Europe Development International

Studiu de caz: Implementare Microsoft Dynamics NAV

Compania Lagardere Active Radio International, parte a grupului Lagardere care funcționează în întreaga lume - 12 țări numai în Europa - este deținătoarea majoritară a societăților Europe Developement International - EDI - și Regie Radio Music - RRM. LARI deține, de asemenea, managementul societății Radio XXl.

Despre organizație

EDI deține licențele postului de radio Europa FM, primul post de radio comercial privat cu acoperire națională, care emite din anul 2000. După doar 6 luni, a devenit cel mai ascultat radio privat la nivel național, supremație pe care și-a păstrat-o de-a lungul anilor. Europa FM are 45 de stații în toată țara.

Radio XXI SRL deține licențele Radio 21 și Vibe FM. Radio 21 emite din 1993 și este de câțiva ani liderul audiențelor radio din București. Radio 21 are 40 de stații de emisie.

Deși are doar 1 an de zile de activitate și doar 8 stații, Vibe FM se clasează pe primul loc în clasamentul radiourile dance din România.

Regie Radio Music este regia care gestionează vânzările de spațiu publicitar pentru cele trei posturi de radio.

Grupul din România are 150 de salariați și o cotă de piață de peste 40%. În anul 2007 cifra de afaceri a fost de 15 milioane de euro.

În ultimii ani politica grupului s-a bazat pe extinderea în teritoriu prin achiziții de rețele radio, dar și pe consolidarea poziției în mediul online. Site-urile trustului, www.europafm.ro, www.radio21.ro, www.vibefm.ro sunt cele mai accesate site-uri din categoria "muzică" din România.

Mai mult decât atât, www.europafm.ro a fost primul portal al unui post de radio de la noi din țară. Tot din trust fac parte și site-urile www.umornegru.ro, www.sportival.ro, www.stiumuzica.ro și www.dementa.ro.

Situația inițială

Înainte de Microsoft Dynamics NAV, în România, grupul beneficia de o aplicație dezvoltată în FOX de către o companie locală, care permitea gestiunea în domeniile: financiar-contabilitate, salarii, mijloace fixe, vânzări. Deoarece compania mamă avea solicitări foarte complexe privind raportările, a devenit necesară schimbarea instrumentelor de gestiune pentru zona de financiar și cea de gestiune a mijloacelor fixe. Aplicația anterioară avea limitări majore în generarea acestor rapoarte: prelucrarea datelor era făcută manual și consuma foarte mult timp, iar pe măsură ce activitatea s-a intensificat (s-a ajuns la trei posturi de radio) aceasta devenea aproape imposibilă

Drept urmare, s-a constatat că era nevoie de un sistem mai performant de gestiune financiar-contabilă care să se integreze în același timp cu aplicațiile pentru vânzări și salarizare deja existente.

Anterior aveam un sistem simplu de contabilitate care nu permitea definirea unor indicatori; informația exista, dar trebuia prelucrată manual, ceea ce implica un consum mare de timp și făcea posibilă apariția unor erori. Mai mult, la nivel de grup se dorea un sistem unitar de raportare, declară Irina Năstăsache, Director Financiar, EDI.

Soluția

Deoarece astfel de limitări existau și în alte filiale ale LARI, acționarul majoritar, a inițiat un proiect de implementare Microsoft Dynamics NAV în toate entitățile grupului.

România a fost cea de-a doua țară din cadrul grupului care a adoptat sistemul. La nivel central, în Franța, un partener Microsoft a dezvoltat o aplicație pe specificul LARI - așa numitul core system - care a fost integrat în Dynamics NAV. Acest nucleu a fost pus la dispoziția tuturor partenerilor locali de implementare și a fost preluat inclusiv de AGER Solutions, compania aleasă să realizeze implementarea pentru România.

Alături de constrângerile împărtășite de mai multe companii ale grupului, la rândul său, echipa locală simțea nevoia unei schimbări de sistem IT, pentru că simplitatea aplicației de contabilitate nu permitea obținerea facilă a unor indicatori. Aceasta oferea doar date în format eterogen, neconsolidat, care îngreuna obținerea unui set de informații potrivit analizei specifice companiei.

Prin urmare, echipa locală a fost implicată în alegerea partenerului de implementare, AGER Solutions convingând printr-o ofertă mai complexă și mai aproape de nevoia clientului comparativ cu alți parteneri locali Microsoft.

Selecția partenerului AGER Solutions a fost realizată după un proces laborios ce a durat aproximativ o lună, în care a fost întocmit un caiet de sarcini, s-au solicitat oferte din partea a 4 parteneri și s-au desfășurat discuții și interviuri cu fiecare dintre aceștia.

În urma acestor acțiuni, s-au acordat punctaje fiecărei oferte pe baza setului de cerințe și a fost ales AGER Solutions datorită avantajelor oferite: timpul de implementare și modalitatea de licențiere. Ambele criterii au indicat faptul că AGER Solutions deține experiență de implementare solidă, în special în ceea ce privește companiile multinaționale precum EDI.

Proiectul a fost inițiat în octombrie 2007, iar la începutul anului 2008 sistemul a intrat în exploatare. Implementarea Microsoft Dynamics NAV a fost făcută pentru departamentele financiare ale celor trei companii din cadrul grupului, sistemul fiind accesibil pentru 9 utilizatori. Sistemul implementat de AGER Solutions s-a bazat pe Microsoft Dynamics NAV (versiunea localizată), adaptat cerințelor EDI și integrat cu modulul dezvoltat de partenerul francez, care gestionează cheltuielile după structura proprie grupului Lagardere. Aplicațiile pentru gestiunea vânzărilor și cea pentru gestiune salarială, existente deja în cadrul companiilor EDI, Radio XXl și RRM au fost păstrate și integrate cu Microsoft Dynamics NAV.

Particularitatea proiectului a fost dată de modulul dezvoltat special și care permite raportarea către sediul central în cadrul unui sistem unitar, consolidarea cheltuielilor la nivel global fiind obiectivul principal al proiectului.

Acum informațiile contabile nu sunt doar înregistrate în conturi, ci sunt distribuite automat după criterii multiple de definire a cheltuielilor și încasărilor. Existența acestor atribute permite urmărirea detaliată a cheltuielilor și dă posibilitatea managementului să intervină punctual și eficient în gestiunea activității. Sistemul permite realizarea unor rapoarte periodice - lunar, trimestrial, semestrial, anual - specifice precum: buget anual, estimare buget trimestrial, raportări conform standardelor internaționale IFRS etc.

Beneficiile

Implementarea fiind făcută la nivelul departamentelor financiare ale celor trei companii, principalele beneficii sunt asociate activității financiar-contabile și de raportare.

Suport oferit pentru generarea raportărilor interne și către alte structuri ale grupului

Au fost automatizate atât importul datelor din aplicația de vânzări, cât și generarea rapoartelor pe structura solicitată de management sau de legislația în domeniu. Existând un număr foarte mare de rapoarte contabile solicitate, economia de timp a fost considerabilă.

În cazul rapoartelor periodice, timpul de răspuns al departamentului financiar s-a redus de la circa o săptămână la o singură zi.

Mai mult, fiind disponibil accesul online la rapoarte privind centrele de cost și profit, managementul a primit un suport real pentru luarea deciziilor.

Creșterea vitezei de reacție a departamentelor financiare la orice solicitare a managementului local sau central

Acces online la rapoarte atât pentru conducerea locală cât și pentru managementul francez.

Anterior implementării Microsoft Dynamics NAV, transformarea înregistrărilor contabile în rapoarte manageriale era un task foarte dificil pentru departamentul pe care îl conduc - Irina Năstăsache, Director Financiar, EDI.

Înainte de implementarea Microsoft Dynamics NAV prelucrarea datelor în vederea raportării se făcea manual, necesita foarte mult timp și erau necesare foarte multe verificări astfel încât calitatea să nu poată fi pusă sub semnul întrebării. Acum rapoartele externe se livrează în timp real, fără eforturi mari și fără erori, managementul se poate concentra pe analiza financiară și luarea de măsuri adecvate.

Automatizarea raportărilor

Raportările către grup reprezintă beneficiul major al implementării Microsoft Dynamics NAV, deoarece datele sunt colectate automat și transpuse pe structura solicitată de compania mamă. Astfel, am redus timpul necesar generării acestor rapoarte de la o săptămână la o singură zi - Irina Năstăsache, Director Financiar, EDI.

Generarea automată a rapoartelor pe structura solicitată de compania mamă;
Reducerea timpului de generare a rapoartelor prin prealuarea automată a datelor de la vânzări la contabilitate;
Creșterea acurateții datelor prin eliminarea exportului în Excel și reintroducerea manuală ulterioară;
Timp disponibil pentru alte task-uri cu impact mai mare asupra organizației.

Facilitarea analizelor de management

Posibilități extinse de definire a cheltuielilor în cadrul sistemului financiar contabil

Mulțumită flexibilității sistemului Microsoft Dynamics NAV acum putem defini inclusiv salariile pe multiple categorii de cheltuieli, Irina Năstăsache, Director Financiar, EDI

Identificarea rapidă a centrelor de profit și pierdere prin existența unor rapoarte mult mai detaliate asupra cheltuielilor;
Monitorizarea cheltuielilor pe o structură foarte complexă.

Pe scurt...

Organizația

Europe Development International este reprezentanța locală a grupului Lagardere, unul cei mai mari jucători internaționali din piața de media.

Situația

Politica de grup referitoare la sistemele ERP prevedea implementarea Microsoft Dynamics NAV în filiale, pentru a răspunde nevoii de raportare consolidată.

Soluția

AGER Solutions a propus un sistem bazat pe Microsoft Dynamics NAV în care au fost importate și localizate o serie de funcționalități dezvoltate pentru Lagardere Franța.

Beneficii

Creșterea vitezei de reacție la solicitările managementului
Scăderea timpului de generare a rapoartelor
Eliminarea erorilor de raportare
Alinierea la standardele de raportare ale grupului

Software, servicii

Microsoft Dynamics NAV

Parteneri

AGER Solutions

Despre
Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics oferă o gamă largă de aplicații integrate și end-to-end pentru business, precum și servicii destinate pentru a sprijini societățile mijlocii și diviziile marilor companii în relațiile cu clienții, angajații, partenerii și furnizorii.

Aplicațiile Microsoft Dynamics optimizează procesele strategice ale tranzacțiilor prin management financiar, analiză, management de resurse umane, de proiect, de relații clienți, management de service, de lanț de distribuție, e-commerce și producție.

Soluțiile Microsoft Dynamics colaborează cu celelalte aplicații Microsoft, inclusiv Microsoft Office și sistemul de operare Windows. Aplicațiile sunt proiectate spre a oferi ajutor pentru afaceri de succes.

Alți clienți cu
Microsoft Dynamics NAV