Grupul de firme Edy

Studiu de caz: Microsoft Dynamics Nav

Orice schimbare de acest gen, implica costuri și riscuri majore, însă Navision și Brinel sunt garanția noastră pentru stabilitate și viitor - Mircea Darabant, Administrator al Alin Trans Internațional (membră a grupului Edy).

Despre organizație

Edy este cea mai importantă companie românească din domeniul transporturilor, distribuției și a managementului logistic. Grupul este format din opt companii cu sedii în Deva și Timișoara, are peste 1800 de angajați și a generat în 2006 o cifră de afaceri de 60 milioane euro. Companiile din cadrul grupului Edy desfășoară activități pe mai multe domenii: servicii de transport, cu o flotă de 1200 de camioane; casă de expediții; spații de depozitare pentru clienți (20.000 mp deja în exploatare și încă 20.000 mp în construcție); distribuție de carburanți (15 stații în România + prezență internațională prin rețele partenere); service pentru autocamioane și semiremorci în Timișoara și Deva (parte a Volvo Action Service Network); broker de asigurări etc.

Situația inițială

În cadrul grupului de firme Edy există un ERP care integra însă toate cele opt companii doar la nivel financiar. Din punct de vedere operațional, activitatea era acoperită de aplicații independente dezvoltate in house, etapizat. Creșterea companiei, atât organic pe activitatea tradițională de transport cât și prin intrarea pe noi direcții de business, care a însemnat dublarea parcului de camioane și creșteri anuale de două cifre ale volumului operațiunilor, trebuia susținută însă cu un sistem IT mai performant. Complementar, clienții grupului cereau informații tot mai complexe și răspunsuri tot mai rapide, sarcină ce devenea tot mai dificilă.

Prin utilizarea unor aplicații disparate, lipsite de integrare la nivel de grup, compania se confrunta cu dificultatea consolidării informațiilor financiar-operationale, ceea ce ducea, implicit, la costuri mari de operare și control. Optimizarea acestor procese devenea o necesitate pentru creșterea eficienței și pentru a oferi clienților un nivel înalt de servicii.

Soluția

Echipa Brinel a propus soluția Microsoft Dynamics Nav, într-un sistem care să integreze dimensiunea financiar-contabilă și cea operațională într-un sistem unitar. Brinel este o companie cu 12 ani de experiență pe piața de IT, partener certificat Microsoft Dynamics din februarie 2003 și totodată primul partener român după achiziționarea de către Microsoft a companiei Navision AS. Alături de integrarea dimensiunii financiar-contabile, Brinel a găsit și soluția care să răspundă nevoi de gestionare eficientă a transportului și a depozitelor grupului, activități ce stau la baza activității operaționale specifice grupului. Pentru aceasta s-a propus implementarea a două module (NaviTrans și NaviPWms), complet integrate cu soluția Microsoft Dynamics Nav. Cele două module, denumite generic și add-on-uri, ale Microsoft Dynamics Nav, sunt dezvoltate de Young & Partners, companie belgiană și partener Brinel. Compania Brinel a ales această colaborare deoarece și-a definit ca linie strategică de business domeniul logisticii, domeniu în care experiența de business și know how-ul din Belgia și Olanda sunt recunoscute pentru nivelul atins.

Prin acordul încheiat cu firma Young & Partners, Brinel a devenit partener unic în România pentru acest pachet software pentru logistică și transporturi, integrat cu soluția Microsoft Dynamics Nav. Soluția este validată la peste 80 de companii de pe continent (Raben Transport, Maenhout Transport & Logistics) și permite de la 5 până la 300 de useri simultani în Microsoft Dynamics Nav.

Motivația alegerii

Un motiv principal pentru alegerea Microsoft Dynamics NAV, dintr-o listă de aplicații similare, a fost notorietatea produsului. Utilizată de peste 1 milion de oameni din întreaga lume, soluția Microsoft Dynamics Nav a oferit managementului Edy Group o imagine de stabilitate și standardizare. Compania nu dorea să facă experimente ci dorea un produs testat și care să-și fi arătat funcționalitatea și eficiența în cadrul altor companii. Practic, Microsoft Dynamics NAV combinată cu cele două add-on-uri specifice industriei din care făcea parte grupul Edy, NaviTrans și NaviPWMS, a fost oferta ideală. Brinel a convins prin numărul mare de referințe și printr-un nivel bun de suport acordat acestora.

Procesul de implementare

Procesul de implementare a început la 01.07.2005. Faza de go-live a avut loc la 01.01.2006, recepția finală a proiectului fiind facută la 01.07.2006.

După o perioadă de analiză, proiectul a început prin implementarea în concomitent a soluției Microsoft Dynamics Nav, necesară integrării zonei financiar-contabile și a modulului NaviTrans, o soluție extensivă care permite gestionarea întregului flux administrativ pentru orice tip de transport de la primirea comenzilor până la executarea acestora. Ulterior, a fost adăugată soluția NaviPWms, într-un modul de asemenea integrat în cadrul Microsoft Dynamics Nav și care permite gestionarea eficientă și automată a depozitelor publice.

Pe specificul activității firmelor Edy au fost dezvoltate funcțiuni de integrare cu sistemele partenerilor (atât clienți cât și furnizori) și implementate funcțiuni specifice pentru activitățile de vânzare carburanți și brokeraj asigurari. De asemenea, a fost implementat un flux de comunicare automatizat: client – dispecerat – șofer – client. Acesta a necesitat interfațarea cu sistemele clienților (importul comenzilor clienților; comunicarea stărilor și a timpului estimat de ajungere la încărcare pentru comenzile de transport aferente), interfațarea cu computerele de bord din cabinele șoferilor (pentru transmiterea comenzilor și actualizarea stărilor acestora) și cu sistemul de urmărire și poziționare globala GPS.

Beneficiile

Prin implementarea Microsoft Dynamics Nav, grupul Edy a obținut o serie de beneficii care au susținut creșterea dinamică a grupului de companii:

  • Integrarea și consolidarea informațiilor la nivel de grup

    Prin eliminarea unei mari părți a proceselor paralele de înregistrare și raportare a tranzacțiilor, datorită soluției integrate Microsoft Dynamics Nav, datele au devenit consistente și standardizate iar centralizarea a permis accesul mai rapid la toate informațiile relevante. Modulul NaviTrans, utilizat în managementul transporturilor, permite ca activitatea de bază a companiei să poată fi planificată, organizată, controlată și nu în ultimul rând evaluată la standarde europene. Datorită complexității informațiilor obținute, procesul decizional se desfășoară mai rapid, oferind flexibilitatea atât de necesară într-o piață globală, unde elementul de schimbare poate genera efecte negative datorită reacției întârziate a companiilor.

    Modulul NaviPWMS, destinat managementului depozitelor de tip public WMS (Warehouse Management Systems), adică depozitare în custodie, picking (preluare) și distribuție, permite gestionarea unor nenumarate tipuri de produse ale altor companii. Pentru aceste produse se efectuează atât depozitarea cât și procesele standard de picking și distribuție și/sau de preluare a mărfurilor transportate de companiile grupului sau ale partenerilor, oferind posibilitatea integrării la cel mai înalt nivel a soluției complete de tip logistic, la cele mai înalte standarde mondiale.

  • Creșterea vizibilității situației economico-financiare

    Prin introducerea unui sistem integrat, managerii de la Edy își fac o imagine mai extinsă și mai precisă asupra situației și operațiilor sale economico-financiare. Pe lângă aspectele tranzacționale, cu impact asupra gradului sporit de control al operațiilor, este, de asemenea posibilă constituirea unei baze de date istorice pentru accesarea și analizarea informațiilor pe termen mediu-lung, cu impact asupra deciziilor tactice și strategice ale grupului.

  • Eficientizarea personalului

    Prin eliminarea introducerii de date redundante și creșterea gradului de centralizare, grupul Edy a reușit realocarea unei părți a personalului către activități cu valoare adaugată mai mare. Printre cele mai importante zone aplicative în care se anticipează creșterea eficienței personalului se numară:

    • optimizarea activității de transport, atât pe plan intern cât și extern, la nivel de mijloace utilizate (camioane), resurse umane (șoferi), comenzi existente, și nu în ultimul rând eficientizarea acestora;

    • optimizarea procesului de public WMS și a integrării la nivel sisteme complexe de geationare a activității folosind tehnologii bazate pe utilizarea codurilor de bare și integrarea cu activitatea de transport și comenzi de transport cu partenerii;

    • pregătirea documentelor de intrare-ieșire, însoțire a mărfii și de managementul depozitelor;

    • creșterea gradului de automatizare a analizei informațiilor după criterii multiple;

    • automatizarea preluarii de informații către parteneri, prin importul datelor acestora în sistemul operațional, lucru care duce la eliminarea erorilor de operare pe langa eficientizarea personalului.

  • Creșterea transparenței companiei în relațiile de afaceri

    Prin implementarea unui ciclu de operații complet automatizat, de la cererea de ofertă până la urmărirea comenzilor de transport în desfășurare, grupul Edy poate să pună la dispoziția clienților lui informații complexe în timp real, fiind primul transportator român care a pus la dispoziția clienților lui un sistem de management al comenzilor de transport complet automat.

Optimizări tehnologice:

  • grad sporit de integritate a datelor;

  • securitatea accesului la informații critice de afaceri;

  • flexibilitatea reutilizării informațiilor;

  • acces la informații prin Internet & Intranet;

  • integrarea sistemului propriu cu sistemele IT ale partenerilor.

Dezvoltări viitoare

Soluția implementată permite susținerea afacerii pe termen lung, prin dezvoltare în două direcții:

  • dezvoltarea regională a grupului de firme Edy: planurile de afaceri prevăd deschiderea de sucursale în alte țări est europene. Pentru aceasta extindere grupul Edy se bazează și pe disponibilitatea soluției la nivel internațional (atât Microsoft Dynamics Nav, cât și Ad-onn-urile produse de Young & Partners);
  • dezvoltarea afacerilor grupului Edy prin oferirea de servicii complexe, incluzând și alte tipuri de transport decât cel rutier (feroviar, naval și aerian). Acest lucru este prin implementarea add-on-ului NavImpEx (dedicat caselor de expediție) oferit de Brinel.

Microsoft Dynamics Nav (cu add-onurile Navitrans și Navipwms) ne permite să ne dezvoltăm într-un ritm susținut, ținând cont atât de dezvoltarea business-ului propriu, dar și de cel al clienților noștri, clienți cu care schimbăm informații, plecând de la ofertare și până la nivelul livrării și urmăririi încasării, utilizând aceleași standarde de comunicare europene. Soluția oferită de Brinel ne ajută să desfășurăm o activitate eficientă la nivelul standardelor partenerilor noștri externi, dar asigurându-ne și de îndeplinirea cerințelor locale contabile. Pentru ritmul mare de creștere a afacerii noastre soluția implementată joacă un rol esențial, putem achiziționa noi module, împreună cu Brinel putem dezvolta soluții conexe, evitând nevoia schimbării soluției informatice existente. Orice schimbare de acest gen, implică costuri și riscuri majore, însă Navision și Brinel sunt garanția noastră pentru stabilitate și viitor, declară d-ul Mircea Darabant, Administrator al Alin Trans Internațional (membră a Edy Group).