ARBOmedia

Studiu de caz: Microsoft Dynamics Nav

Cu Microsoft Dynamics NAV volumul de muncă în Departamentul Financiar al ARBOmedia s-a redus la jumătate


Despre organizație

Arbomedia România este una dintre filialele ARBOmedia A.G. (companie germană listată) cea mai mare regie de publicitate independentă din Europa. Compania gestionează mandate media la nivel național al căror spațiu publicitar este vândut către agențiile de publicitate dar și către clienți direcți. Mai concret, Arbomedia intermediază vânzări de spații de publicitate (pe orice suport tipărit, online sau multimedia) între furnizori (reviste, ziare, televiziune) și clienți (agenții de publicitate și diverși producători mari). Până în 2002 ARBOmedia se ocupa preponderent de Televiziunea Națională Română, însă în mod curent gestionează peste 200 de vehicule media naționale și regionale printre care: Șapte Seri, Hotnews.ro, Viața Libera Galati, Gazeta de Cluj, Monitorul de Iași etc. În România, ARBOmedia este prezentă din 1995 și are peste 40 de angajați.

Situația inițială

La începuturi, gestionând mandatul media al unui singur furnizor major TVR, activitatea ARBOmedia era relativ simplă. Departamentul financiar folosea o aplicație simplă de contabilitate care nu era integrată cu aplicația de management al spațiului publicitar (AdLounge distribuită de o subfilială din Munchen a companiei mamă) și în care se reintroduceau manual informațiile necesare pentru facturare, plați și alte operațiuni contabile legate de achizițiile și vanzările de spațiu publicitar. După intrarea unui număr mare de publicații (naționale și regionale pe suport print și online) în portofoliul ARBOmedia, volumul de tranzacții a depășit 1000 de facturi de vanzare lunar, iar operațiunea de introducere date a devenit mare consumatoare de timp. Pe de alta parte, pentru obținerea rapoartelor de management se folosea Excel, care nu mai facea fața volumului mare de date.

Pentru a optimiza timpul de facturare și înregistrare în contabilitate a diferitelor operațiuni, pentru a putea relaționa corect facturile de vânzare de facturile de achiziție aferente (deoarece se lucrează cu comision) și pentru a putea avea o urmarire corectă la nivel de management prin diferite raportări, s-a decis înlocuirea aplicației de contabilitate existente cu ERP-ul Microsoft Dynamics NAV.

Soluția

Inițial a fost realizată o listă de 10 soluții, dar ajungându-se la concluzia că niciunul dintre produsele selectate nu va satisface exact cerințele și va fi nevoie de o serie de adaptări, lista a fost redusă la 3. După o analiză cu Directorul General al companiei a fost aleasă soluția Microsoft Dynamics NAV iar ca implementator compania Synergizer fiind oferta care se potrivea cel mai bine cerințelor specifice ale ARBOmedia și avea cel mai bun raport calitate/preț a declarat Clemente Kiss, Director Financiar ARBOmedia.

Logo Synergizer

Implementarea Navision a început cu etapa de analiză în noiembrie 2005, iar trecerea în regim live s-a făcut 1 februarie 2006 cu datele aferente noului an. Inițial a fost achizitionată licența de NAV pentru trei utilizatori, toți din departamentul financiar-contabilitate apoi a fost achiziționat și un al patrulea utilizator pentru persoana de la controlul creditelor (credit controller). Synergizer a implementat modulele financiar, vânzări și achiziții și a realizat interfațarea NAV cu aplicația de management al spațiului publicitar și al vânzărilor MIS. Prin această interfață se preiau automat, periodic, toate difuzările de publicitate (vanzări detaliate), în vederea facturării acestora. Pe baza acestor date despre vânzări sunt create automat în sistem comenzi de aprovizionare corelate. Toate documentele privind vânzările și achizițiile sunt gestionate în regim multi-valută. Implementarea a fost urmată de contracte de mentenanță păna la momentul actual, adaugându-se funcționalități cum ar fi: gestionarea contractelor, noi raportari de management, etc.

Beneficiile

Primul beneficiu a fost trecerea rapidă la noul mod de lucru deoarece prin curba rapidă de învățare a Microsoft Dynamics NAV echipa de la Departamentul Financiar a deprins imediat secretele aplicației.

Cele mai importante instrumente pentru Departamentul Financiar sunt corelarea automată achiziții și vanzări și rapoartele de plăți și încasări, deoarece plățile către furnizori se realizează în marea majoritate a cazurilor la momentul încasării sumelor de la client. Soluția oferită de Synergizer a permis urmărirea atentă a încasărilor de la clienți și generarea automată a plăților către furnizori în funcție de contracte și comenzi lunare. Această facilitatea a fost principalul aspect pentru care am ales Dynamics NAV: aplicația urmărește încasările de la clienți, face o defalcare a sumelor în funcție de comenzi și generează plățile către furnizori și reținerea comisionului ARBOmedia afirmă Clemente Kiss.

Volumul de muncă destinat acestor operațiuni în cadrul departamentului financiar s-a redus considerabil prin automatizarea introducerii datelor contabile, reușindu-se, în sfârșit, orientarea spre activități motivante, de reporting și analiză, pentru membrii departamentului.

Cu vechiul sistem munceam de două ori, odată să introducem în Excel încasările și a doua oară să actualizăm datele în aplicația contabilă. Volumul de lucru era dublu - Clemente Kiss

Dynamics NAV a permis obținerea unor analize financiare clare și actualizate la nivel de contract, client sau furnizor. Calitatea rapoartelor financiare a crescut considerabil. Anterior, Departamentul Financiar muncea foarte mult pentru a pregăti un raport pe care astăzi, aplicația Dynamics NAV îl generează în căteva secunde." - Clemente Kiss

Aplicația Dynamics NAV este de un real folos în procesul de încasare a debitelor. Termenele de încasare depind foarte mult și de claritatea și pertinența situației trimise clientului, iar dacă aceasta nu este actualizată clientul poate avea dificultăți în validarea unor plăți și pot apărea întârzieri, mai mult clientul s-ar putea justifica prin lipsa unei situații la zi.

Cu Dynamics NAV a devenit posibilă obținerea rapidă a indicatorilor de performanță a unui contract/client: valori cumulate, încasări, facturi scadente, zile întârziere etc. Pe ansamblu, după implementarea Dynamics NAV, compania ARBOmedia și-a putut extinde portofoliul de mandate gestionate fără a exista temerea că numărul mare de operațiuni ar putea îngreuna desfășurarea unei activități de calitate.