Avenir

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Avenir Telecom își consolidează activitatea în România cu ajutorul Dynamics NAV: Proiectul de implementare a Microsoft Dynamics NAV, prin funcționalitățile standard și prin customizările făcute de Q’Net International, a reușit să acopere într-un procent de 90% nevoile Avenir Telecom. Ne-am atins obiectivele inițiale și am obținut beneficii la toate nivelele de activitate - Eugen Cerchez, IT Manager, Avenir Telecom România

Despre organizație

Avenir Telecom este unul dintre cei mai importanți distribuitori europeni de telefoane mobile, accesorii și servicii. Compania deține peste 600 de magazine proprii, sub brandul Internity și are deasemenea o rețea foarte extinsă de reselleri și parteneri. Avenir Telecom are peste 3000 de angajați, este activă în șase țări: Franța, Marea Britanie, Spania, România, Portugalia și Bulgaria și este listată la Bursa din Paris. Compania a intrat pe piața locală în 2004 prin achiziția companiei GlobalNet înființată în 1998, primul importator de telefoane mobile din România. Ca cifră de afaceri, filiala din România reprezintă 9% din volumul întregului grup și este situată pe locul trei după reprezentanțele din Franța și Spania. Activitatea de bază este comercializarea de telefoane mobile, servicii și aceesesorii pe trei canale: retail, corporate și wholesale. Activitatea de retail în România se face prin rețeaua Internity și GlobalNet, vânzările corporate se fac printr-o echipă dedicată de 20 de agenți, iar distribuția prin 4 depozite regionale. În România compania are peste 500 de angajați. Partenerul principal al Avenir Telecom este operatorul Cosmote. De asemenea, Avenir Telecom este unul din distribuitorii importanți de produse Nokia în România.

Situația inițială

În cadrul Avenir Telecom se folosea înainte o aplicație de gestiune, preluată la cumpărarea GlobalNet unde fusese dezvoltată intern. Aplicația, numită BMS (Business Management Systems) era întreținută de un departament intern care derula și activitățile de analiză și dezvoltare. Complementar pentru activitatea financiar-contabilă se utiliza o aplicație dedicată dezvoltată de o companie locală. În 2006, compania gestiona deja un număr de 70 de magazine și apăreau dificultăți la transferul datelor dintre magazine și sediul central unde se făcea consolidarea. Mai mult, după momentul achiziției GlobalNet se simțea o lipsă acută a instrumentelor de raportare necesare managerilor atât la nivel de flexibilitate și rapiditate în obținere cât și de consistență. Nemulțumiri majore erau și față de timpul de răspuns al aplicației în sediul central. Aceasta fusese gândită pentru 10-15 utilizatori și ajunsese să fie folosită de 40 de persoane. Exista posibilitatea extinderii acesteia însă cheltuieliele induse de acestă dezvoltare nu se justificau. Astfel, necesitatea sistemului informatic integrat de gestiune era evidentă.

Soluția

Soluția identificată de managementul Avenir Telecom a constat în schimbarea aplicației existente cu o aplicație ERP de generație nouă adaptata pe specificul companiei, care să ofere suportul necesar dezvoltării afacerii și un control ferm al activității. S-a optat pentru Microsoft Dynamics NAV deoarece în cadrul grupului mai existau și alte implementări, iar aplicația și beneficiile pe care le aducea erau cunoscute. Pentru alegerea implementatorului s-a întocmit o listă scurtă cu partenerii Microsoft care dețineau competențe specifice și după o analiză amănunțită a fost aleasă compania Q'Net International pentru flexibilitatea arătată în abordarea proiectului și pentru dedicarea echipei. În procesul de vânzare de la Avenir Telecom, Q'Net International a făcut o analiză amănunțită a soluției informatice propuse pentru a avea siguranța că poate livra ceea ce clientul avea nevoie.

A fost un proiect complex datorită customizărilor numeroase dezvoltate cu succes de partenerul de implementare Q'Net International

Eugen Cerchez
IT Manager
Avenir Telecom

A fost implementată versiunea Dynamics NAV 4.0 cu modulele standard (Comercial, Financiar-Contabil, Mijloace fixe, Salarii) pentru care s-au făcut numeroase customizări conform cerințelor din documentul de analiză de business. Aplicația este utilizată în prezent de cca 70 de persoane. În cadrul grupului Avenir, România a fost a treia reprezentanță, după cele din Spania și Franța, care a implementat Dynamics NAV.

Derulare proiect

Proiectul a început în prima jumătate a anului 2006 cu o analiză generică a business-ului Avenir Telecom, în urma căreia s-a propus o primă variantă. Pe această variantă s-a continuat analiza intrându-se în detalii cu fiecare șef de departament și cu utilizatorii cheie. La sugestia Q'Net International au fost realizate și unele schimbări la nivelul proceselor interne. Mariana Barbuntoiu, Microsoft Business Solutions Manager la Q'Net International, afirma: “Procesele au fost detaliate pe faze și distribuite către personalul implicat, crescând gradul de implicare și transparență a activităților". După mai multe modificări soluția a devenit complet funcțională în noiembrie 2007. Proiectul s-a derulat pe o perioadă mai extinsă deoarece conducerea companiei Avenir a solicitat ca cerințele de particularizare a soluției să fie definite foarte detaliat, ceea ce a implicat un efort complex de dezvoltare și testare. Motivul solicitării a fost complexitatea activității companiei precum și anumite aspecte particulare ale business-ului de retail cu telefoane mobile. Mai mult, proiectul pilot realizat în a doua etapă a implementării și care a rulat cu date reale în câteva magazine a fost testat impreuna cu Q'Net International pe o perioadă extinsă.

Microsoft Dynamics NAV, prin funcționalitățile standard și prin customizările făcute de Q'Net International, a reușit să acopere într-un procent de 90% nevoile Avenir Telecom. Ne-am atins obiectivele inițiale

Eugen Cerchez
IT Manager
Avenir Telecom

Implementarea Dynamics NAV a început cu o analiză pre-sales făcută de către partenerul Q'Net International, iar ulterior s-a făcut culegerea de cerințe, customizările și în final un proiect pilot în câteva magazine. A fost un proiect complex datorită customizărilor numeroase dezvoltate cu succes de partenerul de implementare Q'Net International

Aplicația este utilizată în prezent în cadrul departamentelor: Financiar-Contabil, Achiziții, Logistică și Distribuție. La nivel de management se folosește sistemul de raportare al aplicației atât de către conducerea locală cât și de către departamentul de audit al grupului. Cu excepția modulului Contabilitate au fost realizate customizări pentru toate departamentele.

Printre cele mai importante au fost: customizarea Purchase Order-ului pentru Departamentul Achiziții, pe specificul activității Avenir, customizarea fluxului documentelor de la primirea comenzii de vânzare până la livrarea și facturarea ei din depozit și implementarea unui sistem de urmărire a produselor după codul IMEI (International Mobile Equipment Identity, număr unic de identificare alocat oricărui telefon mobil produs la nivel global) pentru departamentul Logistică. Tot la acest departament s-a implementat și utilizarea cititoarelor de coduri de bare pentru inventarierea produselor. În cadrul proiectului, departamentul IT al Avenir Telecom a dezvoltat o interfață de transfer de date între NAV și BMS, pentru care s-a luat decizia păstrării. Operațiunile specifice de retail (POS) se desfășoară prin acest modul dar stocurile sunt ținute în Dynamics NAV, actualizarea acestora de către magazine făcându-se automat.

Beneficiile

Beneficiile obținute de Avenir Telecom în urma implementării Dynamics NAV constau în creșterea controlului asupra activității prin accesul managementului, local și central, la rapoarte detaliate privind operațiunile și susținerea unor decizii importante pe aceste rapoarte. Complementar, prin utilizarea Dynamics NAV, compania a putut să eficientizeze activitatea internă și să-și îmbunătățească relațiile cu partenerii și clienții. Activitatea internă a fost eficientizată prin definirea unor noi fluxuri de lucru sau schimbarea celor existente, modul în care circulă informațiile și documentele între departamente fiind, spre exemplu, îmbunătățit.

Sintetizat

fidelizarea clienților prin îmbunătățirea politicii de discount. Dynamics NAV a permis implementarea unei politici de discount cu impact atât asupra clienților cât și asupra activității echipei de vânzări. Au fost create funcționalități ce permit acordarea de discounturi complexe în funcție de profilul clientului dar și alocarea de drepturi în ceea ce privește acordarea de discounturi în funcție de nivelul ierarhic și responsabilitățile atribuite fiecărui angajat.
imagine clară și control deplin al activității prin existența unui număr mare de rapoarte manageriale (standard sau customizate) ce pot urmări și analiza performanța pe mai multe nivele: produs, agent, locație, centre de resposabilitate etc.
creșterea profitabilității prin închiderea unor magazine neperformante și prin introducerea în campanii promoționale a unor produse greu vandabile. Ambele decizii s-au bazat pe rapoarte și analize furnizate de ERP
optimizarea stocurilor prin interfațarea dintre aplicația de retail și modului de gestiune din ERP. Posibilitatea de analiză în timp real a stocurilor și existența unor rapoarte detaliate asupra stocurilor a permis o politică mai flexibilă de achițizii precum și o corelare mai eficientă între stocuri și promoțiile derulate în magazine. De asemenea, au fost importate cu precădere produse pentru care exista cerere și care se vând mai bine.
implementarea IMEI tracking (urmărirea produselor după un cod unic de identificare definit de producător). Această facilitate a făcut posibilă urmărirea unui produs pe întreg ciclul: import, depozitare, vânzare, service.
eliminarea erorilor de gestiune. Prin existența trasabilității la nivel de IMEI au fost eliminate lipsurile din gestiune cât și pierderile induse de existența unor telefoane defecte.
raportare automată către sediul central pe baza accesului prin VPN la serverul de raportare
reducerea costurilor de training. Prin utilizarea unei aplicații simple, cu o interfață similară altor produse Microsoft mai familiare, rata de adopție a aplicației a fost foarte mare, iar timpul foarte scurt. Astfel costurile induse de trainingul alocat utilizatorilor, atât cele directe cât și cele indirecte prin scoaterea acestora din producție, au fost minime.
simplificarea activității de audit intern prin acordarea de acces direct la datele din sistem pentru angajații cu responsabilități specifice
automatizarea raportării periodice către sediul central
creșterea controlului asupra forței de muncă prin existența rapoartelor de activitate și posibilitatea alocării unor sarcini mai clare

Despre
Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics oferă o gamă largă de aplicații integrate și end-to-end pentru business, precum și servicii destinate pentru a sprijini societățile mijlocii și diviziile marilor companii în relațiile cu clienții, angajații, partenerii și furnizorii.

Aplicațiile Microsoft Dynamics optimizează procesele strategice ale tranzacțiilor prin management financiar, analiză, management de resurse umane, de proiect, de relații clienți, management de service, de lanț de distribuție, e-commerce și producție.

Soluțiile Microsoft Dynamics colaborează cu celelalte aplicații Microsoft, inclusiv Microsoft Office și sistemul de operare Windows. Aplicațiile sunt proiectate spre a oferi ajutor pentru afaceri de succes.

Pe scurt...

Organizația

Avenir Telecom este distribuitor european de telefoane mobile, accesorii și servicii: 600 de magazine proprii, o rețea foarte extinsă de reselleri și parteneri, comercializează pe trei canale: retail, corporate și wholesale. Activitatea de retail în România se face prin Internity și GlobalNet. Partenerul principal al Avenir Telecom este operatorul Cosmote.

Situația

În cadrul Avenir Telecom se folosea înainte o aplicație de gestiune întreținută de un departament intern care derula și activitățile de analiză și dezvoltare. Se simțea o lipsă acută a instrumentelor de raportare necesare managerilor, atât la nivel de flexibilitate și rapiditate în obținere cât și de consistență. Aceasta fusese gândită pentru 10-15 utilizatori și ajunsese să fie folosită de 40 de persoane.

Soluția

Soluția identificată de managementul Avenir Telecom a constat în schimbarea aplicației existente cu o aplicație ERP de generație nouă adaptată pe specificul companiei, care să ofere suportul necesar dezvoltării afacerii și un control ferm al activității. S-a optat pentru Microsoft Dynamics NAV deoarece în cadrul grupului mai existau și alte implementări, iar aplicația și beneficiile pe care le aducea erau cunoscute. Pentru implementare a fost aleasă compania Q'Net International.

Beneficii

fidelizarea clienților prin îmbunătățirea politicii de discount
imagine clară și control deplin al activității prin existența unui număr mare de rapoarte manageriale
optimizarea stocurilor prin interfațarea dintre aplicația de retail și modului de gestiune din ERP
urmărirea produselor pe întreg ciclul: import, depozitare, vânzare, service
eliminarea erorilor de gestiune.
raportare automată către sediul central pe baza accesului prin VPN la serverul de raportare
reducerea costurilor de training
simplificarea activității de audit intern
creșterea controlului asupra forței de muncă