Depozitul de Carte

Studiu de caz: Soluție de Business Intelligence pentru eficientizarea distribuției

Gestionarea a mii de titluri ar fi aproape imposibilă fără o soluție informatică performantă, fără ERP-ul și fără soluția Business Intelligence construită pe platforma Microsoft. Este deosebit de util acest instrument și eu îl folosesc frecvent - Talida Grigorescu, Director Achiziții la Depozitul de Carte

Despre organizație

Depozitul Distribuție de Carte - DDC - sau Depozitul de Carte, cum mai este cunoscut, s-a înființat în 2002, special pentru a aproviziona, cu diferite lucrări tipărite, rețeaua națională de peste 80 de magazine Diverta. Dar în ultimii trei ani, tânăra companie și-a mărit considerabil numărul clienților: librării, distribuitori mai mici, lanțuri de hypermarketuri, en-gros-uri și alte companii care vând cărți populației. Chiar dacă principalul client a rămas Diverta, Depozitul de Carte a adunat în timp record alți peste 300 de clienți. Astăzi, este cel mai mare distribuitor de carte din România, dominând această piață cu o cotă de 30%. Cumpără mii și zeci de mii de titluri, de la nu mai puțin de 130 de edituri – dintre care 15 din străinătate – pe care apoi le distribuie clienților săi. Pentru cei mai mari, cum este Diverta, DDC continuă să fie unicul distribuitor/furnizor de carte.

Cu o dezvoltare tot mai accelerată, mai ales după 2006, DDC și-a înnoit permanent și sistemul informatic. Dacă în 2002 DDC a avut prima soluție de tip ERP de gestionare a afacerii, în 2006 a ajuns la o a treia versiune a acestei aplicații.

Dar la un asemenea tip de activitate și cu un astfel de volum, era nevoie de și mai mult. Pentru o companie cum este Depozitul de Carte, folosirea inteligentă a tehnologiilor informatice este, dincolo de moft, mai mult decât o condiție de supraviețuire, mai mult chiar decât o cale de eficientizare. Este condiția de menținere pe locul întâi. Ca lider de piață.

Situația inițială

Astăzi, în baza de date a companiei Depozitul Distribuție Carte (DDC) există peste 50.000 de titluri de carte, din care "pe stoc" sunt cam 15.000. Restul sunt fie cărți care nu se mai vând, fie stocuri epuizate ori care trebuie să se "reîmprospăteze" cu ediții noi. Și mereu se editează cărți noi...

În prezent apar, în medie, circa 500 de titluri noi pe lună, pe care noi trebuie să le urmărim. Și aceasta, în condițiile în care avem ca furnizori cam 100 de edituri de carte românească. Iar din piața internațională – titluri de ordinul miilor. Pe de altă parte și clienții au, fiecare, specificul propriu. Pot să am o carte pe care o vând la unul, la doi sau poate la toți clienții, iar pentru cei mai mari clienți să vând câteva mii de titluri. Și atunci, gestionarea lor ar fi aproape imposibilă fără o soluție informatică performantă, spune Talida Grigorescu, Director Achiziții la DDC.

De la început, Depozitul de Carte a avut un sistem informatic destul de bine pus la punct. Din 2002, a trecut chiar la a doua versiune a ERP-lui numit Cogito, produs de Sistec-SBsol, divizia de soluții IT a grupului RTC.

Dar, de prin 2005, DDC a evoluat foarte mult; a început să își dezvolte baza de clienți; pe măsură ce compania a început să crească, au crescut și nevoile ei. Și atunci au simțit nevoia unui sistem cu mult mai bun. Noi începusem să lucrăm deja la versiunea a treia de ERP, pe care am implementat-o ca pilot, în DDC, în 2006, își amintește Mihai Catan, Director dezvoltare Cogito la Sistec-SBsol.

ERP-ul Cogito avea un modul propriu de raportare dar era o soluție de raportare... clasică. Datele se exportau în Excel și de acolo, eventual, se mai prelucrau, dacă mai era nevoie. Dar când voiai să faci mai multe analize, să vezi din ce cauză stocul minim sau cel maxim pe un produs este prea mare sau prea mic, din ce cauză ai o anumită marjă pe un produs sau în ce cantități este optim să achiziționezi o carte, era aproape imposibil să obții un astfel de raport.

Mai mult: dacă inițial în DDC erau numai 8 oameni, acum nu mai puțin de 25 sunt cei care trebuie să aibă informații și să ia decizii variate: coordonatori de vânzări, key-accounts și reselleri, un agent de vânzare, doi asistenți operaționali care pregătesc și rapoarte, manageri de produs și analiști control. Practic, fiecare dintre ei gestionează, deși în alt fel, același număr de edituri. Ei sunt cei între care sunt împărțite diferitele sarcini: promovarea produselor, încadrarea lor, gestionarea bazelor de date, poziționarea produsului pe o anumită scară ierarhică în funcție de o estimare de vânzare și multe altele. Și atunci fiecare dintre ei are nevoie de informații sintetizate în forme felurite de rapoarte.

Așadar, la DDC, de la an la an a crescut numărul furnizorilor, numărul de clienți, gama de produse, angajați cu nivel de decizie. Iar aceștia aveau nevoie să dispună de o viziune mai clară, permanentă și în timp real, a afacerii.

Soluția

Logo SISTEC-SBSOL

Mihai Catan explică ce soluție au găsit, împreună, partenerul Microsoft Sistec-SBsol și clientul Depozitul Distribuție Carte: Folosind tehnologia Microsoft, am început să construim o aplicație de Business Intelligence (BI), iar anul trecut – în separatembrie 2006 – am făcut prima implementare a acesteia, la DDC. Din punct de vedere tehnologic, soluția noastră are multe lucruri care stau în spate și nu se văd, dar toată tehnologia de BI este de la Microsoft: SQLServer 2005, Reporting Services, Analysis Services... Ca interfață, ce se vede pentru utilizatorul final este un portal, o aplicație web bazata pe tehnologia SharePoint, în care noi am modelat aceste funcționalități.

BI de la Microsoft este deosebit de util, eu îl folosesc frecvent.
Talida Grigorescu
Director Achiziții la DDC

Datele care sunt în ERP-ul Cogito sunt preluate automat de un pachet Integration Services și duse într-o bază de date SQL 2005 (Data Warehouse), unde se fac diverse prelucrări. O mare parte se duc apoi în Analysis Services 2005, unde sunt construite câteva cuburi OLAP. În Reporting Services sunt modelate o parte din rapoarte, iar pentru unele dintre acestea, specialiștii de la Sistec-SBsol au construit propriile controale grafice. Mai departe, informațiile sunt afișate într-o soluție bazată pe SharePoint cu Excel Services. Practic, soluția are două componente, ambele bazate pe SharePoint, dar una dintre ele și pe Excel Services din Office Server 2007.

Utilizatorii de la DDC lucrează doar pe website iar fișierele tip Excel pe care le văd sunt în cadrul website-ului. Mai departe, datele se pot exporta în Excel, dar din diferite motive, mai ales cele de securitate, în momentul de față exporturile nu se fac cu date legate la cubul OLAP. Se lucrează doar în SharePoint. Practic, este o soluție în care sunt accesate dimensiuni/măsuri dintr-un cub OLAP, le trage pe ecran și începe să facă analiza, punctează Mihai Catan.

Aplicația este personalizată pentru fiecare utilizator, fiecare având un rol specific în companie. Fiecare are propriul său portal și, în momentul când accesează aplicația, intră în pagina principală și vede exact informațiile specifice de care are nevoie.

Avem un plan de migrare a DDC și a întregului grup din care face parte, pe arhitectură de Active Directory integrată. Și atunci, drepturile pe care le are un utilizator în Active Directory se vor pune automat și în ERP-ul Cogito și, mai departe, în BI. Tot legat de tehnologia Microsoft, dorim migrarea la SQL Server 2008, pe care o vom face datorită facilităților pe care acesta le oferă pe partea de BI: are în plus niște controale grafice deosebit de interesante pe partea de raportare, dar și alte facilități. Și în continuare, vrem și o integrare pe partea de Data Mining, o modelare a soluției..., mai spune Mihai Catan.

Beneficiile

Ca și în multe alte cazuri, când vine vorba despre beneficiile unei astfel de soluții, primul care vine ca răspuns este... câștigul de timp. Apoi, informații! Pe care ERP-ul nu putea să le dea. Decât parțial și destul de greoi. De exemplu, vreau să văd, pe un furnizor, ce vânzări am pe 2007, pe fiecare client în parte. Din Cogito, normal, ar trebui să primesc un raport care însă n-o să iasă niciodată, pentru că are de prelucrat enorm de multe date și nu are cum. Sau, pe fiecare lună în parte – adică 12 rapoarte, pe un furnizor; dar fiecare raport pe client durează câte 20 de minute și până le "lipesc" ca să fac un raport, îmi ia ore și chiar o zi întreagă! În BI, îmi trebuie mai puțin de 3 minute. Este deosebit de util acest instrument, eu îl folosesc frecvent", spune Talida Grigorescu.

Și un alt exemplu: un raport, care înainte nu ar fi putut fi făcut decât cu o muncă de câteva luni, devenea inutil într-un asemenea interval de timp. Este vorba despre vânzările pe fiecare dintre cei 113 furnizori în parte și pe fiecare canal de vânzare separat și, mai mult de atât, pe fiecare dintre clienții mari și apoi, pe cei mici la un loc. Acest raport detaliat îl obțin acum doar în câteva ore. Și mi-ar fi fost imposibil să îl fac în Cogito, accentuează Talida Georgescu.

Se poate spune așadar și că acum cei de la DDC află, practic vorbind, lucruri noi. Prin modul în care informația poate fi organizată, extrasă și vizualizată. Dacă înainte puteau fi văzuți câțiva copaci din ansambul pădurii, acum se poate vedea toată pădurea în ansamblul ei dar și fiecare copac în parte. Ba chiar și cei care erau mai ascunși: În afară de raporatele pe care ei deja ni le-au făcut și sunt standard, eu pot să îmi scot și orice raport personalizat de care am nevoie, în orice moment, adaugă Talida Georgescu.

Acest plus de informații îi sprijină, desigur, pe componenții echipei DDC în luarea deciziilor. De exemplu, în fiecare lună ei stabilesc cu furnizorii cărțile pe care le vor propune clienților și aceasta presupune o analiză atentă făcută de fiecare manager de produs. Se poate discuta despre ce situații s-au înregistrat luna precedentă în ce privește cărțile (vândute la X, Y, Z, blocate, etc) și ce anume este de făcut în luna care urmează. În funcție de aceste raportări, furnizate de BI, care acum sunt exacte și în timp util, sunt luate deciziile potrivite. Decizii privind achizițiile, condițiile comerciale prin prisma vânzărilor, vânzările, ce și unde se vinde etc.

De ce BI pe platforma Microsoft ?

În această privință, Mihai Catan este tranșant: Am analizat destul de mult până să ne hotărâm să dezvoltăm soluția de BI pe tehnologia de la Microsoft sau să luăm altceva. În 2006, am tot avut vizionări și demo-uri de aplicații consacrate, am făcut o analiză a ceea ce există pe piață și ce puteam noi să facem și apoi ne-am decis. Planurile pe care le avea Microsoft legat de această tehnologie, modul în care a crescut în ultimul timp, ne-a făcut să preferăm Microsoft altora. Două criterii sunt esențiale: fiabilitatea este primul. Al doilea criteriu este legat de preț, pentru că unul dintre segmentele de clienți, pe care-l țintim în continuare, este al celor ce au un ERP care rulează pe o bază de date SQL Server. Și atunci este foarte ușor să adaugi o soluție de acest gen, costurile sunt destul de mici pe partea de licențiere".

Așadar, plusul adus în construcția BI-ului pe platforma Microsoft face ca dezvoltarea, achiziția, implementarea acestui tip de aplicație să fie mai convenabile financiar. Și Mihai Catan punctează: Noi chiar am fost încântați de platforma Microsoft pusă la dispoziția partenerilor. Pentru că pe ea poți să construiești și să aduci valoare clienților la care implementezi soluția respectivă. BI-ul este în general scump, dar cel de la Microsoft poate fi făcut accesibil unii număr mult mai mare de clienți".

Pe scurt...

Organizația

Depozitul Distribuție Carte este cel mai mare distribuitor de carte din România, cu peste 300 de clienți și zeci de mii de titluri vândute, dominând această piață cu o cotă de 30%. La o complexitate mare a activității sale, folosirea inteligentă a tehnologiilor informatice este o condiție de menținere. Pe locul întâi.

Situația

Cu peste 50.000 de titluri de carte în baza de date a companiei, alte câte 500 de titluri noi pe lună și o mulțime de furnizori și de clienți, pe măsură ce compania a început să crească, nevoile de analiză și informare ale angajaților cu nivel de decizie au crescut și ele. Devenise necesară obținerea a tot mai multor informații prelucrate, sintetizate, concise, cu disponibilitate maximă, ușor de găsit și de prelucrat și plasate într-un loc în care să le poată accesa oricine primește dreptul de acces.

Soluția

Sistec-Sbsol, partener Microsoft, a dezvoltat și implementat ERP-ul Cogito și soluția de Business Intelligence pe platforma Microsoft, acesta devenind rapid instrumentul cu care cei de la Depozitul de Carte își măresc acum eficiența activității.

Beneficii
  • Reducerea costurilor de comunicare, serviciile de mesagerie electronică înlocuind zeci de mii de apeluri telefonice și sute de kilometri străbătuți de curieri
  • Reduceri importante de costuri pentru tipărire - hârtie, tonere - și consumabile gen dischete
  • Acces ușor și în timp util la informații critice, înainte inaccesibile = decizii optime la timpul potrivit.
  • Ușurința de obținere și utilizare a rapoartelor a făcut să crească numărul acestora.
  • Utilizatorii obțin rapoarte utile în 2-3 minute, față de ore sau chiar zile, înainte.
  • Corolar: câștiguri substanțiale în timpul de muncă.
  • Decizii mai corecte, mai exacte, mai bine fundamentate.
  • Un instrument prietenos, care permite utilizatorului să creeze rapoarte noi.
Software, servicii
Alte studii de caz cu Business Intelligence
Microsoft.ro/Business People Ready
România Global | Hartă site
Microsoft Profilul dumneavoastră | Contactați-ne | Sediul filialei | Abonare la buletine

© 2009 Microsoft Corporation. Toate drepturile rezervate.     Condiții de utilizare | Mărci comerciale | Declarație de confidențialitate