BRITHOUSE Timișoara

Studiu de caz: Comunicare cu Microsoft Exchange Server 2003

Ca să poți să conduci o activitate, trebuie să ai informații corecte, actualizate, pe care să te poți baza când iei o decizie. Să ai informația în timp real, să te poți baza că o poți transmite și că îți poate parveni în timp real, este un aspect critic. Fără comunicare nu poți funcționa. Iar noi pentru aceasta avem o soluție modernă și ne încadrăm corect în era comunicațiilor, a secolului XXI - Florin Stanciu, General Manager, Brithouse (Customline Construct)

---

Despre organizație

În 23 martie, la Timișoara a fost deschis primul magazin, prima componentă a ceea ce urmează a fi un nou lanț de hypermarketuri de bricolaj. Brithouse este un nume de marcă nou. Acest proiect îndrăzneț are la origine inițiativa a doi români stabiliți la Londra, care au decis să își reinvestească în țara lor de origine profiturile pe care le-au obținut din activitatea desfășurată în Marea Britanie, în domeniul construcțiilor și în cel al resurselor umane. Astfel a fost înființată compania Customline Construct, proprietara brandului Brithouse. Noul competitor al unor lanțuri de magazine de același tip – cu materiale de construcții și produse de grădinarit, unelte felurite, componente pentru produse de tip «do-it-your-self» etc – opune astăzi experiențelor comerciale cu produse de acest gen provenite din Franța și Germania, pe cele din Regatul Marii Britanii.

Și cum la startul unei afaceri nu există obligativități legate de nevoia de respectare a unei tradiții ori impuneri de soluții compatibile cu altele alese anterior, cei ce conduc această companie au putut să aleagă soluțiile cele mai potrivite, cele mai eficiente, la diferitele provocări de afaceri. Inclusiv pe cele informatice, unde, din start, au ales Microsoft. Pentru comunicarea de acum, dar mai ales pentru viitorul comunicării în noua companie, ei au ales Exchange Server 2003.

Situația inițială

Timișoara a fost orașul considerat de către inițiatorii afacerii Brithouse ca fiind optim pentru lansarea acestei inițiative. Pentru că este o zonă cu o creștere economică rapidă, în care se construiește foarte mult, în care sunt clienți educați să țină cont de calitate și, nu în ultimul rând, este o zonă în care competiția nu se manifestă atât de puternic ca în București, de exemplu. Dar Brithouse înseamnă mai mult decât un magazin în inima Banatului. Cât de curând vor urma alte opt, ce vor fi deschise, pe rând, în alte mari orașe românești. Pentru ca totul să meargă conform programării inițiale, pentru ca acest plan să aibă de la bun început o bază solidă, era necesar și să fie gândită, în ansamblu, o soluție informatică viabilă atât pe termen lung cât și pe scară largă, o soluție care să corespundă dimensiunilor și cerințelor viitoare ale afacerii.

Am considerat de la bun început că ne trebuie o soluție IT&C cunoscută, care să fi dovedit în timp că este de încredere, că nu dă erori, că au fost implementări de succes și la alte magazine cu același specific, în aceiași industrie, astfel ca să nu dea rateuri, odată pusă în funcțiune. Să nu mă trezesc că stă la casă clientul și nu pot să îi încasez contravaloarea mărfii. - Florin Stanciu, General Manager, Brithouse (Customline Construct)

Găsirea celei mai bune variante pentru întregul sistem informatic al noii afaceri, a fost considerată de la bun început ca fiind esențială pentru succes. Ca să poți să conduci o activitate, trebuie să ai informații. Iar pe acestea nu le poți lua «pe genunchi» și nici la întâmplare. Informația trebuie să fie corectă, actualizată în timp real și să te poți baza pe ea, atunci când iei o decizie de ordin tactic sau strategic. Acesta este motivul pentru care am petrecut destul de mult timp ca să decidem pe ce soluție să mergem. Iar noi nu am avut constrângeri presetate, am fost in situația de a porni de la o «foaie albă», sub toate aspectele. - Florin Stanciu, General Manager, Brithouse (Customline Construct)

Pentru a găsi cea mai bună soluție, s-a plecat de la o analiză temeinic așezată a nevoilor viitoare, previzionate, pe fiecare zonă, pe fiecare proces de business, de la nivel operațional până la nivel strategic. Odată definite procesele, au fost definite nevoile de informație pe fiecare nivel – operațional, tactic și strategic și căutate soluțiile care să se muleze pe aceste nevoi de informație.Aveam nevoie de o bază de date care să gestioneze un număr mare de repere, de tranzacții, de operații; pe urmă aveam nevoie ca informația să o am disponibilă online, să poată fi replicată la sediul central din București și să pot urmări în timp real ceea ce se întâmplă. Apoi trebuia ca sistemul să îmi ofere informația astfel încât pe nivelurile operațional, de middle management și strategic, fiecare să o poată vedea, să o poată urmări și să ia decizii în cunoștință de cauză. Acestea au fost elementele definitorii pe care le-am luat în calcul în momentul în care am decis. Pe urmă, nu lipsit de importanță a fost să ne gândim la dimensiunea afacerii pe un anumit orizont de timp și la posibilitatea ca soluția să fie scalabilă, ca să poată fi extinsă în funcție de numărul de magazine, de operațiuni ș.a.m.d. Până la anumite dimensiuni, să fie făcută astfel încât să nu solicite investiții suplimentare. - Florin Stanciu, General Manager, Brithouse (Customline Construct)

Așadar, pe lângă întreg sistemul IT&C solicitat de specificul activității și de dezvoltarea rapidă previzionată, de gestionarea eficientă a unui volum mare de informații, în continuă schimbare, s-a arătat ca fiind pregnantă și nevoia de a comunica eficient cu personalul filialelor din țară. Și aceasta, mai ales în condițiile în care inițiatorii afacerii Brithouse au prevăzut să deschidă opt magazine, în total, până la sfârșitul lui 2008, ceea ce presupune și un personal numeros, cu nevoi de comunicare deloc neglijabile. Erau așadar necesare și instrumentele colaborative pentru a putea lucra eficient.

Soluția

După ce ne-am definit nevoile, am definit aplicațiile necesare. Ne-am indreptat către Navision, ca soluție ERP, plus o soluție dedicată pentru retail, dezvoltată de parteneri ai Microsoft și mulată pe Navision. O dată ce am stabilit că aceasta este soluția care ne este nouă utilă în momentul de față, nevoia de echipament hardware, de rețea ș.a.m.d. s-a relevat ca o consecință a ceea ce voiam să facem. Am pornit de la nevoia de informație, de la dimensiunea bazelor de date, de la numărul de tranzacții, de la numărul de magazine, ca măsuri de ordin cantitativ. - Florin Stanciu, General Manager, Brithouse (Customline Construct)

Este evident că nevoia de avea bazele de date pe SQL Server a venit și datorită aplicației Navision. Iar Exchange Server a fost ales, de asemenea, și datorită performanțelor sale dar și pentru a avea instrumente colaborative. - Cristian Leoveanu, Technical Support Manager la ITPS, una dintre firmele componente ale grupului ETA-2U, Gold Certified Partner Microsoft.

Sistemul IT&C al noii companii Customline Construct, proprietara brandului Brithouse, cuprinde astăzi aproximativ 25 de computere la magazinul din Timișoara și alte 10 stații de lucru la București, un Domain Controller și Mail server, File & Antivirus Server, Terminal Services Server, Database Server, router pentru VPN și Firewall pentru acces internet. Sistemul se bazează pe soluția Microsoft cu Windows Server 2003, Exchange 2003, SQL Server 2005, Navision, iar stațiile de lucru au Windows XP și Office 2005.

 

Serverul central cu bazele de date din București comunică în timp real cu serverul de la magazinul din Timișoara. Informația din magazin, când se face o recepție sau o vânzare, este transmisă în pachete, la anumite intervale de timp, către serverul din București. La fel, sunt disponibile și informațiile prelucrate, din capitală, pentru cei ce au drept de acces la aceste date.

Beneficiile

Pentru că dotarea cu tehnologie modernă de la Microsoft s-a făcut chiar la început de drum, pentru afacerea Brithouse este evident că nu există termene de comparație, care să arate ce anume este «mai bine», acum. Aprecierea beneficiilor unei astfel de soluții se pot face, însă, mai ales proiectându-le în viitor. Florin Stanciu subliniază această idee: Nu am la ce să mă raportez ca să spun că este mai bine sau mai rău. Ceea ce știu este că avem o soluție modernă și că ne încadrăm corect în era comunicațiilor, a secolului XXI. Azi avem circa 30 de utilizatori de poștă electronică, gestionată prin Exchange Server. Ideea a fost însă de la început ca sistemul să facă față unei creșteri a rețelei de magazine, pentru un interval de 5 ani. Unul dintre parametrii pe care i-am luat in calcul a fost și acesta: să nu mai avem nevoie să venim ulterior cu investiții suplimentare.

Cristian Leoveanu spune de asemenea: Soluția Exchange de la Microsoft este doar o platformă de mesagerie/colaborare, care pentru utilizator va fi O.K., atâta vreme cât va funcționa perfect, fără întreruperi. În acest moment, cât funcționează, nimeni nu-l laudă. Dar cel mai mare impact, după părerea mea va fi minimizarea costurilor cu colaborarea, în momentul în care vor fi aproximativ 200 de persoane care vor utiliza sistemul. Micșorarea timpilor de transmitere a datelor va permite clientului să reacționeze rapid la nevoile cumpărătorilor săi. Fiind o companie de retail, managementul stocurilor este foarte important și acest lucru se poate face doar cu un sistem cu grad mare de disponibilitate

Reprezentantul implementatorului, ITPS, firma componentă ale grupului ETA-2U, Gold Certified Partner Microsoft, mai precizează totodată că, înainte de alegerea acestei soluții, cu Server Exchange 2003, a evaluat-o sub diferite aspecte: cost total al proprietății, interoperabilitate, securitate, productivitate, scalabilitate, fiabilitate, apreciind-o ca fiind cu adevărat performantă, fără să fie o soluție dintre cele scumpe, comparativ cu altele, de același gen.

Iar Florin Stanciu, Managerul General al Customline Construct, proprietara brandului Brithouse precizează: Pentru noi, acest Exchange Server înseamnă un element de bază în activitate. Înseamnă comunicare, fără de care nu poți funcționa. Este adevărat că atunci când o ai, pare că așa este normal, că nu-i nimic extraordinar și realizezi că este o problemă imediat cum n-o mai ai, când deja intri in panică. Avem acum 130-140 de furnizori, cu care trebuie să fim în contact tot timpul. Comunicarea internă, la nivelul grupului de utilizatori, este de asemenea foarte mare. Eu zic că este un aspect critic. Să folosești comunicația, să ai informația în timp real, să te poți baza că o poți transmite și că îți poate parveni în timp real.

Pe scurt...

Organizația

La Timișoara a fost deschis primul magazin dintr-un lanț nou de hypermarketuri de bricolaj. Customline Construct, proprietara brandului Brithouse, este noul competitor al unor lanțuri de magazine de același tip – cu materiale de construcții și produse de grădinarit, unelte felurite, componente pentru produse de tip «do-it-your-self» etc.

Situația

Noua companie a avut nevoie, de la bun început, să aibă o soluție informatică viabilă pe termen lung, care să corespundă dimensiunilor și cerințelor viitoare ale afacerii, să răspundă la diferitele provocări de afaceri, previzionate sau nu, inclusiv în ce privește comunicarea.

Soluția

ETA-2U, partenerul Microsoft, a sprijinit implementarea unei soluții Microsoft, cu Windows Server 2003, SQL Server 2005, Navision, Exchange Server 2007.

Beneficii

• Premize că volumul de informație transmisă și primită să poată fi oricât de mare în viitor
• Sistemul este proiectat să facă față unei creșteri a rețelei de utilizatori, de la 30 la peste 200, fără investiții suplimentare
• În perspectiva apropiată: minimizarea costurilor cu colaborarea; micșorarea timpilor de transmitere a datelor
• Sistem cu grad mare de disponibilitate, ce oferă o reacție rapidă la nevoile cumpărătorilor
• Soluție performantă, fără să fie dintre cele scumpe, comparativ cu altele de același gen

Software, servicii

• Exchange Server 2003
• SQL Server 2005
• Windows Server 2003
• Navision
• Windows XP
• Office 2005

România Global | Hartă site