] tranziția în sine a avut loc în week-end și a fost una dintre cele mai fluente schimbări de sistem pe care am gestionat-o în carieră
Johnson Jacob • Director IT • AISB

Obiectivul principal a fost ca procesul de migrare să fie unul transparent pentru utilizatori, cu preluarea în totalitate a mesajelor e-mail existente, calendarelor, contactelor și sarcinilor din fiecare căsuță de e-mail.

  • Pentru AISB, Office 365 a înlocuit soluția tradițională de e-mail, bazată pe Microsoft Exchange on-premises, stocarea documentelor pe un file server, precum și alte aplicații eterogene de comunicare.
  • Pentru colaborare, au fost configurate conturi de Lync Online și OneDrive pentru ca utilizatorii să beneficieze de serviciul de prezență, IM și partajare de documente.
  • La nivel de productivitate, proiectul a implicat și migrarea tuturor utilizatorilor la Office 2013, elevii beneficiind de licențiere gratuită atât pentru desktop cât și pentru dispozitivele mobile. Lansarea recentă a Office pentru iPad a reprezentat un pas în plus către generalizarea utilizării Office ca unealtă de productivitate în cadrul AISB. Office 365 a devenit suita de productivitate pentru întreaga organizație, înlocuind versiuni mai vechi ale Microsoft Office sau alte soluții alternative.

Migrarea în sine a fost gestionată tot cu ajutorul companiei Ecko. Pentru asigurarea fluenței în tranziția la noua platformă am beneficiat de sprijinul companiei Ecko. Tranziția în sine a avut loc în week-end, cu o pregătire atentă anterior și a fost una dintre cele mai fluente schimbări de sistem pe care am gestionat-o în carieră. Am avut doar trei apeluri de la utilizatori, aproape nimeni nu a simțit trecerea, consideră Johnson Jacob.

Beneficiile

Pentru AISB, Office 365 a adus 100% compatibilitate și integrare cu infrastructura Windows deja existentă, funcționalități care să susțină un proces educațional gândit pentru secolul XXI și păstrarea formatelor tuturor documentelor existente în arhivă.

Complementar, AISB beneficiază de o disponibilitate mult mai mare a serviciilor dar și de compatibilitatea platformei Office 365 cu toate sistemele de operare importante (iOS, Android, Windows) și toate categoriile de dispozitive mobile (laptopuri, telefoane, tablete).

De asemenea, trecerea la Office 365 asigură creșterea disponibilității platformei la peste 99% și asigurarea backup-ului pentru toate serviciile utilizate.

Trecerea la Office 365 pentru Educație ne asigură suportul necesar pentru dezvoltarea proceselor educaționale. Oportunitățile de dezvoltare sunt majore. În mod curent, cred că folosim doar 20-30% din capacitatea platformei. Dezvoltăm un proiect pe SharePoint, avem în vedere extinderea către Yammer, derularea lecțiilor fără hârtie, prin OneNote etc, afirmă Johnson Jacob.

Unificarea activităților educaționale pe platforma Office 365

Trecerea la Office 365 nu înseamnă doar o schimbare de tehnologie ci o schimbare a pedagogiei prin tehnologie
Dacă optam pentru o abordare on-premises, investiția inițială în infrastructură ar fi depășit 80.000 de EUR, la care s-ar fi adăugat, în timp, costurile pentru mentenanță și administrare”
Johnson Jacob • Director IT • AISB

Funcționalitățile de colaborare și comunicare din SharePoint și Lync au devenit elemente de bază ale procesului educațional. Mai mult, Office 365 permite unificarea lucrului cu documentele și folosirea acelorași versiuni, atât la școală cât și acasă.

Anterior, copiii utilizau versiuni diverse de Office sau alte soluții de productivitate incompatibile cu cele de la școală, iar formatul documentelor nu era întotdeauna compatibil, ceea ce genera dificultăți în continuitatea procesului de învățare.

Trecerea la Office 365 nu înseamnă doar o schimbare de tehnologie ci o schimbare a pedagogiei prin tehnologie. Platforma în sine este atât de puternică încât schimba fundamental modul în care educăm elevii și în care interacționăm cu ei, declară Johnson Jacob.

Asigurarea comunicării în timp real prin Microsoft Lync

În cadrul AISB, utilizarea Office 365 duce la crearea unei culturi a comunicării și colaborării, pentru care serviciul de prezență din Lync este o funcționalitate importantă. Elevii interacționează mai ușor atât între ei cât și cu profesorii, întrebările se pun mai ușor, iar răspunsurile vin imediat.

Este o schimbare la nivel de pedagogie, cu un accent mult mai intens pe lucrul în echipă și o îmbunătățire evidentă a modului de lucru anterior, care se baza pe un file server greu de accesat și partajat și pe conturi private de mesagerie instant.

Reducerea costurilor cu IT-ul este un alt beneficiu relevant

Este vorba atât despre investiția directă în hardware cât și de costurile operaționale induse de garanția și mentenanța serverelor precum și de administrarea întregului sistem.

Dacă optam pentru o abordare on-premises, investiția inițială în infrastructură ar fi depășit 80.000 de EUR, la care s-ar fi adăugat, în timp, costurile pentru mentenanță și administrare, consideră Directorul IT al instituției.

Simplificarea modului de administrare prin reducerea amprentei infrastructurii IT cu 50% și eliminarea operațiunilor de rutină

Fiind un serviciu de Cloud, găzduit și administrat de Microsoft, trecerea la Office 365 a permis AISB reducerea numărului de servere de la 18 la 12 dar și a numărului de aplicații utilizate. Astfel, sunt eliminate operațiunile de rutină fără costuri adiționale, iar departamentul IT poate aborda alte direcții de dezvoltare în proiectul de schimbare a educației prin tehnologie.

AISB are peste 800 de elevi, iar gusturile în materie de dispozitive mobile sunt diverse. Office 365 a devenit cel mai bun suport pentru derularea unei strategii de tip BYOD - Johnson Jacob, Director IT.