AUTOCLUB Timișoara

Studiu de caz: Implementare Microsoft Exchange Server 2007

Eu sunt foarte mulțumit. Avem acum o comunicare cu mult mai stabilă și mai rapidă. Nici nu aveam la ce să mă aștept mai mult. Este un produs de ultimă oră care răspunde așteptărilor și nevoilor noastre de business - Cristian Huhurez, Director Service, Autoclub


Despre organizație

Societatea Autoclub, înființată în 1995 cu capital românesc, are ca domeniu de activitate comerțul cu autovehicule și reparațiile auto. Compania din Timișoara este astăzi cel mai mare dealer Volkswagen și Volkswagen Autovehicule Comerciale, service autorizat pentru Volkswagen, Audi și Volkswagen Autovehicule Comerciale în această zonă a țării și unul dintre cei mai importanți din România. Situată fiind în apropiere de granița vestică, acolo unde automobilele germane sunt mult apreciate, Autoclub a avut o expansiune continuă și substanțială, cu un ritm de creștere al cifrei de afaceri minim (programat) de 20% pe an, depășit deseori. Autoclub a ajuns astfel la un volum de afaceri de peste 1.000 de autovehicule vândute pe an (prognozat pentru 2007) și la aproximativ 18.000 de clienți pentru activitățile de service.

Chiar dacă poate fi considerată a fi mai curând de dimensiuni reduse – ca număr de oameni dar și ca număr de computere deținute și utilizate – o companie cu un astfel de profil de activitate este prin definiție, totuși, deschisă spre modernitate. Mai mult chiar, pentru o eficiență și o profitabilitate cât mai ridicate, este obligată să folosească cele mai noi tehnologii, inclusiv pe cele din domeniul IT&C. Implementarea recentă a lui Exchange Server 2007, de la Microsoft, s-a încadrat în această tendință, aducând după sine o serie lungă de beneficii.

Situația inițială

Logo ETA2U

Nevoia de investiții în sistemul IT&C al companiei Autoclub a fost o consecință a creșterii volumului de activitate și a nevoii de a menține la cote ridicate eficiența activității sale. A fost necesară informatizarea, ca, până la urmă, cei de la Autoclub să-și vadă de treaba lor principală, să vândă și să repare mașini, nu să stea să scrie și să miște documentele, spune cel ce s-a ocupat direct de această informatizare: Cristian Leoveanu, Technical Support Manager la ITPS, una dintre firmele componente ale grupului ETA-2U, Gold Certified Partner Microsoft.

Crearea unui cont de mail și resetarea unei parole cerea un timp prea lung, pentru un lucru atât de simplu. Ca să nu mai vorbim de valurile de spam-uri...
Cristian Huhurez
Director Service
Autoclub

Iar Directorul de Service la Autoclub, domnul Cristian Huhurez, care este în această firmă din 1998, își amintește: Când am venit aici, era un singur computer, un 486. Dar este adevărat, și volumul de activitate era cu mult mai redus. Cu aproape zece ani în urmă, modalitățile prin care se comandau, de exemplu, piesele de schimb nu necesitau programe informatice, iar documentațiile pentru astfel de piese ori pentru descrierea fazelor, a etapelor diferitelor tipuri de reparații, aveau ca suport hârtia sau microfilmele. Cred că doar prin 1999-2000 au apărut și programele de gestiune a reperelor și activităților, care ne obligau să ne dezvoltăm o rețea de computere, spune Cristian Huhurez.

La rândul său, Cristian Leoveanu precizează: Din câte îmi aduc eu aminte, au fost mai multe «valuri» de dezvoltare IT. La un moment dat, a fost făcută o aplicație informatică pentru evidența stocurilor, pe care o foloseau cei de la vânzări, pentru a urmări fiecare mașină, din momentul în care clientul a comandat-o, dacă a fost asamblată, a fost importată, i s-a făcut vama etc. După aceea, în etapa a doua, au fost introduse niște instrumente de diagnosticare, în service. Și tot așa....

Pe măsură ce ritmul de dezvoltare al companiei timișorene a crescut, au apărut și tot mai multe cerințe de informatizare a activității sale. De exemplu, numai pentru activitățile din service au devenit la un moment dat imperios necesare atât un server dedicat pentru programele de service cât și mai multe computere: unul în atelierul de mecanică, altul la tinichigerie, mai multe la recepție, în birouri... aproape fiecare post de lucru necesită un computer în momentul de față. Și aceasta și pentru că tindem să dublăm în fiecare an cifrele, cel puțin la service, unde – fiind multe mașini Volkswagen și Audi în zonă - fiecare client are de la o trecere prin atelierul nostru până la 3-4 pe an, precizează Cristian Huhurez.

Din anul 2000, când au început mai puternic investițiile în sistemul IT&C, până în 2004, aproximativ 80% din activitatea companiei a fost informatizată. Au avut loc felurite dezvoltări, atât de hard cât și de aplicații care să sprijine activitățile companiei. Crisitan Leoveanu completează: Investițiile au mers pe 2 direcții separate: pentru activitatea de vânzări, ca entitate separată, era necesar să funcționeze optim aplicațiile de tip Office, mesagerie, documente, pe măsură ce creștea echipa de vânzări. Și pentru service volumul de activitate a crescut: la recepție, față de un singur om în 2000, acum sunt patru care fac recepția la mașini. Dar până în 2004, tot ce era act se făcea de mână: devize, intrări, oferte de preț. Un om făcea toată ziua numai asta, adică scria hârtii. Era un risc mare de a greși, pentru un volum foarte mare de muncă.

După ce a fost achiziționat un program care să țină sub control toate intrările mașinilor în service, gestiunea de piese, activitatea mecanicilor etc, a devenit necesară închirierea unei conexiuni, a unei linii de VPN, iar structura de rețea a trebuit să fie pusă la punct. Nevoia de comunicare crescuse masiv, atât în interiorul organizației cât și în exterior, cu importatorul și cu rețelele Volkswagen din Europa.

Dar cât timp conturile de e-mail erau găzduite de un furnizor local de servicii internet, apăreau tot felul de probleme în managementul e-mailurilor. Când conexiunea cu acest furnizor de servicii nu funcționa, nu numai că se întrerupea comunicarea pe această cale cu exteriorul, dar și comunicarea internă suferea. Suntem dependenți de e-mail – spune Cristian Huhurez – pentru că majoritatea informațiilor în cadrul mai multor departamente se trimit acum prin e-mail. În plus, mai aveam o problemă: dacă, de exemplu, îmi pica sistemul de operare pe computer și trebuia să îl reinstalăm, ca să îmi repornesc e-mailul trebuia să dau telefon la furnizor, să mă identific, să trimit fax, să aștept ore în șir. Ba chiar și până la 1-2 zile. Apoi, era destul de complicat când voiam să schimbăm parola unui cont de e-mail sau dacă voiam să adăugăm un utilizator nou – pentru că în momentul în care am crescut am avut nevoie și de mailbox-uri suplimentare. Erau necesare tot felul de acte, o declarație trimisă pe fax și apoi așteptai zile întregi. Până la urmă, crearea unui cont de mail și resetarea unei parole cerea un timp prea lung, pentru un lucru atât de simplu. Ca să nu mai vorbim de valurile de spam-uri, greu de stăvilit.

Rezolvăm în câteva minute problemele, chiar și de la distanță, de la sediul firmei noastre
Cristian Leoveanu
Technical Support Manager
ITPS ETA2U

Decizia de implementare a unui sistem de mesagerie propriu a venit prin decembrie 2006, într-un moment propice, în care Microsoft tocmai lansa Exchange Server 2007.

Soluția

În acest moment, compania timișoreană Autoclub are circa 30 de PC-uri cu Windows XP și Office 2007, două servere, un router Cisco, switch-uri... Un Domain Controller a fost implementat în 2002 cu Windows Server 2003 și Active Directory, e folosit și ISA Server și, de anul trecut, Exchange Server 2007.

Dotarea companiei bănățene cu tehnologie Microsoft de ultimă oră a fost și va fi în continuare posibilă datorită faptului că această firmă a încheiat cu marele producător de software un contract OVS (Open Value Subscription). Printr-un astfel de contract, după ce declari un număr de computere, tehnologiile pe care le folosești, sistemele de operare pe stații, pe servere, mesagerie etc, poți, contra unei taxe anuale, să instalezi și să folosești pe computerele tale orice versiune existentă a produselor Microsoft. În plus, ai acces în continuare la upgrade-uri și obții și multe alte avantaje.

În cursul implementărilor de la Autoclub, au apărut o serie de complicații în configurarea a două linii de acces în exterior, a conexiunii și router-elor aferente, în încercarea de a separa traficul spre exterior (pe conexiunea de la furnizorul local de internet) și comunicarea internă, toate datele, informațiile, aplicațiile proprietare, care să fie dirijate pe traficul intern de date. Aici ne-a ajutat foarte mult serverul de DNS de la Microsoft, care avea Active Directory. Am reușit practic să separăm și să lăsăm 99,9% din lățimea de bandă pe VPN (care nu e foarte mare - 64 kb) exclusiv pentru aplicațiile pe care le folosesc ei intern. Așa am reușit să oferim o stabilitate a aplicațiilor și un răspuns destul de bun, precizează Cristian Leoveanu.

Schema rețea AUTOCLUB Timișoara

Beneficiile

Exchange Server 2007 este deja implementat la Autoclub, din primăvara lui 2007. Eu sunt foarte mulțumit spune Cristian Huhurez. Este mult mai stabil, are și o rapiditate mai mare de funcționare. Când intru pe e-mail, este extraordinar faptul că nu mai sunt bombardat cu spam-uri; majoritatea acestora, undeva la 80%, mi le cataloghează direct la junk mail, prin filtrul acestui Exchange 2007. Înainte, având și limitarea de spațiu în căsuța de mail de la furnizorul de internet, se putea foarte ușor, în cazul în care nu aveam grijă să o descarc, să mi se umple acest spațiu cu spam-uri și să nu mai primesc mesaje importante, care chiar mă interesau..., mai precizează Cristian Huhurez.

Nici nu aveam la ce să mă aștept mai mult... compatibilitate și interoperabilitate cu toate companiile și celelalte organizații și organisme cu care comunicăm
Cristian Huhurez

Și gestionarea conturilor de mail este deja mult mai facilă, după cum dorește să completeze Cristian Leoveanu: Crearea unui cont nou... și tot managementul de mail e mult mai ușor de gestionat, prin Active Directory. Rezolvăm în câteva minute problemele, chiar și de la distanță, de la sediul firmei noastre de IT&C, având cu Autoclub și un contract de mentenanță. Acum, un cont pentru un utilizator nou se crează în câteva minute, iar schimbarea parolei se face în câteva secunde...

În aceste condiții, desigur că a crescut și comunicarea în interiorul companiei dar și cu exteriorul, creându-se totodată premizele ca volumul de informație utilă transmisă și primită să poată fi oricât de mare o vor cere nevoile viitoare ale afacerii. În același timp, a devenit posibil și ca să se acționeze, în activitățile de bază ale companiei, cu un plus de eficiență. De exemplu, astăzi, fiecare diagnoză care se face unei mașini în service poate să fie urmărită, după ce se comunică datele la serverul central. Din București sau din Austria, există astfel posibilitatea de a vedea pe diagnoză exact problemele mașinii și de a acționa cu o eficiență și o promptitudine maximă.

Nici nu aveam la ce să mă aștept mai mult. Este un produs de ultimă oră și care răspunde așteptărilor și nevoilor noastre de business. Este o problemă de compatibilitate și interoperabilitate cu toate companiile și celelalte organizații și organisme cu care comunicăm, cu care avem schimburi de date și care, la rândul lor, în proporție de 99%, au soluții Microsoft, mai spune Cristian Huhurez, directorul de service de la Autoclub.

Pe lângă beneficiile evidente ale modernizării fluxurilor de comunicare în companie, folosirea Exchange Server 2007 a mai adus și câștiguri palpabile imediat. Este vorba despre o reducere de costuri, spune Cristian Huhurez. Furnizorul de internet ne taxa – adevărat, nu cu o sumă mare – dar tot erau 2-3 dolari pe mail-box, pe lună. Dacă înmulțim cu 30 de utilizatori și cu 12 luni, rezultă circa 1.000 de dolari, anual. Aceasta în timp ce, acum, costul cu licența pentru Exchange Server 2007, de numai câteva sute de dolari pe an, se amortizează rapid, dat fiind că este inclus în acea licențiere OVS.

Acum, la numai câteva luni de la implementarea lui Exchange Server 2007, la compania Autoclub din Timișoara deja sunt avute în vedere și alte facilități pe care le oferă acest instrument modern de înlesnire a comunicărilor, și poate în primul rând cele legate de mobilitate, de posibilitatea de a primi oriunde și oricând mesajele de e-mail, pe un dispozitiv mobil. Chiar zilele astea vrem să facem un demo de «direct-push», care se pune peste Exchange Server 2007. Și toți utilizatorii din companie vor putea să folosească această facilitate - desigur, cei ce vor fi dotați și cu terminale cu Windows Mobile, afirmă Cristian Leoveanu, de la ITPS, companie componentă a grupului ETA-2U, partener Microsoft.