CHIMOPAR

Studiu de caz: Implementare Microsoft Exchange Server 2003

De câte ori ni s-a cerut ceva referitor la partea de colaborare, am știut că se poate... Prin Exchange Server 2003 cu sistemul de email și Live Communication Server, cu sistemul de mesagerie și colaborare s-a reușit fluidizarea traficului de informații și apropierea între departamente. Dacă ar fi să considerăm efortul depus de angajați pentru a comunica înainte de implementarea soluției, concretizat în deplasări pe distanțe mari de câteva ori pe zi și în timpul practic pierdut necesar acestei activități, vedem cu ușurință că soluția a meritat investiția, atât prin economia adusă cât și prin confortul și respectul adus muncii utilizatorului - Sergiu Barcaru, IT Manager Chimopar

Despre organizație

SC Chimopar SA - fosta Întreprindere Chimică Dudești, care a fost fondată în 1896 ca Fabrică de pulberi a armatei - este una dintre cele mai vechi și mai cunoscute firme din industria chimică românească. Din 1991, întreprinderea a devenit societate pe acțiuni cu capital majoritar de stat, iar din 1999 societate pe acțiuni cu capital integral privat. Gama largă a sortimentelor realizate, experiența în fabricație și realizarea producției în sistemul de asigurare a calității certificat de TÜV MANAGEMENT SERVICE GmbH München conferă societății o mare mobilitate în promovarea de produse noi, competitive, pe piața internă și externă.

La Chimopar, uzina chimică din marginea Bucureștilor ce are în spate o istorie de peste 110 ani, sistemul informatic a "migrat" de la aproape nimic, la momentul trecerii companiei în proprietate privată, la soluții dintre cele mai moderne de gestiune a afacerii și de comunicare. Sunt necesare puține argumente pentru a motiva aceasta evoluție:

Eram în anul 2004, an în care lumea deja folosea cu success și pe scară largă mijloace moderne de comunicare. În acest context, nu ne puteam permite ca business-ul nostru să aibă un punct slab în infrastructura informațională. Ca să supraviețuim și să ne gândim la succesul pe viitor, aveam o nevoie acută de comunicare continuă, sigură și rapidă, spune Sergiu Barcaru, manager IT la Chimopar.

Situația inițială

De la situații puse cu creionul pe hârtie, la gestiunea informatică a producției. De la telefoane date prin centrală și curieri bine antrenați pe zeci de kilometri, la mesageria electronică. De la plimbatul dischetelor și al mesajelor tipărite după ce au fost primite în computerul conectat dial-up prin modemul pus pe linia telefonică, la rețeaua bazată pe fibră optică și conexiuni wireless... Să treci direct în mileniul trei, cu o escală scurtă într-o haltă temporală a sfârșitului de secol douăzeci, poate să pară nu tocmai simplu. Dar un astfel de salt prezintă și un avantaj: faptul că este mult mai rapidă și mai eficientă construcția pe teren neted, aproape viran, fără să te mai gândești ce păstrezi din vechea structură de rezistență.

După privatizarea din 1999, compania s-a restrâns ca suprafață folosită din suprafața existentă, dar distanțele de străbătut între diferitele clădiri și puncte de lucru tot au rămas mari, cel puțin de ordinul sutelor de metri. Și volumul de date de gestionat în această companie este mare: gama de fabricație – substanțe organice, anorganice, peroxizi, reactivi – la care se adaugă intrările de felurite materii prime, depășește 2500 de produse.

Eu am venit aici în 2003, vara, își amintește Sergiu Barcaru. Erau cam 40-50 de PC-uri, la 600 de angajați, cumpărate în anii ’90. Rămăseseră chiar și unele 486. Dotarea fiind făcută de-a lungul timpului, și softul pus pe computere era extrem de variat: aveam și open source dar și sisteme Microsoft, de la MS-DOS 5.0 până la Windows ’98. Fiecare secție avea programul propriu – specific! – de gestiune și de urmărire a producției.

În ceea ce privește modalitățile de comunicare între departamente, lucrurile nu erau prea complicate: diferitele mesaje și acte ori se tipăreau pe hârtie, ori se duceau cu discheta. Și zilnic se adunau kilometri buni de alergat. Pentru accesul la internet existau 5 conturi de dial-up cu modemuri distribuite la angajații ce erau considerați ca având o nevoie expresă de acces la internet. Erau probleme mari: conexiunea pe linia telefonică cădea destul de des iar când venea un email mai mare pe dial-up, se bloca. Inițial, pentru poșta electronică exista doar o adresă de "office". Sergiu Barcaru spune: Fiecare mesaj era luat de pe computerul pe care era setată adresa și dat – tipărit sau pe dischetă – unei persoane care le distribuia, mai departe, prin fabrică.

Cu toate acestea, nevoia de evoluție a sistemului IT a fost mai întâi identificată dintr-un alt motiv: cel al diversității foarte mari de produse și de substanțe din procesele de fabricație și a diversității mari de procese tehnologice. Pentru a gestiona volumul mare de informații, era necesară o soluție de tip ERP.Inițial, când am venit aici, mi s-a spus: trebuie să instalăm o aplicație de gestiune integrată! Pentru a putea face treaba asta ne trebuia o gândire cu totul și cu totul nouă a infrastructurii, povestește Sergiu Barcaru. Apoi, ca să conturezi bine un astfel de sistem, este necesar un schimb eficient de informații, pentru care trebuie să ai un sistem modern de comunicare.

Soluția

Astăzi, la Chimopar există o infrastructură informațională modernă și eficientă, la dispoziția celor cca 300 de angajați. Călin Gheorghe, Executive Sales Manager la Q’NET, partenerul Microsoft care a implementat soluțiile IT alături de echipa Chimopar, spune: Pentru unificarea comunicațiilor în companie, clientul a optat pentru soluția bazată pe Exchange Server 2003, după ce am realizat împreună analize comparative cu celelalte soluții din piață, după ce a implementat serviciul de Active Directory și o soluție bazată pe ISA Server. Soluția implementată la Chimopar permite "publicarea" Exchange prin portalul web, iar angajații și managerii își pot accesa email-urile de oriunde ar fi, prin serviciul de Outlook Web Access.

Sergiu Barcaru povestește, la rândul său: Când am venit în această societate, în 2003, am discutat și am stabilit ce vrem și ce fel de tehnologie răspunde cerințelor noastre de business: aveam nevoie, în prima fază, de securizarea informației, capacitate de comunicare și administrare facilă, infrastructură pentru funcționarea soluției ERP. Soluțiile Microsoft bazate pe ISA Server, Exchange Server, SQL Server și Active Directory s-au dovedit a oferi ceea ce așteptam, iar integrabilitatea acestor produse a fost un factor în plus în favoarea deciziei noastre. Politicile de securitate pe care ni le doream au fost și ele în capabilitățile acestor produse. După aceea, am început colaborarea cu Q’NET. Iar pe la jumătatea lui 2004, infrastructura era funcțională...

În faza a doua, în 2005, s-a trecut și la implementarea Live Communications Server și, totodată, prin Outlook Web Access, și la folosirea serviciilor de mesagerie electronică de la distanță, de oriunde, de pe orice calculator sau terminal conectat la internet. Este, desigur, un sistem cu mult mai eficient decât cel de dinainte, în care telefoanele și drumurile până la "locul faptei" erau baza. Călin Gheorghe precizează: Oriunde ai fi și ai acces la Internet, poți să accesezi o adresă - ca și cum te-ai uita pe un site - și îți apare acolo pagina de logare, cu user-name-ul și parola din sistem, îți apare interfața de email și îți citești toate email-urile ca și cum ai fi la birou. O experiență de utilizare similară cu cea din Outlook.

Beneficiile

Cu serviciul de mesagerie rapidă implementat la Chimopar, prin Exchange Server, angajații companiei au avantajul că pot comunica între ei, facil și rapid. Este un serviciu extrem de util în condițiile în care distanțele dintre diferitele puncte de lucru rămân mari. Comunicarea prin acest sistem de mesagerie rapidă înlocuiește în bună măsură convorbirile prin telefon, care erau "la ordinea zilei", ca și utilizarea serviciilor de curier pentru transmiterea de informații tipărite.

Astăzi, circa 50.000 de email-uri sunt trimise și primite anual de pe computerele companiei, și în interiorul său și în afară. O măsurare efectivă a beneficiilor ar presupune cuantificarea kilometrilor ce nu mai sunt parcurși de curieri, a timpului câștigat și a banilor economisiți prin reducerea convorbirilor telefonice - Pot afirma că beneficiile sunt evidente!, spune Sergiu Barcaru. Înainte de această modernizare IT&C, aveam pe acea adresă unică de email cam 30-50 de mesaje pe zi, dintre care multe erau spam-uri și viruși. Este deci sigur că acum numărul apelurilor telefonice și al faxurilor în exterior a scăzut foarte mult, datorită email-ului.

Economii de circa 20 de mii de apeluri telefonice pe an

La o socoteală estimativă poate să rezulte că, de la circa 5-6 mii de mesaje utile primite și trimise anual, s-a ajuns acum la aproape de opt ori mai multe. Aceasta înseamnă că deja au fost înlocuite pe puțin 15-20 de mii de apeluri telefonice și/sau faxuri transmise, anual. Ceea ce, desigur, înseamnă o economie substanțială pentru companie.

Colaborarea în interiorul companiei a crescut enorm!

Dincolo de asemenea socoteli, prin care se pot cuantifica niște câștiguri financiare concrete, noul sistem a adus și alte beneficii vizibile... cu ochiul liber!
Sergiu Barcaru spune: Practic, s-a fluidizat enorm traficul de informație prin Exchange Server 2003, prin sistemul de email și cel de chat. În comunicarea cu exteriorul aveam adesea probleme: de multe ori mesajele ce ajungeau pe fax nu erau lizibile, foloseam curier, poștă - totul se mișca mai greu. Dacă înainte făceam un document pe computerul meu, îl tipăream și plecam să îl duc celui care avea nevoie de el, la 600 de metri distanță; acum pot să îl listez direct pe imprimanta de lângă acel coleg, care doar se întinde ca să își ridice foaia. Iar un utilizator mai avansat poate să folosească mult mai multe funcții ale acestei soluții. De exemplu, pot să vorbesc cu un coleg despre un document comun și, la un moment dat, să vreau să îi arăt ceva în acel document. În loc să îmi trimită documentul, eu să îl deshid și să mă uit în el, separat de coleg, acesta poate acum să deschidă documentul la el în computer și să îmi partajeze fereastra respectivă. Astfel putem privi și discuta amândoi pe aceași reprezentare grafică.

Sistemul de colaborare adus prin Exchange Server 2003 a schimbat procedurile de lucru în Chimopar, a schimbat fluxul de informații, a eficientizat întregul proces. Și, deloc de neglijat, astăzi pot să fie și chiar sunt trimise la utilizatori și rapoarte cu generare automată, prin Microsoft Reporting Services, serviciul furnizat de SQL Server 2005.

Și agenții de vânzări de pe teren sunt... în interior

Înainte, chiar și transmierea unei comenzi de la un beneficiar către secția de producție era o treabă dificilă. Adică oricum cu mult mai complicată decât este acum. Dar aceasta nu este totul: astăzi, opt agenți de vânzări, pe zone din țară, dotați cu laptop-uri, umblă pe la clienți și trasmit comenzi - de la distanță comunică cu fabrica. Ca și cum ar fi aici. Au la dispoziție întreaga infrastructură prin conexiuni VPN de pe carduri 3G: e-mail, mesagerie, file-server. Oferte, documentație, specificații sunt oricând disponibile, spune Sergiu Barcaru.

Este exclus să spui "nu se poate"!

De câte ori mi s-a cerut ceva, am știut că se poate, ba chiar în condiții dintre cele mai bune. Avem o soluție integrată bazată pe tehnologie Microsoft, soluție care ne permite să dezvoltăm foarte repede orice serviciu, mai ales având, ca noi, un sistem flexibil de licențiere, mai precizează Sergiu Barcaru.

Pe scurt...

Organizația

SC Chimopar SA - fosta Întreprindere Chimică Dudești, fondată în 1896 - a devenit, din 1999, societate pe acțiuni cu capital integral privat. Sistemul informatic a "migrat" de la aproape nimic, practic vorbind, la soluții dintre cele mai moderne de gestiune a afacerii și de comunicare.

Situația

Un volum mare de cheltuieli și de timp era consumat în comunicarea pe toate nivelurile, în absența unui sistem electronic de mesagerie.

Soluția

Q’NET, partenerul Microsoft, a sprijinit implementarea unui întreg sistem informatic cu servere Microsoft. Comunicarea Chimopar se bazează azi pe Exchange Server 2003 cu Outlook Web Acces și Live Communications Server.

Beneficii

Reducerea costurilor de comunicare, serviciile de mesagerie electronică înlocuind zeci de mii de apeluri telefonice și sute de kilometri străbătuți de curieri
Reduceri importante de costuri pentru tipărire - hârtie, tonere - și consumabile gen dischete
Creșterea semnificativă a colaborării în interiorul companiei a schimbat procedurile de lucru în Chimopar, a schimbat fluxul de informații, a eficientizat întregul proces
Agenții de vânzări pot acum, de la distanță, să trasmită comenzi și să acceseze informații din interiorul companiei
Informația circulă mult mai repede
Comoditate în utilizare, satisfacția utilizatorilor

Software, servicii

România Global | Hartă site