Consiliul Județean Ilfov

Studiu de caz: Instituția se modernizează folosind tehnologii Microsoft

Trăim în era informațională, Internetul schimbă lumea, iar Consiliul Județean Ilfov participă acum la acestă schimbare. Portalul instituției va permite cetățenilor să reducă numărul deplasărilor la ghișee și să-și rezolve o bună parte din solicitări din fața calculatorului. Produsele Microsoft ne-au ajutat să oferim aceste servicii și să arătăm, astfel, interes și respect pentru contribuabili - Cristache Rădulescu, Președinte Consiliul Județean Ilfov.


Despre organizație

Consiliul Județean Ilfov coordonează, conform prevederilor constituționale, activitatea consiliilor comunale și orășenești din cadrul județului omonim, în vederea realizării serviciilor de interes public.

Din punct de vedere administrativ, pe teritoriul judeţului Ilfov se regăsesc 8 orașe și 32 de comune, cu un total de peste 300.000 locuitori. Activitatea Consiliului Județean Ilfov este coordonată prin intermediul a 31 de consilieri grupați în 7 comisii de specialitate - Buget/Finanțe, Urbanism, Agricultură/Mediu, Cultură/Invățământ, Ordine Publică și Asistență Socială/Comercială. La nivel executiv, în cadrul Consiliului activează mai multe Servicii Publice și Direcții Generale cu activitate permanentă și care însumează un număr de peste 700 funcționari publici. În 2010, Consiliul Județean Ilfov gestionează un buget general de investiții de 30.385.239 EUR.

Situația inițială

În 2008, Consiliul Județean Ilfov alături de o echipă de consultanță (consultanţii externi fiind puşi la dispoziţie de firmele Mobius SRL și Euro Management Grup SRL) a iniţiat un audit cu privire la infrastructura existentă în cadrul primăriilor din judeţ şi a gradului de informatizare a acestora. La nivelul primăriilor s-a înregistrat o lipsă acută de dotări IT, numărul PC-urilor fiind mult prea mic în raport cu numărul angajaţilor. Majoritatea instituţiilor nu aveau un website, iar acolo unde exista o prezenţă online, site-urile nu erau actualizate şi nu respectau legislaţia actuală. În majoritatea cazurilor, nu existau adrese de email personalizate şi nici servicii electronice pentru interacţiune cu cetăţenii. Mai mult, în câteva situaţii nu existau aplicaţii tip Office şi nici documente în format digital, multiplicarea formularelor pentru cetăţeni făcându-se exclusiv prin copierea pe hârtie a unui model, fără posibilităţi de actualizare.

În urma auditului, am constat că, în rândul primăriilor din județ, existau multe departamente unde nu exista nici măcar un PC, că majoritatea website-urilor ofereau doar datele de contact cu telefon și email, fără alte informații de actualitate și fără să respecte cerințele legislației din domeniu. Mai mult, la nivel de formularistică lipseau formatele digitale, activitatea desfășurându-se prin multiplicarea la copiator a unor versiuni mai vechi și oarecum degradate, declară Flori Cioată, Asistent Manager de Proiect.

Ca dotare cu soluții informatice, la nivelul primăriilor au fost identificate doar aplicații financiar-contabile, singura excepție fiind Consiliul Județean, unde existau o serie de investiții anterioare în aplicații specifice pentru anumite Direcții: Buget, Contabilitate, Urbanism etc. Lipsa aplicațiilor din cadrul primăriilor punea însă Consiliul Județean în imposibilitatea obținerii rapide a datelor, acestea circulând exclusiv pe suport hârtie. În cadrul Departamentului de Urbanism, spre exemplu, pentru emiterea acordului necesar obținerii autorizațiile de construcții, îm lipsa datelor, se pierdea foarte mult timp în relaționarea cu departamentele similare din primării pentru obținerea informațiilor, lucrându-se pe telefon, hârtie și fax, afirmă Flori Cioată.

Această situație inducea unele sincope în colaborarea aparatului administrativ al județului și făcea necesară existența unui sistem integrat de e-Administrație.

Soluția

Internetul schimbă lumea, iar Consiliul Județean Ilfov participă acum la acestă schimbare
Cristache Rădulescu
Președinte
Consiliul Județean Ilfov

Realitatea din teren, combinată cu oportunitatea obţinerii unei finanțări europene, au contribuit la realizarea unui studiu de fezabilitate şi la completarea unei cereri de finanţare în cadrul Progamului Operaţional Sectorial Creşterea Competitivităţii Economice. Această etapă a fost facilitată de colaborarea cu EUGA, care a intermediat gratuit accesul la consultanţa necesară scrierii proiectului.

Astfel, instituţia a beneficiat, începând cu iulie 2009, de o asistenţă financiară nerambursabilă pentru derularea proiectului Implementarea unei soluții de e-guvernare la nivelul Consiliului Județean Ilfov și a Consiliilor Locale din județ pentru eficientizarea serviciilor publice oferite cetățenilor și mediului de afaceri. Valoarea totală a proiectului a fost de 6.604.500 RON din care asistența financiară neramburabilă a reprezentat 5.438.997 RON. Contractul de finanţare a fost încheiat cu MCSI, ca Organism Intermediar.

Proiectul avea două obiective majore: dezvoltarea serviciilor publice on-line, ca instrument de management al relațiilor cu cetățenii și societățile comerciale, și eficientizarea aparatului administrativ din cadrul instituțiilor județului prin automatizarea fluxurilor de lucru.

Alegerea soluției

Logo TeamNet

După alocarea finanțării, prin Serviciul Public de Cooperare Internă şi Internaţională, Consiliul Județean Ilfov a realizat un caiet de sarcini şi a organizat o licitaţie pentru implementarea proiectului tehnic - furnizarea de echipamente şi aplicaţii informatice. La licitaţie au participat două companii, câştigătoare fiind TeamNet Internaţional SA, cu o soluție dezvoltată pe platforma Microsoft Citizen Service, compania TeamNet fiind Microsoft Gold Certified Partner.

Proiectul consta în dezvoltarea unei platforme de portal Web care să ofere, către exterior, interfața necesară livrării serviciilor online, iar către interior mediul colaborativ pentru automatizarea fluxurilor de lucru pe baza unei aplicații dedicate managementului documentelor. Platforma Microsoft Citizen Service, din care fac parte tehnologii precum: Microsoft SharePoint Server, Windows Server, SQL Server, Exchange Server, BizTalk Server etc și care pot fi utilizate în diverse combinații, a mai fost utilizată în cadrul unor proiecte similare derulate la Primăria Buzău și Consiliul Județean Bistrița.

Sistemul informatic dezvoltat de compania TeamNet pe baza produselor Microsoft va schimba radical, în bine, modul de lucru în cadrul Consiliului Județean. În scurt timp, atât eu cât și colegii mei vom avea la dispoziție, prin câteva click-uri, toate datele necesare luării deciziilor. Nu va mai fi nevoie să așteptăm ca aceste date să fie trimise de primăriile din cadrul judeţului sau de funcționarii instituției noastre prin poșta sau curier. Ne vom alinia și noi vremurilor în care trăim și vom accesa cele mai moderne mijloace de comunicare. Este un câștig de timp foarte important pentru persoanele cu funcții decizionale, afirmă Cristache Rădulescu, Președintele Consiliului Județean Ilfov.

Derulare proiect

Proiectul derulat de Consiliul Județean Ilfov a început să fie implementat în iulie 2009 şi are ca termen de finalizare jumătatea anului 2010. Proiectul are două obiective majore: dezvoltarea serviciilor publice online şi eficientizarea aparatului intern a 14 instituţii implicate: Consiliul Județean Ilfov şi 13 Unităţi Administrative Teritoriale - Primării. Aceste obiective au fost acoperite prin implementarea unei soluţii din categoria portal dezvoltate pe componente ale platformei Microsoft.

Pentru atingerea obiectivelor, TeamNet Internațional folosește Microsoft SharePoint Services în dezvoltarea unui portal extern pentru livrare de servicii moderne către cetăţeni. Aceeași platformă Microsoft expune și un portal intern pentru facilitarea lucrului colaborativ şi a comunicării în cadrul instituţiei, peste care s-a implementat o soluție de Document Management. Complementar, au fost asigurate și comunicațiile necesare funcționării acestei soluții: o rețea VPN şi interconectarea cu Sistemul Electronic Naţional.

Arhitectura sistemului are la bază o serie de tehnologii Microsoft, utilizate în numeroase proiecte, atât în sectorul privat cât şi în cel public:

  • Sistem de operare – Windows Server 2008
  • Portal - Windows SharePoint Services 3.0
  • Aplicații interne - ASP.NET 3.5
  • Baze de date - SQL Server 2008
  • Microsoft Windows Vista și Windows 7 pe calculatoarele stații de lucru
  • Microsoft Office 2007
  • Microsoft Analytics

Ca topologie, sistemul informatic este unul centralizat, atât din punct de vedere al bazei de date cât şi din punct de vedere al serverului de aplicaţii. Astfel, se asigură o întreţinere mai uşoară şi se creşte nivelul de securitate. Nucleul principal al sistemului este reprezentat de serverul de aplicație ce va fi instalat la nivel central, în cadrul Consiliului Județean Ilfov. Aici vor fi stocate şi procesate toate datele. Primăriile implicate în proiect vor avea acces la resurse prin intermediul Internetului. Comunicarea se va realiza în baza protocolului securizat HTTPS, respectând toate mecanismele de autentificare şi de autorizare.

Un aspect important în cadrul proiectului a fost personalizarea Microsoft SharePoint Services pe nevoile Consiliului Județean Ilfov. S-au făcut adaptări la nivel de design - culori, logo, creare identitate - a fost migrat și organizat conținutul deja existent și au fost create facilități pentru introducerea datelor prin precompletări de formulare și predefiniri de opțiuni.

La nivelul portalului extern, disponibil cetățenilor, au fost definite o serie de niveluri de acces:

  • vizitator fără autentificare, ne-logat - permite vizualizarea conținutului public și accesarea șabloanelor sau modelelor de formulare;
  • vizitator autentificat prin activarea pe email a cererii de înregistrare - oferă, complementar, acces la forumuri, chestionare, sondaje;
  • vizitator autentificat și validat - necesită o vizită fizică la primărie pentru verificarea datelor, se acordă drepturi suplimentare pentru acesul datelor de natură personală (valoare taxe și impozite), permite depunerea online a documentelor și verificarea stării acestora, primirea de notificări, înscrierea online la audiențe etc, totul într-un spațiu de lucru propriu.

Cetățenii au posibilitatea să editeze online sau să încarce documentele necesare, în funcție de tipul și complexitatea acestora. Complementar, pentru reprezentanții mass-media există o serie de funcționalități dedicate ce permit acreditarea online.

Portalul extern este format dintr-un site principal dedicat Consiliului Județean și din alte 13 subsite-uri personalizate pentru primăriile implicate în proiect. Pentru cetățeni, serviciile sunt identice, diferind însă fluxul pe care intră aceste interacțiuni și procesarea documentelor.

În cadrul proiectului, a fost realizat un depozit de date - sau Data Warehouse) - care colectează informații din toate aplicațiile existente la nivelul Consiliului Județean. Pentru analiza acestor date și crearea de rapoarte manageriale a fost utilizată soluția Microsoft Analytics. Rapoartele disponibile sunt atât predefinite cât și personalizabile.

Pentru monitorizarea proiectelor derulare de către Consiliul Județean a fost dezvoltat un modul de Project Management. Modulul, bazat pe funcționalități standard existente în SharePoint (grafice Gantt) permite monitorizarea termenelor și livrabilele unui proiect precum și alocarea de elemente, resurse și sarcini diverșilor membri ai echipei. Funcționalitățile acoperă analiza financiară (fluxuri de încasări, plăți și termene) dar și analize de senzitivitate și risc. Modulul este disponibil oricărei persoane implicate în gestionarea proiectelor din cadrul Consiliului Județean și permite alocarea personală a drepturilor de acces.

Soluția oferă și funcționalități tip CRM. Pentru preluarea și rezolvarea cazurilor, funcționarul public accesează fișa unică a cetățeanului pentru obținerea unei imagini complete a interacțiunii dintre acesta și instituție.

Beneficiile

Soluția dezvoltată de TeamNet Internațional pe platforma Microsoft Citizen Service a îndeplinit obiectivele proiectului, atât din punct de vedere al serviciilor online cât și al eficientizării activității instituțiilor implicate. Livrarea acestor servicii va aduce o serie de beneficii majore pentru Consiliul Județean Ilfov şi celor 13 primării implicate, atât prin creşterea transparenţei actului administrativ şi creşterea gradului de satisfacţie a cetăţenilor cât şi prin respectarea normelor europene privind serviciile electronice. Complementar, prin existenţa funcţionalităţilor de lucru colaborativ şi document management, va creşte eficienţa aparatului legislativ, iar prin accesul rapid şi centralizat la date, managerii instituţiilor vor putea lua decizii rapide şi inspirate.

Principalele beneficii sunt:

Creșterea gradului de satisfacție al cetățenilor în relația cu autoritățile locale

  • Îmbunătățirea serviciilor oferite cetățenilor atât prin introducerea unor servicii noi (petiții online, sondaje, registratură online) cât și prin creșterea calității celor deja existente.
  • Creșterea calității răspunsului oferit solicitărilor cetățenilor. Funcționarii publici, având acces rapid la informații din surse multiple, pot aprofunda problema și pot oferi răspunsuri bine documentate și fundamentate, consideră Flori Cioată.
  • Reducerea timpilor de așteptare în vederea obținerii informațiilor necesare. Chiar dacă legislația prevede un timp maxim de răspuns de 30 de zile, timpul real de răspuns poate fi mult mai mic prin accesarea centralizată a datelor.
  • Portalul dezvoltat va permite reducerea numărului deplasărilor fizice la instituțiile publice și o experiență pozitivă în utilizarea serviciilor online, prin asigurarea unui spațiu personalizat de interacțiune și colaborare, a notificărilor pe email etc.
  • Creșterea feed back-ului oferit cetățenilor prin interacțiune directă cu aceștia în cadrul forumurilor și a sondajelor de opinie.
  • Creșterea transparenței actului administrativ.

Creșterea eficienței compartimentelor Consiliul Județean Ilfov și a primăriilor din subordine

  • Reducerea timpului de lucru alocat rezolvării unor sarcini prin obținerea imediată a informațiilor necesare.
  • Creștere productivității la nivel de funcționar prin utilizarea unor aplicații performante de generare și editare conținut.
  • Creșterea calității deciziilor pe baza accesului managerilor la rapoarte detaliate ale activității instituției. Factorii decidenți ai instituției sunt permanent informați fără a mai pierde timp cu telefoane și discuții cu angajații pentru obținerea acestora. Mai mult, informațiile din sistem sunt permananent actualizate și consolidate din surse multiple - Flori Cioată.
  • Reducerea generică a costurilor operaționale. Migrarea fluxurilor de lucru la nivelul portalului intern are un impact direct asupra costurilor cu telefonia și consumabilele - hârtie, toner etc.
  • Simplificarea modului de circulație a documentelor în cadrul instituției. Chiar dacă se păstrează și formatul pe hârtie al documentelor, circulația acestora pe circuitul digital este mult mai simplă și mai rapidă.
  • Creșterea gradului de control asupra activității din județ prin acces la date reale și complete de la nivelul Primăriilor.
  • Reducerea întârzierilor în timpii de răspuns la solicitări prin monitorizarea atentă a circulației documentelor și conștientizarea fiecărui funcționar de sarcinile alocate.
  • Creșterea eficienței în derularea proiectelor prin monitorizarea atentă a etapelor și obiectivelor acestora.